GESTÃO DOCUMENTAL DCAR / SETOR DE ARQUIVO E MICROFILMAGEM 2004.

Apresentação em tema: "GESTÃO DOCUMENTAL DCAR / SETOR DE ARQUIVO E MICROFILMAGEM 2004."— Transcrição da apresentação:

1 GESTÃO DOCUMENTAL DCAR / SETOR DE ARQUIVO E MICROFILMAGEM 2004

2 “Só aprende quem tem coragem para abandonar o velho e mergulhar de cabeça no novo, mesmo com toda vertigem que o salto provoca!”

3

4 OBJETIVOS DA ORGANIZAÇÃO DOCUMENTAL
Melhorar o ambiente físico e condições de trabalho; Reduzir desperdícios e custos de armazenamento (de 30 a 40 %); Minimizar custo de homem/hora na busca da informação/ documento; Melhorar a imagem da empresa junto aos seus clientes internos e externos; Incentivar a participação dos geradores de informações na busca de melhorias .

5

6 ARQUIVO Conjunto de documentos organizados sistematicamente após seleção e classificação, para armazenagem e consulta de informações. Instrumento principal para servir de controle à ação administrativa de qualquer empresa pública ou privada.

7 Documento: É a peça escrita ou impressa que oferece prova ou informação sobre um assunto qualquer. Documentação: É o conjunto de documentos referentes à produção, controle, avaliação e arquiva-mento.

8 CLASSIFICAÇÃO Corrente: Conjunto de documentos em curso ou consultados freqüentemente pelos serviços; Intermediário: Conjunto de documentos que perderam sua atualidade mas seus serviços ainda podem ser solicitados; Permanente: Conjunto de documentos que perderam o valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de valor histórico, legal e documental.

9 IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
O futuro da documentação de uma instituição dependerá do tratamento que for dispensado aos documentos em sua fase corrente.

10 Tipos de Material de Consumo
Caixa - Arquivo tipo box; Formulários e ou fichas; Pastas suspensas; Pastas de cartolina; Material de escritório (fita adesiva invisível, gominhas, clips, canetas pretas ou azuis, lápis, etc.).

11 DEFINIÇÃO DO MOBILIÁRIO E EQUIPAMENTOS/ARQUIVOS
Deve-se calcular o volume do material a ser arquivado, suportes (papel, filme, fita magnética, disquete e cd’s) e o tamanho dos documentos. Tipos de Material Permanente Estantes de aço para acondicionar caixas- arquivo e documentos; Arquivo de aço horizontal para mapas e plantas; Arquivo de aço vertical para pastas suspensas;

12 Mesas para arquivistas e consultas dos usuários;
Cadeiras; Armários para guarda do material de consumo; Microcomputador.

13 SISTEMATIZAÇÃO DO ARQUIVO
Vantagens: Uso mais racional do espaço; Eliminação de excesso de equipamentos, armários, arquivos, mesa, etc.; Acompanhamento eficaz da vida útil do material; Redução de tempo na procura de dados;

14 Reposição mais rápida do material ou equipamento;
Eliminação dos desperdícios; Diminuição dos riscos de acidentes; Manutenção da qualidade; Melhor controle e distribuição do material utilizado.

15 GESTÃO DE DOCUMENTOS Conceito:
É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei de 08 de Janeiro de 1991).

16 TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
É o registro esquemático do ciclo de vida documental do Órgão, sendo elaborada após análise da documentação e aprovada pela autoridade competente. Determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, e os critérios para microfilmagem, eliminação e ou recolhimento ao arquivo permanente.

17 Disciplina o fluxo de documentos entre os arquivos correntes e permanentes, pela fixação de prazos de transferência e de eliminação de documentos; Define a necessidade de utilização e conservação de cada documento dentro da instituição, considerando dois tipos fundamentais de documentos: Administrativos; Históricos.

18 A sua implantação implica em ações que constituem-se em termos de normas e operações e pressupõem um diálogo constante com os Orgãos e organismos da Administração Pública.

19 OBJETIVOS E BENEFÍCIOS
Assegurar de forma eficiente a produção, administração, manutenção e destinação dos documentos; Assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica; Contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e científicos;

20 Racionalizar os processos que envolvam acesso contínuo a documentos;
Economizar espaço físico destinado aos arquivamentos Setoriais e de Arquivos Gerais; Agilizar a recuperação de informações.

21 REFERÊNCIAS Resolução Nº 4, de 28 de março de 1996 Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para Administração Pública: Atividade-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivo - SINAR, e aprova os prazos de guarda e destinação

22 de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades - Meio da Administração Pública. Lei nº de 08 de Janeiro de 1991 Dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e dá outras providências. Decreto nº de 22 de Dezembro de 1998 Dispõe sobre a Gestão de Documentos Públicos.