SEÇÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Apresentação em tema: "SEÇÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS"— Transcrição da apresentação:

1 SEÇÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
SIGDA - FARMANGUINHOS JULHO

2 MISSÃO Atuar com responsabilidade socioambiental na promoção da saúde pública por meio da produção de medicamentos, pesquisa, desenvolvimento tecnológico, geração e difusão de conhecimento.

3 ESTRUTURA Vice Diretoria de Gestão Institucional Departamento de Administração Serviço de Documentação Seção de Gestão de Documentos Setor de Protocolo Setor de Expedição Setor de Reprografia

4 INÍCIO DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS
1996 INÍCIO DA IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS E ARQUIVOS Diagnóstico da Situação: - Perfil Institucional - Levantamento para Diagnóstico de Arquivo - 119 m de documentos - desconheciam os procedimentos de gestão de arquivos

5 IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DE DOCUMENTOS EM FARMANGUINHOS
Atender aos órgãos reguladores: Vigilância Sanitária (BPF, BPL, BPC, Farmacovigilância, etc.); Arquivo Nacional; e outros. Atender a Portaria 353 /2009-PR : Constitui o Sistema de Gestão de Documentos e Arquivos – SIGDA da Fundação Oswaldo Cruz, em consonância com o Decreto nº de 2003, que organiza as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal.

6 Instrumentos de Gestão de Documentos
Com a implantação do SIGDA na Fiocruz foram desenvolvidos os seguintes Instrumentos da Gestão de Documentos: Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública Federal – versão FIOCRUZ (5ª versão – 2007); Procedimentos de Transferência, Recolhimento e Eliminação documentos (1998); Constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Arquivísticos da Fundação Oswaldo Cruz (1998 com alterações em 2004, 2010 e 2012); Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim para uso no Instituto de Tecnologia em Fármacos – Farmanguinhos (1ª versão , 2ª versão – 2007, em fase de atualização); Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades - Meio da Fundação Oswaldo Cruz (1ª versão – 2000, 2ª versão – 2007, em fase de atualização);

7 Instrumentos de Gestão de Documentos
Outros instrumentos utilizados em Farmanguinhos: Planilhas para indexação do acervo documental do arquivo intermediário (controlamos 48 planilhas); Sistema de Controle de Empréstimo de Documentos; Procedimento Operacional Padrão – POP: - Transferência de Documentos para a SGD; - Avaliação, Seleção e Destinação Final de Documentos.

8 Volume do acervo (aproximadamente)
Documentos Correntes: não mensurável no momento. Documentos Intermediários: 364 m de documentos textuais 168 m de envelopes de lotes de produto Total de 532 m de documentos.

9 Consulta e Empréstimo de Documentos

10 Descarte de Documentos
2001 – 35,8 m = t 2002 – 27,2 m = t 2006 – 24,5 m ( não foi informado o peso) 2010 – 395,7m = 8,210 t

11 SIGDA – FARMANGUINHOS 1996 Muitos documentos importantes foram destruídos em conseqüência de uma enchente.

12 1º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 1997 (sótão do prédio Planta Piloto)

13 2º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 2004 (sala ao lado da Flexografia)

14 2º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 2004 (sala ao lado da Flexografia)

15 3º ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - 2005 / 2006 CTM

16 Descarte de Documentos realizado em Setembro - 2010

17 Descarte de Documentos realizado em Setembro - 2010

18 OBRIGADA Sonia Eveline