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Formar uma equipa Processos e regras de base. O que é uma equipa? É um grupo de homens: É um grupo de homens: que trabalham regularmente juntos que trabalham.

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1 Formar uma equipa Processos e regras de base

2 O que é uma equipa? É um grupo de homens: É um grupo de homens: que trabalham regularmente juntos que trabalham regularmente juntos num contexto bem determinado num contexto bem determinado... encarregues de uma tarefa comum, cuja execução exige a colocação em comum dos esforços encarregues de uma tarefa comum, cuja execução exige a colocação em comum dos esforços e das competências de cada um.... e das competências de cada um. Necessitam uns dos outros. Necessitam uns dos outros.

3 4 objectivos a considerar Determinar os objectivos e as prioridades no âmbito da equipa Determinar os objectivos e as prioridades no âmbito da equipa Repartir claramente as tarefas, discutir acerca do método de trabalho: Repartir claramente as tarefas, discutir acerca do método de trabalho: Definir com precisão as áreas de responsabilidade de cada um dos membros da equipa, atribuir os respectivos papéis. Definir com precisão as áreas de responsabilidade de cada um dos membros da equipa, atribuir os respectivos papéis. Definir o contexto de colaboração dos membros da equipa: Definir o contexto de colaboração dos membros da equipa: Procedimentos Procedimentos Acordos internos Acordos internos Quem decide o quê? Quem decide o quê? Fluxo de comunicação Fluxo de comunicação Considerar os laços existentes entre os membros da equipa Considerar os laços existentes entre os membros da equipa

4 Formar uma equipa: As principais etapas 1ª etapa: Tentativas de aproximação 1ª etapa: Tentativas de aproximação Tentar «sentir» os membros potenciais da equipa Tentar «sentir» os membros potenciais da equipa 2ª etapa: Primeira estruturação 2ª etapa: Primeira estruturação Elaborar a estrutura interna do grupo, bem como os papéis e a repartição dos poderes e das atribuições Elaborar a estrutura interna do grupo, bem como os papéis e a repartição dos poderes e das atribuições 3ª etapa: Organização interna 3ª etapa: Organização interna Determinar as respectivas tarefas, responsabilidades, regras a cumprir... Determinar as respectivas tarefas, responsabilidades, regras a cumprir... 4ª etapa: Arranque 4ª etapa: Arranque Concentrar-se na tarefa a cumprir Concentrar-se na tarefa a cumprir

5 Formar uma equipa: A montante... Assegurar-se do tempo disponível e do empenho de cada um dos membros da equipa Assegurar-se do tempo disponível e do empenho de cada um dos membros da equipa Permitir a troca de ideias no que diz respeito às expectativas de cada um e às regras a cumprir no âmbito da equipa Permitir a troca de ideias no que diz respeito às expectativas de cada um e às regras a cumprir no âmbito da equipa Definir claramente o objectivo e a razão de ser da equipa Definir claramente o objectivo e a razão de ser da equipa Definir o método de trabalho: Definir o método de trabalho: Em caso de: tomadas de decisões, reuniões, gestão dos conflitos, controlo dos resultados… Em caso de: tomadas de decisões, reuniões, gestão dos conflitos, controlo dos resultados…

6 Perguntas chave Por que estou aqui? Por que estou aqui? Que posso oferecer a esta equipa? Que posso oferecer a esta equipa? Quem são? Quem são? Travar conhecimento com os outros, instaurar um ambiente descontraído Travar conhecimento com os outros, instaurar um ambiente descontraído O que se espera de nós? O que se espera de nós? Razão de ser, objectivos Razão de ser, objectivos Como responder a esta expectativa? Como responder a esta expectativa? Qual será a nossa orientação? Quem terá que responsabilidade(s)? Qual será a nossa orientação? Quem terá que responsabilidade(s)? Quais serão as atribuições de cada um? Qual será o procedimento a seguir? Quais serão as atribuições de cada um? Qual será o procedimento a seguir? Planificação Planificação Devemos continuar neste caminho? Devemos continuar neste caminho?

7 Preâmbulos Razão de ser da equipa óbvia para todos Razão de ser da equipa óbvia para todos Identificação da equipa com os seus objectivos Identificação da equipa com os seus objectivos Confiança mútua Confiança mútua Apoio mútuo Apoio mútuo Respeito mútuo Respeito mútuo Discussão prévia acerca das diferenças existentes entre os membros Discussão prévia acerca das diferenças existentes entre os membros Tomar em consideração as respectivas necessidades Tomar em consideração as respectivas necessidades Disponibilização de todas as competências necessárias: Disponibilização de todas as competências necessárias: para atingir os objectivos fixados e manter a coesão da equipa para atingir os objectivos fixados e manter a coesão da equipa Direcção eficaz Direcção eficaz

8 As bases de uma boa equipa Processo que regulamenta o fluxo das informações Processo que regulamenta o fluxo das informações Complementaridade das experiências e das especialidades respectivas dos membros da equipa Complementaridade das experiências e das especialidades respectivas dos membros da equipa Contribuição de cada um para os resultados obtidos pela equipa Contribuição de cada um para os resultados obtidos pela equipa

9 As bases de uma boa equipa As bases de uma boa equipa Objectivos de cada tarefa claramente definidos Objectivos de cada tarefa claramente definidos Prioridades determinadas com precisão Prioridades determinadas com precisão Decisões tomadas por: Decisões tomadas por: Um responsável designado oficialmente Um responsável designado oficialmente e / ou Toda a equipa Toda a equipa Reagrupamento de todas as competências no âmbito da equipa Reagrupamento de todas as competências no âmbito da equipa Avaliação, utilização e respeito pelas competências dos membros da equipa Avaliação, utilização e respeito pelas competências dos membros da equipa Repartição clara das tarefas adaptada às competências de cada um Repartição clara das tarefas adaptada às competências de cada um

10 Boas relações de trabalho = sucesso Ambiente de trabalho agradável no seio da equipa Ambiente de trabalho agradável no seio da equipa Empenho homogéneo da equipa em relação ao projecto Empenho homogéneo da equipa em relação ao projecto Comunicação descontraída, satisfação geral Comunicação descontraída, satisfação geral

11 Boas relações de trabalho = sucesso A cortesia reina na equipa A cortesia reina na equipa Os membros da equipa comunicam usando um tom neutro ou amigável Os membros da equipa comunicam usando um tom neutro ou amigável Em caso de divergência de opinião, as pessoas envolvidas falam calmamente, em seguida encontram uma solução comum Em caso de divergência de opinião, as pessoas envolvidas falam calmamente, em seguida encontram uma solução comum Todos os membros da equipa pensam que as regras são claras e aceitáveis Todos os membros da equipa pensam que as regras são claras e aceitáveis As críticas expressas são construtivas As críticas expressas são construtivas São expressas congratulações e o reconhecimento da qualidade de trabalho dos outros membros da equipa São expressas congratulações e o reconhecimento da qualidade de trabalho dos outros membros da equipa Os antagonismos pessoais desaparecem, quando necessário, perante o objectivo comum Os antagonismos pessoais desaparecem, quando necessário, perante o objectivo comum

12 Uma boa equipa deve ter vários papéis Dirigir: Dirigir: Definir claramente os objectivos, saber assumir responsabilidades, tomar decisões ou mesmo provocá-las Definir claramente os objectivos, saber assumir responsabilidades, tomar decisões ou mesmo provocá-las Organizar: Organizar: Organizar reuniões, a repartição das tarefas, uma ajuda pontual em caso de necessidade… Organizar reuniões, a repartição das tarefas, uma ajuda pontual em caso de necessidade… Representar: Representar: Tratar dos contactos com o exterior, colectar as informações necessárias à execução da tarefa Tratar dos contactos com o exterior, colectar as informações necessárias à execução da tarefa Cooperar: Cooperar: Assistir os outros membros da equipa Assistir os outros membros da equipa

13 Uma boa equipa deve ter vários papéis Analisar: Analisar: Analisar os problemas em profundidade; resolver os problemas complexos Analisar os problemas em profundidade; resolver os problemas complexos Ser visionário: Ser visionário: Contribuir com novas ideias; desenvolver as propostas interessantes Contribuir com novas ideias; desenvolver as propostas interessantes Executar: Executar: Dar seguimento às propostas através da aplicação das medidas necessárias Dar seguimento às propostas através da aplicação das medidas necessárias Controlar: Controlar: Não perder de vista a exequibilidade do projecto nem os objectivos a atingir Não perder de vista a exequibilidade do projecto nem os objectivos a atingir

14 Causas de fracasso O trabalho no seio da equipa não funciona: O trabalho no seio da equipa não funciona: Se os litígios pessoais não desaparecerem perante o trabalho comum Se os litígios pessoais não desaparecerem perante o trabalho comum Se todos os membros começarem a querer dirigir Se todos os membros começarem a querer dirigir Se ninguém quiser assumir a sua responsabilidade Se ninguém quiser assumir a sua responsabilidade Se toda a gente tiver ideias mas ninguém se encarregar de organizá-las ou colocá-las em prática Se toda a gente tiver ideias mas ninguém se encarregar de organizá-las ou colocá-las em prática Se os membros da equipa forem demasiado semelhantes ou se não souberem apreciar as suas diferenças respectivas. Se os membros da equipa forem demasiado semelhantes ou se não souberem apreciar as suas diferenças respectivas.

15 Formar uma equipa: Causas de fracasso O trabalho no seio da equipa não funciona: O trabalho no seio da equipa não funciona: Se os membros da equipa não se entenderem acerca do objectivo a atingir Se os membros da equipa não se entenderem acerca do objectivo a atingir Se a equipa apresentar lacunas ao nível das competências necessárias Se a equipa apresentar lacunas ao nível das competências necessárias Se forem descuradas actividades essenciais Se forem descuradas actividades essenciais Se as informações circularem mal Se as informações circularem mal Se as pessoas não se apreciarem umas às outras Se as pessoas não se apreciarem umas às outras

16 Reuniões produtivas Boa preparação da reunião Boa preparação da reunião Boa gestão do tempo Boa gestão do tempo Tom descontraído Tom descontraído Franqueza nas trocas Franqueza nas trocas Confiança mútua Confiança mútua Participação activa de todos os membros da equipa Participação activa de todos os membros da equipa Respeito mútuo e escuta das diferentes opiniões Respeito mútuo e escuta das diferentes opiniões Tomar em consideração as necessidades individuais Tomar em consideração as necessidades individuais Reunião organizada em caso de necessidade exclusivamente Reunião organizada em caso de necessidade exclusivamente Aplicação das decisões tomadas durante a reunião Aplicação das decisões tomadas durante a reunião Redacção de um relatório que facilita a aplicação das decisões Redacção de um relatório que facilita a aplicação das decisões

17 Condições gerais Disponibilização dos meios necessários ao projecto Disponibilização dos meios necessários ao projecto Calendário coerente Calendário coerente Disposição do espaço de trabalho que permita a cada um concentrar- se Disposição do espaço de trabalho que permita a cada um concentrar- se Respeito dos acordos sobre horários e zonas de tranquilidade Respeito dos acordos sobre horários e zonas de tranquilidade


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