Agendamento de salas de reuniões no Outlook

Apresentação em tema: "Agendamento de salas de reuniões no Outlook"— Transcrição da apresentação:

1 Agendamento de salas de reuniões no Outlook
Passo a Passo Agendamento de salas de reuniões no Outlook

2 1º - Acesse sua agenda, 2º - Escolha a data e o horário desejado para a reunião 3º - Dê “dois cliques” ou clique com o botão direito do mouse e escolha a opção “New Meeting Request” . 3 2 1 3

3 4º - Tela padrão 5º - Insira o nome da sala desejado
4º - Tela padrão 5º - Insira o nome da sala desejado. utilize o padrão: CR: MEW SPL 6º - Clique em “check names” para visualizar as salas , 7º - Selecione a desejada e clique em ok 6 5 4 7

4 IMPORTANTE: 8º - Clique em “Scheduling assistant” Verifique no calendário se o horário para a sala que você escolheu esta disponível * Caso contrário retorne ao 4º Passo e escolha outra sala. 8

5 9º - Após verificar a disponibilidade da sala, volte para a tela principal do compromisso 10º - Digite as informações necessárias.. convide os participantes 11º - Clique no botão “Send”. 9 10 11

6 12º - Você receberá um aviso da sala de reunião confirmando o agendamento do horário 13º Caso a sala esteja ocupada, você receberá um de “recusa” ou “sua solicitação foi rejeitada”. Sendo assim , deve-se escolher outra sala. ATENÇÃO: Caso seja agendado uma sala que já está ocupada , todos os participantes convidados na reunião receberão o automático de recusa. 12 13

7 Adicionar as salas direto no calendário do Outlook
Passo a passo somente para PC. Para Mac ver slide 11

8 COMO ADICIONAR AS SALAS DE REUNIÃO AO SEU CALENDÁRIO!
Para adicionar a sala no seu calendário e deixar fixa: 1º - Dentro do seu calendário clique em Folder... 2º - Depois “Open Calendar”. 3º - E “From Room List”. 1 2 3

9 COMO ADICIONAR AS SALAS DE REUNIÕES AO SEU CALENDÁRIO!
4º - Digite o nome da sala. 5º - Dê dois cliques em todas as salas que deseja visualizar e clique em OK. 4 5

10 Caso você precise de uma sala específica e ela estiver reservada
Caso você precise de uma sala específica e ela estiver reservada. Você conseguirá visualizar no seu calendário nome da pessoa que reservou. Você deve entrar em contato com a pessoa e negociar a mudança. Se necessário a pessoa que reservou deve deletar a reserva para que você consiga efetuar a sua.

11 Se você possui Mac, consultar a disponibilidade das salas direto no “scheduling assistant”.
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12 Comunicado Pare! Precisa de ajuda? Boa reunião!
Você agendou essa sala? O calendário das salas está disponível no Outlook. Para mais detalhes, acesse o passo a passo de como agendar uma sala e a política de agendamento, disponível na pasta: L:\0000_TEMPLATES\Salas de Reuniões Precisa de ajuda? Para auxilio com vídeo conferência, manuseio de equipamentos e outros, favor entrar em contato com Fellipe Julio (ramal: 3472), ou por Boa reunião! Lembre-se: a sala é um espaço usado por todos, então colabore para mantê-la limpa e organizada. Apague a luz ao sair!