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MAP_AS-IS n o 1 / 66 IDENTIFICAÇÃO, MODELAGEM E ANÁLISE DE PROCESSOS LUÍS GONZAGA TRABASSO Professor Associado Divisão de Engenharia Mecânica.

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1 MAP_AS-IS n o 1 / 66 IDENTIFICAÇÃO, MODELAGEM E ANÁLISE DE PROCESSOS LUÍS GONZAGA TRABASSO Professor Associado Divisão de Engenharia Mecânica

2 MAP_AS-IS n o 2 / 66 BASE PARA MELHORIA CONTÍNUA PREPARAÇÃO DO PROJETO AS IS TO BE TO DO MODELAR PARA MELHORAR O DESEMPENHO DOS PROCESSOS

3 MAP_AS-IS n o 3 / 66 OBJETIVO DA MELHORIA DO PROCESSO   Reduzir a variação do processo (confiabilidade);   Remover/simplificar as atividades que não agregam valor;   Aumentar a satisfação do cliente. FAZER MAIS BARATO, MELHOR E MAIS RÁPIDO. PREPARAÇÃO DO PROJETO AS IS TO BE TO DO

4 MAP_AS-IS n o 4 / 66 BASE PARA MELHORIA CONTÍNUA PREPARAÇÃO DO PROJETO AS IS TO BE TO DO MODELAR PARA MELHORAR O DESEMPENHO DOS PROCESSOS

5 MAP_AS-IS n o 5 / 66 PREPARAÇÃO DO PROJETO Atividades: 1. Identificar os objetivos estratégicos e metas da organização. 2. Identificar os processos chave (desdobramento dos macro- processos em processos); 3. Identificar as áreas envolvidas por processo (cliente, fornecedor e executante); 4. Identificar indicadores de desempenho; 5. Identificar o time de processo (responsável pela modelagem); 6. Priorizar o processo (Baixa, Média, Alta). Preparação do Projeto AS IS TO BE TO DO

6 MAP_AS-IS n o 6 / 66 Estratégia Perspectiva Financeira Quais objetivos devemos atingir para satisfazer os nossos acionistas? Perspectiva dos Clientes Que valores devemos oferecer para atingir nossos objetivos financeiros? Perspectiva Interna Para gerar os valores, em quais processos devemos ser excelentes? Perspectiva do Aprendizado Como devemos aprender e inovar para atingir sempre nossas metas? OBJETIVOS ESTRATÉGICOS BSC

7 MAP_AS-IS n o 7 / 66 Obj3Obj1Obj2Obj4Obj5Obj7Obj6Obj9Obj8 MAPA DE OBJETIVOS ESTRUTURADOS

8 MAP_AS-IS n o 8 / 66 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Financeira1 – Aumentar o número linhas de crédito financiadas Mercado2 – Aumentar a satisfação dos clientes 3 – Aumentar a fidelidade dos clientes Processos4 – Reduzir o tempo de resposta ao cliente (lead time) 5 – Aumentar a flexibilidade de contratos Aprendizagem6 – Aumentar a satisfação dos empregados 7 – Aumentar a capacitação dos empregados META R$ X 95%95% 10%20% 10%10% OBJETIVOS ESTRATÉGICOS QUAIS SÃO OS PROCESSOS ASSOCIADOS COM OS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS?

9 MAP_AS-IS n o 9 / 66 ESTRUTURAÇÃO DOS PROCESSOS Cadeias de Valor P 1P 2 P 3P 4 Cadeia V. 1 Processos Sub-Processo 1 Sub-Processo 2 Sub-Processo 3 Sub-processos Fluxo do Sub-processo 1 Fluxo do Sub-Processo 2 Fluxo do Sub-Processo 3

10 MAP_AS-IS n o 10 / 66 Reduzir o tempo de resposta ao cliente Aumentar a flexibilidade de contrato Planejar vendas Desenvol- ver vendas Analisar créditos Recusar Montar contratos Efetivar contratos DESEMPENHO ATUAL DOS PROCESSOS Os processos no estado atual são capazes de alcançar os objetivos estratégicos da organização ?

11 MAP_AS-IS n o 11 / 66 SITUAÇÃO IDENTIFICADAESTRATÉGIA A SER UTILIZADA Prioridade alta O desempenho atual do processo está muito abaixo das metas estabelecidas. Deve ser analisado sob o ponto de vista de transformação. Necessita de uma estratégia muito cuidadosa de análise e implementação. Prioridade média O desempenho atual do processo está próximo das metas. Deve ser analisado sob o ponto de vista de melhoria. Prioridade baixa O desempenho atual do processo está de acordo ou além das metas. O processo deve ser padronizado e multiplicado em todos os segmentos. Não deve ter foco de redesenho. MATRIZ DE PRIORIDADES A partir do relacionamento entre metas, estratégias e desempenho dos processos atuais, esses serão priorizados:

12 MAP_AS-IS n o 12 / 66 BASE PARA MELHORIA CONTÍNUA PREPARAÇÃO DO PROJETO AS IS TO BE TO DO MODELAR PARA MELHORAR O DESEMPENHO DOS PROCESSOS

13 MAP_AS-IS n o 13 / 66 MODELAGEM AS-IS Atividades: 1. Modelagem do processo atual; 2. Análise e diagnóstico do processo. Preparação do Projeto AS IS TO BE TO DO

14 MAP_AS-IS n o 14 / 66 EM QUAIS PROCESSOS? Nos processos de prioridade alta e média MODELAGEM AS-IS

15 MAP_AS-IS n o 15 / 66 Atividades para modelar e diagnosticar o processo 1. Identificar as áreas envolvidas (feito na etapa anterior); 2. Fazer identificação macro do processo (entradas, saídas, descrição, objetivo e indicadores) “Definindo o Processo.”; 3. Construir o fluxo do processo; 4. Identificar os pontos de alerta (deficiências) do processo; 5. Validar com o time e as demais pessoas envolvidas (envolver clientes e fornecedores e outros executantes). MODELAGEM AS-IS

16 MAP_AS-IS n o 16 / Modelar o processo Qual a abordagem a ser utilizada (nível de detalhe) ? GRAU DA MODELAGEMABORDAGEM ADOTADA Prioridade baixa Modelagem no nível macro. Construção apenas do fluxo. Prioridade média Modelagem no nível mais detalhado. Construção dos fluxos, descrições, entradas e saídas, ferramentas e documentos das atividades. Prioridade alta Modelagem com alta grau de detalhe. Construção dos fluxos dos processos e todos os seus insumos: entradas, saídas, ferramentas, documentos, métodos de trabalhos, conhecimentos, atividades e tarefas MODELAGEM AS-IS

17 MAP_AS-IS n o 17 / Modelar o processo Antes de construir o fluxo, é aconselhável identificar os principais elementos do processo (nível macro). DESCRIÇÃO MACRO DO PROCESSO Saídas entradas (requisitos) clientes fornecedores Descrição Objetivo, indicadores de desempenho.

18 MAP_AS-IS n o 18 / Modelar o processo Qual o melhor método para o construir o fluxo do processo? NOTAÇÃO DO MODELO DO PROCESSO O fluxo deverá seguir a notação padrão (método) da empresa. Ele poderá apresentar uma indicação das atividades que serão alteradas ou precisam ser modificadas, ou seja, apresentam deficiências. Evitar utilizar ferramenta computacional de modelagem de processo nesse instante!

19 MAP_AS-IS n o 19 / Analisar e diagnosticar os processos O que deve ser analisado (verificado)? Identificar deficiências nas dimensões: Processos, Organização, Política, Sistemas de Informação etc. MODELAGEM AS-IS

20 MAP_AS-IS n o 20 / 66 Dimensões da Análise de Deficiências do Processos OrganizacionalDeficiências causadas pela estrutura organizacional Distribui ç ão de responsabilidades, ausência de pessoal capacitado, falta de liderança etc. ProcessosDeficiências causadas pela mecânica de execu ç ão Atividades desnecessárias, retrabalhos, pontos de inspeção mal posicionados etc. PolíticasDeficiências causadas pela inexistência de políticas Falta de procedimentos regulamentando responsabilidades, métodos e instru ç ões de trabalho etc. Sistemas de informa ç ão Deficiências causadas pela ineficiência e/ou inexistências de sistemas Falta de integra ç ão de base de dados, falta de sistemas de controle informatizados etc. MODELAGEM AS-IS () (deficiências)

21 MAP_AS-IS n o 21 / 66 Analisar as deficiências - Diagrama de Causa e Efeito. - Histogramas, Pareto, Tendências. MODELAGEM AS-IS

22 MAP_AS-IS n o 22 / 66 Priorização dos problemas. - Gravidade (prejuízo). - Urgência (possível de ser realizado). - Tendência (evolução se não agir). Classificação - A: Alta. (10,9,8) - M: Média. (7,6,5,4) - B: Baixa. (3,2,1 - B: Baixa. (3,2,1) Lista de problemas GravidadeUrgênciaTendência Prob. 1 Prob. 2 Prob. 3 Prioritários AAA AAA (ou o maior produto) MODELAGEM AS-IS

23 MAP_AS-IS n o 23 / 66 Produtos:   Fluxograma do processo;   Matriz de pontos de alerta. Matriz de pontos de Alerta Processo: CLASSE Ponto de Alerta Poss í veis Causas Sugestão Organizacional Processos Pol í ticas Sistemas de informa ç ão MODELAGEM AS-IS (fechamento)

24 MAP_AS-IS n o 24 / 66 Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fluxo ok ? Fim Fluxo validado Fluxo não validado Identificar o processo da cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas, etc) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está padronizado O fluxo está padronizado Fluxo não padronizado Fluxo padroniza do Início Definir o processo: descrição, objetivo, entradas, saídas etc. Construir o fluxo do processo Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback MODELAGEM AS-IS

25 MAP_AS-IS n o 25 / 66 MATRIZ DE PONTOS DE ALERTA

26 MAP_AS-IS n o 26 / 66 BASE PARA MELHORIA CONTÍNUA PREPARAÇÃO DO PROJETO AS IS TO BE TO DO MODELAR PARA MELHORAR O DESEMPENHO DOS PROCESSOS

27 MAP_AS-IS n o 27 / 66 Fazer a modelagem AS IS do processo escolhido por sua DR. 1.Construir o fluxo do processo (já feito); 2.Construir a matriz de pontos de alerta. EEXXOOEERR CC ÍÍ IICC

28 MAP_AS-IS n o 28 / 66 MODELAGEM TO-BE Atividades:   Modelar novo fluxo do processo;   Planejar as melhorias do processo;   Definir responsabilidades e perfis requeridos para a execução das atividades de melhoria. Preparação do Projeto AS IS TO BE TO DO

29 MAP_AS-IS n o 29 / 66 MODELAGEM TO-BE Atividades:   Modelar novo fluxo do processo;  Aplicar técnicas de melhoria dos processos para solucionar as deficiências;  Validar o novo processo com pessoas chave;  Detalhar as principais atividades. Preparação do Projeto AS IS TO BE TO DO

30 MAP_AS-IS n o 30 / 66 1.Eliminar atividades que não agregam valor; 2.Desenvolver e aplicar padrões/procedimentos; 3.Posicionar melhor os pontos de inspeção; 4.Identificar os requisitos para as entradas do processo; 5.Analisar o tempo de ciclo; 6.Definir atividades paralelas; 7.Automatizar etapas do processo; 8.Realizar benchmarking. TÉCNICAS PARA MELHORIA DE PROCESSOS

31 MAP_AS-IS n o 31 / 66 ELIMINAR ATIVIDADES QUE NÃO AGREGAM VALOR Converse com os clientes: Quais são os desejos, necessidades e expectativas dos clientes? O que é mais importante e menos importante para eles? SaídaClientesRequisitos Fluxo do processo definido e validado. Áreas executantes Time de redesenho 1 – Processo de fácil entendimento. 2 – O fluxo precisa apresentar as atividades com o verbo no infinitivo e ter, pelo menos, um indicador de desempenho. 3 – O processo precisa iniciar e finalizar dentro de uma Cadeia de Valor Requisitos documentados

32 MAP_AS-IS n o 32 / 66 Verifique as atividades. Essa atividade acrescenta valor para o cliente? Se for eliminada, qual será o impacto para o cliente? Atividade candidata a ser eliminada ELIMINAR ATIVIDADES QUE NÃO AGREGAM VALOR

33 MAP_AS-IS n o 33 / 66 Pode ser eliminada se outra atividade for executada de forma diferente ou corretamente? Minimizar, Simplificar, Integrar, Automatizar Existe tecnologia para eliminar essa atividade? Pode ser eliminada sem afetar diretamente o produto ou serviço fornecido para o cliente? É atividade de apoio necessária? É requerida pelo cliente externo e agrega valor para ele? MANTER! ELIMINAR! Sim Não Sim Não Sim Não ELIMINAR ATIVIDADES QUE NÃO AGREGAM VALOR Atividade K

34 MAP_AS-IS n o 34 / 66 DESENVOLVER E APLICAR PADRÕES 1.Desenvolver padrões para os pontos de inspeção. Os pontos de inspeção têm como objetivo assegurar a qualidade do processo para garantir os requisitos dos clientes. Eles devem ser específicos, objetivos e mensuráveis.TemQualidade? 2.Desenvolver padrões para atividades chave. Identifique o tipo de padrão (checklist de etapas, checklist de requisitos, modelos, procedimento com as regras)

35 MAP_AS-IS n o 35 / 66 Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fluxo ok ? Fim Fluxo validado Fluxo não validado Identificar o processo da Cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas etc.) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está padronizado O fluxo está padronizado Fluxo não padroniza do Fluxo padroniza do Início DESENVOLVER E APLICAR PADRÕES Problema da atividade 1 – Fluxo mal construido, fora do padrão da empresa e com erros graves de modelagem (confusão com entradas x meio/formato). Causa: Falta de capacitação em modelagem de processos.

36 MAP_AS-IS n o 36 / 66 EXEMPLO - CHECKLIST Fim Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está padronizado O fluxo está padronizado Fluxo não padroniza do Fluxo padroniza do.... Checklist de padronização do fluxo  Os objetos do fluxo estão corretamente utilizados e posicionados?  Os títulos das atividades iniciam com o verbo no infinitivo?  O padrão de cores está correto?  Todos os atributos do processo foram preenchidos (descrição, objetivo, entradas, saídas, requisitos, indicadores)?

37 MAP_AS-IS n o 37 / 66 LOCALIZAR MELHOR OS PONTOS DE INSPEÇÃO 1.Identifique onde os erros acontecem e proponha novos pontos de inspeção. Os pontos de inspeção devem estar localizados o mais próximo possível das atividades onde os erros geralmente ocorrem. 2.Coloque os padrões. Para cada ponto de inspeção identifique os padrões necessários. Utilize o que já existe.

38 MAP_AS-IS n o 38 / 66 Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fluxo ok ? Fim Fluxo validado Fluxo não validado Identificar o processo da Cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas etc.) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está padronizado O fluxo está padronizado Fluxo não padroniza do Fluxo padroniza do Início Problema da atividade 1 – Fluxo mal construído, fora do padrão da empresa e com erros graves de modelagem (confusão com entradas x meio/formato). Causa: Falta de capacitação em modelagem de processos. LOCALIZAR MELHOR OS PONTOS DE INSPEÇÃO

39 MAP_AS-IS n o 39 / 66 LOCALIZAR MELHOR OS PONTOS DE INSPEÇÃO Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fluxo ok? Fim Fluxo validado Fluxo não validado Identificar o processo da Cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas etc.) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está padronizado O fluxo está padronizado Fluxo não padronizado Fluxo padronizado Início O time é capaz? O time é capaz? Realizar treinamento em modelagem de processos O time não está capacitado O time está capacitado O time é capaz? O time é capaz? Realizar treinamento em modelagem de processos O time não está capacitado O time está capacitado

40 MAP_AS-IS n o 40 / 66 Os pontos de inspeção custam caro para o processo. To Be É importante na modelagem To Be eliminar a possibilidade do erro acontecer, logo poderá ser evitado a necessidade do ponto de inspeção e assim diminuir o custo do processo. LOCALIZAR MELHOR OS PONTOS DE INSPEÇÃO Fim Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está padronizado O fluxo está padronizado Fluxo não padronizado Fluxo padronizado.... Checklist de padronização do fluxo  Os objetos do fluxo estão corretamente utilizados e posicionados?  Os títulos das atividades iniciam com o verbo no infinitivo?  O padrão de cores está correto?  Todos os atributos do processo foram preenchidos (descrição, objetivo, entradas, saídas, requisitos, indicadores)? ...

41 MAP_AS-IS n o 41 / 66 1.Eliminar atividades que não agregam valor; 2.Desenvolver e aplicar padrões/procedimentos; 3.Posicionar melhor os pontos de inspeção; 4.Identificar os requisitos para as entradas do processo; 5.Analisar o tempo de ciclo; 6.Definir atividades paralelas; 7.Automatizar etapas do processo; 8.Realizar benchmarking. TÉCNICAS PARA MELHORIA DE PROCESSOS

42 MAP_AS-IS n o 42 / 66 IDENTIFICAR OS REQUISITOS PARA CADA ENTRADA A qualidade do processo está diretamente relacionada com a qualidade das entradas, das informações necessárias para a execução do processo. Para cada entrada do processo, identifique os requisitos necessários e valide com os processos de interface. EntradasFornecedoresRequisitos Cadeias de Valor Dono da Cadeia de Valor (Avaliar os processos atuais em relação aos objetivos estratégicos da organização.) - Ter uma solicitação do dono da Cadeia de valor. - O processo a ser modelado deve pertencer à Cadeia de Valor em análise. Requisitosdocumentados

43 MAP_AS-IS n o 43 / 66 ANALISAR O TEMPO DE CICLO DO PROCESSOS Tempo de ciclo x tempo de processamento Atividade: Emitir memorando da gerência

44 MAP_AS-IS n o 44 / 66 RECOMENDAÇÕES PARA A ANÁLISE DO TEMPO DE CICLO Listar todas as atividades e definir como serão as medições dos tempos de execução e de espera; Realizar cinco medições. Devem ser mantidos constantes alguns parâmetros para reduzir o número de possíveis desvios nos tempos medidos: mesmo funcionário, temperatura, horário etc. Calcular os tempos totais. Definir o tempo de processamento e ciclo total do processo. Em seguida, devem ser avaliados os gargalos (atividades em que o tempo de espera é muito longo). Avalie em conjunto com as deficiências identificadas para propor soluções.

45 MAP_AS-IS n o 45 / 66 GARGALO DO PROCESSO Problema – Ausência de pessoas nas reuniões de trabalho; Causa: Dificuldade de compatibilizar a agenda de todos. Solução: Definir um horário comum a todos e escolher uma sala de trabalho definitiva. Reservar a sala durante todo o mês. EXEMPLO DE GARGALO

46 MAP_AS-IS n o 46 / 66 Área X Área Y EXECUTAR PROCESSOS / ATIVIDADES EM PARALELO Recursos disponíveis. Pelo menos uma pessoa (equipe) ou um equipamento (empresa) que seja capaz de executar etapas do processo simultaneamente. As atividades nos processos paralelos não podem ser dependentes. Deve ser feita a análise de custo/benefício. inícioinício FimFim

47 MAP_AS-IS n o 47 / 66 Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fim Identificar o processo da Cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas etc.) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está Validado e padronizado O fluxo está Validado e padronizado Fluxo não está padronizado Fluxo está padronizado e validado Início O time é capaz? O time é capaz? Realizar treinamento em modelagem de processos O time não está capacitado O time está capacitado O processo não está bem caracterizado EXECUTAR PROCESSOS / ATIVIDADES EM PARALELO

48 MAP_AS-IS n o 48 / 66 AUTOMATIZAR ETAPAS DOS PROCESSO A mecânica do processo deve apresentar atividades ou tarefas em que a participação do ser humano pode ser substituída por uma máquina. O que causa tédio (repetitivo, operacional, mecânico); Entrada de dados; Transferência de dados; Insalubre, perigoso.

49 MAP_AS-IS n o 49 / 66 1.Eliminar atividades que não agregam valor; 2.Desenvolver e aplicar padrões/procedimentos; 3.Posicionar melhor os pontos de inspeção; 4.Identificar os requisitos para as entradas do processo; 5.Analisar o tempo de ciclo; 6.Definir atividades paralelas; 7.Automatizar etapas do processo; 8.Realizar benchmarking. TÉCNICAS PARA MELHORIA DE PROCESSOS

50 MAP_AS-IS n o 50 / 66 CRITÉRIOS PARA ESCOLHA DA EMPRESA/INSTITUIÇÃO 1 Mesmo segmento de atuação (produto e mercado idênticos) Mesmo grupo, concorrentes, não são concorrentes e atuam em regiões diferentes. 2 Mercado e produto semelhantes Empresas de geração e distribuição de energia com as empresas de saneamento básicos (Utilidades). Empresas de biscoitos com as empresas de massas. 3 Mercados e produtos distintos, porém processos semelhantes Bancos com empresas de TV a cabo ou Telecomunicações (Atendimento a Clientes). 4 Mercado, produto e processos distintos, porém políticas semelhantes Participação nos resultados, remuneração variável etc. REALIZAR BENCHMARKING

51 MAP_AS-IS n o 51 / 66 ESTRATÉGIAS DE COMPARAÇÃO Comparação ampla e rasa Em alguns casos, é necessário um entendimento completo do processo da empresa a ser comparada, por exemplo. Posteriormente, análises pontuais são realizadas. Comparação estreita e profunda A comparação é pontual. As perguntas são elaboradas e dirigidas para um foco específico da empresa a ser comparada. Exemplo, a forma de priorizar as chamadas do atendimento a cliente. REALIZAR BENCHMARKING

52 MAP_AS-IS n o 52 / 66 MODELAGEM TO-BE Atividades:   Modelar novo fluxo do processo;   Planejar as melhorias do processo;   Definir responsabilidades e perfis requeridos para a execução das atividades de melhoria. Preparação do Projeto AS IS TO BE TO DO

53 MAP_AS-IS n o 53 / 66 Garantia da satisfação dos clientes; Avaliação do custo da implementação (análise de retorno); Alinhamento com os objetivos estratégicos; O tempo de implementação e o momento; Impacto para a organização; Todas as melhorias resolvem os problemas identificados? RECOMENDAÇÕES PARA PLANEJAR AS MELHORIAS Problema Técnicas de melhoria Solução selecionada

54 MAP_AS-IS n o 54 / 66 PREPARAÇÃO DO PLANO DE MELHORIAS DISTRIBUIÇÃO DAS MELHORIAS (NÃO SOMENTE DAS DEFICIÊNCIAS) NO TEMPO Resolução imediata -Baixo esforço da organização. -Alto valor agregado. (concentram nas dimensões: política e organização). Ex. Colocalizar pessoas, criar células de trabalho. Resolução não imediata - Grande esforço da organização. - Alto investimento. (concentram-se nas dimensões: sistemas de informação). Ex. análise de melhores práticas, automatização de atividades, implementação de sistemas PLM. Deve-se também analisar as deficiências sob o ponto de vista da oportunidade de resolução no tempo

55 MAP_AS-IS n o 55 / 66 Plano de melhorias Plano das melhorias

56 MAP_AS-IS n o 56 / 66 MODELAGEM TO-BE Atividades:   Modelar novo fluxo do processo;  Aplicar técnicas de melhoria dos processos para solucionar as deficiências;  Validar o novo processo com pessoas chave;  Detalhar as principais atividades.   Planejar as melhorias do processo;   Definir responsabilidades e perfis requeridos para a execução das atividades de melhoria. Preparação do Projeto AS IS TO BE TO DO

57 MAP_AS-IS n o 57 / 66 PRODUTOS DA MODELAGEM TO-BE Produtos:  Novo fluxograma do processo validado pelo time e pessoas chave;  Plano de melhorias detalhado e validado pelas pessoas chave e lideranças.  Possível especificação de novos sistemas de TI. O time deverá realizar uma apresentação de fechamento da fase

58 MAP_AS-IS n o 58 / 66 Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fluxo ok ? Fim Fluxo validado Fluxo não validado Identificar o processo da cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas, etc) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está padronizado O fluxo está padronizado Fluxo não padronizado Fluxo padroniza do Início Definir o processo: descrição, objetivo, entradas, saídas etc. Construir o fluxo do processo Estruturar o fluxo na base de dados de processos (rede windows) Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback EXEMPLO PROCESSO AS-IS

59 MAP_AS-IS n o 59 / 66 Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fim Identificar o processo da Cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas etc.) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está Validado e padronizado O fluxo está Validado e padronizado Fluxo não está padronizado Fluxo está padronizado e validado Início O time é capaz? O time é capaz? Realizar treinamento em modelagem de processos O time não está capacitado O time está capacitado O processo não está bem caracterizado EXEMPLO – PROCESSO TO BE

60 MAP_AS-IS n o 60 / 66 Fazer a modelagem TO BE do processo escolhido por sua DR. 1.Modelar novo fluxo do processo – EPC na notação EPC usando o aplicativo ARISExpress ; 2.Planejar as melhorias do processo; 3.Definir responsabilidades e perfis requeridos para a execução das atividades de melhoria. EEXXOOEERR CC ÍÍ IICC

61 MAP_AS-IS n o 61 / 66 BASE PARA MELHORIA CONTÍNUA PREPARAÇÃO DO PROJETO AS IS TO BE TO DO MODELAR PARA MELHORAR O DESEMPENHO DOS PROCESSOS

62 MAP_AS-IS n o 62 / 66 MODELAGEM TO-DO 1. Implantar o processo (realizar um piloto) Apresentar o processo para todos aqueles que executarão as atividades (o dono do processo) workshop! 2. Estabelecer metas para os indicadores de desempenho e monitorá-los; 3. Implantar as melhorias no processo (modificar se for necessário). 4. Monitorar o processo como um todo; 5. Realizar ajustes. Atividades:

63 MAP_AS-IS n o 63 / 66 ESTABELECER METAS PARA OS INDICADORES PROCESSO PROCESSO Indicador de DesempenhoMeta 1 - Número de correções x Número de processos modelados. 5/10 – 3 meses 2/10 – 5 meses 2 - Número de rejeições dos processos modelados x Número de processos divulgados. 4/10 – 5 meses 2/10 – 8 meses 3 - Tempo de execução x Templo planejado. Variação de 25% - 5 meses 20% - 7 meses

64 MAP_AS-IS n o 64 / 66 Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fim Identificar o processo da Cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas, etc.) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está Validado e padronizado O fluxo está Validado e padronizado Fluxo não está padronizado Fluxo está padronizado e validado Início O time é capaz? O time é capaz? Realizar treinamento em modelagem de processos O time não está capacitado O time está capacitado O processo não está bem caracterizado MELHORIA – PROCESSO TO BE Solução 1 Checklist de padronização do fluxo  Os objetos do fluxo estão corretamente utilizados e posicionados?  Os títulos das atividades iniciam com o verbo no infinitivo?  O padrão de cores está correto?  Todos os atributos do processo foram preenchidos (descrição, objetivo, entradas, saídas, requisitos, indicadores.

65 MAP_AS-IS n o 65 / 66 Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fim Identificar o processo da Cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas, etc.) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está Validado e padronizado O fluxo está Validado e padronizado Fluxo não está padronizado Fluxo está padronizado e validado Início O time é capaz? O time é capaz? Realizar treinamento em modelagem de processos O time não está capacitado O time está capacitado O processo não está bem caracterizado Solução 2 Nova atividade Realizar Treinamento em Modelagem de processos Checklist de inspeção  Todos conhecem o procedimento XXX – Regras (ferramentas, técnicas, notação) de Modelagem de processos?  Caso sim, o time já se envolveu em modelagem de processo anteriormente? As metas para os indicadores de modelagem foram atingidas? MELHORIA – PROCESSO TO BE

66 MAP_AS-IS n o 66 / 66 Definir as pessoas envolvidas e escopo da modelagem Fim Identificar o processo da Cadeia de valor a ser modelado. Definir o processo (descrição, objetivo, entradas, saídas, etc.) Construir o fluxo do processo Validar o fluxo com as pessoas chaves Estruturar o fluxo na base de dados de processos Divulgar o processo para todos os executantes e coletar feedback O fluxo está Validado e padronizado O fluxo está Validado e padronizado Fluxo não está padronizado Fluxo está padronizado e validado Início O time é capaz? O time é capaz? Realizar treinamento em modelagem de processos O time não está capacitado O time está capacitado O processo não está bem caracterizado Solução 3 Atividades em paralelo e um único ponto de inspeção MELHORIA – PROCESSO TO BE

67 MAP_AS-IS n o 67 / 66 MODELAGEM TO-DO 1. Implantar o processo (realizar um piloto) Apresentar o processo para todos aqueles que executarão as atividades (o dono do processo) workshop! 2. Estabelecer metas para os indicadores de desempenho e monitorá-los; 3. Implantar as melhorias no processo (modificar se for necessário). 4. Monitorar o processo como um todo; 5. Realizar ajustes. Atividades:

68 MAP_AS-IS n o 68 / 66 Realizar ajustes Em qualquer instante do monitoramento do processo, etapas/atividades das fases anteriores poderão ser revistas. Se as metas foram alcançadas, o processo deverá ser detalhado e multiplicado (principalmente se ele foi um piloto) para todas as áreas. Condições para não atendimento das metas: 1 – O processo não consegue (conseguirá) alcançar as metas estabelecidas. 2 – Surgimento de novas restrições para o processo. MODELAGEM TO-DO (MONITORAMENTO)


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