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1 e-ARQ Brasil: especificações técnicas e funcionais para sistemas confiáveis de gestão de documentos Fórum de documentos digitais Unicamp 21 de junho.

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1 1 e-ARQ Brasil: especificações técnicas e funcionais para sistemas confiáveis de gestão de documentos Fórum de documentos digitais Unicamp 21 de junho Campinas Margareth da Silva Arquivo Nacional

2 2 Quem fez o e-ARQ Brasil Conselho Nacional de Arquivos Órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República. Missão: definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos;exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos: propor normas e diretrizes técnicas sobre gestão e preservação de documentos eletrônicos. Aprovado em 6 dezembro de 2006 pelo plenário do Conarq. Resolução n. 25 de 27 de abril de 2007.

3 3 Documento digital não é virtual: está fixado em um suporte (disco rígido e mídias móveis). Conteúdo e suporte são entidades separadas: o documento não se define pela mídia (disquete, cd, dvd). O documento digital é um objeto físico (suporte), lógico (software e formatos) e conceitual (conteúdo). Degradação física do suporte e rápida obsolescência da tecnologia digital: hardware, software e formatos. Dificuldade em garantir a autenticidade dos documentos digitais: perda, adulteração e corrupção. Um documento arquivístico digital é um documento oficial. Especificidades do documento arquivístico digital

4 4 Projeto InterPARES identifica as características de um documento arquivístico digital: Forma documental fixa: apresentação da mesma forma que tinha quando o documento foi armazenado; Conteúdo estável:o documento tem que permanecer completo e inalterado; Organicidade: vínculo arquivístico com outros documentos; Contexto identificável: produtor, autor, destinatário, data; Participa ou apóia a ação; No mínimo 3 pessoas implicadas na criação: autor, redator e destinatário; Especificidades do documento arquivístico digital

5 5 Produzir, manter e preservar documentos digitais autênticos e compreensíveis. Como fazer? Gestão Arquivística de Documentos: política e procedimentos de gestão de documentos conforme legislação e resoluções do Conarq; Implementação de um sistema capaz de gerir os documentos digitais desde a produção até a sua destinação final. Preservação digital: estratégias de preservação de longo prazo (migração, preservação da tecnologia, emulação). O Conselho Internacional de Arquivos define 5 anos como longo prazo, contados a partir da data de produção dos documentos digitais, devido ao ciclo de obsolescência tecnológica. O desafio do documento digital

6 6 e-ARQ Brasil Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos O que é? Condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade, autenticidade e acesso ao longo do tempo. Especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, desde a etapa da produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. O e-ARQ está em conformidade com a legislação brasileira e alinhado com os modelos de requisitos do Reino Unido, MoReq da UE e o padrão DoD dos EUA

7 7 e-ARQ Brasil Objetivo: orientar a implantação da gestão arquivística de documentos; fornecer especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas eletrônicos de gestão arquivística de documentos. * pode ser utilizado para desenvolver um sistema ou para avaliar um já existente.

8 8 e-ARQ Brasil e-ARQ SIGAD) Especifica os requisitos para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)SIGAD Sistema desenvolvido para realizar as operações técnicas da gestão arquivística de documentos

9 9 Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD O que é: É um sistema desenvolvido para produzir, receber, armazenar, dar acesso e destinar documentos de arquivo digitais. Pode compreender um software particular, um determinado número de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação desses. O sucesso do SIGAD dependerá fundamentalmente da implementação de procedimentos e políticas de gestão de documentos.

10 10 O que um SIGAD faz trata o documento arquivístico como uma unidade complexa; gestão dos documentos a partir do plano de classificação para manter a relação orgânica entre os documentos; registro de metadados associados aos documentos para descrever o contextos de produção dos documentos; armazenamento e gestão seguros para garantir a autenticidade dos documentos e a transparência das ações do órgão ou entidade;

11 11 O que um SIGAD faz trata sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), de acordo com a legislação em vigor; exportação dos documentos para transferência e recolhimento; inclui procedimentos para a preservação de longo prazo dos documentos arquivísticos.

12 12 O que o e-ARQ e o SIGAD não são e-ARQ não é um software; é um modelo de requisitos para desenvolver ou adquirir um software. e-ARQ não propõe um sistema único, mas é aplicável a todos os tipos de documentos (atividades-meio e de atividades finalísticas) e de quaisquer organizações (universidades, centros de pesquisa, indústria, ministérios). O SIGAD não é um produto; é uma denominação para um sistema que faz todas as operações da gestão arquivística de documentos. O SIGAD gerencia simultaneamente os documentos digitais (captura, armazenamento e acesso) e os documentos convencionais (referências como número, título, data etc);

13 13 Aspectos importantes Identificação dos documentos arquivísticos digitais dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital; Implantação de um programa de gestão arquivística de documentos único para os convencionais e os digitais; Participação dos profissionais da administração, de arquivo e da TI na concepção, do projeto, implantação e gerenciamento dos sistemas informatizados de gestão de documentos; e-ARQ Brasil Parte I

14 14 Conceitos: documento arquivístico é documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja a forma ou o suporte, e dotado de organicidade. documento arquivístico digital é um documento arquivístico, em formato digital, produzido, processado e armazenado por um computador. g estão arquivística de documentos conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. (Lei 8159 / 91) e-ARQ Brasil Parte I

15 15 Conceitos: Confiabilidade: capacidade de um documento arquivístico sustentar os fatos que se refere. Para tanto há que ser dotado de completeza, ser criado pela autoridade competente e ter seus procedimentos de criação bem controlados. Está relacionada ao momento da sua produção e à veracidade do seu conteúdo. Autenticidade: qualidade de um documento ser o que diz ser, independente de se tratar de minuta, original ou cópia, e que é livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. Está relacionada com a forma de transmissão e estratégias de custódia e preservação. O documento arquivístico serve como testemunho da ação que o gerou, por isso ele precisa ser confiável e autêntico. e-ARQ Brasil Parte I

16 16 Procedimentos de gestão: Captura (registro, classificação, indexação, restrição de acesso e arquivamento): declarar um documento arquivístico como um documento arquivístico. Avaliação e destinação Pesquisa, localização e apresentação Segurança Armazenamento e Preservação e-ARQ Brasil Parte I

17 17 Instrumentos de gestão: Plano de classificação e código (núcleo do e- ARQ); Tabela de temporalidade e destinação Manual de gestão arquivística de documentos Esquema de classificação de acesso e segurança Glossário/ vocabulário controlado/ tesauro e-ARQ Brasil Parte I

18 18 Exemplos Código e Tabela Um SIGAD tem que incluir e ser compatível com o plano de classificação do órgão ou entidade Um SIGAD tem que associar automaticamente ao dossiê/processo o prazo e a destinação previstos na classe em que o documento foi inserido. Segurança: acesso Um SIGAD tem que exigir que o usuário esteja devidamente identificado e autenticado antes que este inicie qualquer operação no sistema. Preservação Ações de preservação têm que ser efetivadas sempre se torne patente ou previsível a obsolescência tecnológica. Interoperabilidade: Um SIGAD deve ser capaz de interoperar com outros SIGADs. Especificação de metadados (em andamento) e-ARQ Brasil - Parte II Especificação: 384 requisitos

19 19 aperfeiçoamento, padronização e controle dos procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos; avaliação e aperfeiçoamento dos sistemas em uso; instrumento para desenvolvimento ou aquisição de softwares; facilitar a interoperabilidade entre os sistemas; Integração entre as áreas de tecnologia da informação, arquivo e administração; economia e eficácia dos processos e documentos que são conservados somente pelo tempo necessário; transparência das ações; evidência em caso de litígio. e-ARQ Brasil Benefícios

20 20 Adoção do e-ARQ no SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): e-ARQ JUS: estudo para aplicação do e-ARQ no Conselho Federal de Justiça; Propostas de adoção na Administração Pública Federal: SIGA: adoção do e-ARQ pelos órgãos integrantes; Estudo sobre a viabilidade de realizar projeto piloto MPOG: proposta de especificação para edital de compras de sistemas de gestão de documentos; Ações conjuntas para a a implantação do e-ARQ Brasil: encontros técnicos para definição de uma agenda de trabalho. e-ARQ Brasil Perspectivas

21 21 Certificação dos softwares de gestão arquivística de documentos de acordo com o e-ARQ Construção do modelo de certificação Definição de uma instituição certificadora e-ARQ Brasil Perspectivas (cont.)

22 Obrigada Como acessar a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

23 23 Qual a diferença entre documento digital e documento digitalizado? O documento digital é um documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. A digitalização é o processo de conversão de um documento em qualquer suporte ou formato para o formato digital, por meio de dispositivo apropriado como um escâner. Geralmente, é utilizada para reprodução e acesso de documentos convencionais a fim de agilizar a sua pesquisa e localização. A digitalização também pode ser utilizada no processo de capturar documentos arquivísticos convencionais para um SIGAD. Neste caso, o documento digitalizado e capturado pelo sistema é um documento arquivístico digital e, desta forma, obedecerá aos mesmos procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística como tramitação, armazenamento e destinação.


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