CURSO DE PERT-CPM Baseado no MS Project por A. C. Mattos

Programa Do Curso Aula 1 (2 h-a): Introdução à rede PERT. Atividades, caminho crítico, dummies, critical points, milestones. Aula 2 (2 h-a): Introdução ao MS Project 98. Comandos, calendário, interface, menu. Aula 3 (2 h-a): Workshop: rede PERT de um projeto escolhido e conhecido pelos participantes. Aula 4 (2 h-a): Workshop: otimização da rede, atualização, resolução de conflitos. Aula 5 (2 h-a): Administração gerencial através da rede PERT.

O Que É PERT-CPM PERT = Program Evaluation and Review Technique, ou Técnica de Avaliação e Revisão de Programas CPM = Critical Path Method, ou Método do Caminho Crítico O adjetivo pert, em inglês, também significa animado, esperto, firme e atraente, atrevido

Uma Rede PERT

Por Que Usar PERT-CPM ? Reduz os atrasos dos programas Diminui a necessidade de horas-extras As solicitações “urgentes” e “para ontem” se tornam menos frequentes Os gerentes sofrem menos pressões para cumprir os prazos O ambiente fica mais tranquilo por haver planejamento das atividades

Quando Se Usa Um PERT ? Sempre que houver prazos definidos para concluir uma atividade Quando um programa tiver início, meio e fim Exemplos de uso: lançamento de cursos, matrículas, vestibulares, conferências, eventos Exemplos de não uso: processos contínuos, como na linha de produção de uma fábrica

História do PERT-CPM 1956 - A RAND Corporation, trabalhando para a Marinha de Guerra americana, inventa essa tecnologia gerencial. 1958 - O PERT é usado com sucesso no projeto Polaris, um míssil balístico intercontinental armado com ogivas nucleares. 1960 - A Marinha americana passa a usar o PERT em todos os seus projetos. A NASA passa a utilizá-lo em seus programas espaciais. 1964 - É criado o PERT-CUSTO, incluindo no sistema dados de custo das várias atividades, melhorando seu controle. 1965 - O sucesso do PERT leva os gerentes de projeto a utilizá-lo intensamente nas empresas. 1966 - O PERT, trabalhoso para ser utilizado manualmente, é implementado em computadores, tornando muito mais fácil seu uso pelos gerentes.

Uma Rede PERT

Elementos Importantes “Must start on”: dia definido para iniciar (o Project não altera a data) O caminho crítico (em vermelho): Atividades que NÃO PODEM sofrer atrasos. TODAS as atividades ligadas Início do projeto bem definido “Milestone”: marco importante (duração zero) Fim do projeto bem definido Código da atividade Duração em DIAS ÚTEIS Atividades com folga (em preto) Data do início da atividade Data do fim da atividade CONFLITOS: Se muito longa, o PERT pode ficar sem solução

Pert, Cpm E Gantt PERT: quando a duração é dada por distribuições estatísticas (pouco usado). CPM: cada duração é dada por um único número (MS Project). GANTT: outra forma para o PERT, mostrando o que deve ser feito a cada dia; as relações entre as atividades são menos claras no Gráfico de Gantt.

Uma Rede PERT Sob a Forma De Gráfico De Gantt

O PERT Em Um Calendário

Através do Project, apenas desenhar uma rede PERT igual à do slide Exercício Através do Project, apenas desenhar uma rede PERT igual à do slide

FIM DA PRIMEIRA AULA Para a próxima aula: Trazer um calendário, com os dias de feriados, e um disquete vazio.

SEGUNDA AULA Usando o MS Project 98 Para esta aula: Trazer um calendário, com os dias de feriados, e um disquete vazio.

Usando O MS Project 98: Configurando 1. Abra o Project 2. File/New 3. Copie abaixo ... ponha data de hoje + 7 dias .....OK

Usando O MS Project 98: Calendário 1. View/Pert Chart 2. Tools/Change working time............OK Crie agora o seu calendário, incluindo TODOS os feriados (nacionais, escolares etc.) para os próximos 12 meses (ou mais !) IMPORTANTE: Defina também como “non-working” (feriado) TODAS as datas em que não houver trabalho, como “enforcamentos” (Ex.: 6ª feira com feriado na 5ª), “dias de enrolação” (Ex.: 24-dez), “dias pela metade” (Ex. 4ª feira de cinzas) etc. Na dúvida, defina como feriado também ! Não fique desprevenido ! Feriado, para você, é quando seus funcionários não trabalharão (feriados, greves etc.), ou trabalharão em “marcha lenta”, ou vários irão faltar (greve dos transportes) etc.

Usando O MS Project 98: Configurando 1. Format/Text Styles/Arial Normal 8 OK 2. Format/Box Styles/Boxes/.... copiar abaixo... OK

Usando O MS Project 98: Configurando 1. Format/Layout ..... copiar abaixo OK

Usando O MS Project 98: Desenhando 1. Escolha um projeto PEQUENO de sua área 2. Usando o mouse, desenhe sua rede PERT 2. Dê nomes curtos às atividades (para caber no quadro) 3. Defina a duração de cada atividade em DIAS ÚTEIS 4. Ligue as atividades, puxando uma seta da esquerda para a direita 5. Para apagar um link, clique duas vezes e Delete 6. Para arrastar uma atividade, clique no canto e arraste. 7. Para arrastar várias atividades, crie uma moldura ao redor delas, solte o botão do mouse, clique em uma delas, arraste todas elas.

Usando o MS Project 98: ASAP e ALAP As soon as possible (ASAP) = “Tão cedo quanto possível”: A atividade deve começar imediatamente, deixando a folga para depois do término da atividade. É a característica mais comum. As late as possible (ALAP) = “Tão tarde quanto possível”: A atividade deve começar mais tarde, deixando a folga para antes do início da atividade. Must start on = “Deve começar em”: A atividade deve necessariamente começar na data definida pelo gerente.

Usando o MS Project 98: Definições 1. Com o botão direito do mouse, clique em uma atividade 2. Defina as características da atividade 3. Atenção: verifique se predecessors estão corretos !

Usando o MS Project 98: Zoom 1. Clique em View/Zoom ou nos ícones das lentes 2. Ajuste a lente a seu gosto

Usando o MS Project 98: Calendários 1. Clique em View/More Views/Organizer/Calendar 2. Copie o calendário de seu projeto (se tiver sido alterado) para GLOBAL.MPT, pois, ao abrir um novo projeto, o calendário de GLOBAL.MPT é sempre utilizado.

Usando o MS Project 98: Options 1. Clique em Tools/Options 2. Defina as opções a seu gosto

Usando o MS Project 98: Configurando Impressão 1. File/Page Setup Configure a página: formato Letter, landscape, margens de 1” (2,54 cm), legend None, Footer com número da página, data e nome do arquivo, print blank pages: No 2. A configuração é pessoal, dependendo do gosto de cada um. Use, no entanto, uma apresentação PROFISSIONAL.

Usando o MS Project 98: Imprimindo 1. File/Print Preview 2. Examine suas páginas. Você deverá fazer várias alterações no desenho até que a impressão tenha aspecto PROFISSIONAL. Para tanto, dê um Close, redesenhe e volte para Print Preview, até ficar bom. 3. Imprima a página (não agora).

Usando o MS Project 98: Tutorial 1. Clique em Help/Quick Preview 2. Dê um rápido passeio pelo Project

Trazer esse disquete na próxima aula. FIM DA SEGUNDA AULA Guardar o seu projeto em disquete para a próxima aula: é onde estão seu calendário e suas configurações. Trazer esse disquete na próxima aula.

TERCEIRA AULA Workshop-1 Carregar no Project o seu projeto do disquete, que é onde estão seu calendário e suas configurações. Copiar o calendário para GLOBAL.MPT.

Workshop-1 1. Escolha um projeto importante de sua área. O PERT deste projeto será o produto final deste curso, e você poderá implementá-lo imediatamente em sua área. 2. Liste as atividades do projeto e a duração de cada atividade com o Notepad. 3. Abra o Project e crie a rede PERT. 4. Examine depois a impressão. 5. O professor e os monitores estarão à sua disposição. 6. Examine sempre se o calendário está correto ! Salve o seu projeto em disquete. 7. Leve-o para a sua área, imprima o projeto e comece a usá-lo. 8. E tenha mais paz em suas atividades !

FIM DA TERCEIRA AULA Guardar o seu projeto em disquete para a próxima aula. Trazer esse disquete na próxima aula.

QUARTA AULA Workshop-2 Carregar o seu projeto em disquete, que é onde estão seu calendário e suas configurações. Copiar o calendário para GLOBAL.MPT.

Workshop-2 1. Escolha um outro projeto importante de sua área. O PERT deste projeto será o segundo produto final deste curso. Você poderá implementá-lo imediatamente em sua área. VERIFIQUE SE O CALENDÁRIO ESTÁ CORRETO ! 2. Abra o Project e crie a rede PERT. 3. Examine depois a impressão. 4. O professor estará à sua disposição. 5. Salve o seu projeto em disquete. 6. Leve-o para a sua área, imprima o projeto e comece a usá-lo. 7. E tenha mais paz em suas atividades !

Guardar o seu projeto em disquete para usar em sua área. FIM DA QUARTA AULA Guardar o seu projeto em disquete para usar em sua área.

QUINTA AULA Executando O PERT

Fazendo O PERT Funcionar Auditando o PERT As durações estão corretas ? O tempo destinado a cada atividade é o ideal ? Em alguns casos, é conveniente aumentar o tempo de duração da atividade. As datas são viáveis ? Ex.: Um exame no meio de um feriado prolongado. Muitas vezes, o que é bom para nós é ruim para os outros clientes. Devemos, nestes casos, tentar conciliar os conflitos, buscando atender a todos. Se não for possível conciliar datas, faça o que for conveniente para você.

Fazendo o PERT funcionar Auditando o PERT Os links estão corretos ? Há a necessidade de conhecer detalhadamente o processo como um todo. Em caso de dúvida, discuta com quem compartilha a execução do processo com você.

Fazendo o PERT funcionar Auditando o PERT Falta alguma atividade ? Discuta sempre o planejamento dos projetos com a equipe que irá executá-lo, para não deixar de incluir atividades que podem ser importantes. Existe atividade que não mais é realizada ? Na discussão com a equipe, isto fica mais fácil de ser percebido. Ex.: atividades abolidas, atividades inúteis ou terceirizadas etc.

Fazendo o PERT funcionar Auditando o PERT Comparando com os outros projetos existentes, não há superposição de atividades em algum período, sobrecarregando demais os funcionários ? Não devemos confiar apenas em nossa memória, ou somente em nós mesmos, pois poderemos não perceber coincidências de datas importantes e, por um erro só, inviabilizar vários projetos. Devemos submeter à avaliação do grupo, para evitarmos a superposição de muitas atividades em períodos críticos.

Fazendo o PERT funcionar Implementando o PERT Ensinando os funcionários a entender o PERT e a cumpri-lo. A princípio irá parecer que você está colocando um dragão assustador na parede. Muitos vão achar que você não tem o que fazer e fica inventando complicações etc. Você deve mostrar a eles que cada atividade está ligada à próxima e que, se esta for bem feita, facilitará a execução da que vem logo a seguir.

Fazendo o PERT funcionar Ensinando os funcionários a entender o PERT e a cumpri-lo. Enfatizar que, se a atividade não for feita, ou não for bem feita, poderá comprometer até o projeto como um todo. Explicando o significado de cada atividade. Você deve fazer isto, para que todos os envolvidos compreendam no que consiste o projeto e que metas você quer atingir. Definindo os responsáveis por cada atividade. Não se esqueça de que, mesmo delegando responsabilidades por atividades, você não deixará de ser o responsável pelo sucesso ou pela derrocada do projeto.

Fazendo o PERT funcionar Definindo os responsáveis por cada atividade. Cabe a você transformar em hábito uma consulta diária (no mínimo) aos PERTs em execução. Crie este hábito em seus funcionários. Começarão a acabar os “furos” ou esquecimentos de coisas importantes. Deixe bem claro quem é o responsável por cada atividade ou segmento de atividades, para que não se corra o risco de que o projeto sofra solavancos ou emperre, por desatenção ou desinteresse de qualquer membro da equipe.

Fazendo o PERT funcionar Elaborando o orçamento para a execução do projeto. Na elaboração do seu orçamento por projeto, você poderá estar norteando seu rumo, em termos financeiros, e também definindo novas metas a serem alcançadas pelo seu departamento. Seja o mais realista possível, em termos de projeção de suas despesas, e tente se basear em dados estatísticos (históricos) para projetar as possibilidades de receitas. É preferível que você faça uma previsão pessimista de receitas.

Fazendo o PERT funcionar Elaborando o orçamento para a execução do projeto. Se for compatível com a sua atividade, submeta seu orçamento para aprovação da Diretoria, remetendo, depois de aprovado, cópia para a DFC (eles irão gostar !). Vai facilitar a gestão financeira de seu projeto e a vida da DFC. Elaborar orçamento é tão importante quanto elaborar o PERT. Ele permite que não se caminhe “às cegas” e, via de regra, evita prejuízos.

Fazendo o PERT funcionar Afixando o PERT em lugar visível para os funcionários. Todos os envolvidos na execução deram suas opiniões, foram dados todos os retoques. O PERT já em seu formato final. Agora é afixar em local bem visível e executá-lo. Cada atividade concluída, deverá ser riscada, de preferência com uma cor bem chamativa, para mostrar a todos que o projeto está caminhando (e bem).

Fazendo o PERT funcionar Afixando o PERT em lugar visível para os funcionários. Tem um sabor especial, quando se risca um quadro que representa uma atividade-chave do projeto que foi concluída. Ex.: Um exame que foi realizado, uma divulgação de resultados etc.

Fazendo o PERT funcionar Executando o PERT Quais as maiores dificuldades para se executar o PERT? A maior de todas é conseguir obter o comprometimento das pessoas que tenham que executar partes importantes do projeto -- partes que não podem sofrer atrasos. Professores lembrarem de cumprir os prazos combinados.

Fazendo o PERT funcionar Quais as maiores dificuldades para se executar o PERT? Deve-se sempre fazer tudo por escrito, ficando com uma via assinada como comprovante (burocracia necessária). Fazer acompanhamento constante, junto às pessoas envolvidas, lembrando, perguntando, cobrando etc. Para evitar dor de cabeça, pode-se também “enganar o PERT”, antecipando o início de atividades que envolvam pessoas que sabidamente não cumprem os prazos.

Fazendo o PERT funcionar Como proceder em casos de atrasos imprevistos ? O caminho crítico. Encarar o problema imediatamente. Convoque as pessoas envolvidas, para procurar uma solução conjunta. Sempre haverá uma saída. Se achar que não tem como resolver, coloque o seu superior “no jogo”, para ajudar na busca de uma solução.

Fazendo o PERT funcionar Como proceder em casos de atrasos imprevistos ? O caminho crítico. Estude detalhadamente o PERT, para ver se não há condições de mexer em atividades futuras, para não afetar o caminho crítico. A solução sempre será encontrada, com bom senso, nunca no desespero. Muitas vezes, a solução vem de onde menos se espera. Para evitar a ocorrência de problemas sérios, faça sempre follow up de tudo.

Fazendo o PERT funcionar Casos práticos de execução Caso 1: Impressão de exames. Procedimentos internos. Contatos prévios com a gráfica. Preparação dos originais. Personalização dos exames. Segurança. Plantão técnico. Problemas imprevisíveis. Impressão etc.

Fazendo o PERT funcionar Caso 2: Preparação para a aplicação de um exame. Reserva de salas. Escolha de fiscais. Reunião de treinamento de fiscais. Separação de filipetas de identificação. Elaborar mapas de distribuição física na sala. Preparar lista de salas. Listas de presença. Materiais de suporte. Sala de apoio etc. etc.

Fazendo o PERT funcionar Caso 3: O candidato que não se inscreveu para o exame (não tinha um PERT...). Por que não consta na lista de candidatos ? Quando se deve deixar de fora ? Deixar fazer o exame ? Como proceder ? Há problemas para a Escola nestes casos ? Há problemas no processamento dos dados ? Exemplos

Fazendo o PERT funcionar Conselhos e sugestões práticas Planejar sempre com bastante antecedência. Inclua a lápis as atividades novas no PERT que você está executando, para que não haja esquecimento quando fizer o próximo. Adiante o início de todas as atividades que puder adiantar, desde que isto não atrapalhe o trabalho.

Fazendo o PERT funcionar Conselhos e sugestões práticas Caso haja algum projeto que você execute ou possa executar para clientes externos, mantenha sempre montado um PERT genérico, que possibilite demonstrar quanto tempo você leva para executar projetos similares. Ex.: Temos montado o PERT de um vestibular genérico, onde podemos mostrar, a quem se interessar pelo nosso trabalho, que levamos 45 dias para aplicar um exame similar ao da Escola.

FIM DA QUINTA AULA Seja agora mais produtivo com esta nova técnica ! Obrigado pela sua participação !