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Gestão de Compras para Instituições Sociais GOS - AESE 2014 Lisboa, 5 de MaioPorto, 6 de Maio.

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1 Gestão de Compras para Instituições Sociais GOS - AESE 2014 Lisboa, 5 de MaioPorto, 6 de Maio

2 Programa 17:00 Boas vindas. Apresentação do tema e dos participantes 17:10 Não é milagre reduzir custos e aumentar qualidade 17:40 Teatro HotelShop – A Abastecedora Ideal 18:00Intervalo 18:15 Os 40 ladrões nas Compras 18:45 Teatro HotelShop – O Lar dos Bons Amigos

3 Os 5 milagres da redução de custos

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5 1º milagre: Compreender que o maior inimigo da redução de custos é a inércia

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8 “Não há matéria mais delicada nem iniciativa mais perigosa que promover a mudança. Porque aquele que quiser mudar terá por inimigos implacáveis todos aqueles que beneficiavam da ordem antiga e terá um apoio não muito entusiasta daqueles que podem sair beneficiados.” Nicolau Maquiavel

9 “Mesmo sem prospecção de mercado, mesmo sem análise de produtos e preços e mesmo sem avaliação comparativa de fornecedores, é possível comprar “mais do mesmo” ao “fornecedor do costume”. Essa é a grande vantagem da inércia. Uma grande vantagem: É que não dá trabalho.” Miguel Paredes Alves

10 Prof. Harry Harlow Universidade de Wisconsin

11 2º milagre: Compreender que combater a inércia compensa (mas dá trabalho…)

12 O melhor incentivo contra a inércia:

13 Amplitude média do custo de um mesmo produto alimentar em função do know-how, investimento em tempo e poder negocial de quem compra

14 3º milagre Compreender o que é que compramos Nós não compramos “produtos” Nós compramos: ingredientes  forma (preparação e embalamento)  tempo  lugar  serviços

15 4º milagre Compreender o processo de compra

16 1.Selecionar produto Para que serve o produto? Pode ser substituído por outro com melhor rentabilidade? Pode incorporar menos/mais mão-de-obra? Prazo de validade adequado à nossa capacidade de armazenamento? Pode ser negociado individualmente, ou em cabaz?

17 2.Verificar conformidade do produto com a especificação Conformidade “no papel” Peso Aspecto/estado de conservação Temperatura Embalamento …é importante vistoriar armazém e camiões do fornecedor…a segurança é sua responsabilidade

18 3.Avaliar Fornecedor e Condições de Entrega Antecedência da encomenda/ Prazo de entrega Horário de entrega Frequência de entregas Exigência de encomendas mínimas Capacidade do fornecedor responder a imprevistos, e rapidez Referências e Certificações do Fornecedor

19 4.Comparar custo Prazos de pagamento Preço, e a sua consistência

20 Para fazer tudo isto bem feito, precisa do

21 5º milagre Ter (ou obter) Capacidade Negocial

22 Tempo Capacidade Negocial

23 Tempo Know-how Capacidade Negocial

24 Tempo Know-how Poder negocial Capacidade Negocial

25 HotelShop ajuda-o(a) no 5º milagre (obter know-how, tempo e poder negocial) Ajuda a conhecer o mercado Faz a contratação com múltiplos fornecedores (Centrais centralizam contratação) Reduz custos administrativos com muitos pagamentos (Centrais centralizam pagamentos) Proporciona preços mais baixos, beneficiando da capacidade negocial da central de compras

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27 A Abastecedora Ideal Teatro HotelShop

28 ABASTECEDORA IDEAL “ ONDE O CLIENTE NUNCA FICA MAL”

29 Abastecedora Ideal 30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado 36 Kg Maçã Starking 60/65 24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado 15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado 36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura 4,39€ 0,65€ 2,29€ 6,99€ 3,80€

30 DISTRIBUIDORA ALIANÇA “QUANTO MENOR O NOSSO CUSTO MAIOR A SUA POUPANÇA”

31 Distribuidora Aliança 30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado 36 Kg Maçã Starking 60/65 24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado 15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado 36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura 3,64€ 0,45€ 1,90€ 6,40€ 3,00€

32 Comparação ABASTECEDORA IDEAL 18 Armazéns, em todo o país 200 Viaturas Transporte de mercadorias 100 Vendedores Call Center c/atendimento 24 h/dia 20 Operadoras no Call Center constantes Prazo Entrega – 2 Horas/pedido c/entregas 24Horas /dia Visita diária dos vendedores aos clientes Armazéns/Viaturas Lavados 3 vezes ao dia com água desmineralizada DISTRIBUIDORA ALIANÇA 2 Armazéns Porto e Lisboa 15 Viaturas Transporte Mercadorias 4 Vendedores Encomendas feitas por telefone/ /Fax Entregas por Rota no máximo 2 vezes por semana com janela de horas definidas Visita dos vendedores 1 vez por mês aos clientes Armazéns/Viaturas lavados 1 vez ao dia

33 Abastecedora Ideal Distribuidora Aliança 30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado 36 Kg Maçã Starking 60/65 24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado 15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado 36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura 4,39€ 3,64€ 0,65€0,45€ 2,29€1,90€ 6,40€6,99€ 3,80€3,00€ TOTAL DA ENCOMENDA 451,71€375€ POUPANÇA / ANO 17% POUPANÇA 76,71€ 3.988,92€

34 A Abastecedora Ideal Teatro HotelShop (Porto) Cast ALUNA………………………………………………Inês de Castro (Infantário da Esperança) MIGUEL PAREDES ALVES………………..….Vasco da Gama(Infantário da Esperança) LUÍS VIEIRA DA SILVA………..…………..Fernão de Magalhães(Abastecedora Ideal) JOÃO ALVES………………………………….…..Bartolomeu Dias (Distribuidora Aliança)

35 Intervalo

36 Os 40 ladrões nas compras João Alves

37  Relação qualidade/preço  Os 40 ladrões

38 Factores determinantes  Conhecimento dos produtos  Eficácia dos produtos  Necessidade  Racionalidade (compra programada) Optimização da relação Qualidade/Preço

39 Os 40 ladrões

40 na Compra na Receção de Mercadorias no Armazenamento no Aviamento às secções na Pré-Preparação na Produção no Serviço

41 Compra 1.Comprar demasiada quantidade 2.Comprar quantidade insuficiente 3.Comprar tarde ou cedo demais 4.Comprar sem especificações - qualidade, peso, tipo 5.Não ter uma politica de compras com pesquisa de mercado 6.Não ter um orçamento para compras 7.Sem controle de faturas e preços 8.Corrupção

42 Receção de Mercadorias 9.Roubo por quem recebe as mercadorias 10.Falta de registo de entradas 11.Inexistência de sistema de créditos para bens não recebidos, estragados ou de baixa qualidade 12.Falta de pesagem e controle da mercadoria à entrada 13.Produtos perecíveis deixados fora de armazém

43 Armazenamento 14.Mercadorias mal acondicionadas/embaladas 15.Armazenamento à temperatura ou humidade impróprias 16.Falta de inspeção diária dos produtos armazenados 17.Má higienização do economato e dos equipamentos de frio 18.Preços da fatura não controlados 19.Falta de inventário (periódico ou permanente) 20.Falta de atribuição de responsabilidade pela receção/controle de mercadorias

44 21.Falta de registo e controle das saídas do economato 22.Autorizar entrada de estranhos no economato sem a presença do responsável Aviamento às valências

45 Pré-Preparação 23.Falta de ementas mensais com cálculo de refeições a servir por cada prato 24.Não utilização de fichas técnicas de prato (receitas pré-aprovadas, pesadas e calculadas) 25.Excesso de corte de legumes e carne 26.Falta de controle do rendimento de cada peça (% da peça que é aproveitada) 27.Escolha indevida de produtos com/sem mão de obra incorporada

46 Produção 28.Produção em excesso (desperdício) 29.Métodos de confeção errados 30.Cozinhar a temperaturas erradas e/ou demasiado tempo 31.Má programação de alimentos a confecionar (demasiado cedo ou demasiado tarde)

47 Serviço 32.Mau doseamento de pratos (não cumprimento das capitações) 33.Utensílios para servir (empratar) de dimensões diferentes 34.Falta de aproveitamento de sobras depois do serviço 35.Falta de verificação das doses servidas 36.Desleixo

48 37.Falta de verificação do nº de dietas/pratos normais servidos 38.Falta de comparação entre os custos orçamentados, os reais e apuramento das discrepâncias 39.Falta de separação entre custos de alimentação dos utentes e do pessoal 40.Caixote do lixo

49 Em resumo: NA GESTÃO DE COMPRAS É FUNDAMENTAL: Estar atento ao Ali Babá e aos 40 ladrões Saber escolher e avaliar produtos Seleccionar os melhores parceiros Fazer bem as contas e não ir só atrás do preço

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51 LAR DOS BONS AMIGOS

52 Teatro HotelShop O LAR DOS BONS AMIGOS Francisco Esperto Tangas e Irmão, Lda Eugénio Verde Hotel dos Bons Amigos

53 O Lar dos Bons Amigos Teatro HotelShop (Porto) Cast LUIS VIEIRA DA SILVA………………….……….Eugénio Verde (Hotel dos Bons Amigos) MIGUEL PAREDES ALVES………………….………..Francisco Esperto (Tangas & Irmão)

54 WEBSITE: WEBSITE:

55 FACEBOOK: hotelshop FACEBOOK: hotelshop

56 CONTACTOS Margarida Sousa Guedes (Lisboa) Luís Vieira da Silva (Porto) CONTACTOS Margarida Sousa Guedes (Lisboa) Luís Vieira da Silva (Porto)


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