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Estoque - Gestão, análise e monitoramento. Reduza seus custos!

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1 Estoque - Gestão, análise e monitoramento. Reduza seus custos!
INICIO Estoque - Gestão, análise e monitoramento. Reduza seus custos!

2 Objetivos do Treinamento
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Objetivos do Treinamento O objetivo desse treinamento é apresentar diversas funcionalidades durante a utilização do módulo Estoque, afim de programar e planejar melhor o armazenamento de materiais em sua clínica. O treinamento é voltado para os responsáveis pela gestão do almoxarifado, gestão financeira, compras e auxiliares administrativos da clínica, abrangendo temas como o cadastros do estoque, perfil, indicadores, análise de movimentação, requisição de compra e consumo e inventário. O que se espera com a implantação do X-Clinic no módulo Estoque é conseguir planejar da melhor forma a compra de seus materiais, permitindo o armazenamento em menor número, assim reduzindo custos, sem que haja a falta de algum material.

3 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Introdução O Estoque do X-Clinic tem como ideia gerir um almoxarifado, seja um único estoque ou ainda a possibilidade de existir o estoque central e seus subestoques. Afim de dispensar o uso de outras ferramentas, como um caderno, , ou outro tipo de anotação, toda a solicitação, seja de compra ou de consumo, deve ser realizada através do X-Clinic. Existe ainda a possibilidade de realizar um inventário de materiais, para que a informação apresentada em tela, seja sempre condizente com a realidade. Com o X-Clinic, é possível gerir mais de um estoque, com a possibilidade de realizar transferências entre os estoques, ou ainda impossibilitar essa transferência, no caso de estoques de empresas distintas. Possibilidade de gerenciar o custo de aquisição de materiais, e sua distribuição por centro de custos.

4 Introdução Responder as seguintes questões: Quanto comprar?
PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Introdução Responder as seguintes questões: Quanto comprar? De quem comprar? Quando comprar? Onde localizar?

5 PEDIDO DE COMPRA MANUAL
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Processo Compras: REQUISIÇÃO DE COMPRA Cria uma solicitação do material AVISO Material em ponto de pedido Envia para fornecedor COTAÇÃO Inicia a cotação de preço junto aos fornecedores Recebe e imp X-Clinic COTAÇÃO ON-LINE Gera planilha para fornecedor preencher APROVAÇÃO Analisa e aprova a melhor cotação PEDIDO DE COMPRA Gera o pedido de compra RECEBIMENTO DE PEDIDO Formaliza entrada do material Envia dados da compra Processo Simplificado PEDIDO DE COMPRA MANUAL CONTAS A PAGAR Cria registro no contas a pagar Envia dados da compra RECEBIMENTO DE PEDIDO Entrada manual de compra de material

6 REQUISIÇÃO ELETRÔNICA
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Processo Consumo: ENTREGA DO MATERIAL Usuário do almoxarifado faz a entrega PROCESSAR REQUISIÇÃO Usuário do almoxarifado analisa os pedidos REQUISIÇÃO ELETRÔNICA Usuário cria uma solicitação dos materiais que ele precisa AUTORIZAÇÃO Coordenador autoriza ou não a entrega do material ESTOQUE FISICO Usuário do almoxarifado separa o material e entrega para os usuários solicitantes Processo Simplificado CONSUMO MANUAL Usuário do almoxarifado cadastra os materiais que esta sendo entregue. FICHA DE SOLICITAÇÃO Usuário escreve em uma ficha os materiais que ele necessita. ESTOQUE FISICO Usuário do almoxarifado separa o material e entrega para os usuários solicitantes AUTORIZAÇÃO Coordenador autoriza ou não a entrega do material

7 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Unidades de Medida Cadastrar as formas de controlar a entrada e saída de cada material. A medida de entrada do material deve ser idêntica a medida de saída. Acessar: Estoque / Cadastros / Unidades de Medida

8 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Locais de Consumo Cadastrar os locais em que possam ser consumidos os materiais, como unidade ou posto de coleta. Acessar: Estoque / Cadastros / Locais de Consumo

9 Centro de Custo Cadastrar a divisão dos centros de custo da empresa.
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Centro de Custo Acessar: Estoque / Cadastros / Centro de Custo Cadastrar a divisão dos centros de custo da empresa. Setores técnicos e departamentos da empresa.

10 Grupos Grupos de materiais, afim de facilitar os relatórios.
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Grupos Grupos de materiais, afim de facilitar os relatórios. Cada grupo cadastrado deve obrigatoriamente ter um subgrupo, mesmo que seja com a mesma descrição do grupo cadastrado. Acessar: Estoque / Cadastros / Grupos

11 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Marcas Cadastrar marcas semelhantes (genéricas) dos materiais ou medicamentos comprados. Selecionar a marca do material semelhante (genérico) caso o mesmo esteja em falta. Acessar: Estoque / Cadastros / Marcas

12 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Materiais Cada material controlado, e utilizado deve ser cadastrado no X- Clinic. Devem ser indicados os grupos e unidades de medidas que o material é controlado. Possibilidade de classificar o material, de acordo com o seu valor, popularidade, dificuldade de aquisição e grau de necessidade. Criação de indicadores, para que o sistema alerte a falta do material. Acessar: Estoque / Cadastros / Materiais

13 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Fornecedores Acessar: Estoque / Cadastros / Fornecedores Cadastro de fornecedores, onde os materiais podem ser adiquiridos. Possibilidade de vinculo dos materiais para cada fornecedor. Classificação do fornecedor, de acordo com critérios próprios.

14 Perfis Cadastrar perfil, para limitar acesso ao estoque.
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Perfis Cadastrar perfil, para limitar acesso ao estoque. Possibilidade de cadastro de estoque central e subestoques. Possibilidade de criação de perfil, indicando qual usuário terá acessao a cada um dos estoques cadastrados. Vinculo de centro de custo, local de consumo, fornecedores e materiais para cada estoque. Acessar: Estoque / Cadastros / Perfis

15 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Invetário Inventário: Relacionar ou listar os bens, com a sua quantidade atual. Realizar o inventário inicial do sistema, indicando a quantidade de cada material presente em estoque. Realizar inventário periódico, para conferência do sistema com o estoque físico. Ajustes necessários quando é feita entrada ou saída do estoque físico, mas nada foi registrado no sistema.

16 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Requisição de Compra Realizar compra de materiais, através de um processo com mais de uma figura (responsável do almoxarifado, compras, e administrador), para que possa ser realizada a cotação e aprovação de compra. Criação de uma requisição de compra, pelo responsável do almoxarifado, indicando os materiais necessários, sua quantidade e os fornecedores.

17 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Cotação Cotação da requisição de compras, realizada pelo setor de compras. Indicação de disponibilidade de material, valor do IPI, e forma de pagamento. Possibilidade de inclusão de mais fornecedores. Opção de realização da cotação “online”.

18 Aprovação Aprovação da compra, realizada pelo administrador.
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Aprovação Aprovação da compra, realizada pelo administrador. Possibilidade de comparação de valores entre fornecedores. Informações adicionais como Forma de pagamento, Prazo de Entrega e Valores de Frete e Desconto. Possibilidade de aprovação de compra para mais de um fornecedor.

19 Recebimento de Pedidos
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Recebimento de Pedidos Seleção do pedido gerado, através da Requisição de Compra. Preenchimento dos dados da Nota Fiscal e recebimento. Possibilidade de digitalização da Nota Fiscal. Pode-se alterar a quantidade recebida de cada material. Recebimento parcial, para casos de entrega abaixo da quantidade solicitada.

20 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Recebimento Manual Compra de material através de um processo com apenas uma figura (o responsável pelo almoxarifado é o mesmo que realiza a cotação, e aprova a compra). Preenchimento de dados de entrega, valores, materiais e fornecedor em uma única tela. Recebimento de materiais no momento em que realiza o pedido. Possibilidade de digitalização da Nota Fiscal.

21 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Requisição de Consumo As solicitações são realizadas para cada estoque ou subestoque. Indicação de Centro de Custo e Local de Consumo do solicitante. Indicação do prazo de entrega, e quantidade necessária. Solicitação de materiais, independente da quantidade em estoque. Permitir que os usuários façam solicitações de material, utilizando o próprio X-Clinic.

22 Processar Requisição de Consumo
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Processar Requisição de Consumo Responsável pelo almoxarifado visualiza e atende às requisições de consumo. Possibilidade de atender uma solicitação de consumo parcialmente. Impressão da solicitação, para registro de entrega. Pode-se iniciar uma requisição de compra (no estoque central) ou uma requisição de transferência (no caso de um subestoque, a partir de uma requisição de consumo.

23 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Consumo Manual Cadastro de consumo, sem que haja uma requisição prévia. Registrar o responsável pelo consumo, centro de custo e local de consumo do mesmo. Possibilidade de visualizar a quantidade atual em estoque.

24 INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Transferência Transferência de materiais entre o estoque central e os subestoques. Possibilidade de transferência sem consumo (de um estoque a outro) ou com consumo (de um estoque diretamente para o usuário de outro estoque). Impressão do registro de transferência.

25 Configurações do Estoque
INTRODUÇÃO PROCESSO CADASTROS COMPRAS CONSUMO CONFIGURAÇÕES Configurações do Estoque Configurar valores utilizados na baixa dos materiais no estoque. Quantidade de contagens durante a realização de inventário. Ordenação da analise de estoque. Notificação de recebimento de materiais. Diretório para salvar imagens digitalizadas. Acessar: Estoque / Configurações / Estoque

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27 Fiquem atentos ao nosso treinamento de JULHO com o tema CADASTROS E CONFIGURAÇÕES (TI). Maiores informações em nosso site. Centro de Treinamentos Medical Systems, todo mês um tema sob medida para você Deixe seu recado em nossa página no


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