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03 abr. 2008 Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Neire do.

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1 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória A atuação dos Protocolos e Arquivos da Universidade Estadual de Campinas (UNICAMP) Neire do Rossio Martins Coordenadora do Sistema de Arquivos Fábio Rodrigo P. da Silva Profissional em Organização de Arquivos

2 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Tópicos Abordados Conceito Histórico Metodologia Estrutura Estatísticas Realizações Projetos Conclusões

3 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Arquivo Art. 2º Consideram-se arquivos [...], os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Lei nº 8159/91)

4 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Protocolo Atividades de controle – recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos de uso corrente, desempenhadas por determinado órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado como Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominação similar. (PAES, 2005)

5 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Protocolo Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e tramitação de documentos. (CAMARGO e BELLOTTO, 1996)

6 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Protocolo Setor encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos. (Arquivo Nacional, 2005)

7 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Protocolo na UNICAMP: Ato de registrar expediente ou processo no Sistema de Protocolo, atribuindo-se um código de identificação (Protocolar). Setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes (Protocolo Central).

8 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Protocolo na UNICAMP: Área da estrutura das unidades e órgãos, encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes e que tem subordinado sob sua orientação outras subáreas de protocolo e/ou expediente (Protocolo Setorial).

9 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conceito Protocolo na UNICAMP: Subárea da estrutura das unidades e órgãos, encarregada do recebimento, registro, distribuição e controle de tramitação de processos e expedientes (Protocolo Subsetorial).

10 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Histórico 1963/1992 – Atividades de protocolo efetuadas manualmente através de fichas 1963/1992 – Atividades de protocolo efetuadas manualmente através de fichas Centralizado na Diretoria Geral de Administração – DGA Centralizado na Diretoria Geral de Administração – DGA 1992/1994 – Desenvolvimento e implantação do Sistema de Protocolo e Arquivo 1992/1994 – Desenvolvimento e implantação do Sistema de Protocolo e Arquivo Coordenação: DGA – Protocolo e SIARQ – Arquivos Coordenação: DGA – Protocolo e SIARQ – Arquivos Descentralização de protocolos e arquivos para unidades e órgãos Descentralização de protocolos e arquivos para unidades e órgãos

11 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Histórico 1963/1994 – Centralização total do Arquivo na Diretoria Geral de Administração (DGA) 1994 – Descentralização de arquivos às unidades e órgãos (exceto pessoal); Unidades assumem os arquivos posteriores a – Arquivo Central/SIARQ assume o arquivo centralizado da DGA (1963/1994 ) 1996 – Transferência dos arquivos ativos às unidades 1997 – Descentralização dos arquivos de pessoal

12 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Protocolo – utilizava fichários para controle de autuação e tramitação Protocolo – utilizava fichários para controle de autuação e tramitação Arquivo – armazenava juntos processos ativos e encerrados (controle por fichas das entradas e saídas) Arquivo – armazenava juntos processos ativos e encerrados (controle por fichas das entradas e saídas) Integração – Protocolo informava ao Arquivo o arquivamento dos processos Integração – Protocolo informava ao Arquivo o arquivamento dos processos

13 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Proposta de mudança do modelo de administração: Proposta de mudança do modelo de administração: Análise e reformulação organizacional a partir de estudo das atividades dos setores e da comparação com a teoria arquivística Análise e reformulação organizacional a partir de estudo das atividades dos setores e da comparação com a teoria arquivística Preocupação com adoção de procedimentos adequados de gestão de documentos no novo modelo Preocupação com adoção de procedimentos adequados de gestão de documentos no novo modelo

14 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Mudança do modelo de administração centralizada para o modelo sistêmico: Mudança do modelo de administração centralizada para o modelo sistêmico: Órgão coordenador: Protocolo Central (DGA) e Arquivo Central (SIARQ) Órgão coordenador: Protocolo Central (DGA) e Arquivo Central (SIARQ) Órgãos setoriais: Protocolos e Arquivos Setoriais (unidades e órgãos) Órgãos setoriais: Protocolos e Arquivos Setoriais (unidades e órgãos)

15 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Adoção de procedimentos padronizados de trabalho incorporando todas as fases da gestão de documentos: registro de produção, classificação, tramitação, arquivamento, avaliação e uso Adoção de procedimentos padronizados de trabalho incorporando todas as fases da gestão de documentos: registro de produção, classificação, tramitação, arquivamento, avaliação e uso Nova estrutura organizacional permitiu a integração das diferentes etapas do ciclo vital dos documentos (corrente, intermediária e permanente) Nova estrutura organizacional permitiu a integração das diferentes etapas do ciclo vital dos documentos (corrente, intermediária e permanente)

16 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia n Implantação de sistema eletrônico com as funcionalidades e a estrutura do novo fluxo de atividades para gerenciamento de processos e expedientes Descentralização das responsabilidades pelas operações arquivísticas de processos e expedientes juntamente de outras operações administrativas Descentralização das responsabilidades pelas operações arquivísticas de processos e expedientes juntamente de outras operações administrativas

17 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia n Atribuição da responsabilidade da gestão de documentos aos produtores n Estruturação de arquivos setoriais e de comissões setoriais nas unidades e órgãos n Cumprimento da determinação da deliberação de criação do Sistema de Arquivos (SIARQ)

18 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia n Institucionalização da nova sistemática – procedimentos - e da implantação do sistema eletrônico por ato legal (Portaria GR nº 105/93) Utilização do Manual do Usuário do Sistema de Protocolo (CCUEC) para orientar quanto aos procedimentos de operação do sistema Utilização do Manual do Usuário do Sistema de Protocolo (CCUEC) para orientar quanto aos procedimentos de operação do sistema Elaboração e aplicação de instruções normativas para procedimentos específicos não contemplados no ato legal Elaboração e aplicação de instruções normativas para procedimentos específicos não contemplados no ato legal

19 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Metodologia Transferência da Coordenação do Protocolo Central (DGA) para o Arquivo Central (SIARQ) Transferência da Coordenação do Protocolo Central (DGA) para o Arquivo Central (SIARQ) Etapas do projeto de Transição: Etapas do projeto de Transição: Capacitação de pessoal do Arquivo Central/SIARQ Capacitação de pessoal do Arquivo Central/SIARQ Transferência da gerência do Sistema de Protocolo Transferência da gerência do Sistema de Protocolo Descentralização de autuação Descentralização de autuação Treinamento de usuários Treinamento de usuários Atualização e adaptação das instruções normativas Atualização e adaptação das instruções normativas Proposição e implementação de melhorias Proposição e implementação de melhorias

20 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estrutura

21 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estrutura Agentes de Protocolo e Arquivos em 2007: 605 Autuação/Abertura e total acesso as funções: categoria 3 = 76 (Totalidade unidade e/ou órgão) categoria 4 = 206 (Restrição área e/ou sub-área) Trâmite e Consulta: categoria 6 = 323

22 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estrutura Arquivos encerrados no Arquivo Central/SIARQ: Todas as unidades e órgãos da Unicamp Arquivos ativos no Arquivo Central/SIARQ Órgãos da Reitoria - exceto: DGA, DGRH (pessoal), Prefeitura (pessoal), CECOM (Pessoal) Unidades: CT, COTUCA, COTIL, FEA, HEMOCENTRO, IB, IC; FEQ (Pessoal e outros) Rede de Arquivos: 35 unidades arquivísticas setoriais

23 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estatísticas Triênio (2005/2007): Oficinas e encontros: 05 Treinamentos: 96 usuários Monitorias: cerca de 27 mil/ano Ocorrências e telefônicas (orientações): cerca de 3750

24 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Estatísticas 2007: n Sindicâncias de processos extraviados: 04 n Processos/Expedientes abertos: n Eliminações: (34%) n Processos de amostragem: 477 n Processos/Expedientes controlados pelo sistema:

25 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Realizações Testes com novas capas de processos/expedientes em parceria com a Gráfica Central/DGA (piloto AC/SIARQ) Recomendação de uso de cadarços sarjados para encaminhamento de processos em lote e/ou volume Inclusão de caixas padronizadas no estoque do Almoxarifado Central/DGA (item almoxarifado) Manutenções do Sistema de Protocolo para permitir regularizações e facilitar o processo de monitoria

26 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Projetos Alinhamento dos instrumentos de gestão da UNICAMP ao SAESP Revisão dos instrumentos de gestão para uso dos protocolos e arquivos Atualização e adaptação das instruções normativas

27 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Projetos Gestão e Preservação de Documento Digital Atualização do Sistema de Protocolo e Arquivos Ampliação dos Arquivos

28 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória SIARQ X SAESP Alinhar o Sistema de Arquivos da Unicamp ao Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (SAESP) : Tabelas de Classificação de documentos Tabelas de Temporalidade de Documentos Sistema de Protocolo Único do Estado de SP

29 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Instrumentos de Gestão Revisar Instrumentos de Gestão de Documentos da Unicamp para uso dos Protocolos e Arquivos: Validação e uso do Plano de Classificação de Atividades e Documentos Elaboração e aplicação de Tabelas de Temporalidade de Documentos

30 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Instrumentos de Gestão Revisões em andamento: Tabelas de Temporalidade de Documentos Administrativos – DGA Tabelas de Institutos e Faculdades – FCM e FEAGRI Ampliação e Remodelação do Plano de Classificação da Unicamp – AC/SIARQ

31 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Instrumentos de Gestão Instruções Normativas – Protocolo e Arquivo Publicação da versão 1 para validação da Rede de Protocolos e Arquivos do SIARQ Necessidade de adequação de instruções específicas referente a determinadas atividades (comprovantes curriculares)

32 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Gestão e Preservação de Documento Digital Preparação de Plano de Gestão e Preservação de Documentos Arquivísticos Digitais Grupo de Estudos de Documentos Eletrônicos - GDAE (2004/2007)

33 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Gestão e Preservação de Documento Digital Proposições do GDAE: 1. Inclusão do assunto no PLANES/Unicamp 2. Criação da comissão de implantação 3. Desenvolvimento do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos (incluindo digital) 4. Capacitação e intercâmbio

34 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Gestão e Preservação de Documento Digital Em andamento: 1. Planes – Revisão Copei 2007 – Programas: Gestão de Documentos (13) Difusão do Conhecimento (6) 2. Criação de Comissão – Resolução GR nº 045/2007 – 17/10/2007

35 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Gestão e Preservação de Documento Digital 3. Participação na Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CTDE/Conarq) 4. Participação no Projeto Internacional de Gestão e Preservação Digital – InterPARES (Coordenado pelo Arquivo Nacional)

36 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Gestão e Preservação de Documento Digital 5. Desenvolvimento em 2006 do Sistema de gestão Arquivística de Documentos – Trâmite (SIGAD/T) Equipe: SIGAD – GR, PG, PREF, PRDU e EXTECAMP SIGAD/T – FEAGRI e FEF (GED/GEPRO) Implementação para teste FEAGRI, FEF e Arquivo Central/SIARQ

37 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Gestão e Preservação de Documento Digital Projeto SIGAD/T: Controlar documentos avulsos Criação de documentos (incluindo o digital) Controle numérico de atos administrativos Registro, Protocolo e Trâmite Utilizar plataforma tecnológica (JAVA 3...) Curso oferecido pelo CCUEC Experiência de implementação

38 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Funcionalidade - SIGAD

39 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Iniciativas na Unicamp Proposta de funcionamento do SIGAD Unicamp Registro Protocolo - convencional - digital Captura Recebimento Encaminhamento Trâmite Ativo Intermediário Encerrado Arquivamento Eliminação Guarda Avaliação Preservação Repositório Gerenciamento Base Unidade Acesso Interno Acesso Público EAD XML Em fase de Teste Ambiente de Criação/Produção Ambiente de Preservação Metadados + Documentos Metadados + Documentos Formatos padrões Base Unidade Base Unidade EAD XML Em fase de Teste SIGAD/T

40 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Sistema de Protocolo e Arquivo Atualização do Sistema de Protocolo e Arquivos Com inclusão de novos requisitos funcionais e técnicos Usando plataforma tecnológica determinada pelos órgãos de informática Migração de todos os dados do atual Sistema

41 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória

42 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Projetos de Ampliação dos Arquivos: Ampliação dos arquivos: FEM, IQ, DGA, FCM (aquisição e instalação de deslizantes em áreas destinadas para a estruturação de arquivos) Ampliação do Arquivo Central/SIARQ: Transferência de documentos dos Arquivos Setoriais de longo prazo de guarda; Recolhimento de documentos para preservação

43 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conclusões Dispõe de experiência em gestão de documentos arquivísticos (modelo para outras instituições) Existe a necessidade de fortalecimento da interação e da integração da Rede de Protocolos e Arquivos do SIARQ

44 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Conclusões Precisa ampliar o controle dos documentos de modo a abranger os avulsos e os digitais (infraestrutura física, lógica e de pessoal) Esforço contínuo de compartilhamento, validação e utilização de normas e instruções de gestão de documentos Atualização urgente do atual Sistema de Protocolo e Arquivos (limitações tecnológicas)

45 03 abr Gestão de Documentos e a Preservação da Memória Obrigado!!!


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