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1 GESTÃO DO TEMPO. 2 OBJECTIVOS GERAIS Esta acção de formação visa colocar à disposição dos participantes os princípios chave para um melhor desempenho.

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1 1 GESTÃO DO TEMPO

2 2 OBJECTIVOS GERAIS Esta acção de formação visa colocar à disposição dos participantes os princípios chave para um melhor desempenho pessoal e profissional. Ficarão aptos a identificar as principais fontes de desperdício do tempo e a dominar as técnicas que introduzem maior eficácia na gestão do tempo e das prioridades

3 3 COMPREENSÃO DO TEMPO O tempo é considerado o recurso mais escasso e valioso à face da Terra. Com efeito, na era da economia global das 24 horas, o tempo, mais do que nunca na história da Humanidade, é dinheiro. O vencedor é sempre o mais rápido e quem realiza os objectivos no prazo mais curto possível. A vida é cronometrada ao milésimo de segundo!...

4 4 COMPREENSÃO DO TEMPO Ao analisarmos o uso do tempo podemos compreender as maneiras mais eficazes de o usar, no local de trabalho ou fora dele. As atitudes das pessoas em relação ao tempo são complexas e variáveis. Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo no trabalho e em casa, tem que ver quais os hábitos comuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.

5 5 COMPREENSÃO DO TEMPO As nossas atitudes em relação ao tempo estão sempre a mudar. muitas dessas mudanças devem-se ao aparecimento de nova tecnologia, que afecta o nosso trabalho, viagens e comunicações a Internet, o e o modem tornaram a troca de informação quase instantânea viajar a grandes distâncias tornou-se mais rápido e acessível

6 6 COMPREENSÃO DO TEMPO o aumento das opções disponíveis possibilita-nos fazer mais coisas num dia, mas também aumenta a pressão do nosso tempo Tudo isto faz com que seja muito importante gerir o tempo de modo eficiente e produtivo. De facto, todos temos bastante consciência do uso do tempo.

7 7 COMPREENSÃO DO TEMPO Departamentos e pessoas são responsáveis pelo seu uso de tempo; os objectivos são definidos com clareza e a consequência de atrasos nos prazos são multas. Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo diminuem a eficiência e a produtividade!

8 8 USO DO TEMPO Poucos admitimos, porém, que grande parte do nosso dia (de trabalho) foi inútil......a única maneira de gerir melhor o tempo é analisar a forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuir de um modo mais eficaz Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

9 9 USO DO TEMPO Avaliação Do Seu Dia Há sempre exigências no seu tempo. É fácil gastar muito tempo com coisas rotineiras, prejudicando tarefas mais produtivas e de maior prioridade. Como divide o seu dia?... Dá prioridade ao seu trabalho de modo a debruçar- - se sobre os assuntos mais urgentes?...

10 10 USO DO TEMPO... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas mais agradáveis? Distrai-se com as chamadas telefónicas ou tem um sistema de as resolver? Desperdiça muito tempo? Delegue sempre as tarefas que não tenham para si uma relação tempo-eficiência!

11 11 USO DO TEMPO Custos Do Tempo Calcule exactamente o custo do seu tempo e compreenda depois quanto tempo não está a ser usado eficientemente. Utilize a fórmula apresentada de seguida para descobrir quanto custa – por hora e por minuto –, o seu tempo no trabalho...

12 12 USO DO TEMPO... e use esses cálculos para analisar o custo relativo de algumas actividades típicas do seu dia-a-dia, tais como preparar uma reunião em vez de pedir à secretária que o faça!... 1,5 Salário anual Horas de trabalho por ano = Custo por hora

13 13 USO DO TEMPO Custos por hora 60 (minutos) = Custo por minuto Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo, multiplique o seu salário anual por 1,5 – para incluir despesas gerais – e divida pelo número de horas de trabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes as de trabalho por ano); divida por 60.

14 14 USO DO TEMPO Diário Do Tempo Registar diariamente quanto tempo passa com determinadas actividades é fundamental para conseguir gerir o seu tempo eficientemente. Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempo que desperdiça a conversar, e o pouco tempo que está, realmente, a trabalhar e a planear.

15 15 USO DO TEMPO O seu diário do tempo dá-lhe um ponto de partida para avaliar as áreas a melhorar. O tempo que deverá mantê-lo dependerá da natureza do trabalho que realizar. Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

16 16 USO DO TEMPO Elabore um diário do seu tempo, dividindo o dia em partes de 30 minutos e registando com exactidão como passou o seu tempo. Isto ajudá-lo-á a perceber quanto tempo gasta com as tarefas úteis e com as desnecessárias.

17 17 USO DO TEMPO Revisão Do Diário Do Tempo Para analisar o seu diário do tempo, distribua todas as partes de 30 minutos que registou, em categorias, de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa, tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a correio, ajuda a colegas, telefonemas.

18 18 USO DO TEMPO Calcule, então, a percentagem de tempo gasto com cada tarefa. Isto dar-lhe-á a perceber como poderá distribuir melhor o seu tempo. Com o seu diário do tempo pode avaliar a eficiência do seu trabalho!

19 19 USO DO TEMPO Divisão de Tarefas Observe as categorias pelas quais distribuiu as suas tarefas e divida-as em grupos: tarefas de rotina projectos em decurso tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho depois, descubra a percentagem de tempo passada com cada grupo.

20 20 USO DO TEMPO Distribuição Ideal Do Tempo Distribuição Real Do Tempo Tarefas de rotina: Projectos em decurso: Planeamento: 15 % 60 % 25 % 60 % 15 %

21 21 USO DO TEMPO Modelos Depois de ter verificado a distribuição do seu tempo, veja se a divisão vai de encontro às expectativas do seu dia de trabalho. Observe a distribuição destas tarefas pelo seu dia de trabalho e, se necessário, proceda a uma reorganização do seu diário do tempo.

22 22 USO DO TEMPO Actualize o seu diário do tempo – a memória pode falhar! Questões a Pôr a Si Próprio: Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa? Há assuntos que se repetem no diário? As tarefas demoram quase sempre mais tempo do que estava planeado / pensado? Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?

23 23 USO DO TEMPO Avaliação da Eficiência Quão perto está o seu modelo de trabalho da distribuição ideal 60:25:15? Será que reúne capacidades de gerir o tempo? Programe um dia de trabalho, partindo de uma situação hipotética. Dispõe de 15 minutos!!!

24 24 Planeamento para o Sucesso A gestão do tempo é o cerne do planeamento da sua vida e da sua gestão do stress. O seu alcance é maior do que o das listas tenho que fazer:... e diz respeito ao que pretende da vida e a como planeia atingi-lo. Para muitas pessoas, o primeiro desafio é O que é que eu pretendo da vida?...

25 25 Planeamento para o Sucesso É uma profunda mas importante questão, se desejar sentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos a reflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para si mesmo objectivos específicos. Estabeleça Prioridades

26 26 Estabeleça Prioridades Planeamento para o Sucesso Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência, o que significa que, muitas vezes, as coisas fáceis e rápidas são atingidas em detrimento das tarefas maiores e mais difíceis que realmente alteram as nossas vidas... A prioridade deve, então, ser determinada tanto pela urgência como pela importância, assim como pela duração da execução de uma tarefa.

27 27 Faça uma Lista Planeamento para o Sucesso Mantenha sempre uma lista dos afazeres e certifique-se de que atribui uma prioridade a cada uma das tarefas, usando um sistema simples: elevada média baixa

28 28 Lista dos Afazeres – exemplo Planeamento para o Sucesso TarefaPrioridadeInícioFim do prazo Preparar a reunião de sexta-feira à tarde Média Amanhã às 09:00 horas Sexta-feira de manhã

29 29 Lista dos Afazeres – exemplo Planeamento para o Sucesso TarefaPrioridadeInícioFim do prazo Enviar o relatório para o cliente por correio Elevada Imediatamente Amanhã de manhã

30 30 Lista dos Afazeres – exemplo Planeamento para o Sucesso TarefaPrioridadeInícioFim do prazo Verificar o economato Baixa Última semana do mês Fim do mês

31 31 Planeamento para o Sucesso A sua lista ajudá-lo-á a concentrar-se nas áreas mais importantes do seu trabalho. Se não atribuir prioridades aos seus objectivos e tarefas, terá tendência, como já vimos, a fazer as coisas de que mais gosta ou as que podem ser feitas mais rapidamente!... As tarefas que levam mais tempo e dão mais trabalho ficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...

32 32 Comprometa-se com um início Planeamento para o Sucesso Após ter atribuído prioridades, fixe a altura em que vai começar. Muitas pessoas concentram-se em prazos; se é esse o seu caso, irá deixar as coisas até ao último minuto!...

33 33 Planeamento para o Sucesso Os prazos actuam como ímans que o irão arrastar... se o prazo termina na 6.ª feira, passará toda a semana a pensar: «Não preciso de me preocupar até 6.ª feira; vou começar amanhã!»... E, de repente, é 6.ª feira e já não tem tempo!!!

34 34 Urgência e importância Planeamento para o Sucesso Observe o quadro que se segue. Muitas pessoas prendem-se às actividades que ficam na zona M1 (muita importância e muita urgência) e P1 (pouca importância e muita urgência) raramente encontrando tempo para as M2 (muita importância mas pouca urgência)!...

35 35 Planeamento para o Sucesso M1 Pagar as contas Marcar bilhetes p/ teatro Ida ao hospital Ir às compras P1 Atender o telefone Pânico de reacções repentinas Interrupções P2 Gestão de pessoal Sociabilização M2 Evolução na carreira Evolução pessoal Visitar os amigos Exercício físico URGÊNCIA IMPORTÂNCIA MuitaPouca Muita Pouca

36 36 Planeamento para o Sucesso Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como às alterações na vida. Pergunte a si mesmo: «Qual a percentagem de tempo que é gasta nas actividades M1 e P1, juntas?» Para evoluir e poder desfrutar de uma vida realmente preenchida, qual seria a percentagem do seu tempo que gostaria de gastar com cada uma?

37 37 Planeamento para o Sucesso Gasta tempo suficiente com as actividades do tipo M2? Estas são as que, raramente, contribuirão para alterar a sua vida... Como conseguir o equilíbrio?... Muitas pessoas não planeiam falhar – falham no planeamento!!!

38 38 EXERCÍCIO – I Formar duas equipas, a Equipa A e a Equipa B «O Dilema do Cozinheiro» A partir da receita apresentada, estabelecer o caminho ideal a ser seguido para obter um prato de qualidade superior e... muito saboroso!?...

39 39 Equipa A «O Dilema do Cozinheiro» Esta equipa tem como objectivo estabelecer os limites do tempo mínimo necessário para execução das diversas tarefas, de modo a ter a refeição pronta às 12:00h. Têm 20 minutos para preparar a solução e apresentá- la ao formador.

40 40 Equipa B «O Dilema do Cozinheiro» Esta equipa tem como tarefa classificar os esforços da Equipa A; terá que estabelecer os critérios de avaliação e, obviamente, deverá ter a capacidade de oferecer uma solução perfeita para o problema do tempo. Têm 20 minutos para realizar esta actividade.

41 41 Evite Adiamentos A prorrogação é a arte de se convencer que pode deixar para amanhã o que deveria fazer hoje. O exemplo clássico de prorrogação é estar sentado à secretária, a olhar para um trabalho que tem que ser feito......e pensar: A última coisa que me apetece fazer agora é isto!

42 42 Evite Adiamentos Identifique as áreas em que faz adiantamentos e actue de imediato, para reduzir opânico e o stress... então, faz outra coisa qualquer, passando o problema a estar no regressar à secretária!...

43 43 Evite a Prorrogação Exija a si mesmo e INICIE JÁ o que lhe desagrada Quando se confrontar com um prazo limite, fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e mantenha-o

44 44 Evite a Prorrogação Reparta os grandes projectos em sectores menores de modo a ocupar-se deles aos poucos de cada vez Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e comece por fazer as coisas de maior produtividade (tarefas mais agradáveis e urgentes / tarefas de maior prioridade)

45 45 Evite a Prorrogação A prorrogação é o ladrão do tempo. Aproxima-se sorrateiramente de si, especialmente quando se confronta com o seguinte: Pessoas difíceis / telefonemas Contactos públicos Trabalho arriscado / fora do comum Tarefas fastidiosas Grandes projectos

46 46 Planifique o seu tempo Após ter fixado os seus objectivos e prioridades, um bom planeamento ajudá-lo-á a atingi-los O planeamento deve ser criativo – porque está a planear no futuro e no desconhecido... e deve, também, ser flexível para podermos adaptarmo-nos às possíveis alterações...

47 47 Planifique o seu tempo Quando tiver uma ideia clara dos seus objectivos, terá que resolver dois aspectos: Quanto tempo está ao seu dispor? Com que antecedência pode planear?

48 48 Planifique o seu tempo Para que possa atingir os seus objectivos deverá planear... a longo prazo a médio prazo a curto prazo

49 49 Curto prazo O curto prazo, para a maioria de nós, é formado pelos dias imediatamente a seguir; é o aqui e o agora, assim como o culminar de todos os outros planeamentos. Planifique o seu tempo

50 50 Planeamento a Curto Prazo – Obtenha o máximo de cada dia – Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com tarefas de pouca prioridade; Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço para os imponderáveis; Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no início de cada dia;

51 51 Planeamento a Curto Prazo – Obtenha o máximo de cada dia – Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a estas tarefas e fixe um começo; Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um período destinado ao telefone; Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajudá-lo-á a planear de modo mais eficiente;

52 52 Planeamento a Curto Prazo – Obtenha o máximo de cada dia – Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo períodos regulares para leituras; Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva; Não se torne escravo do seu plano diário! Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado ao longo do dia!

53 53 Médio prazo O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é por isso que é importante ter uma ideia do seu tempo efectivo para planeamento. Planifique o seu tempo

54 54 Planeamento a Médio e Longo Prazo Identifique os seus objectivos a longo prazo, o que lhe dará um sentido de fim em vista, e uma direcção (para prosseguir). Planifique o seu tempo Reparta os grandes objectivos por sectores e utilize a sua imaginação para avaliar todas as possibilidades e alternativas

55 55 Use um gráfico de planeamento mensal e/ou anual. Planeamento a Médio e Longo Prazo Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade. Mantenha-se flexível no seu planeamento e não tente responsabilizar-se em demasia.

56 56 A Gestão do Tempo Existem três perspectivas diferentes relativamente à gestão do tempo: Aumentar a quantidade de tempo disponível Realizar mais trabalho durante o tempo disponível Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível

57 57 A Gestão do Tempo Aumentar a quantidade de tempo disponível Esta perspectiva sugere que o chefe alargue as suas horas de trabalho até onde for possível. Isso poderia trazer como consequência uma grave depressão, esgotamento e falta de eficiência.

58 58 A Gestão do Tempo Realizar mais trabalho durante o tempo disponível Esta perspectiva está virada para o trabalho e para os métodos. Requer uma mente orientada de forma mecânica. Não existe absolutamente nenhum limite para este tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter-se o chefe num perito em eficiência e em gestor de métodos, em vez de melhorar a sua tomada de decisão, relacionamento interpessoal e qualidades de chefia.

59 59 A Gestão do Tempo Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo disponível Esta perspectiva sugere que se estabeleça uma escala de prioridades na gestão do tempo. Propõe um compromisso exclusivo com as questões essenciais e conceptuais, em vez de se entreter com os detalhes massivos da natureza operativa, os quais deverão ser delegados para outras pessoas. Exige uma estratégia orientada para a acção. Requer preparação, treino, e, em geral, um clima organizativo adequado.

60 60 Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei de Pareto ou Lei dos 20/80 O essencial leva pouco tempo; o acessório leva muito tempo. Devemos concentrar-nos no essencial. 80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço 80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço.

61 61 Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo contínuo. Evitar interrupções Evitar interrupções.

62 62 Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei de Parkinson O tempo investido num trabalho varia em função do tempo disponível (e não do necessário). Pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível Pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível.

63 63 Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além de Certo Limite Para além de um certo limite horário, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa. Princípio do equilíbrio Princípio do equilíbrio: saiba parar para fazer outra coisa.

64 64 Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei da Alternância Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa. Princípio da oportunidade Princípio da oportunidade: não faça mais do que uma coisa de cada vez, e faça-a bem!

65 65 Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei dos Ritmos Biológicos Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos. Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do tempo ao longo do dia.

66 66 Leis e Princípios da Gestão do Tempo Lei da Dimensão Subjectiva do Tempo O tempo tem uma dimensão objectiva e outra dimensão subjectiva que é função do interesse pela actividade exercida. Ter em consideração a dimensão subjectiva do tempo.

67 67 Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo Definir claramente os objectivos prioritários a atingir, a função a desempenhar na empresa e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade a realizar. Ter uma boa agenda, onde são escritas todas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para assuntos da vida (pessoal).

68 68 Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo Saber gerir os outros, para controlar as interrupções e minimizá-las. Se trabalha num gabinete, feche a porta e isole-se; se desenvolver actividade em open- space, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala. Caso contrário, coloque um sinal na sua secretária a indicar que não quer ser incomodado.

69 69 Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um colega; saiba dizer não com amabilidade. Saiba delegar tarefas. Além de ficar com muito mais tempo e de se preocupar menos com as questões operacionais, aumenta as competências das pessoas que o rodeiam.

70 70 Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante. As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem preparadas. É imprescindível muita auto-disciplina.

71 71... de Exercício Físico O exercício físico é muito importante para libertar a adrenalina acumulada ao longo do dia. Como actualmente a maior parte do trabalho realizado é de natureza sedentária, passamos a maior parte do tempo na mesma posição (sentada). Inscreva-se num ginásio, corra ao final do dia ou pratique um desporto que lhe dê prazer. Não se Esqueça...

72 72... de uma Alimentação saudável Pense naquilo que come, e a que horas o faz. O ideal é começar o dia com fruta fresca, cereais ou pão, e acabá-lo com uma refeição leve. Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe insónias, fadiga ou irritabilidade. Não se Esqueça...

73 73... de prevenir o Stress Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível, isso poderá transformar-se numa fonte de stress. Adapte-se às mudanças com naturalidade. Reserve tempo para programar as próximas horas de forma produtiva. Planear as actividade é bom a nível psicológico, pois permite-lhe comandar o tempo. Não vire as costas às situações que parecem não estar sob o seu controlo Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress! Não se Esqueça...


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