A apresentação está carregando. Por favor, espere

A apresentação está carregando. Por favor, espere

Ge Ge stão de Documentos: recurso estratégico na modernização dos serviços arquivísticos governamentais.

Apresentações semelhantes


Apresentação em tema: "Ge Ge stão de Documentos: recurso estratégico na modernização dos serviços arquivísticos governamentais."— Transcrição da apresentação:

1 Ge Ge stão de Documentos: recurso estratégico na modernização dos serviços arquivísticos governamentais

2 A Lei de Arquivos: 8.159, de 8 de janeiro de 1991 Marco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticasMarco jurídico de importância para o país, viabilizando a implementação de políticas arquivísticas Cria o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQCria o Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ Reafirma princípios constitucionais no que tange à obrigação do Estado de promover a gestão de documentos e a publicização da informação governamentalReafirma princípios constitucionais no que tange à obrigação do Estado de promover a gestão de documentos e a publicização da informação governamental

3

4

5

6 ARQUIVO NACIONAL Missão Institucional Implementar a política nacional de arquivos, - definida pelo Conselho Nacional de Arquivos, órgão central do Sistema Nacional de Arquivos -, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do Governo Federal, garantindo pleno acesso à informação com a finalidade de apoiar as decisões governamentais de caráter político- administrativo, o cidadão na defesa dos seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural.

7 Estrutura do Arquivo Nacional Unidade organizacional da Secretaria Executiva da Casa Civil da Presidência da República

8 Política Nacional de Arquivos As ações desenvolvidas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional, visam à modernização dos arquivos públicos do país, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, ao definir diretrizes da Política Nacional de Arquivos por meio de seu Plenário, Câmaras Técnicas, Câmaras Setoriais, Comissões Especiais e Grupos de Trabalho.As ações desenvolvidas pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, vinculado ao Arquivo Nacional, visam à modernização dos arquivos públicos do país, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, ao definir diretrizes da Política Nacional de Arquivos por meio de seu Plenário, Câmaras Técnicas, Câmaras Setoriais, Comissões Especiais e Grupos de Trabalho.

9 Ação do CONARQ O CONARQ tem sido responsável pela sanção presidencial e aprovação de um corpus importante de decretos e resoluções, a seguir referenciados, regulando matérias arquivísticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificação e acesso a documentos sigilosos, seleção, avaliação e eliminação de documentos.O CONARQ tem sido responsável pela sanção presidencial e aprovação de um corpus importante de decretos e resoluções, a seguir referenciados, regulando matérias arquivísticas, dentre outras, sobre microfilmagem, classificação e acesso a documentos sigilosos, seleção, avaliação e eliminação de documentos.

10 A Gestão de Documentos A realidade arquivística brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematização dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos.A realidade arquivística brasileira aponta, cada vez mais, para a necessidade de sistematização dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos. A despeito das tentativas empreendidas no setor público, em todos os níveis, é fato que as dificuldades para implantação de sistemas de arquivo nos órgãos públicos são inúmeras.A despeito das tentativas empreendidas no setor público, em todos os níveis, é fato que as dificuldades para implantação de sistemas de arquivo nos órgãos públicos são inúmeras. A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando, assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico.A gestão de documentos, vale dizer, significa o gerenciamento de todo o ciclo de vida dos documentos de arquivo, desde a sua produção, organização, tramitação e uso até a sua destinação final, assegurando, assim, a eliminação criteriosa dos documentos destituídos de valor para guarda permanente e a preservação daqueles de valor informativo, probatório ou histórico.

11 A ação do Arquivo Nacional O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal em todo país, assumindo a orientação, a fiscalização e o acompanhamento da política de gestão dos documentos federais.O Arquivo Nacional, dentre outras atividades, atua junto aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal em todo país, assumindo a orientação, a fiscalização e o acompanhamento da política de gestão dos documentos federais.

12 Dificuldades operacionais Tais dificuldades compreendem desde a escassez de pessoal qualificado até a ausência de instrumentais básicos para a operacionalização dos sistemas, passando pela desatenção dos administradores para com os arquivos.Tais dificuldades compreendem desde a escassez de pessoal qualificado até a ausência de instrumentais básicos para a operacionalização dos sistemas, passando pela desatenção dos administradores para com os arquivos. Questões relativas à organização e ao controle da produção documental no setor público vêm sendo discutidas na Administração Pública há muito tempo, mas só recentemente, medidas aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos começam a municiar os serviços arquivísticos governamentais com ferramentas básicas para consecução deste objetivo.Questões relativas à organização e ao controle da produção documental no setor público vêm sendo discutidas na Administração Pública há muito tempo, mas só recentemente, medidas aprovadas pelo Conselho Nacional de Arquivos começam a municiar os serviços arquivísticos governamentais com ferramentas básicas para consecução deste objetivo.

13 A busca da solução Os atos normativos aprovados e disseminados pelo Conselho vêm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gestão dos arquivos da administração pública.Os atos normativos aprovados e disseminados pelo Conselho vêm preencher graves lacunas que dificultavam a adequada gestão dos arquivos da administração pública. Seus reflexos positivos já podem ser sentidos em ações concretas para o desenvolvimento de programas de gestão de documentos em diversos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.Seus reflexos positivos já podem ser sentidos em ações concretas para o desenvolvimento de programas de gestão de documentos em diversos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. A legislação existente impõe obrigações aos gestores públicos e co-responsabilizam todos os órgãos e entidades do Poder Público com o trato dos acervos arquivísticos governamentais.A legislação existente impõe obrigações aos gestores públicos e co-responsabilizam todos os órgãos e entidades do Poder Público com o trato dos acervos arquivísticos governamentais.

14 O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 Co-responsabiliza os órgãos e entidades da Administração Pública Federal no processo de preservação dos documentos de valor permanente.Co-responsabiliza os órgãos e entidades da Administração Pública Federal no processo de preservação dos documentos de valor permanente. Evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, considerando a necessidade de avaliação e seleção da massa documental produzida.Evidencia a necessária organização dos arquivos correntes, nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, considerando a necessidade de avaliação e seleção da massa documental produzida. Determina que todos os órgãos e entidades da Administração Pública constituam suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.Determina que todos os órgãos e entidades da Administração Pública constituam suas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos, com a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. Define que a transferência ou recolhimento de qualquer documento ao Arquivo Nacional exigirá prévia avaliação, organização e acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperação das informações nele contidas.Define que a transferência ou recolhimento de qualquer documento ao Arquivo Nacional exigirá prévia avaliação, organização e acondicionamento, possibilitando, assim, agilizar a recuperação das informações nele contidas.

15 A busca de um sistema estruturador O parágrafo 2º do artigo 216 da Constituição da República Federativa do Brasil determina que Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.O parágrafo 2º do artigo 216 da Constituição da República Federativa do Brasil determina que Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. A Lei nº 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste princípio constitucional, identifica o Arquivo Nacional como o órgão competente, na esfera do Poder Executivo Federal, para exercer não só a gestão documental como também para acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.A Lei nº 8.159, 8 de janeiro de 1991, regulamentadora deste princípio constitucional, identifica o Arquivo Nacional como o órgão competente, na esfera do Poder Executivo Federal, para exercer não só a gestão documental como também para acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma função constitucional como órgão singular na estrutura do Estado brasileiro.O Arquivo Nacional exerce, portanto, uma função constitucional como órgão singular na estrutura do Estado brasileiro.

16 O SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003 A criação do SIGA representa um passo importante e indispensável para se promover à necessária articulação dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivísticas nas fases corrente, intermediária e permanente.A criação do SIGA representa um passo importante e indispensável para se promover à necessária articulação dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivísticas nas fases corrente, intermediária e permanente. Obter-se-á, com sua implementação, economia de recursos, evitando-se gastos e esforços com fins coincidentes, ganhando-se maior agilidade na recuperação e no acesso à informação pública, com expressiva redução de custos de produção e armazenagem de documentos.Obter-se-á, com sua implementação, economia de recursos, evitando-se gastos e esforços com fins coincidentes, ganhando-se maior agilidade na recuperação e no acesso à informação pública, com expressiva redução de custos de produção e armazenagem de documentos.

17 O SIGA tem por finalidade: garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais; integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que integram o SIGA;integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que integram o SIGA; disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

18 O SIGA tem por finalidade (cont.): racionalizar a produção da documentação arquivística pública;racionalizar a produção da documentação arquivística pública; racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; preservar o patrimônio documental arquivístico da Administração Pública Federal;preservar o patrimônio documental arquivístico da Administração Pública Federal; articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.

19 Integram o SIGA: I-como órgão central, o Arquivo Nacional; II-como órgãos setoriais, as unidades responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes; III-como órgãos seccionais, as unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes.

20 O SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal Arquivo Nacional (Órgão Central) Órgãos e Entidades Ministeriais (Órgãos Seccionais) Ministérios (Órgãos Setoriais)

21 Compete ao órgão central do SIGA: I- e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; I- acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II- orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais; III- promover a disseminação de normas técnicas e informações de interesse para o aperfeiçoamento do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;

22 Compete ao órgão central do SIGA (cont.) : IV-promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; V-estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo.

23 Compete aos órgãos setoriais do SIGA: I- implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República; II- implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação, registro, tramitação, arquivamento, preservação, empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao acesso aos mesmos e às informações neles contidas;

24 Compete aos órgãos setoriais do SIGA (cont.) : III- coordenar a elaboração de código de classificação de documentos de arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais; IV- coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos as atividades-meio, instituída para a Administração Pública Federal, no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;

25 Compete aos órgãos setoriais do SIGA (cont.): V- elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, e aplicar, após aprovação do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim; VI-promover e manter intercâmbio de cooperação técnica com instituições e sistemas afins, nacionais e internacionais; VII- proporcionar aos servidores que atuam na área de gestão de documentos de arquivo a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem garantindo constante atualização.

26 Comissão de Coordenação do SIGA: competências I- assessorar o órgão central no cumprimento de suas atribuições; II- propor políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo, a serem implantadas nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, após aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência da República; III- propor aos órgãos integrantes do Sistema as alterações e/ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo; IV- avaliar os resultados da aplicação das normas e propor os ajustamentos que se fizerem necessários, visando à modernização e ao aprimoramento do Sistema.

27 Comissão de Coordenação do SIGA: composição I- o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a presidirá; II-um representante do órgão central, responsável pela coordenação do Sistema, designado pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional; III-um representante do Sistema de Administração dos Recursos de Informação e Informática – SISP, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão; IV um representante do Sistema de Serviços Gerais – SISG, indicado pelo Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão; V-os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos equivalentes.

28 SIGA: informações complementares Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto no Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se ao órgão central para os estritos efeitos do disposto no Decreto, sem prejuízo da subordinação ou vinculação administrativa decorrente de sua posição na estrutura organizacional dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Será instituído um sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.Será instituído um sistema de informações destinado à operacionalização do SIGA, com a finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Os órgãos setoriais e seccionais serão responsáveis pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema referido.Os órgãos setoriais e seccionais serão responsáveis pela alimentação e processamento dos dados necessários ao desenvolvimento e manutenção do sistema referido.

29 Para mais informações sobre o Arquivo Nacional e o CONARQ consulte nosso sítio na Internet:

30 Presidente da República Luiz Inácio Lula da Silva Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República José Dirceu de Oliveira e Silva Secretário Executivo da Casa Civil da Presidência da República Swedenberger do Nascimento Barbosa Diretor-Geral do Arquivo Nacional Jaime Antunes da Silva Texto: Jaime Antunes da Silva, Diretor-Geral do Arquivo Nacional e Presidente do Conselho Nacional de Arquivos Apresentação produzida, em Power Point, no Arquivo Nacional. Rio de Janeiro, março de 2004


Carregar ppt "Ge Ge stão de Documentos: recurso estratégico na modernização dos serviços arquivísticos governamentais."

Apresentações semelhantes


Anúncios Google