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1 GESTÃO DOCUMENTAL DCAR / SETOR DE ARQUIVO E MICROFILMAGEM 2004.

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2 1 GESTÃO DOCUMENTAL DCAR / SETOR DE ARQUIVO E MICROFILMAGEM 2004

3 2 Só aprende quem tem coragem para abandonar o velho e mergulhar de cabeça no novo, mesmo com toda vertigem que o salto provoca!

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5 4 OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL Melhorar o ambiente físico e condições de trabalho; Reduzir desperdícios e custos de armazenamento (de 30 a 40 %); Minimizar custo de homem/hora na busca da informação/ documento; Melhorar a imagem da empresa junto aos seus clientes internos e externos; Incentivar a participação dos geradores de informações na busca de melhorias.

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7 6 ARQUIVO n Conjunto de documentos organizados sistematicamente após seleção e classificação, para armazenagem e consulta de informações. n Instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada.

8 7 n Documento: É a peça escrita ou impressa que oferece prova ou informação sobre um assunto qualquer. n Documentação: É o conjunto de documentos referentes à produção, controle, avaliação e arquiva- mento.

9 8 CLASSIFICAÇÃO n Corrente: Conjunto de documentos em curso ou consultados freqüentemente pelos serviços; n Intermediário: Conjunto de documentos que perderam sua atualidade mas seus serviços ainda podem ser solicitados; n Permanente: Conjunto de documentos que perderam o valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de valor histórico, legal e documental.

10 9 IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO n O futuro da documentação de uma instituição dependerá do tratamento que for dispensado aos documentos em sua fase corrente.

11 10 Tipos de Material de Consumo n Caixa - Arquivo tipo box; n Formulários e ou fichas; n Pastas suspensas; n Pastas de cartolina; n Material de escritório (fita adesiva invisível, gominhas, clips, canetas pretas ou azuis, lápis, etc.).

12 11 DEFINIÇÃO DO MOBILIÁRIO E EQUIPAMENTOS/ARQUIVOS n Deve-se calcular o volume do material a ser arquivado, suportes (papel, filme, fita magnética, disquete e cds) e o tamanho dos documentos. Tipos de Material Permanente n Estantes de aço para acondicionar caixas- arquivo e documentos; n Arquivo de aço horizontal para mapas e plantas; n Arquivo de aço vertical para pastas suspensas;

13 12 n Mesas para arquivistas e consultas dos usuários; n Cadeiras; n Armários para guarda do material de consumo; n Microcomputador.

14 13 SISTEMATIZAÇÃO DO ARQUIVO n Vantagens: Uso mais racional do espaço; Eliminação de excesso de equipamentos, armários, arquivos, mesa, etc.; Acompanhamento eficaz da vida útil do material; Redução de tempo na procura de dados;

15 14 Reposição mais rápida do material ou equipamento; Eliminação dos desperdícios; Diminuição dos riscos de acidentes; Manutenção da qualidade; Melhor controle e distribuição do material utilizado.

16 15 GESTÃO DE DOCUMENTOS n Conceito: É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei de 08 de Janeiro de 1991).

17 16 TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL n É o registro esquemático do ciclo de vida documental do Órgão, sendo elaborada após análise da documentação e aprovada pela autoridade competente. n Determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, e os critérios para microfilmagem, eliminação e ou recolhimento ao arquivo permanente.

18 17 n Disciplina o fluxo de documentos entre os arquivos correntes e permanentes, pela fixação de prazos de transferência e de eliminação de documentos; n Define a necessidade de utilização e conservação de cada documento dentro da instituição, considerando dois tipos fundamentais de documentos: - Administrativos; - Históricos.

19 18 n A sua implantação implica em ações que constituem-se em termos de normas e operações e pressupõem um diálogo constante com os Orgãos e organismos da Administração Pública.

20 19 OBJETIVOS E BENEFÍCIOS n Assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; n Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica; n Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e científicos;

21 20 n Racionalizar os processos que envolvam acesso contínuo a documentos; n Economizar espaço físico destinado aos arquivamentos Setoriais e de Arquivos Gerais; n Agilizar a recuperação de informações.

22 21 REFERÊNCIAS n Resolução Nº 4, de 28 de março de 1996 Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para Administração Pública: Atividade-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivo - SINAR, e aprova os prazos de guarda e destinação

23 22 de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades - Meio da Administração Pública. Lei nº de 08 de Janeiro de 1991 Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências. Decreto nº de 22 de Dezembro de 1998 Dispõe sobre a Gestão de Documentos Públicos.


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