SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE CUSTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO SISTEMA DE INFORMAÇÃO DE CUSTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA ESTUDO COMPARATIVO SOBRE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DE CUSTOS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA: MODELO E ESTRUTURA CONCEITUAL E ESTRATÉGIA DE IMPLEMENTAÇÃO Experiências Internacionais e Organização da Estrutura Conceitual. Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública Brasília - Escola de Administração Fazendária 11 de setembro de 2009 - 10h00 às 11h30

OBJETIVOS GERAIS DO TRABALHO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO OBJETIVOS GERAIS DO TRABALHO Elaborar a minuta da Estrutura Conceitual Básica da Informação de Custos; Elaborar estudo comparativo internacional; Subsidiar a equipe do Ministério da Fazenda na definição da estratégia de implementação do projeto-piloto. Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

ATIVIDADES DESENVOLVIDAS ATÉ O MOMENTO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO ATIVIDADES DESENVOLVIDAS ATÉ O MOMENTO Contatos iniciados em 10/novembro/2008 Compreensão do macro projeto Compreensão da demanda Alinhamento de objetivos e interesses Identificação dos resultados esperados Definição de Plano de Trabalho Composição da equipe Definição da Metodologia do Estudo Comparativo Identificação de resultados parciais Hoje: setembro/2009 Resultados das Experiências Internacionais Organização da Estrutura Conceitual Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

ROTEIRO DA APRESENTAÇÃO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO ROTEIRO DA APRESENTAÇÃO Resultado das Experiências Internacionais Metodologia (heurística) Background Implantação Orçamento Organização da Estrutura Conceitual Conclusões Referências Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO PLANO DE TRABALHO Características da informação de custos na literatura 3 Em andamento Dimensões da informação de custo no setor público. Experiências Internacionais e Nacionais 2 Em andamento Quais os objetos de custeio? Critérios de mensuração de custos Identificação dos usuários da informação Identificação dos intermediários do processo de informação da contabilidade. Percepção do gestor público sobre a utilidade da informação de custos 4 Questionário já aplicado Qual a percepção dos usuários em relação às informações de custos? Alinhamento de objetivos / escopo e validação do Plano de Trabalho 1 Fase já realizada Estratégias de identificação de fontes Países objeto de análise Esqueleto da matriz de comparação Composição da equipe Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública Proposição do Framework 5 Novembro 2009 Versão final da minuta da estrutura conceitual Sugestão quanto à estratégia de implantação

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – METODOLOGIA GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – METODOLOGIA SRCTITLE (accounting OR public OR administration) AND TITLE-ABS-KEY("public administration" OR "government" OR "public entit*") AND TITLE-ABS-KEY("cost information" OR "management accounting" OR "performance" OR "measurement" OR "assessment") AND ( LIMIT-TO(SUBJAREA,"BUSI" ) OR LIMIT-TO(SUBJAREA,"ECON" ) OR LIMIT-TO(SUBJAREA,"MULT" ) )   SRCTITLE (accounting OR "public administration") AND TITLE-ABS-KEY("public administration" OR "government" OR "public entit*" OR "county" OR "public agenc*" OR "federal agenc*") AND TITLE-ABS-KEY("cost information" OR "cost system" OR "cost measurement" OR "cost allocation" OR "cost account*" OR "management account*" OR "measurement" OR "assessment" OR "appraisal" OR "evaluation") AND (LIMIT-TO(SUBJAREA,"BUSI") OR LIMIT-TO(SUBJAREA,"ECON" ) OR LIMIT-TO(SUBJAREA,"MULT" ) ) SRCTITLE (accounting OR "public administration") AND TITLE-ABS-KEY("public administration" OR "government" OR "public entit*" OR "county" OR "public agenc*" OR "federal agenc*") AND TITLE-ABS-KEY("cost information" OR "cost system" OR "cost measurement" OR "cost allocation" OR "cost account*" OR "management account*") AND TITLE-ABS-KEY("measurement" OR "assessment" OR "appraisal" OR "evaluation") AND ( LIMIT-TO(SUBJAREA,"BUSI" ) OR LIMIT-TO(SUBJAREA,"ECON" ) OR LIMIT-TO(SUBJAREA,"MULT" ) ) 1315 estudos identificados. 520 artigos com alguma relação com o tema, destes 289 tinham forte relação, e dentre estes 209 com relação direta, 46 priorizados. 2000 a 2009 – > 68% dos estudos analisados Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – METODOLOGIA GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – METODOLOGIA Public Administration Review Public Choice Public Money and Management Journal of Public Administration Research and Theory American Review of Public Administration Public Personnel Management International Journal of Public Administration Public Management Review Management Accounting Research Critical Perspectives on Accounting Administration and Society Journal of Public Economics International Public Management Journal Journal of Accounting and Public Policy Accounting, Organizations and Society Public Organization Review International Tax and Public Finance Public Finance Review International Journal of Accounting Accounting Forum Public Budgeting and Finance Handbook of Public Economics Int. Journal of Acc., Audi. Performance Evaluation Accounting, Auditing and Accountability Journal Educational Manag. Administration and Leadership Research in Public Policy Analysis and Management Journal of Accounting Education Journal of Hospital Marketing and Public Relations Journal of Accounting and Economics Public Relations Review British Accounting Review Advances in Management Accounting Handbooks of Management Accounting Research Advances in International Accounting Journal of policy analysis and management Accounting Perspectives Accounting Review Accounting and Finance Advances in Public Interest Accounting Journal of Accounting, Auditing and Finance European Accounting Review … Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – BACKGROUND GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – BACKGROUND Conceitos Gerais Inputs (recursos: mão de obra, materiais, eletricidade etc.) Outputs (bens e serviços: regulação econômico- administrativa, administração de transferências e pagamentos, educação, gestão carcerária, serviços de saúde etc.) Outcomes (impactos na comunidade: redução da incidência de doenças, redução do analfabetismo, redução da criminalidade etc.) Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – BACKGROUND GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – BACKGROUND Perspectivas Relação contratual entre os órgãos e o governo central Governo Central como cliente, comprador dos outputs dos órgãos/departamentos/agências Regime de competência Custeio por Absorção Governo Central como controlador, proprietário dos órgãos/departamentos/agências Individualização do patrimônio e desempenho Retorno do investimento, custo de capital Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – BACKGROUND GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – BACKGROUND Uso da informação Alocação / orçamento / decisão Controle por agente externo Avaliação de desempenho e remuneração Precificação Accountability / transparência Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO Descentralização Órgãos mais descentralizados: mais comum ver iniciativa de adoção de sistemas Maior descentralização – maior responsabilidade – maior demanda por prestação de contas Maior descentralização – mais custos indiretos Prestação de contas Disclose legal accountability (demonstrar que gastou o que era para ser gasto) Financial accountability (evidência de produtividade e eficiência na produção de outputs) Diferente de informação para apoio à decisão Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO Compulsoriedade Efeitos compulsórios: adoção de sistemas, nem sempre usados Adota-se por compliance, não por relevância da informação Destinatário da informação: políticos não compreendem informações de custos e gerenciais Legitimidade questionada: Por que implantar este sistema? Para que saber informação sobre custos? Intervenção do governo central? Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO Percepção de relevância Risco de perda de dotação orçamentária Poder de cobrar pelo output com base no custo incorrido Utilização das informações no pacote de remuneração por desempenho (contrato de gestão) Concorrência com entidades privadas Adequação do sistema de custos à demanda dos usuários Políticos = custeio por absorção, ou custeio total Gestores = custeio variável, ou custeio direto Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO Qualidade da informação Informação quantitativa precisa se complementada por informação qualitativa A eficiência/eficácia/efetividade não são identificados exclusivamente pelo custo unitário (R$/unid.), mas também pela qualidade dos outputs gerados Identificação dos pressupostos e critérios Notas Explicativas aos relatórios de informações de custos e gerenciais Uniformidade e Consistência Informação muito agregada / desagregada Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO Processo Facilitador: adoção realizada em partes efeito colateral: perda de consistência Diversas dificuldades Mudar a cultura de “executar orçamento” para “gastar bem” Enunciar com clareza os objetivos e respectivos outputs Individualizar a entidade, seu patrimônio e desempenho Mensurar as entradas e as saídas Obter informações comparáveis Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – IMPLANTAÇÃO Processo – Nova Zelândia 1978, Controller and Auditor General – regime de competência p/ responsabilidade e mensuração de custos, monitoramento de ativos e cobrança pelos outputs 1980s, The New Zealand Society of Accountants – regime de competência e métricas de desempenho não financeiras 1988, State Sector Act – liberdade para contratar/demitir e estabelecer remuneração 1989, Public Finance Act – exige regime de competência para contabilidade financeira e orçamento (1991-2) 1994, Fiscal Responsibility Act – (orçamento) metas são estabelecidas individualizadamente 1995, Strategic Result Areas – definição e mensuração das metas (3-5 anos) Resource Accounting and Budgeting Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO Reino Unido Financial Management Iniciativo (FMI), 1982 Treasury Mudança de paradigma na gestão pública, value for money Processo lento = ganhar reputação e gestores se desprenderem das práticas anteriores Delegação orçamentária, budget holders Orçamento = contrato para desempenho Dificuldades encontradas = objetivos não claramente delineados; revisão orçamentária sem revisão das metas Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO Canadá Increased Ministerial Authority and Accountability (IMAA), início 1970s Treasury Board Memoranda of understanding (MOU) Processo lento = negociação do MOU com cada departamento Delegação orçamentária, possibilidade de realocar recursos e transferir para o período subsequente Orçamento = contrato para desempenho Implementação = uso de sistemas preexistentes (Operational Plan Framework - OPF), premissa: objetivos podem ser claramente anunciados antecipadamente e os resultados esperados podem ser identificados. Dificuldades encontradas = correlacionar saídas e resultados com o orçamento, indicadores de desempenho para orçamento (Canadian Auditor General) versus indicadores para gestão departamental (Treasury Board) Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO Austrália Financial Management Improvement Program (FMIP) & Program Management and Budgeting (PMB), 1980s Department of Finance Mudança de paradigma na gestão pública, premium on compliance => spurs managers to do the best they can with the resources at hand Delegação orçamentária, responsabilidade / prestação de contas Processo lento = estabelecer o PMB para cada organização Uso = plano de avaliação, iniciativas políticas e notas explicativas ao orçamento Cada departamento estabelecia seu sistema de gestão Dividendos de eficiência (3,75%) Dificuldades encontradas = dividendos entendidos como um dreno de recursos, DF intervenção nas organizações, correlacionar saídas e resultados com o orçamento Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO Dinamarca Budgeting for Productivity Improvement, 1980s Ministry of Finance Redução anual da dotação orçamentária = inflação - 2% Classificação dos servidores públicos, metas anuais estabelecidas para cada categoria Possibilidade de retenção do resultado que excedesse as metas e de estabelecer sistemas de remuneração por bonificação Possibilidade de transferir dotação orçamentária para o período subsequente Financiamento, pelo MF, para aquisição de tecnologias de gestão Dificuldades encontradas = envolvimento de gestores e funcionários, especificação das unidades estudadas e mensuração de suas saídas, sensibilidade das características qualitativas dos serviços mensurados Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO EXPERIÊNCIAS INTERNACIONAIS – ORÇAMENTO Suécia Triennial Budgeting, 1980s Ministry of Finance Redução trienal da dotação orçamentária = inflação - 5% Estudo da produtividade no setor público, Expert Study Group (ESO) Descentralização, greater spending discretion and closer monitoring results Dificuldades encontradas = isolar fatores (aumento produtividade = redução dotação orçamentária) Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

ORGANIZAÇÃO DA ESTRUTURA CONCEITUAL GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO ORGANIZAÇÃO DA ESTRUTURA CONCEITUAL Apresentação Escopo Marco Regulatório Contexto Econômico Definições Potenciais Usuários das Informações de Custos e Gerenciais e suas Demandas por Informação Pressupostos Básicos Características Qualitativas Limitações às Características Qualitativas Informações Complementares Mínimas em Notas Explicativas Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

Poucas evidências de iniciativas do governo central GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO CONCLUSÕES Poucas evidências de iniciativas do governo central Outros países ainda fazendo a migração Sistemas complexos: precificação e risco orçamentários Normalmente indicadores são relativos a despesas Brasil: algumas experiências isoladas Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

REFERENCIAL UTILIZADO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO REFERENCIAL UTILIZADO Afonso A.; Schuknecht L.; Tanzi V. Public sector efficiency: An international comparison. Public Choice. 123. 39906. 321-347, 2005 Ahmed, M. N.; Scapens, R. W. Cost allocation in Britain: towards an institutional analysis. European Accounting Review, Jul2000, Vol. 9 Issue 2, p159-204. Alford J.; Baird J. Performance monitoring in the Australian public service: A government-wide analysis. Public Money and Management. 17. 2. 49-58, 1997 Arellano-Gault D.; Gil-Garcia J.R.Public management policy and accountability in Latin America: Performance-oriented budgeting in Colombia, Mexico, and Venezuela (1994-2000). International Public Management Journal. 7. 1. 49-71, 2004 Bayou M.E. A note on an alternative cost allocation system for municipal service units. Advances in Management Accounting. 17. . 317-346, 2008 Benton J.E. An assessment of research on American counties. Public Administration Review. 65. 4. 462-474, 2005 Bjornenak T. Understanding cost differences in the public sector - A cost drivers approach. Management Accounting Research. 11. 2. 193-211, 2000 Boden R.; Froud J. Obeying the rules: Accounting for regulatory compliance costs in the United Kingdom. Accounting, Organizations and Society. 21. 6. 529-547, 1996 Bogt, H.J.; Van Helden, G. J. Accounting change in Dutch government: Exploring the gap between expectations and realizations. Management Accounting Research, 2000, 11, 263–279 Bourgault, J.; Dion, S.; Marc L. Creating a Corporate Culture: Lessons from the Canadian Federal Government. Public Administration Review, Jan/Feb93, Vol. 53 Issue 1, p73-80. Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

REFERENCIAL UTILIZADO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO REFERENCIAL UTILIZADO Brignall, S.S.; Modell, S. An institutional perspective on performance measurement and management in the ‘new public sector’. Management Accounting Research, 2000, 11, 281–306 Broadbent J.; Guthrie J. Public sector to public services: 20 years of "contextual" accounting research. Accounting, Auditing and Accountability Journal. 21. 2. 129-169, 2008 Cavalluzzo, K.S.; Ittner, C.D.; Larckner, D.F. Competition, Efficiency, and Cost Allocation in Government Agencies: Evidence on the Federal Reserve System. Journal of Accounting Research, Spring98, Vol. 36 Issue 1, p1-32. Chan H.S.; Chow K.W. Public management policy and practice in Western China: Metapolicy, tacit knowledge, and implications for management innovation transfer. American Review of Public Administration. 37. 4. 479-498, 2007 Chapman J.; Duncan G. Is there now a new 'New Zealand model'?. Public Management Review. 9. 1. 1-25, 2007 Cohen S.I.; Loeb M.P. The demand for cost allocations: The case of incentive contracts versus fixed-price contracts. Journal of Accounting and Public Policy. 8. 3. 165-180, 1989 Feltham, G.A. Information Economics and Management Accounting: A Brief Personal Perspective.Journal of Management Accounting Research, 2005, Vol. 17, p145-152. Ferris J.M.; Graddy E.A. A contractual framework for new public management theory. International Public Management Journal. 1. 2. 225-240, 1998 Flury R.; Schedler K. Political versus managerial use of cost and performance accounting. Public Money and Management. 26. 4. 229-234, 2006 Forbes M.; Lynn Jr. L.E. How does public management affect government performance? Findings from international research. Journal of Public Administration Research and Theory. 15. 4. 559-584, 2005 Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

REFERENCIAL UTILIZADO GOVERNO FEDERAL PODER EXECUTIVO REFERENCIAL UTILIZADO Fortin A.; Haffaf H.; Viger C. The measurement of success of activity-based costing and its determinants: A study within canadian federal government organizations. Accounting Perspectives. 6. 3. 231-262, 2007 Frank, H.A.; D'Souza, J. Twelve Years into the Performance Measurement Revolution: Where We Need to Go in Implementation Research. International Journal of Public Administration, 2004, Vol. 27 Issue 8/9, p701-718. Funnell W. Accounting on the frontline: Cost accounting, military efficiency and the South African War. Accounting and Business Research. 35. 4. 307-326, 2005 Galera A.N.; Rodriguez D.O.; Hernandez A.M.L Identifying barriers to the application of standardized performance indicators in local government. Public Management Review. 10. 2. 241- 262, 2008 Geiger D.R.; Ittner C.D. The influence of funding source and legislative requirements on government cost accounting practices. Accounting, Organizations and Society. 21. 6. 549-567, 1996 Groot, T.; Budding, T. The Influence of New Public Management Practices on Product Costing and Service Pricing Decisions in Dutch Municipalities. Financial Accountability & Management, 20(4), November 2004. Haque M.S Theory and practice of public administration in Southeast Asia: Traditions, directions, and impacts. International Journal of Public Administration. 30. 41974. 1297-1326, 2007 Hood C. The "new public management" in the 1980s: Variations on a theme. Accounting, Organizations and Society. 20. 39874. 93-109, 1995 Houston, D.J.; Delevan, S.M. Public administration research: An assessment of journal publications. Public Administration Review, Nov/Dec90, Vol. 50 Issue 6, p674. Hyndman, N.; Drysdale, L. Ireland, CIMA and the new public sector. Management Accounting: Magazine for Chartered Management Accountants, June97, Vol. 75 Issue 6, p64-66. Seminário Sistema de Informação de Custos na Administração Pública

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