Arquivo
Arquivo: É o local onde se guardam os documentos de interesse, depois de terem sido devidamente classificados.
Objectivos da classificação e ordenação dos documentos Facilitar, quando necessário, a sua localização de forma rápida; Permitir, a todo o momento, o fornecimento de elementos necessários; Dar a conhecer um possível desaparecimento de um documento, que possa ter sido arquivado noutro lugar.
Sistema de classificação A classificação e ordenação de documentos impõe que a pessoa a quem compete este tarefa, tenha conhecimentos suficientes das regras gerais para elaboração de um arquivo e as respeite rigorosamente.
Tipos Sistemas de classificação Sistema alfabético Sistema numerário Sistema alfanumérico
Sistema alfabético: O sistema de classificação alfabético consiste na ordenação dos documentos de acordo com a ordem das letras do alfabeto.
Sistema numérico: O sistema de classificação numérico e também utilizado com frequência, consistindo na ordenação dos documentos por ordem crescente dos números neles inscritos.
Sistema alfanumérico: Consiste na combinação do sistema alfabético com o sistema numérico. No sistema alfanumérico os documentos são classificados alfabeticamente e ordenados em classes por números.
Tipos de Arquivos
Quanto a forma de arquivar: Arquivo horizontal - Os documentos são guardados uns sobre os outros. Arquivo vertical - Os documentos são guardados uns após os outros, assentando na superfície mais pequena.
Quanto a frequência de consulta Arquivo activo Arquivo semi-activo Arquivo inactivo
Arquivo activo Abrange os documentos chegados à empresa, classificados e ordenados, mas que ainda aguardam um tratamento urgente (poderemos designar por «assuntos suspensos»).
Arquivo semi-activo Compreende todos os documentos de consulta frequente. Estes documentos provêm, normalmente, do arquivo activo e servem para fornecer elementos de controlo de operações já realizadas.
Arquivo inactivo Contem todos os documentos que perderam valor operativo, sendo a sua consulta pouco provável. Os documentos guardados nestes arquivos destinam-se a ser mais tarde destruídos, por já terem utilidade.