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GOVERNO DO ESTADO DO AMAPÁ AUDITORIA GERAL DO ESTADO CARTILHA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS ANTÔNIO WALDEZ GÓES DA SILVA GOVERNADOR DO ESTADO DO.

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2 GOVERNO DO ESTADO DO AMAPÁ AUDITORIA GERAL DO ESTADO CARTILHA DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS ANTÔNIO WALDEZ GÓES DA SILVA GOVERNADOR DO ESTADO DO AMAPÁ JOEL NOGUEIRA RODRIGUES SECRETÁRIO ESPECIAL DA GESTÃO EDLA PINHEIRO RIBEIRO AUDITORA GERAL DO ESTADO DO AMAPÁ

3 ELABORAÇÃO: MARIVALDA MACIEL SIMÕES REVISÃO IVALDO FERNANDES BORGES DE SOUZA MÔNICA CRISTINA PICANÇO TORRINHA MARIA DO SOCORRO ALBERTO TOSTES BARTIRA DE FÁTIMA TORRES FREIRE FRANCISCO RUBÊNIO DE OLIVEIRA PROJETO GRÁFICO MARCOS WOLFF DA LUZ LAMARÃO

4 ÍNDICE Pag. APRESENTAÇÃO PRESTAÇÃO DE CONTAS PROCEDIMENTOS DE PAGAMENTO A NOTA FISCAL PAGAMENTO DE SERVIÇO ISSQN CALCULOS DE ISSQN INSS IMPOSTO DE RENDA APRENDENDO A PRESTAR CONTAS MONTANDO A PRESTAÇÃO DE CONTAS QUADRO RELAÇÃO DE PAGAMENTOS QUADRO BALANCETE FINANCEIRO QUADRO RELAÇÃO DE BENS QUADRO CONCILIAÇÃO BANCÁRIA

5 Copyrignt: Os autores. Edição Financiada pelo Governo do Estado do Amapá – Auditoria Geral do Estado. Direitos desta edição reservados ao Governo do Estado do Amapá e Auditoria Geral do Estado. É proibida a venda e reprodução total e parcial sem autorização da Auditoria Geral do Estado. Coordenação Editorial e Normatização: Marivalda Maciel Simões Capa: Marcos Wolff da Luz Lamarão Tiragem: 1000 exemplares Auditoria Geral do Estado Rua Candido Mendes, 501 Centro CEP Fone: 2101 –

6 APRESENTAÇÃO A Auditoria Geral do Estado do Amapá, zelando preventivamente pela correta aplicação dos recursos públicos estaduais, disponibilizando instrumentos que impeçam a má utilização desses recursos, apresenta a cartilha de “PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS”. Esta cartilha objetiva orientar as Entidades sem fins lucrativos, quanto à elaboração de Prestações de Contas de recursos transferidos à título de “Convênios”, por Órgãos e Entidades da Administração Direta e Indireta do Governo do Estado do Amapá. Para facilitar o entendimento, buscou-se nesta cartilha adotar um enfoque prático, com uma linguagem clara e objetiva capaz de nortear a ação das Entidades, principalmente em relação a Impostos e Contribuições, considerados o ponto frágil das prestações de contas apresentadas. Esta é a forma da Auditoria Geral contribuir para o crescimento do Estado, ajudando na promoção do desenvolvimento humano e social. EDLA PINHEIRO RIBEIRO Auditora Geral do Estado 01

7 PRESTAÇÃO DE CONTAS: As associações, os conselhos, os grupos folclóricos, religiosos, culturais, enfim, todas as entidades privadas sem fins lucrativos que assinarem convênios com o Governo do Estado do Amapá para executarem políticas públicas, devem observar atentamente esta cartilha. Para que essas entidades continuem a conveniar com o Governo do Estado, é preciso que as prestações de contas sejam aprovadas, e para isso é imprescindível que sejam bem elaboradas. E ainda, para que sejam bem elaboradas, é necessário seguir o que está estabelecido na Legislação (Decreto nº 2006/99) e nesta cartilha. Uma prestação de contas é o resultado de como o recurso foi aplicado, pois se o dinheiro foi utilizado respeitando-se o que está escrito no Termo do Convênio e na Legislação, com certeza os responsáveis não terão dificuldades em prestar contas. Ao contrário, se desde o recebimento do dinheiro a entidade “meter os pés pelas mãos”, comprar, fazer, autorizar, sem respeitar as normas, com certeza na hora de prestar contas, o que está feito não tem conserto. Por mais que o objetivo do convênio seja atingido, a prestação de contas não será aprovada. Fazer prestação de contas é provar com documentos como e onde foi gasto o dinheiro do Convênio. Por isso, é muito importante ficar atento desde o recebimento dos recursos até que a prestação de contas seja entregue e aprovada. 02

8 PROCEDIMENTOS PARA EFETUAR OS PAGAMENTOS DAS COMPRAS OU DOS SERVIÇOS:  Ao comprar ou pagar qualquer serviço é necessário seguir as seguintes orientações:  A Entidade deve exigir Nota Fiscal de qualquer material comprado ou serviço executado. A Nota Fiscal não pode conter erros nem rasuras e deve ser observado o seguinte:  O número da Inscrição Estadual e o número do CNPJ da Empresa que vendeu o material;  Natureza da Operação (venda a consumidor);  O preenchimento da Nota tem que ser na 1ª via, essa via depois será da Entidade;  A série e o modelo da Nota;  O número da Nota fiscal;  A data da compra ou do serviço;  O nome completo da Entidade;  O endereço completo da Entidade;  A quantidade do material, ou do serviço;  O tipo de material comprado pela entidade ou do serviço, conforme o caso;  O preço unitário de cada material ou serviço; 03

9 04  O preço total de cada material comprado ou serviço realizado;  A soma total da compra ou do serviço;  Observar o destaque dos impostos: IPI, ICMS, ISSQN, conforme o caso. Mais Atenção Ainda  A Nota Fiscal tem de ter a mesma data do dia da compra;  Observar o prazo de validade de uso do talão que está sendo emitida a nota, pois este tem que ter validade da data da nota para frente. Nota fiscal emitida em talão vencido, não tem validade;  A entidade deve atestar na Nota Fiscal com carimbo ou escrevendo, o recebimento do material colocando a data e assinando.  O pagamento deve ser feito através de cheque nominal Quando o material comprado não for industrializado e tiver sido adquirido fora de um estabelecimento comercial, (como areia, pedra para construção ou outro) a entidade deve exigir do vendedor uma Nota Fiscal avulsa, que ele adquire na Secretaria da Receita Estadual.

10 - Todos os documentos fiscais (notas fiscais, faturas e recibos) deverão ser conferidos quanto ao destaque devido dos impostos (IPI, ICMS, ISSQN), e devem ser emitidos sempre em nome da Entidade. DESTAQUE ESPECIAL PARA O PAGAMENTO DE SERVIÇOS Quando a Entidade pagar qualquer serviço, devem ser pagos os impostos ou contribuições previstos em Lei, da seguinte forma: Guia de ISSQN 1 – ISSQN – Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza. O Contribuinte do Imposto é o prestador do serviço. A Entidade deve descontar o ISSQN sobre qualquer valor que pagar a uma empresa ou profissional autônomo com ou sem estabelecimento fixo, que lhe prestar serviços. Antes de calcular o ISSQN, consulte o Código Tributário do Município onde for executado o serviço, para verificar a Alíquota. No Município de Macapá, a alíquota é de 5% Calculado o valor, o Prestador do serviço deverá: Se for Empresa, emitir a Nota Fiscal com o valor total do serviço, para posterior recolhimento do imposto. Se for profissional autônomo, dirigir-se à Prefeitura e solicitar a Nota fiscal avulsa, já fazendo o recolhimento do valor do imposto devido. 05

11 Exemplo de desconto do ISSQN: Valor cobrado pelo trabalhador: R$ 1.200,00 Valor da alíquota: 5% = 5% de 1.200,00 = R$ 60,00 Valor do ISS = R$ 60,00 IMPORTANTE: É possível que a Prefeitura dê a isenção do ISSQN. Quando isso acontecer, é necessário guardar o documento de isenção do ISSQN. 2 – INSS - Do valor contratado é descontado 11% do prestador de serviços ( até o limite de 354,07) A Entidade, recolhe ao INSS 20% do valor do serviço. OBS: - As entidades beneficentes de assistência social que atendam às exigências estabelecidas em lei são isentas de contribuição para a seguridade social. - A isenção da contribuição previdenciária patronal será solicitada e deferida pela Delegacia da Receita Federal do Brasil em Macapá. - A entidade de assistência social isenta de contribuição previdenciária (patronal) está obrigada a descontar a contribuição previdenciária da remuneração paga ou creditada ao contribuinte individual que lhe prestar serviço, devendo recolher o valor descontado juntamente com as contribuições devidas pelos seus empregados e fornecer ao prestador dos serviços o comprovante de pagamento. 06

12 3. Imposto de Renda (IR) Só se paga o IR quando o valor do serviço contratado for maior do que o valor mínimo que é dispensado pela lei. Por isso, quando a Entidade for pagar algum serviço, deve consultar a tabela atualizada do Imposto de Renda, que é divulgada diariamente. Se a mesma pessoa realizar determinado serviço várias vezes no mesmo mês, é preciso verificar se a soma dos recibos de cada serviço é maior do que o valor que dispensa o desconto do Imposto de Renda. Se for maior, a Entidade deve fazer o desconto, consultando a tabela do Imposto de Renda. APRENDA A FAZER O CÁLCULO: Valor bruto menos o valor do INSS (11% do valor bruto) e do valor encontrado consulta- se a tabela. Ex: trabalhador que cobrou 1.800,00 em serviços realizados a uma Entidade Valor bruto R$ 1.800,00 INSS (11%) R$ 198, Valor Líquido R$ 1.602,00 Obs: Se tiver dependentes ainda pode abater R$ 137,99 por cada um. Valor líquido – R$ 1.602,00 X 7,5% (= a 120,15) menos a parcela a deduzir (R$ 107,59) o valor do Imposto de Renda será de R$ 12,56. Temos abaixo a Tabela Progressiva Mensal em vigor. 07

13 TABELA DE IMPOSTO DE RENDA VEJAMOS AGORA O CÁLCULO DO VALOR A SER PAGO: RendaAlíquota % Parcela a Reduzir do Imposto em R$ Até 1.434,5900 De 1.434,60 até 2.150,00 7,5 %107,59 De 2.150,01 até 2.866,70 15,0%268,84 De 2.866,71 até 3.582,00 22,5%483,84 Acima De 3.582,0027,5%662,94 Valor do serviçoR$ 1.800,00 (-) Desconto INSS 11%R$ 198,00 Base de cálculo do Imposto de Renda R$ 1.602,00 08

14 IMPOSTO DE RENDA: VAMOS FAZER AS CONTAS: 7,5 % de R$ 1.602,00R$ 120,15 Parcela a deduzirR$ 107,59 Imposto de Renda a recolherR$ 12,56 INSSR$198,00 ISSQNR$ 90,00 Imposto de RendaR$ 12,56 Desconto totalR$ 300,56 Valor do serviçoR$ 1.800,00 Desconto totalR$ 300,56 Valor a pagar a quem prestou o serviço R$ 1.499,44 09

15 10 Para cada desconto de Imposto de Renda que a Entidade fizer Guia de Imposto de Renda a um trabalhador, deve preencher a Guia de Recolhimento do Imposto de Renda e pagar no Banco. O pagamento deve ser feito na data certa, para evitar multas, juros e correção. O pagamento deve ser feito através de um cheque nominal, já descontados os valores dos impostos e o prestador do serviço deve assinar um recibo. TÃO IMPORTANTE QUANTO SABER PAGAR É O PREÇO PAGO POR ISSO... Antes de comprar materiais, máquinas e equipamentos ou contratar algum serviço, faça a pesquisa de preço ou “COLETA DE PREÇOS”. Isto quer dizer que se deve pesquisar o preço de tudo que for necessário para executar o projeto (seja qualquer tipo de material, equipamentos ou custo da mão-de-obra para realizar os serviços). Ou, se for o caso de contratar uma empresa, pesquisar o preço mais barato entre as empresas que fazem aquele tipo de serviço. Fazer “Coleta de Preços” é Apenas pesquisar o preço mais barato de um produto ou de um serviço de qualidade garantida. AGORA QUE VOCÊ JÁ SABE “COMPRAR” E “PAGAR”, VAMOS APRENDER A PRESTAR CONTAS.

16 11 MONTANDO A PRESTAÇÃO DE CONTAS: 1 – Termo de encaminhamento: Prestação de Contas É o Ofício da Entidade encaminhando a prestação de contas, endereçado ao Órgão que entregou o dinheiro. Muita atenção para a data, ela é importante para que se saiba se a prestação de contas foi entregue dentro do prazo. (30 dias após o encerramento do convênio); 2 – Cópia do Termo de Convênio e dos aditivos, se houver; 3 – Cópia da Nota de empenho; 4 – Comprovante do recebimento dos recursos: Comprova-se com o extrato bancário a data do crédito na conta do Convênio; 5– Relação dos documentos de despesas, Organize os documentos (Notas Fiscais e Recibos), considerando a data do pagamento, que por sua vez segue a data da compra. Preencha o formulário “Relação de Pagamentos” (ANEXO I). Perceba, que para elaborar essa relação, você vai precisar: de todos os documentos preenchidos corretamente e dos canhotos do talonário de cheques, pois é onde esta a informação sobre a data do pagamento e o Nº do cheque. 6 – Balancete Financeiro: é o documento que exige conhecimento específico em

17 12 contabilidade, portanto deve ser elaborado por um profissional da área. Demonstra os valores recebidos e os pagos de acordo com os tipos de despesa, separando-se inclusive as despesas bancárias, a contrapartida e o saldo; PREENCHA DE ACORDO COM ANEXO II 7 - Documentos comprobatórios de despesas: Constituídos de notas fiscais, recibos, folha de pagamentos, comprovantes de recolhimentos de encargos e Impostos de despesas bancárias; extratos bancários de todo o período; OBSERVAÇÃO: Se os recursos forem oriundos do Governo Federal, a prestação de contas será composta por cópias autenticadas e conferidas, e o original ficará na entidade convenente. Porém, se os recursos forem do Tesouro Estadual, o original devem acompanhar a prestação de contas, mantendo-se na entidade convenente, as copias autenticadas. 8 - Relação do Material Permanente adquirido com os recursos recebidos, quando for o caso: Material Permanente é aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos. (Portaria 448 de 13/09/02 Secretaria do Tesouro Nacional) Ex: móveis, equipamentos, computadores. PREENCHA CONFORME ANEXO III 9 – Comprovante de devolução de saldo, se houver, ou seja, se sobrar dinheiro:

18 10 – Extratos bancários do período de execução do convênio: É para comprovar se todos os pagamentos foram feitos por via bancária, conferir os valores pagos, o depósito na conta, as despesas bancárias, as aplicações financeiras e o saldo; 11 – Conciliação bancária, se for o caso: Só é necessário fazer conciliação bancária, se ao finalizar um convênio existir diferenças entre o total pago com os recursos, e o valor que se encontra no banco, ou seja se algum fornecedor receber o pagamento (cheque) e não sacá-lo; (ANEXO IV). 12 – Cópia das cotações de preços: Para comprovar se a Entidade fez pesquisa buscando os menores preços e que os serviços são de qualidade; 13 – Declaração do órgão concedente comprovando a execução do objeto do convênio: Essa declaração é resultado da avaliação feita pela Equipe Técnica do Órgão repassador dos recursos, comprovando que o convênio atingiu o resultado esperado. ATENÇÃO: A Entidade deverá manter em arquivo próprio, à disposição dos órgãos de controle, cópias de prestação de contas apresentada, pelo prazo de 5 (cinco) anos, a contar de sua aprovação. REFERÊNCIAS PARA CONSULTA: DECRETO Nº 2006 DE 09 DE AGOSTO DE 1999 INSTRUÇÃO NORMATIVA – STN 01/97 RESOLUÇÃO NORMATIVA Nº 122/05 TCE - AP 13

19 ANEXOS I PRESTAÇÃO DE CONTAS CONVÊNIO Nº: NOME DA ENTIDADE: CNPJ (MF): ÓRGÃO CONVENENTE  DATA___/___/____  ______________________________________  TESOUREIRO PRESIDENTE CONTABILISTA  CPF Nº CPF Nº CRC Nº RELAÇÃO DE PAGAMENTOS ITEM NºCREDOR CHEQUE NOTA FISCAL / FATURA / RECIBO NºDATANºDATAVALOR SUBTOTAL / TOTAL: 14

20 ANEXOS II P R E S TA Ç Ã O DE C O N T A S CONVÊNIO N.º: NOME DA ENTIDADE: CNPJ: ( M ) :  DATA___/___/____  ______________________________________  TESOUREIRO PRESIDENTE CONTABILISTA  CPF Nº CPF Nº CRC Nº RECEITASVALOR (R$)DESPESASVALOR (R$) 1- RECURSOS RECEBIDOS RECURSOS APLICADOS 2- RECURSOS PRÓPRIOS 1- Material de Consumo 3- APLICAÇÕES FINANCEIRAS 2- Serviços de Terceiros Pessoa Física 3- Serviços de Terceiros Pessoa Jurídica 4- Equipamentos e Material Permanente 5- Despesas Financeiras 6- Saldo TOTAL BALANCETE FINANCEIRO 15

21 ANEXOS III PRESTAÇÃO DE CONTAS CONVÊNIO Nº: NOME DA ENTIDADE: CNPJ (MF): DATA___/___/____ ______________________________________ TESOUREIRO PRESIDENTE CONTABILISTA CPF Nº CPF Nº CRC Nº ItemEspecificaçãoQuant Equip. e Material Permanente Obras e Instalações Valor Unitário Valor Total Valor Unitário Valor Total TOTAL RELAÇÃO DE BENS 16

22 ANEXOS IV DATA___/___/____ ______________________________________ TESOUREIRO PRESIDENTE CONTABILISTA CPF Nº CPF Nº CRC Nº CONCILIAÇÃO BANCÁRIA Conta corrente:_________________ Banco:______________ Agência:_________________ DISCRIMINAÇÃOVALORES R$ TOTAIS R$ 1. SALDO CONSTANTE DO EXTRATO BANCÁRIO EM ____/____/____ MAIS (+) 2. VALORES NÃO CREDITADOS PELO BANCO:________________________________________________________ 3. VALORES DEBITADOS PELO BANCO E NÃO REGISTRADOS PELA TESOURARIA:________________________________________________________ MENOS (-) 4. CHEQUES EMITIDOS PELA TESOURARIA QUE AINDA NÃO FORAM DESCONTADOS NO BANCO (EM TRÂNSITO):________________________________________________________ 5. VALORES CREDITADOS PELO BANCO E NÃO REGISTRADOS PELA TESOURARIA:________________________________________________________ 6. SALDO CONSTANTE DOS CONTROLES DA TESOURARIA EM ____/____/______ 17


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