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Fórum instrumentos de gestão - out/2007 1 Projeto de Reformulação dos Instrumentos de Gestão de Documentos da UNICAMP Neire do Rossio Martins Coordenadora.

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1 Fórum instrumentos de gestão - out/ Projeto de Reformulação dos Instrumentos de Gestão de Documentos da UNICAMP Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos Universidade Estadual de Campinas

2 Fórum instrumentos de gestão - out/ Sumário Histórico da elaboração de instrumentos de gestão de documentos Metodologia utilizada Situação atual Propostas

3 Fórum instrumentos de gestão - out/ Histórico 1985 – Instalação da Divisão de Documentação do Centro de Informação e Difusão Cultural – CIDIC Portaria GR n.º 283/ – Criação do Arquivo Central no contexto do CIDIC Portaria GR nº 376/86 Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos1987 – Nomeação da Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Portaria GR n.º 313/87

4 Fórum instrumentos de gestão - out/ Histórico Comissão Central de Avaliação de Documentos e das Criação da Comissão Central de Avaliação de Documentos e das Comissões Setoriais de Arquivo Portaria GR nº 339/ – Criação da Coordenadoria do Sistema de Arquivos Deliberação CONSU A-39/ – Reformulação do Sistema de Arquivos Deliberação CONSU A-8/95

5 Fórum instrumentos de gestão - out/ Histórico Metodologia para Implantação do Sistema de Arquivos: Criação de Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos da Unicamp –Implantação de processo de avaliação de documentos como meio para implementar modelo de gestão de documentos

6 Fórum instrumentos de gestão - out/ Referencial teórico –FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS, 1980 –GARON, L., 1980 –HULL, F –INOJOSA, R. M., 1988 –KROMONOV, A., 1981 –LEVRON, J.,1956 –MACHADO, H. C., 1981 –OLIVEIRA, D. A., 1985 –PIRES, C. S., 1981 –RHOADS, J. B., 1974 –SCHELLENBERG, T. R., 1974

7 Fórum instrumentos de gestão - out/ Sistemas em implantação no período (dec. 70/80) Fundação Getúlio Vargas Arquivo Nacional Arquivo do Estado de São Paulo Arquivo do Município de São Paulo Arquivo do Município de Rio Claro Universidade Estadual Paulista

8 Fórum instrumentos de gestão - out/ Comissão Projeto Sistema de Arquivos Coube à Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos, propor as diretrizes de gestão sistêmica para os documentos da Unicamp Configurar o modelo sistêmico de gestão de documentos para a universidade Portaria GR n.º 313/87, Art. 1º

9 Fórum instrumentos de gestão - out/ Comissão Projeto Sistema de Arquivos Composição –Arquivo Central –Grupo Executivo de Reforma Administrativa –Diretoria Geral de Administração –Diretoria Geral de Recursos Humanos –Procuradoria Geral –Centro de Computação –Consultores externos (Daise Apparecida de Oliveira e Rose Marie Inojosa)

10 Fórum instrumentos de gestão - out/ Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Procedimentos –Desencadeamento de processo de avaliação de documentos, com metodologia e parâmetros comuns, resguardando as especificidades dos arquivos;

11 Fórum instrumentos de gestão - out/ Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Procedimentos: –Análise de cada tipo de documento produzido com influência na racionalização da produção e na melhora qualitativa do acervo; –Compartilhamento de informações entre os arquivos, identificando os documentos e os dados armazenados;

12 Fórum instrumentos de gestão - out/ Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Procedimentos todas as unidades acadêmicas e órgãos administrativos –Envolvimento de equipes de todas as unidades acadêmicas e órgãos administrativos da Universidade; I Seminário de Sistematização de Arquivos –Realização em 1987, do I Seminário de Sistematização de Arquivos para os funcionários das unidades acadêmicas e dos órgãos da Universidade (aproximadamente 150 funcionários);

13 Fórum instrumentos de gestão - out/ Processo de Avaliação de Documentos Procedimentos –Formação de Equipes Setoriais de Arquivos (ESAs) 43 Equipes –Treinamento destinado às ESAs por meio de cursos de preparação para o processo de avaliação de documentos (43 Equipes); anual de procedimentos sobre avaliação de documentos –Elaboração pela Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos do Manual de procedimentos sobre avaliação de documentos;

14 Fórum instrumentos de gestão - out/ Processo de Avaliação de Documentos Programa do curso: –Compartilhamento de metodologia para capacitação de Comissões Setoriais de Arquivo; –Utilização do Manual de procedimentos para a capacitação do pessoal; instrumento preliminar de destinação de documentos, denominado pré-tabelas de temporalidade de documentos; –Elaboração de instrumento preliminar de destinação de documentos, denominado pré-tabelas de temporalidade de documentos;

15 Fórum instrumentos de gestão - out/ Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Programa de curso tabelas de temporalidade de documentos –Elaboração das tabelas de temporalidade de documentos pela Comissão Central de Avaliação de Documentos (CCAD) em conjunto com as Comissões Setoriais de Arquivos (CSArq)

16 Fórum instrumentos de gestão - out/ Comissão Executiva Projeto Sistema de Arquivos Metodologia para Avaliação entrevistas –Coleta de informações por meio da preparação de entrevistas, realização de entrevistas e a organização das informações coletadas durante as entrevistas; pré-tabela de temporalidade de documentos –Montagem da pré-tabela de temporalidade de documentos e a submissão das mesmas à Comissão Executiva; –Aprovação pelo Arquivo do Estado de São Paulo e publicação das tabelas de temporalidade de documentos

17 Fórum instrumentos de gestão - out/ Resultados importância da preservação Sensibilização sobre o problema das eliminações e da importância da preservação; Capacitação técnica do pessoal Capacitação técnica do pessoal da rede de arquivos e comissões; Estruturação SIARQ que pressupôs: a remodelação do Arquivo Central e da CCAD e a implantação da rede de arquivos e comissões setoriais (Deliberação CONSU A-39/89);

18 Fórum instrumentos de gestão - out/ Resultados

19 Fórum instrumentos de gestão - out/ Resultados Plano de Classificação de Documentos (processos/expedientes) Instruções normativas de procedimentos de gestão de documentos (processos/expedientes) Portaria GR 105/93 Instrução para organização de arquivos correntes e setoriais/intermediários (manual de instrução)

20 Fórum instrumentos de gestão - out/ Resultados Tabelas de Temporalidade Aprovadas Procuradoria Geral (PG) Documentos jurídicos Gabinete do Reitor (GR) Documentos da administração superior Diretoria Acadêmica (DAC) Documentos acadêmicos Diretoria Geral de Administração (DGA) Documentos administrativos (patrimônio, contabilidade, finanças, suprimentos...) – atividades meio Unidades de Ensino e Pesquisa (Institutos e Faculdades) Documentos de ensino e pesquisa

21 Fórum instrumentos de gestão - out/ Resultados

22 Fórum instrumentos de gestão - out/ Projetos em andamento Reformulação dos instrumentos de gestão de documentos do SIARQ/UNICAMP –Tabelas de Temporalidade Geral (atividades- meio e fim) –Plano de Classificação de Funções/Atividades –Instruções normativas de procedimentos (processos/expedientes e documentos avulsos)

23 Fórum instrumentos de gestão - out/ Motivação Aprovação do Plano de Classificação e Tabelas de Temporalidade do SAESP (Decretos nº /2004 e /2004) Atualização e padronização dos instrumentos de gestão em vigor (atividades meio e finalísticas) Atualização de sistemas informatizados de gestão de documentos

24 Fórum instrumentos de gestão - out/ Projeto Tabelas de Temporalidade de Documentos

25 Fórum instrumentos de gestão - out/ Metodologia Criação de equipe técnica interna – Arquivo Central Integração de Comissões Setoriais de Unidades e Órgãos: atividades meio e finalísticas

26 Fórum instrumentos de gestão - out/ Objetivos: tabela de temporalidade unificadaElaboração de tabela de temporalidade unificada contemplando as atividades meio e fim da UNICAMP; Complementação de funções/atividades e documentos não contempladas; Revisão de prazos e destinação dos documentos; Regulamentação: consolidação e aprovação pelas instâncias competentes (CCAD e SAESP)

27 Fórum instrumentos de gestão - out/ Em andamento 1.Adequação dos prazos e destino dos documentos administrativos à Tabela de Temporalidade do SAESP 2.Revisão e complementação das Tabelas vigentes (FCM, FEAGRI, DGA etc...) 3.Piloto de Tabela de Temporalidade por função – com plano de classificação

28 Fórum instrumentos de gestão - out/ Tabela de Temporalidade da UNICAMP

29 Fórum instrumentos de gestão - out/ Tabela de Temporalidade de Documentos do SAESP

30 Fórum instrumentos de gestão - out/ Tabela de Temporalidade Documentos UNICAMP x SAESP

31 Fórum instrumentos de gestão - out/ Tabela de Temporalidade Documentos Funcional

32 Fórum instrumentos de gestão - out/ Projeto Plano de Classificação

33 Fórum instrumentos de gestão - out/ Classificação de documentos séries funcionaisOrientação para organização de documentos em séries funcionais, correspondentes as atividades desenvolvidas previstas ou não em tabelas de temporalidade vigentes; Sistema de gestão de processos/expedientes permite a classificação em séries funcionais, onde são atribuídos prazos e destino, de acordo com tabelas vigentes;

34 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação de Documentos: vigente Primeiro instrumento de classificação de documentos da Unicamp (1992/93): séries documentais –Plano de séries documentais integrado ao atual sistema informatizado de gestão de documentos (Protocolo e Arquivo - expedientes/processos) Séries documentais correspondentes as atividades responsáveis pela produção e/ou recebimento dos documentos (com prazos e destinação atribuídos)

35 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação de Documentos: vigente Exemplo: Aquisição de material de consumo – utilizada na classificação de processosSérie 04 – Aquisição de material de consumo – utilizada na classificação de processos correspondentes a essa atividade. Nos arquivos os documentos são organizados por: –Órgão produtor –Série: aquisição de material de consumo –Ano

36 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação de Documentos: vigente O Sistema informatizado permite a emissão de inventários por exemplo: –Classificação/Série –Unidade de procedência –Número e descrição do documento –Data de produção –Data de encerramento –Previsão de avaliação –Notação/localização física

37 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação Funcional: metodologia De 2005/2007 Formação de equipe técnica Estudos da literatura e experiências nacionais e internacionais Realização de seminários internos e cursos específicos aberto ao público Definição de modelo

38 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação Funcional: metodologia Elaboração de Plano –Levantamento de funções e atividades em legislação e publicações institucionais; –Levantamento de documentos em tabelas e estudos nas unidades e órgãos; –Adequação à realidade organizacional e aos métodos utilizados; –Teste de uso do modelo pelos arquivos e protocolos –Validação e revisão Validação e aprovação pelas instâncias competentes;

39 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação Funcional: metodologia Aplicação do Plano de Classificação –Adoção nos arquivos e no sistema informatizado

40 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação Funcional: resultados – Formação e capacitação de equipe de trabalho/SIARQ -Piloto de Plano de Classificação para a Unicamp: -Integração aos instrumentos do SAESP -Uso organizacional / identificação com a realidade da Unicamp

41 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação Funcional- Piloto FuncionalModelo definido: Funcional Numérico duplexCódigo: Numérico duplex Classes, Subclasses (funções e atividades)Estrutura: Classes, Subclasses (funções e atividades) Índice alfabético remissivoInstrumento auxiliar: Índice alfabético remissivo (Base: modelo SAESP)

42 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação Funcional - Piloto Estrutura do Plano Classes: 1.Organização Administrativa 2.Organização de Ensino 3.Organização da Pesquisa 4.Organização da Extensão 5.Organização da Assistência

43 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação Funcional - Piloto Estrutura do Plano ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA (Classe) GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Controle de compra e contratação de serviço Aquisição de materiais e serviços por Licitação

44 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação Funcional - Piloto Estrutura do Plano ORGANIZAÇÃO DO ENSINO Gestão do Ensino de Graduação Coordenação dos cursos de graduação Elaboração de planos e programas de graduação

45 Fórum instrumentos de gestão - out/ Plano de Classificação Funcional - Piloto Estrutura do Plano ORGANIZAÇÃO DA PESQUISA Organização da pesquisa e do treinamento especializado Captação de recursos junto às instituições de fomento

46 Fórum instrumentos de gestão - out/ Conclusão Os instrumentos de gestão de documentos da UNICAMP estão nas seguintes condições: 1. Plano de Classificação (piloto pronto) 2. Tabela de Temporalidade (revisão em andamento) 3. Instruções revisadas de gestão para processos (minuta pronta)

47 Fórum instrumentos de gestão - out/ Validação, aprovação e uso estudar a viabilidade instrumentos unificados Antes de se concluir todo o processo de revisão dos instrumentos e colocar em uso para teste e aprovação se faz necessário estudar a viabilidade de se fazer instrumentos unificados para a gestão de documentos das universidades públicas do Estado de São Paulo Evitar retrabalho e/ou adequação

48 Fórum instrumentos de gestão - out/ Validação, aprovação e uso Proposta às demais universidades públicas estaduais de São Paulo: Criação de um grupo de estudos, no âmbito do SAESP com representantes das Comissões de Avaliação de Documentos para definir entre outras questões: Integração plano de interoperação dos mesmos Integração de instrumentos das universidades aos do SAESP ou a definição de plano de interoperação dos mesmos atividades fim Estudos para viabilização de padronização de prazos, destino a documentos de atividades fim padrões de comunicação Viabilização de padrões de comunicação entre os arquivos permanentes que favoreçam os pesquisadores e a construção de portais corporativos

49 Fórum instrumentos de gestão - out/ Validação, aprovação e uso Proposta ao Arquivo Nacional e ao CONARQ: Recomendações aos Ministérios da Educação e Ciência e Tecnologia para atualização de resoluções relativas ao arquivamento e destinação de documentos de alunos Criação de um canal intercâmbio de informações relativas a elaboração dos instrumentos: plano de classificação e tabelas de temporalidade no âmbito das universidades públicas federais a fim de viabilizar futura interoperação de arquivos.

50 Fórum instrumentos de gestão - out/ Muito obrigada pela atenção!!! Neire do Rossio Martins


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