Oportunidades em Gestão Predial SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL Outubro 2010 Oportunidades em Gestão Predial SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL Outubro.

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1 Oportunidades em Gestão Predial SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL Outubro 2010 Oportunidades em Gestão Predial SECRETARIA DE ESTADO DA CASA CIVIL Outubro 2010

2 2 Gestão de Facilities no Estado do Rio ESTRUTURA DA APRESENTAÇÃO Infra-estrutura: histórico precário X esforço de modernização Infra-estrutura: histórico precário X esforço de modernização Projetos para período 2011/2014 Projetos para período 2011/2014 Facilities no Governo do Rio: Desafios Facilities no Governo do Rio: Desafios Facilities no Governo do Rio: Oportunidades Facilities no Governo do Rio: Oportunidades

3 3 PILARES DE ATUAÇÃO

4 4 MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO Processos/ Estrutura Reestruturação Organizacional EGP-Rio Sistema de Atos Oficiais E-DOFS RPM Digital GED Gestão Documental Novo APERJ Novo PROCON Terceirização da frotaRH Capacitação de servidores Treinamento de Secretarias e ÓrgãosControles Projetos Estruturantes Urbanização de Favelas Riosolidário Convênios – Gestão Convênios – Adimplência Planejamento de Convênios – FIA PECAM PRONASCI EGP-Rio na Internet Infraestrutura e TI Rede Governo de Telefonia Edifício Anexo APERJ Depósito Público Rio Solidário Brocoió Palácio Guanabara Palácio Laranjeiras Heliponto Informática Telecomunicações

5 5 Estrutura Organizacional SITUAÇÃO ANTERIOR Estrutura racional com clareza das atribuições de cada área Redução de 125 cargos em comissão Revisão das competências individuais e das funções exercidas Estrutura racional com clareza das atribuições de cada área Redução de 125 cargos em comissão Revisão das competências individuais e das funções exercidas Revisão da estrutura da Casa Civil com o apoio da consultoria PriceWaterhouseCoopers Excesso de servidores, servidores sem função definida e servidores com baixo índice de produtividade AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

6 6 Sistema de Atos Oficiais do Executivo - SAOE SITUAÇÃO ANTERIOR Rápido acesso às informações (via web) tanto por servidores quanto pela população Redução do manuseio de papéis Maior integridade dos documentos devido à sua digitalização Liberação de espaço físico Rápido acesso às informações (via web) tanto por servidores quanto pela população Redução do manuseio de papéis Maior integridade dos documentos devido à sua digitalização Liberação de espaço físico Digitalização dos Decretos e implantação do SAOE Alto tempo gasto para recuperação do conteúdo dos Decretos/ Atos Consulta manual e altamente ineficiente Gestão de altos volumes de papel Alto tempo gasto para recuperação do conteúdo dos Decretos/ Atos Consulta manual e altamente ineficiente Gestão de altos volumes de papel AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

7 7 e-DOFS SITUAÇÃO ANTERIOR Implementado na rede governo o sistema de envio de documentos oficiais, via web, com a publicação eletrônica do D.O. /poder executivo disponível na internet Redução na Casa Civil, de 23 para 5 servidores atuando na preparação das publicações Melhoria da eficiência na Casa Civil e nos órgãos emissores Redução do tempo de preparo e envio para publicação Implementado na rede governo o sistema de envio de documentos oficiais, via web, com a publicação eletrônica do D.O. /poder executivo disponível na internet Redução na Casa Civil, de 23 para 5 servidores atuando na preparação das publicações Melhoria da eficiência na Casa Civil e nos órgãos emissores Redução do tempo de preparo e envio para publicação Implantação do e-DOFS Processo de envio de matérias para publicação no D.O. altamente ineficiente Servidores trabalhando durante a madrugada Trabalho executado de forma manual/ artesanal Emprego de recursos desnecessários (veículos, motoristas) Processo de envio de matérias para publicação no D.O. altamente ineficiente Servidores trabalhando durante a madrugada Trabalho executado de forma manual/ artesanal Emprego de recursos desnecessários (veículos, motoristas) AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

8 8 RPM Digital – RH SITUAÇÃO ANTERIOR Agilidade na consulta e resposta aos órgão e servidores interessados Maior eficiência operacional (maior produtividade) Redução do manuseio e guarda de papéis Liberação de espaço físico Agilidade na consulta e resposta aos órgão e servidores interessados Maior eficiência operacional (maior produtividade) Redução do manuseio e guarda de papéis Liberação de espaço físico Implantação de consulta via web (RPM Digital) Emissão mensal de relatório de pagamento impresso em papel Tempo excessivo para prover informações aos interessados Acúmulo de altos volumes de papel Emissão mensal de relatório de pagamento impresso em papel Tempo excessivo para prover informações aos interessados Acúmulo de altos volumes de papel AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

9 9 Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED SITUAÇÃO ANTERIOR Acelerar o processo de tomada de decisões: acesso instantâneo e simultâneo às informações, via web, com segurança e confiabilidade, por meio do uso de certificação digital, controle de acesso, assinatura eletrônica e criptografia; Controlar o fluxo de documentos com o acompanhamento automático (on-line) das ações a serem executadas em cada documento e permitir auditoria interna e externa; Melhorar Serviço/Reduzir prazo de atendimento de solicitações de servidores e cidadãos Evitar prejuízos legais, fiscais ou de retrabalho originados pela imprecisão, desatualização ou perda da informação, aprimorando a segurança das informações vitais Acelerar o processo de tomada de decisões: acesso instantâneo e simultâneo às informações, via web, com segurança e confiabilidade, por meio do uso de certificação digital, controle de acesso, assinatura eletrônica e criptografia; Controlar o fluxo de documentos com o acompanhamento automático (on-line) das ações a serem executadas em cada documento e permitir auditoria interna e externa; Melhorar Serviço/Reduzir prazo de atendimento de solicitações de servidores e cidadãos Evitar prejuízos legais, fiscais ou de retrabalho originados pela imprecisão, desatualização ou perda da informação, aprimorando a segurança das informações vitais Abertura de Licitação (01/03/2010) para implantação do Processo Digital Dados relativos a processos administrativos fragmentados, replicados e espalhados por diversos órgãos Alto custo devido a tramitação física dos processos administrativos Dados relativos a processos administrativos fragmentados, replicados e espalhados por diversos órgãos Alto custo devido a tramitação física dos processos administrativos AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

10 10 Gestão Documental SITUAÇÃO ANTERIOR Permitir o acesso aos processos administrativos do Estado de forma organizada, rápida e protegida Redução do volume de processos administrativos cuja guarda é desnecessária Fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de comunicação Permitir o acesso aos processos administrativos do Estado de forma organizada, rápida e protegida Redução do volume de processos administrativos cuja guarda é desnecessária Fortalecimento de mecanismos de transparência administrativa e de comunicação Criação e treinamento de comissões de gestão de documentos de 115 órgãos e entidades (Decreto 42.002) Publicação da Lei Estadual 5.562 que institui a Política Estadual de Arquivos. Criação e treinamento de comissões de gestão de documentos de 115 órgãos e entidades (Decreto 42.002) Publicação da Lei Estadual 5.562 que institui a Política Estadual de Arquivos. Ausência de gestão e controle sobre os processos administrativos Alto tempo de resposta para recuperação e tramitação de informações e documentos Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações) Ausência de gestão e controle sobre os processos administrativos Alto tempo de resposta para recuperação e tramitação de informações e documentos Perda da memória organizacional (demissões ou reestruturações) AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

11 11 Novo APERJ SITUAÇÃO ANTERIOR Oferecer à população novas e modernas instalações com adequadas condições de atendimento e consulta à documentação pública Recuperar e destacar, por meio do memorial do RJ, a memória do Estado atuando em 7 temas: Introdução / Nossa Identidade / Nossa Terra / Nossa Cultura / Nossa Sociedade / Nossa Memória e Nossa História Oferecer aos órgãos do Estado suporte técnico adequado Oferecer à população novas e modernas instalações com adequadas condições de atendimento e consulta à documentação pública Recuperar e destacar, por meio do memorial do RJ, a memória do Estado atuando em 7 temas: Introdução / Nossa Identidade / Nossa Terra / Nossa Cultura / Nossa Sociedade / Nossa Memória e Nossa História Oferecer aos órgãos do Estado suporte técnico adequado Projeto de modernização e construção do novo APERJ Instalações degradadas e sem condições para atendimento adequado às necessidades dos órgãos e da população AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

12 12 Frota de Veículos SITUAÇÃO ANTERIOR Disponibilização de veículos novos para serviço e representação em substituição aos veículos antigos Terceirização da Manutenção Economia da ordem de R$ 1,4 milhão/ ano (INDG) Disponibilização de veículos novos para serviço e representação em substituição aos veículos antigos Terceirização da Manutenção Economia da ordem de R$ 1,4 milhão/ ano (INDG) Terceirização da frota e da oficina Veículos antigos ocasionando elevadas despesas com manutenção Desvio de função dos servidores empregados na manutenção Necessidade de manter estoque de peças Veículos antigos ocasionando elevadas despesas com manutenção Desvio de função dos servidores empregados na manutenção Necessidade de manter estoque de peças AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

13 13 Rede Governo de Telefonia Integrada SITUAÇÃO ANTERIOR Redução de R$ 88 milhões/ ano para R$ 9 milhões/ ano (- 90%) na conta de telefonia do Estado Conhecimento pleno da planta de telefonia do Estado Integração fixo/móvel (fale a 5 dígitos) sem custo Gestão das contas com controle da despesa por ramal Redução de R$ 88 milhões/ ano para R$ 9 milhões/ ano (- 90%) na conta de telefonia do Estado Conhecimento pleno da planta de telefonia do Estado Integração fixo/móvel (fale a 5 dígitos) sem custo Gestão das contas com controle da despesa por ramal Licitação das redes de telefonia móvel e fixa do Estado Inexistência de controle da planta de telefonia do Estado Prestação do serviço sem licitação Ausência de gestão das contas de telefonia Inexistência de controle da planta de telefonia do Estado Prestação do serviço sem licitação Ausência de gestão das contas de telefonia AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

14 14 Reforma do Prédio Anexo SITUAÇÃO ANTERIOR Instalações modernas, com condições de trabalho adequadas (espaço, recursos, ergonomia) Motivação e valorização do servidor público Aumento da sinergia e interação entre os servidores Instalações modernas, com condições de trabalho adequadas (espaço, recursos, ergonomia) Motivação e valorização do servidor público Aumento da sinergia e interação entre os servidores Retrofit do prédio anexo do complexo do Palácio Guanabara, com disponibilização de moderna infraestrutura Instalações em péssimo estado de conservação com áreas degradadas oferecendo risco de sinistro aos servidores AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

15 15 Palácio Guanabara SITUAÇÃO ANTERIOR Preservação de patrimônio cultural Possibilidade de visitação pública Recuperação das áreas degradas, oferecendo aos servidores melhores condições de trabalho Preservação de patrimônio cultural Possibilidade de visitação pública Recuperação das áreas degradas, oferecendo aos servidores melhores condições de trabalho Projeto de restauração do Palácio Guanabara Instalações degradadas, necessitando de conservação em áreas críticas como telhados, encosta e infra estrutura elétrica AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

16 16 Palácio Laranjeiras SITUAÇÃO ANTERIOR Conservação do patrimônio Melhores condições de trabalho Correção de problemas da instalação existente Conservação do patrimônio Melhores condições de trabalho Correção de problemas da instalação existente Instalação de novos equipamentos para climatização Climatização insuficiente, causando desconforto aos usuários e visitantes AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

17 17 Reformas SITUAÇÃO ANTERIOR Órgãos que sofreram reforma: Arquivo Público – APERJ; Depósito Público – DDPERJ; Residência de verão da ilha de Brocoió; Rio Solidário. Órgãos que sofreram reforma: Arquivo Público – APERJ; Depósito Público – DDPERJ; Residência de verão da ilha de Brocoió; Rio Solidário. Reformas Órgãos com instalações degradas, necessitando de conservação em áreas críticas como telhados e infraestrutura AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

18 18 Heliponto Guanabara SITUAÇÃO ANTERIOR Segurança à decolagem e pouso das aeronaves Atendimento às normas da ANAC Conforto e segurança aos usuários Segurança à decolagem e pouso das aeronaves Atendimento às normas da ANAC Conforto e segurança aos usuários Reforma Instalações degradas, necessitando de conservação em áreas críticas como pista de pouso e encosta AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

19 19 Informática – Casa Civil SITUAÇÃO ANTERIOR Modernização de todos os computadores e instalação de máquinas para todos os servidores Atualização dos softwares (sistema operacional e aplicativos) Uso de tecnologias mais modernas (central de fax via PC, pool de impressão à laser, rede sem fio) Modernização de todos os computadores e instalação de máquinas para todos os servidores Atualização dos softwares (sistema operacional e aplicativos) Uso de tecnologias mais modernas (central de fax via PC, pool de impressão à laser, rede sem fio) Reestruturação da Assessoria de Informática Equipamentos obsoletos e em quantidade insuficiente Softwares desatualizados e sem suporte técnico Uso de tecnologias ultrapassadas ou de soluções domésticas Equipamentos obsoletos e em quantidade insuficiente Softwares desatualizados e sem suporte técnico Uso de tecnologias ultrapassadas ou de soluções domésticas AÇÃO PRINCIPAIS GANHOS

20 20 PROJETOS 2010/2014

21 21 Projetos 2010/2014 Novo APERJ Conclusão da construção do prédio do arquivo e do memorial do RJ Novo PROCON- RJ Implantação do novo órgão Gestão Documental Implantação do Programa de Gestão de Documentos do Governo do Estado do RJ GED Consolidação dos 4 processos piloto Casa Civil – Nomeação e Exoneração SEPLAG – Cadastro de veículos / Solicitação de combustíveis SEFAZ – Processo Administrativo de Tributação Ampliação do uso da ferramenta por meio da integração das demais entidades da administração pública direta e indireta Consolidação dos 4 processos piloto Casa Civil – Nomeação e Exoneração SEPLAG – Cadastro de veículos / Solicitação de combustíveis SEFAZ – Processo Administrativo de Tributação Ampliação do uso da ferramenta por meio da integração das demais entidades da administração pública direta e indireta

22 22 Projetos 2010/2014 Sala de Situação Implantação de sala de decisão para secretariado e portal com indicadores e informações estratégicas Palácio Laranjeiras Conclusão das obras de restauração Jogos Olímpicos de 2016 Coordenação dos projetos dos Jogos Olímpicos na Casa Civil Copa do Mundo de 2014 Coordenação dos projetos da Copa do Mundo na Casa Civil

23 Projetos 2010/2014 Projeto Transparência Ferramenta de avaliação dos recursos repassados através de convênios firmados com o Governo Estadual e-trainning Desenvolvimento de projeto de treinamento via internet Programa Ações Integradas SENAD Coordenação da Implementação do Programa Federal de combate ao uso de drogas, no Estado 23 Infovia.RJ 2.0 Nova Rede Governo com facilidade para videoconferência, ensino à distância e telemedicina

24 Desafios na Gestão Predial Governança Ausência de um líder com a autoridade para forçar mudanças nos Órgãos Ausência de liderança engajada na execução Perda de poder daqueles que irão deixar de controlar recursos Ausência de um líder com a autoridade para forçar mudanças nos Órgãos Ausência de liderança engajada na execução Perda de poder daqueles que irão deixar de controlar recursos Visão estanque Foco no atingimento de objetivos individuais/departamentais Os benefícios são distribuídos de forma irregular ou centralizados; portanto, não há incentivos para que os Órgãos participem Pouco Incentivo para que haja comprometimento com as necessidades do Órgão Foco no atingimento de objetivos individuais/departamentais Os benefícios são distribuídos de forma irregular ou centralizados; portanto, não há incentivos para que os Órgãos participem Pouco Incentivo para que haja comprometimento com as necessidades do Órgão Recursos humanos Política trabalhista (ninguém perde o emprego) Redução de quadro de pessoal baseado na antiguidade Dificuldade de alinhar indivíduos às melhores práticas Política trabalhista (ninguém perde o emprego) Redução de quadro de pessoal baseado na antiguidade Dificuldade de alinhar indivíduos às melhores práticas 24 Orçamento Poucos recursos para investir em modernização da gestão Setor Público: Por que a maioria dos esforços para inovar são mal sucedidos

25 Desafios na Gestão Predial Projeto Piloto Casa Civil Desenvolvimento de Modelo de Gestão predial para a Casa Civil (6 diferentes locais; 8 imóveis de porte e complexidade consideráveis) Modelo Estadual de Gestão Predial Desenvolvimento de projeto de Gestão Predial para mais de 1600 escolas, inúmeros hospitais, delegacias, prédios públicos, etc. Modelo de Gestão imobiliária Desenvolvimento de modelo de gestão dos milhares de imóveis Estaduais (de uso, para renda, para alienação) 25

26 Oportunidades na Gestão Predial Carteira de imóveis Estimada em mais de 6 mil imóveis, com cadastro, gestão e manutenção deficiente Modelo Estadual de Gestão Predial Implementação de melhores práticas Gestão baseada em indicadores e metas Disseminação de novo modelo para demais esferas de governo Implementação de melhores práticas Gestão baseada em indicadores e metas Disseminação de novo modelo para demais esferas de governo Modelo de Gestão imobiliária Inventário atualizado Otimização do portfólio: venda, locação, uso próprio Inventário atualizado Otimização do portfólio: venda, locação, uso próprio 26 Abordagem MBC Mão na massa Melhoria da gestão de recursos no setor público Desenvolvimento de novo e promissor mercado para facilities Mão na massa Melhoria da gestão de recursos no setor público Desenvolvimento de novo e promissor mercado para facilities

27 27 Dúvidas Marco Antonio Horta Pereira Subsecretário de Estado – Casa Civil 21 2334-3133 marcohorta@casacivil.rj.gov.br

28 28 APERJ – Atual

29 29 APERJ – Atual

30 30 APERJ – Atual

31 31 APERJ – Atual

32 32 APERJ – Atual

33 33 NOVO APERJ E MEMORIAL DO RJ

34 34 NOVO APERJ E MEMORIAL DO RJ Através de exposições de longa duração compostas por painéis explicativos, projeções de vídeos e terminais de computadores será exposto um profundo panorama da formação do Estado do Rio de Janeiro, desde a fundação da cidade do Rio de Janeiro, passando pelos diversos ciclos políticos, econômicos,sociais e culturais vivenciados pela região, como os caminhos do Ouro, do Sal e do Café e a expansão do Café do Vale do Paraíba, a Cana de Açúcar no Norte do Estado,a sede da monarquia, a chegada da família Real, a capital federal,o desenvolvimento das artes, da arquitetura e da música, a economia dos estaleiros e do petróleo, chegando até os aspectos sociais e econômicos da atualidade do povo fluminense.

35 35 RH/ Div Pagtº

36 36 RH/ Div Pagtº

37 Arquivos 37 Casa Civil – Jan 2007

38 Arquivos 38 Processos arquivados no Rio Previdência

39 Arquivos 39 Processos arquivados no Rio Previdência

40 Arquivos 40 Processos arquivados no Rio Previdência

41 Arquivos 41 Processos arquivados no Rio Previdência

42 Quiosque – Antes 42

43 Quiosque – Antes 43

44 Quiosque – Depois 44

45 Anexo antes da Reforma 45

46 Anexo antes da Reforma 46

47 Anexo antes da Reforma 47

48 Anexo antes da Reforma 48

49 Anexo antes da Reforma 49

50 Anexo antes da Reforma 50

51 Anexo antes da Reforma 51

52 Anexo antes da Reforma 52

53 Anexo antes da Reforma 53

54 Anexo antes da Reforma 54

55 Anexo antes da Reforma 55

56 Anexo antes da Reforma 56

57 Anexo antes da Reforma 57

58 58 Prédio Anexo após a reforma

59 59 Prédio Anexo após a reforma

60 60 Prédio Anexo após a reforma

61 61 Prédio Anexo após a reforma

62 62 Prédio Anexo após a reforma

63 63 Prédio Anexo após a reforma

64 64 Prédio Anexo após a reforma

65 65 Prédio Anexo após a reforma

66 66 Heliponto Guanabara – antes

67 67 Heliponto Guanabara – antes

68 68 Heliponto Guanabara – antes

69 69 Heliponto Guanabara – antes

70 70 Heliponto Guanabara – depois

71 71 Heliponto Guanabara – depois

72 72 Heliponto Guanabara – depois

73 73 Heliponto Guanabara – depois

74 74 Depósito Público – Muro

75 75 Depósito Público – Pátio Interno

76 76 Depósito Público – Instalação Elétrica

77 77 Brocoió – Vestiário e Subestação

78 78 Brocoió – Fachada e Instalação Elétrica

79 79 APERJ e Rio Solidário

80 80 Documentos Arquivados

81 81 SAOE

82 82 e-DOFS