Dicas para fazer uma boa Apresentação no PowerPoint. Profª Solange “História”

Introdução O PowerPoint é o programa mais lembrado quando o assunto é apresentação de slides. Seja na escola, seja na faculdade, seja no trabalho, seja até mesmo em casa, seu uso é muito comum, razão pela qual o vou apresentar a seguir algumas dicas para ajudá-los a usar melhor os recursos oferecidos pela ferramenta.

Organize sua apresentação Organização é a chave para qualquer projeto de negócios, mas especialmente ao elaborar uma apresentação no PowerPoint. Algumas dicas para estruturar um PPT organizado. Antes de começar, planeje sua apresentação esquematizando a estrutura ou os assuntos em um rascunho.

Organizar a informação Organizar a informação de forma lógica e não confusa, para isso devemos: Planificar, “Significado de Planificar Organizar, dirigir seguindo determinado plano.” Pesquisar, selecionar e tratar a informação.

ecrã Uma tela ou ecrã é uma superfície esticada

ANTES DE COMEÇAR, PLANEJE SUA APRESENTAÇÃO Esquematizando a estrutura ou os assuntos. Assim que organizar o fluxo, construa a estrutura da sua apresentação, dividindo os assuntos em capítulos e separando cada capítulo com um slide de transição limpo e corretamente intitulado. Os slides de resumo podem ser uma ótima maneira de rever a grande quantidade de assuntos e imagens, mas use-os com moderação. Pense nos pontos da apresentação que você deseja que o público compare ou chegue a uma conclusão; os slides de resumo podem ser uma maneira inteligente de facilitar a tomada de decisões.

AO ABRIR UM ARQUIVO DO POWERPOINT, FAÇA-O INICIAR A APRESENTAÇÃO IMEDIATAMENTE Se você salvar seu arquivo do PowerPoint usando a opção de salvamento padrão (extensão .ppt no PowerPoint 2003 e anteriores, extensão .pptx na versão 2010), o programa sempre o abrirá de forma que você possa editá-lo. No entanto, você pode fazer com que o PowerPoint inicie a apresentação dos slides imediatamente, assim que o arquivo for aberto. Para isso, faça o seguinte:

PowerPoint, clique no botão Office (no topo superior esquerdo da tela), escolha a opção Salvar como e, por fim, o item Apresentação de slides do PowerPoint. O arquivo ficará com a extensão .ppsx. Agora, faça o teste. Feche o PowerPoint e clique no arquivo criado. Note que ele abrirá imediatamente no modo de exibição de slides. Para finalizar a apresentação, clique na tecla ESC de seu teclado.

OCULTE A APRESENTAÇÃO SEM SAIR DO POWERPOINT DURANTE A APRESENTAÇÃO DE SLIDES. Deixar a tela do PowerPoint totalmente preta ou totalmente branca. Esse recurso é útil para, por exemplo, fazer os expectadores prestarem atenção em algo que você tem em mãos. Para isso, faça o seguinte: - Para deixar a tela toda preta, pressione a tecla E em seu teclado; - Para deixar a tela toda branca, pressione a tecla C em seu teclado. - Para voltar à apresentação de onde ela parou, simplesmente pressione qualquer tecla.

USE O SLIDE EM FORMATO RETRATO Suponha que você necessite gerar um cartaz sobre um evento qualquer. Você pode usar o PowerPoint para isso como um "quebra galho", afinal, ele possui interessantes recursos gráficos. Mas como fazer isso se o PowerPoint só gera slides no formato paisagem, sendo que o cartaz deve estar no formato retrato? Ao contrário do que muita gente pensa, o PowerPoint é capaz sim de gerar slides na orientação retrato:

INSIRA IMAGENS CORRETAMENTE PARA EVITAR CORROMPER O ARQUIVO Muita gente costuma inserir imagens no PowerPoint usando o recurso "copiar e colar". A princípio, isso pode não trazer nenhum problema, mas se sua apresentação tem muitos slides com figuras inseridas dessa forma, pode ser que alguma deixe de ser exibida durante a apresentação ou, no pior dos casos, o arquivo pode ficar corrompido por completo. Para diminuir as chances desses problemas ocorrerem, insira as imagens da maneira correta:

No PowerPoint, vá ao menu Inserir e clique no botão Imagem. Na tela que surgir, vá à pasta onde a figura esta armazenada e selecione-a. Se você constatar que uma imagem que você quer inserir está no formato Bitmap (.bmp), considere converter esse arquivo para um formato mais leve, como JPEG (.jpg). Dessa forma, o tamanho do arquivo do PowerPoint não ficará grande.

Crie álbuns de fotografia rapidamente Pouca gente sabe disso, mas o PowerPoint permite a criação de álbuns de fotografia de maneira descomplicada e em poucos minutos.

MUDE A POSIÇÃO DOS SLIDES RAPIDAMENTE No PowerPoint, clique no botão Classificação de Slides ou vá ao menu Exibição e escolha o referido botão. Agora, basta arrastar com o mouse qualquer slide para a posição que quiser.

NÃO INSIRA MUITO TEXTO Em uma apresentação, não é conveniente exibir slides com muito texto. A melhor opção é inserir apenas tópicos que dão destaque ao que você vai abordar. No entanto, se a inserção de textos longos realmente for necessária, divida-o em vários slides, já que mantê-lo em um slide só exigirá um tamanho de fonte pequeno, coisa que pode atrapalhar a leitura de quem está longe da tela.

MOVA ITENS NOS SLIDES COM PRECISÃO Se você inseriu uma figura ou um objeto qualquer em um slide, pode necessitar posicioná-lo de maneira precisa. Uma das formas para isso é selecionar o item e movimentá-lo usando as teclas de seta do teclado. Todavia, essas teclas fazem com que o objeto dê pequenos "pulos" para se movimentar. Para fazer com que o item se mova de forma contínua, sem os pequenos pulos, selecione-o e utilize as teclas de seta mantendo o botão Ctrl do teclado pressionado.

INSIRA CARACTERES E SÍMBOLOS ESPECIAIS Precisa inserir caracteres ou símbolos especiais, como euro, sinal de desigualdade, copyright, entre outros. No PowerPoint, insira uma caixa de texto ou crie uma, vá em Inserir e clique no botão Símbolo. Em seguida, basta selecionar o caractere desejado e clicar em Inserir. Note que essa opção somente é acessível durante a manipulação de textos.

SALVE SEUS SLIDES COMO IMAGEM PowerPoint pode ser usado como um "quebra galho" para a geração de trabalhos gráficos. Se você fez um cartaz, por exemplo, provavelmente irá querer tê-lo em um formato de imagem. Para isso, faça o seguinte: - Na versão 2010 do software, clique no botão Office, vá em Salvar Como e selecione Outros Formatos. Depois, escolha um dos tipos de imagem disponíveis: GIF, JPEG, PNG, TIFF ou BMP; Note que se a apresentação tiver mais de um slide, o programa poderá perguntar se você quer salvar todos os slides como imagem ou somente o atual.

CUIDADO COM A ESCOLHA DAS FONTES Você criou uma apresentação muito bacana, mas ao abrí-la em outro computador, percebeu que uma das fontes que escolheu é diferente. Isso certamente ocorreu porque essa fonte não está instalada no computador em questão. Para evitar problemas desse tipo, utilize apenas fontes que você sabe serem comuns, como Arial, Verdana, Times New Roman e Tahoma.

USE GRADES PARA POSICIONAR MELHOR OS ITENS DO SLIDE Se os slides de sua apresentação forem muito detalhados, talvez o uso de grades lhe ajude a posicionar melhor todos os itens. Para ativar essa opção, clique com o botão direito do mouse sob o slide atual e escolha a opção Grades e Guias. Na janela que surgir, escolha o espaçamento desejado e clique no botão Exibir grade na tela. Para desativar esse item, basta executar o procedimento contrário.

Atalhos de teclado da apresentação de slides Você pode usar as seguintes teclas de atalho ao executar uma apresentação de slides no modo de exibição de tela inteira. P, ENTER, PAGE DOWN, SETA PARA A DIREITA, SETA PARA BAIXO ou a BARRA DE ESPAÇOS (ou clique com o mouse) Executa a próxima animação ou avança para o próximo slide. A, PAGE UP, SETA PARA A ESQUERDA, SETA PARA CIMA ou BACKSPACE Executa a animação anterior ou volta ao slide anterior. Número + ENTER Vai para o slide número. A ou = selecionado.

Mostra ou oculta o cursor em forma de seta E ou PONTO Exibe uma tela preta ou retorna à apresentação de slides a partir de uma tela preta. C ou VÍRGULA Exibe uma tela branca ou retorna à apresentação de slides a partir de uma tela branca. X ou SINAL DE MAIS Interrompe ou reinicia uma apresentação de slides automática. ESC, CTRL+BREAK ou HÍFEN Encerra uma apresentação de slides. E Apaga anotações na tela. H

Apaga anotações na tela. H Vai para o próximo slide oculto. T Define novos intervalos ao testar. O Usa os intervalos originais ao testar. M Usa um clique do mouse para avançar ao testar. 1+ENTER (ou pressione os dois botões do mouse por 2 segundos) Retorna ao primeiro slide. CTRL+P

Oculta imediatamente o ponteiro e o botão de navegação. CTRL+M P, ENTER, PAGE DOWN, SETA PARA A DIREITA, SETA PARA BAIXO ou a BARRA DE ESPAÇOS (ou Reexibe o ponteiro oculto e/ou altera o ponteiro para uma seta. CTRL+O Oculta imediatamente o ponteiro e o botão de navegação. CTRL+M Mostra ou oculta a marcação à tinta CTRL+S Oculta o ponteiro e o botão de navegação em 15 segundos. CTRL+F Exibe a barra de tarefas

Caixa de diálogo Todos os Slides SHIFT+F10 (ou clique com o botão direito do mouse) Exibe o menu de atalho. TAB Vai para o primeiro ou o próximo hiperlink em um slide. SHIFT+TAB Vai para o último hiperlink ou o anterior em um slide. ENTER enquanto um hiperlink estiver selecionado Executa o comportamento "clique no mouse" do hiperlink selecionado. SHIFT+ENTER enquanto um hiperlink estiver selecionado Executa o comportamento "mouse desativado" do hiperlink selecionado.