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Planejamento de Materiais Exercício 2009 setembro/2008 setembro/2008.

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Apresentação em tema: "Planejamento de Materiais Exercício 2009 setembro/2008 setembro/2008."— Transcrição da apresentação:

1 Planejamento de Materiais Exercício 2009 setembro/2008 setembro/2008

2 GESTÃO DE MATERIAIS Seção de Armazenamento e Distribuição Serviço de Administração de Materiais

3 DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO DIRAD Missão : Missão : Desenvolver, disponibilizar e implementar soluções e práticas de gestão administrativa para o alcance da missão da Fiocruz. Desenvolver, disponibilizar e implementar soluções e práticas de gestão administrativa para o alcance da missão da Fiocruz. Visão : Visão : Ser a Unidade de Gestão Administrativa reconhecida institucionalmente como padrão de excelência e inovação. Ser a Unidade de Gestão Administrativa reconhecida institucionalmente como padrão de excelência e inovação.

4 SEÇÃO DE ARMAZENAMENTO E DISTRIBUIÇÃO – SARD Responsável pelo fluxo de materiais das Unidades Centralizadas atendidas pela DIRAD. Responsável pelo fluxo de materiais das Unidades Centralizadas atendidas pela DIRAD. Ressuprimento, recebimento, armazenagem e distribuição de materiais de expediente, informática, químicos, laboratoriais, hospitalares, nitrogênio líquido, gelo seco e água mineral. Atualmente a SARD, através do Subprograma Almoxarifado com Ênfase na Qualidade e Satisfação do Cliente, fornece apoio logístico ao Instituto Fernandes Figueira, Instituto de Pesquisa Evandro Chagas e Instituto Oswaldo Cruz.

5 Processos RESSUPRIMENTO Suprimento: Coisa que serve para satisfação de necessidades Ação de suprir Suprir: Completar o que falta Abastecer-se do necessário RECEBIMENTO / ACEITAÇÃO ARMAZENAGEM DISTRIBUIÇÃO INVENTÁRIO

6 RESSUPRIMENTO Processo que abrange o conjunto de atividades de controle e análise da movimentação de materiais, visando a determinação de quantidades a serem adquiridas e o período adequado para as compras, a fim de permitir a continuidade operacional da Instituição, em conformidade com os objetivos e diretrizes determinadas para a Gestão de Estoques. Este processo deve ser planejado para que não haja faltas que paralisem suas atividades, nem excessos que aumentem seus custos. A gestão de materiais tem a responsabilidade de ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo adequado à disposição dos seus usuários/clientes. Processo que abrange o conjunto de atividades de controle e análise da movimentação de materiais, visando a determinação de quantidades a serem adquiridas e o período adequado para as compras, a fim de permitir a continuidade operacional da Instituição, em conformidade com os objetivos e diretrizes determinadas para a Gestão de Estoques. Este processo deve ser planejado para que não haja faltas que paralisem suas atividades, nem excessos que aumentem seus custos. A gestão de materiais tem a responsabilidade de ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo adequado à disposição dos seus usuários/clientes.

7 Planejamento e execução Levantamento dos itens e quantidades, com base no consumo dos últimos 12 meses, para solicitação de compras através de processo de Registro de Preço. Levantamento dos itens e quantidades, com base no consumo dos últimos 12 meses, para solicitação de compras através de processo de Registro de Preço. Identificar a necessidade de aquisição de material através do Ponto de Ressuprimento definido na fase de planejamento. Identificar a necessidade de aquisição de material através do Ponto de Ressuprimento definido na fase de planejamento. Levantamento e análise da quantidade necessária p/ reabastecimento do estoque com base no consumo médio mensal dos últimos 12 meses. Levantamento e análise da quantidade necessária p/ reabastecimento do estoque com base no consumo médio mensal dos últimos 12 meses. Emitir ordem de fornecimento do material/fornecedor para empenhamento pela Seção de Orçamento. Emitir ordem de fornecimento do material/fornecedor para empenhamento pela Seção de Orçamento. Enviar empenho e ordem de fornecimento ao fornecedor. Enviar empenho e ordem de fornecimento ao fornecedor. Agendar entrega junto ao fornecedor. Agendar entrega junto ao fornecedor. Acompanhar o processo até o momento da entrega. Acompanhar o processo até o momento da entrega.

8 Método Utilizado (Registro de Preços) Identificar os materiais com saldo em estoque inferior a 60 dias de cobertura através do Relatório de Ressuprimento SGA Almoxarifado. Identificar os materiais com saldo em estoque inferior a 60 dias de cobertura através do Relatório de Ressuprimento SGA Almoxarifado. No mesmo relatório, extrair o consumo médio mensal. No mesmo relatório, extrair o consumo médio mensal. De acordo com o consumo médio, completar o saldo atual com a quantidade necessária para cobertura de estoque para 90 dias. De acordo com o consumo médio, completar o saldo atual com a quantidade necessária para cobertura de estoque para 90 dias.

9 SGA Almoxarifado Ressuprimento LOGIN

10 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

11 RELATÓRIOS DE ESTOQUE

12 RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS

13 PARÂMETROS PARA RESSUPRIMENTO 1.Unidade Fiocruz a ser ressuprida. 2. Seleção de período para cálculo de consumo médio. 3. Seleção do período para cálculo do ressuprimento. 4. Consultar dados anteriormente calculados. 5. Calcular e imprimir

14 RELATÓRIO DE RESSUPRIMENTO DE MATERIAIS

15 Planejamento do Ressuprimento Identificar material com saldo inferior a 60 dias. Identificar material com saldo inferior a 60 dias. Exemplo: Exemplo: Copo plástico descartável para água 200 ml. Copo plástico descartável para água 200 ml. Saldo atual : pcts Saldo atual : pcts CMM : pcts CMM : pcts Saldo em dias : 45 dias Saldo em dias : 45 dias Necessidade: pcts = ( ( CMM x 3 ) – Saldo atual ) Necessidade: pcts = ( ( CMM x 3 ) – Saldo atual )

16 PRAZO DE RESSUPRIMENTO EM DIAS ÚTEIS Prazo para solicitação/envio : 2 dias Prazo para solicitação/envio : 2 dias Prazo para autorização : 2 dias Prazo para autorização : 2 dias Prazo para empenhamento/envio : 3 dias Prazo para empenhamento/envio : 3 dias Prazo para envio do empenho/OF ao fornecedor e agendamento de entrega : 1 dia Prazo para envio do empenho/OF ao fornecedor e agendamento de entrega : 1 dia Prazo para entrega : até 10 dias Prazo para entrega : até 10 dias Prazo para recebimento/aceitação : 2 dias Prazo para recebimento/aceitação : 2 dias Prazo para registro no sistema : 1 dia Prazo para registro no sistema : 1 dia Prazo para armazenamento : 1 dia Prazo para armazenamento : 1 dia Total em dias úteis : 22 dias ( 30 dias corridos ) Total em dias úteis : 22 dias ( 30 dias corridos ) Estoque abastecido em 30 dias corridos. Estoque abastecido em 30 dias corridos.

17 Saldo em estoque no dia do reabastecimento: pcts ( saldo p/ 15 dias ) Saldo em estoque no dia do reabastecimento: pcts ( saldo p/ 15 dias ) + Qtde empenhada e recebida : pcts (45 dias) Qtde empenhada e recebida : pcts (45 dias) = Saldo atual : pcts ( 60 dias de cobertura de estoque ) Saldo atual : pcts ( 60 dias de cobertura de estoque ) Neste momento existe a necessidade de uma nova solicitação para ressuprimento, aumentando o giro de estoque, com a adoção de solicitações mensais de empenhamento. Neste momento existe a necessidade de uma nova solicitação para ressuprimento, aumentando o giro de estoque, com a adoção de solicitações mensais de empenhamento.

18 BENEFÍCIOS Aumento do giro de estoque; Aumento do giro de estoque; Diminuição do volume armazenado; Diminuição do volume armazenado; Redução do risco de materiais com validade vencida em estoque; Redução do risco de materiais com validade vencida em estoque; Redução da possibilidade de estocagem de itens obsoletos ou em desuso; Redução da possibilidade de estocagem de itens obsoletos ou em desuso; Utilização do orçamento em parcelas mensais; Utilização do orçamento em parcelas mensais; Planejamento com prazos definidos para cada etapa, facilita a implantação de indicadores de desempenho. Planejamento com prazos definidos para cada etapa, facilita a implantação de indicadores de desempenho.

19 Procedimento utilizado em 2008 para ressuprimento de materiais

20 Sistema desenvolvido em Access; Sistema desenvolvido em Access; Levantamento por Unidade e Setor do consumo de materiais estocáveis nos últimos 12 meses; Levantamento por Unidade e Setor do consumo de materiais estocáveis nos últimos 12 meses; Consumo valorizado; Consumo valorizado; Confirmação ou alteração das quantidades informadas; Confirmação ou alteração das quantidades informadas; Possibilidade de inclusão de novos itens; Possibilidade de inclusão de novos itens; Relatório final de consumo estimado, por Unidade. Relatório final de consumo estimado, por Unidade.

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24 Situações Especiais Eventos : informar com mínimo de 45 dias de antecedência para aquisição das quantidades necessárias; Eventos : informar com mínimo de 45 dias de antecedência para aquisição das quantidades necessárias; Mudança de equipamento/procedimento : informar o Almoxarifado para interrupção do abastecimento ou aquisição de novos materiais. Ex: toner e cartucho de tinta para impressoras. Mudança de equipamento/procedimento : informar o Almoxarifado para interrupção do abastecimento ou aquisição de novos materiais. Ex: toner e cartucho de tinta para impressoras.

25 Procedimento utilizado no planejamento para o exercício 2009 Materiais de informática: consulta direta aos usuários com a utilização do sistema adotado em 2008; Materiais de informática: consulta direta aos usuários com a utilização do sistema adotado em 2008; Demais materiais: consumo médio mensal x 12 + margem de segurança. Demais materiais: consumo médio mensal x 12 + margem de segurança.

26 Tel: (21) Fax: (21) Seção de Armazenamento e Distribuição Serviço de Administração de Materiais Departamento de Operações Comerciais Diretoria de Administração


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