O documento administrativo como fonte de história da Justiça Federal

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1 O documento administrativo como fonte de história da Justiça Federal

2 Arquivo de Guarda Permanente
É constituído pelo conjunto de documentos, que tendo perdido sua utilidade administrativa, devem ser definitivamente preservados pelo seu valor histórico, probatório e informativo É formado a partir da avaliação e aplicação da tabela de temporalidade dos documentos. Seu acervo deve receber tratamento técnico diferenciado, assim como condições específicas de guarda e acesso. Esses documentos são inalienáveis e imprescritíveis. Nesta fase a consulta aos documentos é totalmente aberta ao público, não podendo haver restrição de acesso ao documento de valor permanente.

3 Todo documento de guarda permanente é histórico?
Classificar um documento como sendo histórico é uma avaliação subjetiva e delicada. Os critérios históricos não são objetivos, sendo definidos a partir do conhecimento de cada documento existente nos acervos das instituições. A historicidade de um documento é determinada apenas pelo olhar do pesquisador. É o tipo de foco de pesquisa que irá caracterizar a historicidade do objeto.

4 História institucional:
é possível verificar a construção da instituição em âmbito local ou regional, no decorrer do tempo, observando-se a atuação de Magistrados, a forma de andamento processual, bem como outras informações constantes de documentos jurídicos e administrativos;

5 A utilização do Arquivo Permanente para fins administrativos
Mesmo quando, a princípio, o arquivo permanente deixou de ser útil à Administração, não se deve perder de vista o seu caráter informativo. Às vezes, um documento de guarda permanente pode ser o único capaz de responder a certas necessidades administrativas. Os documentos de guarda permanente são essenciais para reconstituir a evolução do Órgão ou para realizar estudos retrospectivos.

6 Alguns documentos administrativos de guarda permanente

7 Folha de abertura do Livro de Termos de Compromisso dos funcionários da Justiça Federal no Estado de São Paulo

8 Termo de compromisso para o lugar de primeiro suplente do substituto do juiz federal no município de Cotia

9 Ofício recebido pela Diretoria do Foro Remetente: Conselho da Justiça Federal Assunto: ciência do Provimento 54/74 e do Edital de Eliminação de Autos 1/74

10 Prédio da Praça da República

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12 Fitas K-7 doadas pelo Núcleo de Comunicação Social

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14 Cuidados de Preservação
Objetivo: prolongar a vida útil dos materiais que dão suporte à informação. O acesso à informação está diretamente relacionado à garantia de integridade física dos documentos.

15 Mudança nas práticas cotidianas
Evitar os rasgos, vincos ou dobras, que contribuirão, no longo prazo, para a “quebra” da folha ou suporte que contém a informação. Não realizar lanches ou refeições na área onde os documentos se encontram. A ingestão ou guarda de alimentos e bebidas favorecem a ocorrência de infestações biológicas, criando condições propícias para o desenvolvimento de insetos e fungos. A poeira também propicia o desenvolvimento de colônias de fungos e outros microorganismos nas superfícies dos documentos, agindo também como elemento abrasivo.

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18 "a distância entre a administração e a história, no que concerne aos documentos, é apenas uma questão de tempo". (Bellotto, Heloisa Liberalli 1991 Arquivos permanentes: tratamento documental. São Paulo, T. A. Queirós)

19 Bibliografia BRASIL. Conselho da Justiça Federal. Resolução n.º 23, de 19 de setembro de Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus. Disponível em: LOPES, Thais Menandro. Processo judicial: importância como fonte histórica e cuidados de preservação. São Paulo, Disponível em: ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina Arquivística. Publicações Dom Quixote, Lisboa, 1998.