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SIGA - Gestão Documentos Acção de Formação 2007 Junho 26.

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Apresentação em tema: "SIGA - Gestão Documentos Acção de Formação 2007 Junho 26."— Transcrição da apresentação:

1 SIGA - Gestão Documentos Acção de Formação 2007 Junho 26

2 Botão de OK –Na grelha de documentação não existe botão de OK. Os registos são gravados automaticamente quando se muda de linha. Existe inter-acção entre o SIGA e o Word –Campos de Nome, morada, assunto, data, nº do SIGA, entre outros. Estes campos passados pelo SIGA não podem ser alterados senão a partir do sistema. Numerador Geral –O Numerador Geral de documentos do IHRU é o SIGA. As Ordens de Serviço e Circulares têm uma numeração própria para além da do SIGA. O que Mudou?

3 Nome dos Ficheiros –Os Ficheiros Word são gerados automaticamente pelo SIGA e seguem as seguintes regras: Tipo de documento O – Oficio F – Fax I – Informação C – Circular S – Ordem de Serviço Todos os ficheiros são precedidos pela letra respectiva do tipo de documento, seguidos pelo ano e pelo nº documento gerado pelo siga. [ Inicial Tipo Doc ][ Ano Doc ]-[ Nº SIGA ].docEx. F doc

4 Como fazer? Criação de um documento novo (5 passos) 1.Criar o registo do documento na documentação preenchendo campos obrigatórios 2.Mudar de linha na grelha para GRAVAR o registo do documento 3.O SIGA abre o Word com o respectivo template do documento escolhido e passa os dados para os sítios do documentos, como por exemplo, Nome, morada, assunto, data, nº do SIGA, entre outros. 4.O utilizador escreve o texto do documento e fecha o Word. 5.O SIGA grava na directoria EXPEDIENTE\[Direcção do Serviço do Utilizador]\ o documento aplicando ao nome as novas regras. Ex. H:\Expediente\DSI\ F doc

5 Como fazer? Alteração de um documento já existente 1.Editar o documento já existente, alterando os dados respectivos na grelha de documentos. 2.Gravar, mudando de linha na grelha. 3.Fazer duplo-click no link do documento de Word para o abrir e alterar qualquer texto que seja necessário. Os dados que são passados do SIGA ficarão automaticamente actualizados. 4.Imprimir, fechar o Word, gravar e regressar ao ecrã de documentação.

6 Como fazer? Alteração de Entidade ou Morada num ofício já feito e anteriormente gravado. 1.Pesquisar e editar a Entidade módulo de Entidades do SIGA 2.Inserir ou alterar a morada 3.Gravar as alterações 4.Voltar ao módulo de Gestão de Documentos 5.Abrir o documento de ofício (fazer duplo-click no link do documento). O SIGA abre o Word e a actualização está automaticamente efectuada no ofício. 6.Imprimir, fechar o Word, gravar e regressar ao ecrã de documentação

7 Diversos Vamos arquivar, no SIGA, todos os documentos com data anterior a passando-os para o separador do Arquivo As directorias de expediente antigas manter-se-ão para separar os documentos INH dos documentos IHRU. Delegação do Norte –Servidor de Ficheiros H:\ versus T:\


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