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Documentos Digitais Aula 6. Procedimento e Operações Técnicas do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos Digit ais 1.Captura – consiste em declarar.

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1 Documentos Digitais Aula 6

2 Procedimento e Operações Técnicas do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos Digit ais 1.Captura – consiste em declarar um docu- mento como documento arquivístico incor- porando ao sistema de gestão arquivístico por meio das seguintes ações: registro; classificação; indexação; atribuição de restrição de acesso; arquivamento.

3 Os objetivos da captura são: identificar o documento como documento arquivístico; demonstrar a relação orgânica dos documentos. Uma vez capturado o documento será incluído num fluxo de trabalho e posteriormente arquivado ou; ser imediatamente arquivado numa pasta (diretório) No caso de documentos digitais e nos siste- mas de Gestão: a captura é feita no momento em que o documento é registrado, classificado e/ou identificado.

4 Em um SIGAD, o documento tanto pode ser produzido diretamente dentro do sistema e então capturado automaticamente no momen- to do registro, como pode ser produzido fora do sistema e capturado e registrado posterior- mente. Metadados na hora da captura: Além do código de classificação, descritores, núme- ro de protocolo e número de registro; a captura pode prever a introdução de outros metadados, tais como: data e hora da criação, da transmissão e do recebimento do documento; nome do autor, do originador, do digitador e do destinatário, entre outros. Esses metadados podem ser registrados em vários níveis de detalhe, dependendo das necessidades geradas pelos procedimentos do órgão ou entidade e do seu contexto jurídico-administrativo.

5 2. Resgistro: O registro consiste em formalizar a captura do documento arquivístico dentro do sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um número identificador e de uma descrição informativa. Em um SIGAD, essa descrição informativa é a atribuição de metadados. O registro tem por objetivo demonstrar que o documento foi produzido ou recebido e capturado pelo sistema de gestão arquivística de docu- mentos, bem como facilitar sua recupera- ção.

6 O registro inclui os seguintes metadados obriga- tórios: número identificador atribuído pelo sistema; data e hora do registro; título ou descrição abreviada: palavra, frase ou grupo de caracteres que nomeia um documento arquivístico; produtor: nome da pessoa física ou jurídica responsável pela criação do documento arquivístico; autor: nome da pessoa física com autoridade e capaci- dade para emitir o documento ou em cujo nome ou sob cujo comando o documento é emitido; redator: nome da pessoa física responsável pela redação do documento; originador: identificação da pessoa física ou jurídica desi- gnada no endereço eletrônico ou login no qual o docu- mento é gerado ou enviado.

7 O registro pode incluir informações descritivas mais deta- lhadas a respeito do documento e de outros documentos a ele relacionados, tais como: data de produção; data e hora da transmissão e recebimento; destinatário (com identificação do cargo): organização ou pessoa para quem o documento foi dirigido; espécie documental: divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato. São exemplos de espécies docu- mentais ata, carta, decreto, memorando, ofício, planta, relatório; classificação de acordo com o código de classificação; associações a documentos diferentes que podem estar relaciona- dos pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação; formato, software e versão na qual o documento foi produzido ou capturado; restrição de acesso;

8 descritor: palavra ou grupo de palavras que, em indexação e tesauro, designa um conceito ou um assunto preciso, excluindo outros sentidos e significados; prazos de guarda; documentos anexos. 3.Classificação: Classificação é o ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos arquivísticos e de selecionar a classe sob a qual serão recuperados. Essa classificação é feita a partir de um plano de classificação elaborado pelo órgão ou entidade que poderá incluir, ou não, a atribuição de um código aos documentos.

9 A classificação também define a organização físi- ca dos documentos, constituindo-se em referencial básico para sua recuperação. Os objetivos da classificação são: estabelecer a relação orgânica dos documentos arquivísticos; assegurar que os documentos sejam identificados de forma consistente ao longo do tempo; auxiliar a recuperação de todos os documentos arqui- vísticos relacionados a uma determinada função ou ativi- dade; possibilitar a avaliação de um grupo de documentos de forma que os documentos associados sejam transferidos, recolhidos ou eliminados em conjunto.

10 4.Indexação: A indexação é a atribuição de termos à descrição do documento, utilizando vocabulário controlado e/ou lista de descritores, tesauro e o próprio plano de classifica- ção. A seleção dos termos para indexação normal- mente é feita com base em: tipologia documental: divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. título ou cabeçalho do documento; assunto do documento: palavras-chave ou termos com- pos-os que representem corretamente o conteúdo do documento; datas associadas com as transações registradas no documento; documentação anexada.

11 5.Atribuição de restrição de acesso - Os documentos também devem ser analisados com relação às pre- cauções de segurança, podendo ser considerados ostensivos ou sigilosos. No caso dos sigilosos, a legislação estabelece graus de sigilo a serem atribuí- dos a cada documento. A atribuição de restrições deve ser feita no momento da captura, com base no esquema de classificação de segurança e sigilo elaborado pelo órgão ou entidade, e envolve os seguintes passos: identificar a ação ou atividade que o documento registra; identificar a unidade administrativa à qual o documento pertence; verificar a precaução de segurança e o grau de sigilo; atribuir o grau de sigilo e as restrições de acesso ao documento; registrar o grau de sigilo e as restrições de acesso no sistema de gestão arquivística de documentos.

12 6.Arquivamento - Arquivar é a técnica de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classi- ficados de acordo com o plano de classificação, todos os documentos de um órgão ou entidade, uti- lizando métodos adequados, de forma que fiquem protegidos e sejam facilmente localizados e manu- seados. A operação de arquivamento dos documentos digitais se diferencia do arquivamento dos documentos convencionais porque, nestes últimos, o arquivamento é ao mesmo tempo uma operação lógica e física, como, por exemplo, arquivar um relatório na pasta Relatórios. No documento digital, como suporte e conteúdo são entidades separadas e o documento é ao mesmo tempo um objeto físico (suporte), lógico (softwa- re e formato) e conceitual (apresentação), a operação de arquivar significa armazenar o objeto digital, mantendo a sua identificação única.

13 7.Avaliação, Temporalidade e Destinação - O sistema de gestão arquivística de documentos, particular- mente no caso de um SIGAD, deve identificar a tem- poralidade e a destinação previstas para o docu- mento no momento da captura e do registro, de acor- do com os prazos e as ações estabeleci-os na tabela de temporalidade e destinação do órgão ou entidade. Essa informação deve ser registrada em um metada- do associado ao documento. O sistema de gestão arquivística de documentos deve também ter capacidade de identificar os documentos que já cumpriram sua temporalidade para implementar a destinação prevista. No caso de um SIGAD, esse sistema deverá ser capaz de listar os documentos que tenham cumprido o prazo previsto na tabela de temporalidade e destinação.

14 O sistema de gestão arquivística de docu- mentos deve prever as seguintes ações: retenção dos documentos, por determinado perí- odo, no arquivo corrente do órgão ou entidade que os gerou; eliminação física; transferência; recolhimento para instituição arquivística; eliminação.


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