Instrumentos de acompanhamento/controle: Auxiliam na organização e ordenamento das ações referentes ao evento; Existem vários. Os mais conhecidos são: Orçamento; Cronograma; Check list de atividades; Check list de A e B; Check list de materiais; Fluxo de caixa (receitas X despesas); Etc.

Exemplo de aplicação: Aniversário de Pedro Objetivo: comemoração/interação; Nº de participantes: 50; Local: Quiosque do COPM Início: 15 hrs – Duração: 4 hrs. Divulgação: e-mail e SMS com confirmação. Entretenimento: som mecânico ambiente. Cardápio: churrasco com acompanhamentos. Bebidas: refrigerante, suco, água e cerveja. Sobremesa: sorvete com banana assada. Acesso: por adesão.

Check List de atividades: Visita ao espaço – 29/07 – Pedro. Orçar evento – 30/07 a 05/08 – Pedro. Solicitar reserva do espaço – 11/08 – Pedro. Levantar e organizar contato dos convidados – 20/08 – Pedro. Divulgação do evento – 31/08 – Pedro. Confirmação dos convidados – 15/09 – Pedro. Acertar pagamento do espaço – 20/09 – Pedro. Contato com os profissionais – 20/09 – Pedro. Confirmação dos profissionais – 29/09 – Pedro. Confirmação dos equipamentos de som – 01/11 Pedro e Dj.

Check list de atividades: 11. Comprar insumos – 01/10 – Pedro. 12. Aluguel de itens – 01/10 – Pedro. 13. Contratação de profissionais – 02/10 – Pedro. 14. Realização do evento – 02/10 – Pedro. 15. Avaliação do evento – 03/10 – Pedro. 16. Devolução dos insumos alugados – 03/10 – Pedro.

Detalhamento de ações: Pode confirmar ou não a viabilidade de contratação do espaço. Em caso de negativa procurar imediatamente outra opção. (visita ao espaço) Calcular custo do evento e valor que será cobrado para convidados. Verificar número mínimo de pessoas para viabilizar o evento. (orçar o evento) Confirmar com o dono do espaço o interesse em alugá-lo e pagar calção. (reserva do espaço) Elaborar a lista de pessoas para ter o número máximo de convidados. (organizar lista) Enviar e-mails e SMS para os convidados relacionados e preparar listagem. Enviar dados bancários.

Detalhamento do evento: 6. Data limite para levantamento do número geral de convidados. Com base no orçamento de insumos, materiais, profissionais e espaço, decidir pelo futuro do evento. (confirmação) 7. Quitar o restante do valor referente ao aluguel do espaço (garantir espaço) 8. Entrar em contato e fazer primeiro acerto com os profissionais para o evento. 9. Fechar contrato e, se necessário, pagamento com os profissionais.

Check List de Atividades Detalhamento das atividades O que fizemos? Check List de Atividades Detalhamento das atividades

Para o dia do evento: Chegada no espaço - 13:30 Organizar área de churrasqueira; Organizar área de bebidas; Monitorar montagem/preparação do som; Organizar mesas e cadeiras; Verificar banheiros; Aguardar chegada dos convidados.

Em paralelo ao check lista de atividades tem-se: Check list de insumos; Check list de pessoal; Check list de materiais; Fluxo de caixa; Cronograma.

Sobre insumos: Explicitar composição dos itens com quantidade e qualidade proporcional às necessidade do evento; Média de duração dos eventos sociais é de 4 horas; Como medida de segurança sempre adicionar 20% no número estimado para cada item: Carne: 300 a 400 gramas; Salgados: 10 a 12; Cerveja: 3 garrafas.

Sobre pessoal: Expor composição do quadro de pessoal de acordo com o número de convidados, serviços, local da festa e composição de A e B: Maitre: 1 para cada 50 convidados; Garçon: 1 para cada 10 a 30 convidados; Barman: 1 para cada 80 convidados; Copeiro: 1 para cada 50 convidados; Cozinheiro: 1 para cada 80 convidados; Ajudante de cozinha: 1 para cada 80 convidados; Ajudante geral: 1 para cada 100 convidados.

Sobre Materiais: Descrever quantidade e tipo de materiais conforme dimensão e necessidades específicas do evento; Para cada 50 convidados é interessante ter 60 cadeiras (margem de segurança).

Fluxo de caixa: Primeiramente especifica-se a composição das despesas; Dispor itens em quadros específicos (insumos, materiais, pessoal, etc.) Noutro momento expõe-se a receita que proverá o evento; Ex: Festa do Pedro Receita: R$ 2500,00 Despesa: R$ 2450,00 Saldo: R$ 50,00

Cronograma Atividade Julho Agosto Setemebro Visita ao espaço XXXXX Orçar evento Solicitar reserva do espaço Levantar e organizar contatos Divulgar evento Confirmar convidados Acertar pagamento do espaço Avaliação do evento

Layout do Espaço Auxilia na montagem e preparação no dia do evento; Expõe no projeto a característica e a estrutura do espaço; Propicia esboço da dinâmica do evento.

Programação No projeto é apenas mais um item de acompanhamento/controle; Para o convidado se torna fonte de informação; Deve procurar descrever de forma clara o “dia D”; Informar horários / duração / trajes / recomendações.