Instruções de Protocolo e Arquivo

Apresentação em tema: "Instruções de Protocolo e Arquivo"— Transcrição da apresentação:

1 Instruções de Protocolo e Arquivo
SIARQ/UNICAMP Instruções de Protocolo e Arquivo Maria Aparecida Forti Assistente Técnico de Direção Arquivo Central/SIARQ/SIARQ 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

2 Atualização das Instruções
Histórico Em 1993: Portaria nº 105/93 – normas criadas por ocasião da implementação do sistema Manual do Usuário – orientação para utilização do sistema automatizado Durante o desenvolvimento do processo Instruções normativas – criadas para complementar a Portaria FAQs- Perguntas mais freqüentes sobre os procedimentos colaboraram na elaboração das instruções 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

3 Divulgação das Instruções
Como foram divulgadas? On-line via página da DGA Impressas individualmente Orientações por telefone 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

4 Atualização das Instruções
Em 2005/2006 – Projeto de Transição da coordenação do Serviço de Protocolo e Arquivo ao SIARQ Projeto de capacitação para descentralização de arquivos e protocolos Projeto de atualização das instruções 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

5 Projeto de Atualização de Instruções
Formação de grupo de trabalho Estudos De terminologia (glossário) Do manual do usuário Do conjunto de instruções e FAQs Das orientações diárias 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

6 Projeto de Atualização de Instruções
Elaboração de versão atualizada unificando: Glossário de termos Conjunto de instruções Referências Bibliográficas Atos Legais Federal Estadual Unicamp FAQs 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

7 Projeto de Atualização de Instruções
Validação da versão atualizada: Colegas de Protocolo (DGA e GR) Sugestão: Unificação numa mesma publicação, com instruções individualizadas Tabela de equivalência Validação do sistema todo Colegas que atuam e arquivam processos e expedientes 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

8 Projeto de Atualização de Instruções
Publicação da primeira versão para uso, validação e consolidação Site do SIARQ – em PDF Coleta de sugestões – por meio de lista eletrônica Proposta de Elaboração e Atualização de Resoluções do Reitor 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

9 Sumário da versão atualizada
APRESENTAÇÃO OBJETIVO GLOSSÁRIO DE TERMOS ARQUIVÍSTICOS CONSIDERAÇÕES GERAIS INSTRUÇÕES 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

10 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ
Apresentação Responsabilidade atribuída ao Arquivo Intermediário do Arquivo Central/SIARQ: Serviço encarregado da orientação técnica aos Arquivos Setoriais e as Comissões Setoriais de Arquivos Custódia de documentos intermediários Demais atribuições específicas da gestão de documentos 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

11 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ
Apresentação Sistema de Protocolo: Gerencia parte do patrimônio arquivístico da Universidade (Processos e Expedientes) Armazena e fornece informações que identificam a existência e a localização de Processos e Expedientes 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

12 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ
Apresentação Sistema de Protocolo: Registra atos e fatos de natureza administrativa/jurídica de interesse da Universidade Reúne informações sobre processos autuados na Universidade desde 1963 até a presente data 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

13 Sumário da versão atualizada
ABERTURA/AUTUAÇÃO 01. Abertura e Autuação A SAPE deverá ser sempre o documento de nº 2 Deverá ser utilizada em qualquer circunstância Ter certeza que não existe E/P com o mesmo assunto Preencher corretamente todos os campos do Sistema de Protocolo 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

14 Sumário da versão atualizada
ABERTURA/AUTUAÇÃO 02. Abertura de volumes E/P com 300 folhas Trâmite com o conjunto de todos os seus volumes Processos devem ser autuados/acompanhados por exercício 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

15 Sumário da versão atualizada
ABERTURA/AUTUAÇÃO 03. Identificação e controle de processos e expedientes Documentos que envolvam providências ou soluções restritas à atuação do órgão que os detém, serão tratados como Expedientes Documentos que envolvem trâmite generalizado e fora da unidade de origem, deverão ser tratados como Processo. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

16 Sumário da versão atualizada
TRÂMITE 04. Trâmite Responsabilidade em explicitar através de despacho, data e assinatura do órgão remetente na última folha, o órgão a que se destina e a providência solicitada. Registrar no Sistema os dados do envio e do recebimento, respectivamente. Minimizar o tempo de retenção do documento. Requisitar obedecendo as normas vigentes. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

17 Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO 05. Regularização de Identificação Explica as normas para alterar nome de interessado, de assunto e de correção do nome do órgão de Procedência 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

18 Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO 06. Registro de Informações, Manifestações e Decisões Informações e despachos com linguagem clara e precisa, fundamentados e conclusivos. Assinatura com identificação da autoridade responsável, seguida da designação do cargo ou função. As capas dos Processos não poderão ser carimbadas ou receber notas ou escritos não previstos em normas. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

19 Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO 07. Juntada de documentos em Processos Avaliar sua real relevância de forma a evitar a inclusão de informações desnecessárias e, em outro extremo, esquecer-se de incluir documentos ou informações importantes Os documentos de tamanho pequeno deverão ser colados, com espaço suficiente para permitir a identificação do documento e do termo de juntada 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

20 Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO 08. Juntada de documentos em Expedientes Protocolados Deverá ser efetuada em ordem cronológica de apresentação dos documentos. As folhas serão numeradas no anverso, em seu canto superior direito, mencionando-se o número do Expediente 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

21 Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO 09. Juntada de um Processo ou Expediente a outro Processo ou Expediente Incorporação definitiva de um a outro, permanecendo em trâmite apenas aquele que recebeu a juntada. Recomendada quando tratarem de assuntos iguais ou correlatos que mereçam ser conduzidos em conjunto, transformando-se num único E/P. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

22 Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO 10. Desentranhamento de um Documento de um Processo/Expediente Utilizar o original de um documento junto a terceiros No E/P se juntará a cópia Desdobrar um E/P em dois, para condução diferenciada das questões envolvidas. Eliminar folhas ou cópias de documentos, juntadas em duplicidade ou indevidamente Efetuar despacho documentando o desentranhamento 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

23 Sumário da versão atualizada
REGULARIZAÇÃO 11. Apensamento e Desapensamento de Expediente/Processo União formal, porém temporária, que força os processos a tramitarem juntos durante certo período 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

24 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 12. Encerramento Ato formal, expresso através de termo, que deve ocorrer quando tiverem sido tomadas e registradas todas as decisões e providências pertinentes a Ação/Assunto de um E/P - considerando, evidentemente, a documentação até então disponível. A contagem da quantidade de anos de arquivamento, para a eliminação ou para arquivamento histórico e permanente. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

25 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 13. Reativação Ato formal, expresso através de despacho, que pode ocorrer quando um E/P encerrado tiver seu Assunto de capa retomado para novas decisões e providência. A contagem do tempo de arquivamento já transcorrido será anulada, reiniciando de zero quando ocorrer novo Encerramento. Para o controle automático do tempo de arquivamento, ou sua interrupção, os E/P encerrados, ou reativados, deverão ser devidamente registrados no Sistema. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

26 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 14. Arquivamento Organização em Séries documentais específicas já associadas na abertura/autuação. Ao ser encerrado, iniciar-se-á para o E/P a contagem do tempo de guarda definido na Série documental em que foi classificado. O Sistema permite identificar os E/P que estiverem completando o prazo de arquivamento e providenciar a destinação final: eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente. Responsabilidade nas consultas, no retorno do documento ao arquivo de origem e na conservação dos documentos arquivados. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

27 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 15. Eliminação ou Guarda Permanente Os E/Ps deverão estar encerrados e com a temporalidade concluída de acordo com normas e instruções pertinentes. Tabelas de Temporalidade de Processos Tabela de Encerramento do TCE Quadro de Período Histórico das Unidades Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

28 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 16. Coleta de Amostragem e Recolhimento Estabelece critérios para retirada de amostras e recolhimento para guarda permanente de E/Ps produzidos e acumulados pelos órgãos/unidades. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

29 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 17. Transferência Procedimentos para a guarda temporária no Arquivo Intermediário, assegurado o direito de acesso e consulta. Ocorre entre o Arquivo Ativo e o Semi-Ativo/Encerrado da unidade/órgão e o Arquivo Semi-Ativo da unidade órgão e o Arquivo Central/SIARQ. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

30 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 18. Recebimento e Arquivamento Organizados, avaliados, higienizados e acondicionados Não deverão estar apensados e nem terem documentos à contra-capa. Devidamente classificados e nos prazos previstos nas respectivas Tabelas 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

31 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 19. Acesso e Reprodução Os E/Ps recolhidos ao Arquivo permanente, não tramitam no Sistema de Protocolo e não são mais emprestados. Seu acervo é aberto ao Público em Geral e suas consultas são somente in loco. O acesso às consultas dos E/P na fase intermediaria só é permitido aos usuários internos e credenciados no Sistema de Protocolo. As reproduções são feitas desde que não acarretem prejuízo à sua preservação nem aos direitos nem aos direitos autorais ou das imagens 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

32 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 20. Conservação Conservação do patrimônio público, histórico, comprobatório e cultural da Unicamp. Substituição de capas quando danificadas; Não juntar documentos grampeados nos E/Ps, pois eles estão formalmente inseridos e numerados Escrever nos documentos somente com caneta azul ou preta Evitar materiais que derretam tais como elásticos de látex. Usar cadarços sarjados. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

33 Sumário da versão atualizada
ARQUIVO 21. Avaliação Permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação. Pré-tabela de temporalidade Tabela de temporalidade Plano de Classificação 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

34 Sumário da versão atualizada
Extravio 22. Extravio Estabelece procedimentos a serem adotados quando do extravio de Expediente e Processo (E/P) ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional Registro de extravio Apuração de responsabilidade Abertura e registro de via adicional 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

35 Sumário da versão atualizada
Referências Bibliográficas Atos Legais: Federal Estadual Institucional 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

36 Sumário da versão atualizada
FAQs Conjunto de perguntas comuns sobre procedimentos de protocolo e arquivo, acompanhadas das respectivas respostas ou indicações de onde procurá-las. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

37 Atos legais utilizados
Deliberação CONSU A-8/95 de 26 de julho de 1995 que reformula o Sistema de Arquivos da UNICAMP Portaria GR nº 46/96 - Dispõe sobre a requisição, vista de processo e a expedição de cópias e certidões administrativas Portaria GR nº 07/98 – Aprova a Tabela de Temporalidade de Processos 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

38 Atos legais utilizados
Resolução GR nº 57/2004 – Regulamenta a tramitação de processos de convênios e contratos Portaria PRDU nº 01/2001 – Fixa normas a serem adotadas quando do extravio de Expedientes ou Processos cadastrados no sistema de protocolo. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

39 Atos legais utilizados
Lei nº 8159/91 – Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados Lei n.º 9.605/98 – Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao meio ambiente. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

40 Atos legais utilizados
Resolução CONARQ n º 5/96 que dispõe sobre publicação de editais para eliminação de documentos no Diário Oficial Resolução CONARQ n º 7/97que dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos públicos 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

41 Tabela de Equivalência
Diretoria Geral da Administração Arquivo Central/SIARQ Número Assunto 06/01 Abertura de Processos e Expedientes junto ao Sistema de Protocolo 001/07 Abertura de Expediente e autuação de Processo 07/01 Extravio de E/Ps (Processo ou Expediente protocolado) ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional. 020/07 Extravio de Expediente e Processo (E/P) ou de algum de seus volumes, bem como para abertura de via adicional. 08/01 Trâmite de Processos e Expedientes protocolados junto ao Sistema de Protocolo. 005/07 Trâmite de Expediente e Processo 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

42 Tabela de Equivalência
012/01 Desentranhamento de documentos de um Processo ou de um Expediente protocolado 011/07 013/01 Abertura de Volumes de Processos e Expedientes junto ao Sistema de Protocolo. 002/07 Abertura de Volumes de Expediente e Processo 014/01 Juntada de um Processo ou Expediente a outro Processo ou Expediente junto ao Sistema de Protocolo. 010/07 Juntada de um Expediente ou Processo 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

43 Tabela de Equivalência
015/01 (Atualizada em 07/04) Regularização de identificação de Expediente ou Processo junto ao Sistema de Protocolo 006/07 Regularização de identificação de Expediente e Processo (E/P) junto ao Sistema de Protocolo 016/01 Atualizada em 07/04 Juntada de documentos em Processos. 008/07 Juntada de documentos em Processos 25/01 Apensamento e desapensamento de Processos ou Expedientes junto ao Sistema de Protocolo. 012/07 Apensamento e desapensamento de Expediente ou Processo 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

44 Tabela de Equivalência
028/02 Jan /02 Juntada de documentos em Expedientes protocolados 009/07 Juntada de documentos em Expedientes Protocolados 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

45 Recomendações para segunda versão
Folha de rosto Tabela de Equivalência Reforçar uso de caneta correta nas juntadas de documentos 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

46 Recomendações para segunda versão
SAPE - Qualquer circunstância e com possibilidade de preenchimento Não grampear documentos juntados Não arquivar com documentos à contra-capa. 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ

47 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ
Obrigada!!! Contato: (19) 11/12/2007 Encontro Técnico de Protocolos e Arquivos do SIARQ