SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO.

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1 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e/ou recepcionados por órgãos públicos, instituições de caráter público,entidades privadas e pessoas físicas em decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da infomação.

2 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

3 PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL DO ESTADO DO PARANÁ – PGD PALESTRA DE APRESENTAÇÃO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PÚBLICO PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

4 GESTÃO DE DOCUMENTOS LEGISLAÇÃO E CONCEITOS DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PÚBLICO PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

5 FUNÇÃO DO ARQUIVO ➔ Armazenar ordenadamente todos os documentos; ➔ Garantir a conservação; ➔ Constituir um Centro Ativo de Informação e Documentação; ➔ Proporcionar a rápida recuperação dos documentos; ➔ Assegurar o fluxo de solicitações; ➔ Reconstituir o passado; SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

6 ➔ Ser a memória ativa dos atos e fatos; SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

7 GESTÃO DE DOCUMENTOS LEGISLAÇÃO E CONCEITOS DEPARTAMENTO ESTADUAL DE ARQUIVO PÚBLICO PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS COMISSÃO DE SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

8 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS ➔ Produzidos e/ou recebidos pelos órgãos públicos do exercício de suas atividades e em decorrência de suas funções; ➔ Produzidos e/ou recebidos por instituições de caráter público e/ou por entidades privadas encada gestão de serviços públicos; A.Arquivos públicos designam também as instituições arquivísticas governamentais incumbidas da gestão e do recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Público;

9 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS PRIVADOS ➔ Conjunto documental, produzido e/ou recebido por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades, isto é, pessoais ou institucionais. Podem se tornar públicos

10 OBJETIVOS DO ARQUIVO Proporcionar um local seguro e permanente para os documentos, primando: ● Conservação; ● Classificação por assunto, lugar, indivíduo; ● Localização rápida permitindo a recuperação da informação com eficiência; ● Preservação das informações; SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

11 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS FUNCIONALIDADE Para conseguir desempenhar adequadamente as funções, o arquivo precisa de: ● Pessoal competente em número suficiente; ● Estar instalado em local apropriado; ● Dispor de recursos materiais indispensáveis às exigências funcionais e operacionais do arquivo; ● Utilizar sistemas racionais de classificação do material; ● Funcionar conforme seu planejamento e classificação;

12 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS FINALIDADE Servir à administração e posteriormente servir à história e a pesquisa científica.

13 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Podem ser classificados de acordo com as entidades mantenedoras, os estágios de evolução ou, ainda pela área de atuação.

14 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ● ENTIDADES MANTENEDORAS Públicos: ● Arquivos Históricos – abrigam a documentação de valor histórico (Arquivo Nacional); ● Arquivos Administrativos – conservam a documentação necessária aos diversos departamentos a que pertence; ● Arquivos Específicos – destinam-se a guardar material especial dos diferentes departamentos (Fichas de Identificação do DOPS).

15 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS ● ENTIDADES MANTENEDORAS Particulares ● Arquivos Pessoais e Especializados – são os mantidos por pessoas ou instituições particulares ou organizações com fim de fornecer informações para realização de trabalhos de campo específicos ou atividades pessoais (arquivos médicos, engenharia....); ● Arquivos Privados – são destinados à documentação de caráter secreto ou pessoal da organização; ● Arquivos Comerciais – abriga documentação relativa aos atos da empresa. São arquivos de firmas, corporações, companhias, etc. ● Arquivos Institucionais – abriga documentação relativa a instituição. São arquivos de intitutos, igrejas, sociedades, associações, etc.

16 LEI FEDERAL DE ARQUIVOS 8.159 […] Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio a administração, a cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e Informação. [...] D DECRETO ESTADUAL Nº 3.575 DE 2012, dispõe sobre a designação de Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos. CAPÍTULO II […] Art. 5º - Compete à Comissão Setorial de Avaliação de Documentos – CSA com orientação técnica do Departamento Estadual de Arquivo – DEAP, a elaboração do Código de Classificação e a Tabela de Documentos produzidos no exercício das atividades finalísticas do órgão […] Art. 6º - Compete ã Comissão Setorial de Documentos – CSA a destinação de espaço Físico no próprio órgão, adequado à guarda de documentos... DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei n o 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. DECRETO-LEI Nº 25, DE 30 DE NOVEMBRO DE 1937 Organiza a proteção do patrimônio histórico e artístico nacional SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

17 Art. 166 Alterar, sem licença da autoridade competente, o aspecto de local especificamente protegido por lei. Pena - detenção, de um mês a um ano, ou multa. [...] TÍTULO I DOS CRIMES CONTRA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA Capítulo I DOS CRIMES PRATICADOS POR FUNCIONÁRIO PÚBLICO CONTRA A ADMINISTRAÇÃO EM GERAL Art. 314 Extraviar livro oficial ou qualquer documento, de que tem a guarda em razão o cargo; sonegá-lo ou inutilizá-lo total ou parcialmente: Pena: reclusão de um a quatro anos, se o fato não constituir crime mais grave. DECRETO-LEI Nº 2.848, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1940 CÓDIGO PENAL TÍTULO II DOS CRIMES CONTRA O PATRIMÔNIO CAPÍTULO IV DOS DANOS [...] Art. 165 Destruir, inutilizar ou deteriorar coisa tombada pela autoridade competente em virtude de valor artístico, arqueológico ou histórico : Pena – detenção, de seis meses a dois anos, e multa. SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

18 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DOCUMENTOS É toda informação registrada em um suporte material, que pode ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovarem atos, fatos, fenômenos, de determinada época ou lugar.

19 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Os documentos destinados ao arquivo podem ser classificados por: GÊNERO, ESPÉCIE e NATUREZA DO ASSUNTO

20 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO POR GÊNERO: Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes.

21 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS documentos textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/ digitados ou impressos;

22 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS documentos cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.

23 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS documentos filmográficos: São os documentos em cinematográficas e fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.

24 documentos iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não contendo imagens estáticas. SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

25 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS documentos sonoros: são os documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos

26 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de suporte e técnicas específicas.

27 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS documentos informáticos : são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. documentos informáticos (digitais): São os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador, cd-row, pen -drive entre outros dispositivos de armazenamento de informações digitais.

28 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO POR ESPÉCIE: Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto formal, ou seja, as espécies documentais, são definidos tanto em razão da natureza do ato que lhes deu origem, quanto à forma de registro de fatos. Tomando como base, os atos administrativos mais comuns na estrutura governamental: ➔ Atos normativos, atos enunciativos, atos de assentamento, atos comprobatórios, atos de ajuste e atos de correspondência.

29 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO POR NATUREZA DO ASSUNTO: Os documentos podem ser definidos como ostensivos (ordinários) ou sigilosos. -Ostensivos: são documentos cuja divulgaçãonão prejudica a instituição, podendo ser de domínio público. -Sigilosos: são documentos que, pela natureza de seu conteúdo, devam ser de conhecimento restritoe, portanto, requeiram medidas especiais para salvaguarda e custódia. Serão classificados de acordo com os seguintes graus: ultrasecreto, secreto, confidencial e reservado. -Lei de Acesso a Informação- (LAI)

30 Lei de Acesso a Informação (LAI) A Lei nº 12.527/2011 regulamenta o direito constitucional de acesso às informações públicas. Essa norma entrou em vigor em 16 de maio de 2012 e criou mecanismos que possibilitam, a qualquer pessoa, física ou jurídica, sem necessidade de apresentar motivo, o recebimento de informações públicas dos órgãos e entidades. SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

31 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CLASSIFICAÇÃO POR SUPORTE: Os documentos podem ser definidos segundo o material sobre o qual as informações serão registradas. É a base fiscal dos documentos. Exemplo: fita magnética, papel, filme de nitrato, etc. CLASSIFICAÇÃO POR FORMATO: Os documentos podem ser definidos segundo a configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Exemplo: caderno, cartaz, dispositivo, mapas, planta, rolo de filme, etc.

32 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS - PGD Objetivo Capacitar os servidores da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; na Coordenação da Gestão dos documentos produzidos e recebidos pelos órgãos e Secretarias do Estado do Paraná; dando o suporte e orientação técnica aos servidores na seleção, tramitação, digitalização, destinação final, guarda e descarte seguro dos documentos com amparo do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e DEAP (Departamento Estadual de Arquivo Público). As Comissões coordenarão as Equipes de Trabalho que poderão ser compostas por servidores, estagiários e/ou, terceirizados devidamente selecionados e recrutados pelas CSA´s. Cabe aos membros da Comissão diligenciar as atividades de gestão de documentos que é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

33 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS Objetivos Específicos Classificar e Controlar a Produção, Tramitação, Destinação Final e Descarte de Documentos. Organização dos Espaços nos Arquivos produzidos nos Departamentos e Setores dos Órgãos e Secretarias do Estado do Paraná. De acordo com o volume de massa documental propor a criação de um Arquivo Geral para cada Órgão e Secretaria. Montar o Manual de Arquivo Específico para o Órgão ou Secretaria.

34 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS CONCEITOS Gestão Integrada de Documentos Teoria das Três Idades Ciclo de Vida dos Documentos  Arquivo Corrente  Arquivo Intermediário  Arquivo Permanente

35 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS

36 SECRETARIA DE ESTADO DA SEGURANÇA PÚBLICA E ADMINISTRAÇÃO PENITANCIÁRIA DEPARTAMENTO DA POLÍCIA CIVIL GABINETE DO DELEGADO GERAL COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS COMPETE AS CSA´S Apresentar alternativas para gestão de arquivos com propósito de viabilizar programas de gestão de documentos já utilizados nos órgãos, estruturando as metodologias já existentes de acordo com as normas e padrões arquivísticos do Poder Executivo Estadual e da União. Orientações de como constituir uma Comissão Setorial de Avaliação de Documentos de Arquivo, visando operacionalizar as atividades de Avaliação, Tramitação, Arquivamento e Destinação dos documentos.

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