PREFEITURA MUNICIPAL DE VITÓRIA SECRETARIA DE TURISMO TRABALHO E RENDA CAPACITAÇÃO: AMARIV e ASCAMARE - ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA - PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS.

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1 PREFEITURA MUNICIPAL DE VITÓRIA SECRETARIA DE TURISMO TRABALHO E RENDA CAPACITAÇÃO: AMARIV e ASCAMARE - ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA - PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS

2 BOA TARDE ! OBJETIVO DA CAPACITAÇÃO: Fornecer informações sobre as funções que devem ser desempenhas pela diretoria, de acordo com o Estatuto. Monstrar a importância de haver Procedimentos Administrativos e Financeiros na Associação, com a finalidade de auxiliar na organização administrativa, financeira, contábil e atender ao Convênio.

3 POR QUÊ ??? Para quê ???.

4 NECESSIDADE DE UTILIZAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS a) PARA SE OBTER MAIOR CONTROLE SOBRE AS RECEITAS E DESPESAS DA ASSOCIAÇÃO, para que: -A Associação possa ter maior controle sobre a receita da venda dos materiais recicláveis -Maior controle sobre as despesas da associação, não cobertas pelo Convênio. -Fazer comparação da variação de receitas e despesas, de um mês para outro -Verificar possibilidades de haver investimentos na associação, ou benefícios para os associados.

5 NECESSIDADE DE UTILIZAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS b) PARA SE OBTER MAIOR CONTROLE SOBRE AS RECEITAS, E DESPESAS COBERTAS PELO CONVÊNIO, para que: -A Associação possa ter maior controle sobre os valores das parcelas recebidas da prefeitura, através do Convênio. -Possa ter maior controle na aplicação deste recurso, observadas as normas do Convênio. - Menor possibilidade das prestações de contas do Convênio serem reprovadas. -Verificar quais rubricas (despesas), são mais ou menos utilizadas do Plano de Trabalho do Convênio, para que no caso da renovação, haja melhor distribuição dos valores.

6 NECESSIDADE DE UTILIZAR PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS OUTROS BENEFÍCIOS DE SE TER PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS E FINANCEIROS: -Estando registrado por escrito o passo a passo da realização das atividades administrativas, é provável que estas atividades sejam realizadas de forma mais rápida, gastando menos tempo. -Maior organização e qualidade no administrativo da Associação. -Em caso de necessidade de ausência da pessoa responsável pelo administrativo, ou em caso de uma nova pessoa começar a ajudar no administrativo, havendo procedimentos administrativos registrados por escrito, será mais fácil para a pessoa novata entender e realizar os procedimentos necessários.

7 PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO Procedimentos que devem ser observadas pelas Associações na prestação de contas do Convênio: - Somente gastar o dinheiro com despesas previstas no Plano de Trabalho ( não incluso parcelamentos). - Todas as despesas tem que possuir Nota Fiscal. - Enviar as contas completas (com todas as folhas) nas prestações de contas. - Bater o carimbo “ Pago com recurso do convênio..” em todas as folhas das contas.

8 PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO Procedimentos que devem ser observadas pelas Associações na prestação de contas do Convênio: - Reembolsar os valores referente tarifas bancários e juros e multas de despesas, dentro do próprio mês de ocorrência. - Investir (conta de aplicação) o dinheiro recebido através do convênio. - Fazer a prestação de contas mensal, dentro do prazo solicitado pela PMV. - Retornar aos ofícios solicitando regularização de prestação de contas, dentro do prazo estabelecido.

9 ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA COMPETE AO PRESIDENTE: Cumprir e auxiliar no cumprimento das normas da Associação (Estatuto, Regimento Interno); b) Convocar e dirigir as reuniões da associação; c) Representar juridicamente a associação; d) Emitir e receber documentos em nome da associação; e) Assinar cheques da associação; f) Zelar pela organização administrativa da associação;

10 ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA COMPETE AO VICE-PRESIDENTE: a) Auxiliar o presidente no desempenho das suas funções; b) Substituir o presidente em suas ausências (assinatura de documentos, representar a associação); c) Auxiliar o presidente a manter a organização administrativa da associação; PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO

11 ATRIBUIÇÕES DA DIRETORIA COMPETE AO DIRETOR FINANCEIRO: a) Assinatura de cheques, juntamente ao presidente da associação; b) Efetuar pagamentos, depósitos e recebimentos; c) Assinar junto ao presidente requerimentos para adquirir talões de cheques no banco; d) Contribuir para que a Contabilidade da associação seja mantida em dia; e) Ter sua responsabilidade a guarda, os documentos financeiros da associação como ( cheques, livros, documentos contábeis); f) Verificar e informar a diretoria sobre valores recebidos, que não são provenientes das atividades diretas da associação;

12 ATRIBUIÇÕES DO CONSELHO FISCAL COMPETE AO CONSELHO FISCAL: Examinar os relatórios apresentados periodicamente pela diretoria, ( relatórios financeiros, administrativos e contábeis) e emitir parecer a respeito; b) Examinar a prestação de contas anual apresentada pela diretoria, e emitir parecer a respeito, para que a Assembléia Geral Anual, aprove ou não as contas; c) Zelar pelos princípios da associação;

13 ATRIBUIÇÕES DO CONSELHO FISCAL d) Solicitar com antecedência mínima de três dias, documentos à diretoria, os quais julgar necessários à realização do trabalho de fiscalizar o andamento da associação; e) Na função de fiscalizar o andamento da associação, o Conselho Fiscal pode pedir o auxílio de técnicos especializados, através de parcerias; f) Comunicar aos demais associados em assembleia, caso venha comprovadamente a encontrar qualquer irregularidade na gestão da associação. PROCEDIMENTOS - PRESTAÇÃO DE CONTAS DO CONVÊNIO

14 ATRIBUIÇÕES DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO COMPETE AO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO: Executar serviços de apoio nas áreas administrativa, financeira e de recursos humanos; b) Registrar as entradas e a saídas de: - Recursos: Receita de venda de materiais, receita de doações - Bens: Equipamentos, uniformes e EPIs - Obrigações: Controle de pagamento de despesas (datas de vencimento, valores, parcelas, limite de valor disponível) c) Organizar e arquivar documentos; d) Conferir notas fiscais e boletos de pagamentos;

15 ATRIBUIÇÕES DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO e) Preencher formulários e cadastros e atualizar cadastros; f) Coletar dados, atualizar informações e pesquisar preços; g) Controlar material do expediente, uniformes e EPIs; h) Redigir atas, expedir ofícios e memorandos e elaborar correspondência; i) Verificar prazos estabelecidos;

16 ATRIBUIÇÕES DO AUXILIAR DE ESCRITÓRIO j) Acompanhar notificações e encaminhar protocolos; k) Organizar rotinas de admissão e desligamento de associados (Formulários); l) Auxiliar na elaboração da folha de pagamento e atualizar dados dos funcionários; m) Registrar frequência dos associados; n) Realizar prestação de contas;

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