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DEFES melhorando a gestão e os resultados. Gestão da Informação Gestão dos Convênios e Ações Nacionais Formulários e Instrumentos de Gestão Gestão de.

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1 DEFES melhorando a gestão e os resultados

2 Gestão da Informação Gestão dos Convênios e Ações Nacionais Formulários e Instrumentos de Gestão Gestão de Fluxos Pagamento Alteração de PT Prorrogação de Ofício Visitas Técnicas Análise de Execução física do Objeto

3 1. Compartilhar informações e dados Pastas compartilhadas em Rubi/DEFES Rubi/DEFES Convênios Modelos (despachos, notas técnicas, apresentações, apenas um de cada) Manuais (alteração de PT, licitação, prestação de contas, etc.) Leis (PI 127, 8666, etc.) Gestão da Informação Informações gerenciais (planilha endereços, dados, agendas)

4 Convênios Regras de organização e nomenclatura das pastas Nome da entidade – objeto – n° SICONV (ex. Palmas – bancos comunitários Palmas – banco dendê ) Projeto Básico (.doc,.pdf, etc, se mais de uma versão, colocar data) Alteração de PT (formulário, notas técnicas) Despachos (envio pra pagamento, prorroga ofício, ofícios, etc.) Relatórios (semestral, de visita – data no nome do arquivo) Gestão da Informação Ações Nacionais Minuta (.doc,.pdf, etc)

5 Gestão da Informação DEFES 2. Ampliação dos canais de comunicação com os parceiros convenentes proponentes movimento sociedade parlamentares Comunicados DEFES s personalizados press release SENAES Acontece portal MTE

6 Gestão dos Convênios e Ações Nacionais 1. Especialização das atividades (núcleos) Gestão e acompanhamento Apoio e suporte Análise e Alteração de PT Notas Técnicas Visitas de monitoramento Orientação em geral Análise de projetos Análise execução física Envio para pagamento Prorrogação de ofício Verificação documental Atualização de dados Despachos em geral Emissão de passagens Operação do SICONV Coordenação Análise e Alteração de PT Notas Técnicas Orientação estratégica Elaboração de chamadas Análise de projetos Análise de resultados e cumprimento do objeto Termos de cooperação Articulações Institucionais

7 2. Melhoria dos instrumentos de gestão Gestão de Convênios Formulário de ajuste de PT Relatório de acompanhamento(inf. Consolidadas pelo gabinete) Perguntas frequentes Tabela de referência de preços Relatório de visita

8 3. Sala de situação Gestão de Fluxos Cronograma de reuniões semanais Reuniões de troca com encaminhamentos Identificação de problemas comuns e construção coletiva das soluções

9 Fluxo dos processos Pagamento 1. Núcleo de Apoio controla os cronogramas de desembolso 2. Com antecedência de um mês, Núcleo de Apoio envia comunicado à convenente para que providencie: a) prestação de contas da parcela anterior, b) extrato da conta bancária 3. Núcleo de Apoio verifica documentação recebida. Núcleo de acompanhamento analisa execução física do objeto e elabora parecer técnico. 4. Núcleo de Apoio faz o despacho e encaminha para pagamento.

10 Fluxo dos processos Alteração de PT 1. Convenente solicita por alteração de PT através do preenchimento do formulário 2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão analisa e orienta processo de preenchimento do formulário 2. Núcleo de acompanhamento ou de gestão elabora parecer técnico aprovando alteração 4. Núcleo de Apoio faz o procedimento de alteração de PT no SICONV

11 Fluxo dos processos Prorrogação de Ofício 2. Núcleo de Apoio, após receber o processo de volta de um pagamento, realiza as contas do atraso, se houve, e elabora despacho para prorrogação de ofício 1. Núcleo de Apoio realiza levantamento de todos os processos para identificar os atrasos e efetuar as prorrogações de ofício

12 Fluxo dos processos Visitas Técnicas 1. Núcleo de Apoio prepara formulários de visita com inserção das metas e etapas dos projetos, preenchendo etapas já verificadas em visitas anteriores 2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão agenda a visita com o convenente e envia previamente o formulário para que o proponente possa preparar as informações com antecedência. 3. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão realiza a visita técnica ao proponente e preenche todo o formulário de visita 4. Núcleo de Gestão realiza reunião com técnico que visitou ou discute o relatório elaborado para analisar o andamento do convênio e da política

13 Fluxo dos processos Análise de relatórios semestrais e prestação de contas (execução do objeto) 1. Núcleo de Apoio avisa, com um mês de antecedência, o prazo para envio do relatório semestral ou da prestação de contas por parte do convenente. 2. Núcleo de Acompanhamento ou de Gestão analisa o relatório e emite parecer técnico


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