Administração do Tempo Prof. Me. Ernandes Rodrigues

Quanto tempo você tem? Todos temos 23 horas e 56 minutos diariamente.

Dia após dia, no mundo globalizado, o tempo parece não ser mais suficiente para realizar todas as suas atividades.

A busca pelo sucesso pessoal e profissional, as exigências do mercado de trabalho, os estudos contínuos, parece consumir a sua energia e motivação, deixando-lhe sem saber quais são suas prioridades.

Então, como administrar seu tempo Então, como administrar seu tempo? Como dar conta de todas as suas rotinas e ainda ser feliz?

Primeiramente, dedique um tempo diário para rever suas prioridades. Se planejar não é perder tempo, é ganhar tempo a longo prazo.

Utilize as novas tecnologias ao seu favor Utilize as novas tecnologias ao seu favor. Calendários e agendas eletrônicas ou virtuais, seja no seu celular, smartphone ou qualquer outro recurso tecnológico, tendem a lhe ajudar nesta batalha a favor do tempo.

Divida uma tarefa difícil em partes, e trabalhe em cada parte de modo contínuo.

Analise o custo do tempo. Você sabe quanto vale cada hora perdida?

Delegue as tarefas que exigirão muito de seu tempo.

Avaliação do dia: Como você divide seu dia? Você desperdiça o seu tempo? Crie uma tabela de controle. Divida sua jornada em período de 30 minutos.

O planejamento é fundamental O planejamento é fundamental. Você não pode decidir o que é importante hoje se não souber o que deseja para manhã.

Divida os planos de longo prazo em projetos semanais ou diários.

Definição de objetivos: Relacione todos os seus objetivos e divida-os em grupos de longo e curto prazo, de ordem pessoal e profissional.

Classifique suas tarefas como: Importantes e urgentes; Importantes ou urgentes; Não importantes e não urgentes, mas que fazem parte da rotina de trabalho. As prioridades das atividades podem mudar a qualquer momento, tudo depende das novas informações.

Para ser mais produtivo e manter discussões curtas, evite polêmicas.

Momento de paz. Programe instantes de tranquilidade todos os dias Momento de paz. Programe instantes de tranquilidade todos os dias. Se necessário deixe o telefone fora do gancho ou desligue-o.

Como avaliar seu ritmo de trabalho Como avaliar seu ritmo de trabalho. Observe seus picos de atividade física ou mental e saiba quanto duram.

Reserve energias para a vida em família ou lazer, após o trabalho.

Dê recompensas a si mesmo por cumprir metas.

Pense positivamente. Tente fazer pelo menos uma coisa de que realmente goste todo dia.

Alimente-se saudavelmente Alimente-se saudavelmente. Evitará que haja problemas de saúde no futuro.

As mudanças imediatas. Manter a mesa organizada ou adotar computadores adequados pode melhorar instantaneamente sua eficiência a curto e a longo prazo.

DICAS: Assinale nos papéis os itens-chave para agilizar a releitura. Coloque no escritório um relógio que todos possam consultar. Avalie os arquivos em intervalos regulares e descarte os documentos inúteis. Evite criar pastas cm nomes como “Assuntos Gerais” ou “Diversos” Arquive apenas os documentos que poderão ser usados no futuro.

DICAS: Evite interrupções. Peça à secretária ou a um colega para “filtrar” os telefonemas. Encerre reuniões pedindo licença para telefonar. Se alguém o seguir até dentro de sua sala, fique de pé. Se a porta estiver aberta, sente-se em local pouco visível. Evite perder tempo com conversar inúteis: fique de pé enquanto dialoga Passe a informação apenas a quem precisa saber.

DICAS: Mantenha sobre sua mesa apenas a leitura essencial. Pense bem antes de interromper alguém: o tempo de todos é valioso. Não julgue o trabalho dos colegas. Antes de fazer uma ligação, relaxe e respire lenta e profundamente. Ao falar ao telefone, concentre-se em ouvir a outra pessoa. Ao fazer uma ligação, deixe outra tarefa a mão, para o caso de ter de esperar bastante na linha. Informe as pessoas sobre horários mais adequados para chamadas.

DICAS: Para evitar interrupções não atenda ao telefone. Aprenda a usar mensagens eletrônicas. Não adie tarefas que envolvem papéis, ou eles se acumularão. Procure escrever bem, isso ajuda a economizar o tempo de todos. Ao viajar seja produtivo, ganhe tempo. Tire duas ou três férias curtas por ano, em vez de apenas uma longa. Dedique tempo regular para seus hobbies e atividades de lazer. Tente vivenciar algo novo todos os dias.

Lembre-se que o tempo é democrático, ninguém tem mais ou menos tempo do que você.

Referências DIAS, Marcílio. Administração do Tempo: Todos os segredos. 1ª Ed. Curitiba: Juruá, 2009. STREIBEL, Barbara J. Como planejar e conduzir reuniões produtivas. Rio de Janeiro: Sextante, 2008. * Outras informações foram extraídas da internet e da experiência pessoal.

Obrigado! Mestre em Educação – Universidade de León Esp. em Formação Docente para EAD – ESAB Bacharel em Administração – FACIG