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O SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SÃO PAULO E A IMPLEMENTAÇÃO DE POLÍTICA PÚBLICA DE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL NA ADMINISTRAÇÃO PAULISTA Ieda Pimenta.

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1 O SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SÃO PAULO E A IMPLEMENTAÇÃO DE POLÍTICA PÚBLICA DE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL NA ADMINISTRAÇÃO PAULISTA Ieda Pimenta Bernardes Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Sistema de Arquivos do Estado de São ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO CASA CIVIL

2 Criado em 1721, é a instituição responsável: Pela formulação e implementação da política estadual de arquivos e gestão documental Pela preservação, difusão e acesso aos documentos de valor histórico do Poder Executivo Paulista ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP

3 O que é o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP?

4 Termo de Cooperação Técnica com o Arquivo Público do Estado desde o ano de 2000 O que é o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP?

5 OBJETIVOS DO SISTEMA (Decreto n /84) Implementar um programa de gestão documental: definir normas e procedimentos comuns para todos os arquivos e protocolos da administração estadual, definindo critérios técnicos para a preservação e eliminação de documentos públicos; Facilitar o acesso aos documentos gerados pelos órgãos públicos; Assegurar a proteção e a preservação dos documentos arquivísticos do Poder Público Estadual;

6 Ministério Público: instituiu Grupo Especial de Defesa do Patrimônio Histórico-Cultural do Estado de São Paulo (Ato n. 067/2002-PGJ) COOPERAÇÃO TÉCNICA COM O MINISTÉRIO PÚBLICO ESTADUAL Arquivo Público do Estado: atua como órgão técnico consultivo do Ministério Público na área de arquivos, inclusive atendendo a eventuais requisi ç ões de per í cias t é cnicas, a fim de subsidiar a instaura ç ão de inqu é ritos civis ou a ç ões civis p ú blicas instituiu sua CADA e oficializou Plano e Tabela das atividades- meio e fim (Ato Normativo nº 428-PGJ/CGMP de ) indicou Promotores de Justiça para participarem dos Encontros sobre Gestão Documental Pública: por uma política municipal de arquivos

7 LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA Decreto n , de 19 de outubro de 1984 Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo Decreto n , de 18 de abril de 1989 Determina a criação de Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo Decreto n de 27 de agosto de 2004 Define normas para avaliação, preservação e eliminação de documentos públicos Decreto n de 27 de agosto de 2004 Oficializa o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio Lei federal n , de 8 de janeiro de 1991 Dispõe sobre a política nacional de Arquivos públicos e privados Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2.º Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

8 ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais (Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 17) A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (Lei Federal n.º 8.159, de 08/01/91, art. 9.º) Fica vedada a eliminação de documentos integrantes do patrimônio arquivístico público, sem prévia consulta ao órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo (Decreto n.º , de 19 de outubro de 1984, art.13)

9 Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos observado o disposto na Constituição Federal e nesta Lei (Lei Federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, art. 21) No âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo, cabe ao Arquivo Público do Estado, órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, propor e implementar a política de gestão de documentos (artigo 7º, do Decreto nº /2004) ATRIBUIÇÕES DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

10 ARQUIVO PÚBLICO E UNIVERSIDADES: um diálogo necessário Respeitada a autonomia didático-científica, administrativa e de gestão financeira e patrimonial, de que gozam as universidades, nos termos do artigo 207, da Constituição Federal, com relação à gestão documental deverão sujeitar-se ao artigo 216, § 2.º, da Constituição Federal de 1988, que atribui à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

11 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP No que diz respeito às atividades-meio exercidas pela Administração Estadual já estão oficializados o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos que deverá ser utilizada por toda a Administração Pública do Estado de São Paulo. (disponível em:

12 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP Metodologia do trabalho: Reuniões de trabalho com as Comissões de Avaliação de Documentos Visitas técnicas aos órgãos, entidades e empresas Reuniões com os agentes públicos de diversas Secretarias, Fundações, Autarquias e Empresas Reuniões com as Procuradoras do Estado, oficialmente designadas para acompanhar e analisar os aspectos jurídicos do trabalho

13 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP exaustiva pesquisa em mais de 250 textos legais análise criteriosa de dados experimentação de hipóteses que permitiram o mapeamento da produção documental identificação dos valores e das implicações jurídicas (administrativas, fiscais e criminais) Consistência técnica do trabalho:

14 As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração Pública Estadual nos termos do artigo 2º do Decreto nº , de 18 de abril de 1989, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos. ( Decreto n.º , de 27 de agosto de 2004, art. 34) COMISSÕES DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO: Interlocução permanente com o Arquivo Público do Estado

15 As Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo são grupos permanentes e multidisciplinares instituídos nos órgãos da Administração Pública Estadual nos termos do artigo 2º do Decreto nº , de 18 de abril de 1989, responsáveis pela elaboração e aplicação de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos ( Decreto n.º , de 27 de agosto de 2004, art. 34)) Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo área jurídica administração geral administração financeira arquivo áreas específicas

16 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP As propostas foram aprovadas por: Consistência jurídica (Temporalidade e destinação) Procuradoria Geral do Estado Ministério Público Estadual Tribunal de Contas do Estado Comitê de Qualidade da Gestão Pública-CQGP (aprovado por unanimidade em 9/8/2004 (www.cqgp.sp.gov.br)

17 Ampla pesquisa e o mapeamento exaustivo de todas as funções e atividades das áreas administrativas do Estado; Estudo inédito sobre a produção documental da administração estadual; Definição de critérios para preservação e eliminação de documentos públicos. A elaboração do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos: Atividades-Meio exigiu: CONHECIMENTO INÉDITO

18 PLANOS E TABELAS: Atividades-Fim Com a orientação técnica do SAESP, atualmente, as 76 Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo trabalham na identificação dos documentos das áreas-fim para elaboração de Planos de Classificação e de Tabelas de Temporalidade de Documentos.

19 GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS REQUISITOS SISTEMA ELETRÔNICO DE GESTÃO DOCUMENTAL PLANOS DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS TABELAS DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PROTOCOLO ÚNICO

20 SISTEMA ELETRÔNICO DE GESTÃO DOCUMENTAL: requisitos classificação e definição de temporalidade e destinação padronização de formulários, capas de processos e expedientes, folhas de rosto e termos específicos definição de normas para recuperar as informações sobre os documentos de guarda permanente definição dos níveis de acesso e categorias de sigilo elaboração de descritores específicos para cada tipo documental constante dos Planos de Classificação definição de normas para a inclusão de documentos eletrônicos estudo do fluxo e controle do trâmite dos documentos identificação dos documentos que integram processos, expedientes e dossiês (documentos compostos)

21 ARQUIVOS PÚBLICOS Sociedade contemporânea Assegura direitos individuais e coletivos Permite o exercício pleno da cidadania: controle social GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

22 Políticas Públicas de Gestão de Documentos e Informações Fortalecimento do Estado Democrático de Direito Consolidação da Democracia GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

23 Cidadania GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

24 Cidadania Presente Passado GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA

25 Cidadania Presente Passado GESTÃO DE DOCUMENTOS E CIDADANIA Direito à memória Direito à memória Acesso Gestão Preservação Direito à informação Direito à informação

26 ARQUIVO DO ESTADO DE SÃO PAULO órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP Rua Voluntários da Pátria, 596 CEP Santana - São Paulo/SP fone/fax (11)


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