CURSO DE REDAÇÃO OFICIAL PROFESSORA: ANA PAULA FENELON LETRAS – LICENCIATURA PLENA E BACHAREL EM TRADUTOR E INTÉRPRETE português/inglês/2005 PROFESSORA CORRETORA DAS AVALIAÇÕES DO ENEM

APRESENTAÇÃO A Redação Oficial tem como principal objetivo comunicar com clareza e impessoalidade os assuntos pertinentes ao órgão emissor. Este manual apresenta algumas regras, modelos e características, de acordo com o “Manual de Redação da Presidência da República”, para a elaboração de documentos oficiais, tais como ofícios e memorandos, de forma a padronizá-los, facilitando a comunicação dos funcionários públicos;

Características da Redação Oficial Impessoalidade: o documento é feito em nome do Serviço Público, por isso, o destinatário, por mais que seja seu amigo, deve ser tratado de forma impessoal, de maneira formal, respeitando a hierarquia, e o assunto deve se delimitar apenas à esfera “de”. Clareza: o documento não pode apresentar palavras ou expressões ambíguas. Tente ser o mais direto possível, sem rodeios. Concisão: transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras. Se você quer chamar atenção para algo, coloque em negrito (mas, não exagere). Padronização: diz respeito a manter a formalidade e a uniformidade nos documentos emitidos em toda a Administração Federal.

Elementos para a Estrutura da Redação Oficial Pronomes de tratamento Os pronomes de tratamento representam a forma de tratar as pessoas com quem se fala ou a quem se dirige a comunicação, exemplo: Autoridade, Diretores, Pró-Reitores, Chefes de Departamento, Demais autoridades e particulares; FORMA DE TRATAMENTO VOSSA SENHORIA - VOCATIVO = Senhor seguido do respectivo cargo. Reitores de Universidades - Vossa Magnificência. VOCATIVO = Magnífico Reitor Foi abolido o uso do tratamento de Digníssimo e Ilustríssimo, afinal a dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. Doutor é um título adquirido mediante curso de doutorado, logo é relativo à pessoa, e não a um cargo ou uma função, não devendo ser utilizado como forma de tratamento.

Destaques e Números Muitas vezes no corpo do texto é necessário deixar algumas palavras em destaque ou ainda dar um tratamento especial a certas informações: Documentos numerados: Independente do tipo de documento (lei, ofício, memorado) é preciso identificação própria, portanto a letra inicial deve ser maiúscula. Recebi o Ofício n.º 123 Proad/Ifam/2012 O Decreto n.º 001... Datação dos expedientes: A datação deve sempre começar com letra maiúscula e terminar com ponto. A cidade de origem é seguida de vírgula, antes da data. Sem citar a cidade, usa-se “Em”, não seguido de vírgula. Manaus, 15 de janeiro de 2012. Em 1º de janeiro de 2012.

Destaques e Números Use itálico nas expressões estrangeiras e latinas. Use negrito para destacar alguma palavra no texto quando necessário, mas evite excessos! A indicação do ano não deve conter ponto entre as casas de milhar e centena. Não se escreve ano 2.000, apenas 2000. Os dias devem indicados na forma numérica, sem o numeral zero à Esquerda; o primeiro dia do mês escreve em número ordinal: Ex.: 4 de novembro de 2008, 1º de novembro de 2012.

0 à Esquerda ?! Usa-se o zero à esquerda mais em cheques para evitar fraudes. Numa frase comum, não se usa o zero à esquerda. Fulano tem dois filhos é a melhor redação. OU : Fulano tem 2 filhos. O uso de zero à esquerda em cheques, evidentemente, só se faz útil quando o cheque é manuscrito. E acho que se esqueceram de mencionar que se usa zero antes da vírgula, quando há decimais: 0,5%, para tornar a vírgula mais visível. De resto, zero à esquerda é zero à esquerda.

Documentos Oficiais 1. Ofício - O ofício tem a finalidade de estabelecer uma comunicação entre os diferentes órgãos do Serviço Público e entre órgãos do Serviço Público com particulares. 2. Memorando - O memorando tem a finalidade de estabelecer a comunicação interna dos órgãos do Serviço Público. Quando se estabelece uma comunicação entre os setores/seção dos órgãos, utiliza-se o memorando. Quando a comunicação é com outra Instituição ou com fornecedores, utiliza-se o ofício. Tanto o ofício quanto o memorando possuem a mesma estrutura e mesma diagramação, chamada de “padrão ofício”.

1 - Estrutura Deve iniciar com o tipo de documento, número do expediente e sigla do órgão de origem, com alinhamento à esquerda: Of. 123/2011 – Ifam Memo. 123/2011 – Propad/Ifam b. Local e data em que foi assinado o documento, com alinhamento à direita: Manaus, 01 de janeiro de 2011. c. Destinatário alinhado à esquerda: Ofício Memorando: A Sua Excelência o Senhor Deputado Fulano de Tal Câmara dos Deputados 70.160-900 – Brasília - DF Ao Sr. Pró-Reitor de Planejamento e Administração d. Texto: com introdução, desenvolvimento e conclusão Observação: quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, essa estrutura é dispensada, iniciando apenas com a informação do motivo da comunicação, indicando os dados completos dos documentos encaminhados e a razão pela qual está sendo encaminhado.

Estrutura e. Fecho alinhado ao texto: Para autoridades superiores: Respeitosamente Para autoridades de mesma hierarquia ou hierarquia inferior: Atenciosamente f. Assinatura e identificação do signatário: Nome do Responsável Cargo

Diagramação A fonte a ser utilizada é do tipo Times New Roman, tamanho 12 no texto em geral; 11, nas citações; e 10, nas notas de rodapé; Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas, e uma linha em branco entre os parágrafos; Os parágrafos devem ser numerados, exceto nos casos em que estes estejam organizados em itens ou títulos e subtítulos; É obrigatório constar, a partir da segunda página, o número da página; Os ofícios, memorandos e anexos podem ser impressos em ambas as faces do papel; A impressão dos documentos deve ser em papel tamanho A4 (29,7 x 21,0 cm), na cor preta e em papel branco.impressão colorida deve ser apenas para gráficos e ilustrações; A margem lateral esquerda deve ter 3,0 cm e a margem lateral direita,1,5 cm; A margem superior deve ter 3,5 cm e a margem inferior, 1,5 cm; O início de cada parágrafo do texto deve ter 5,5 cm de distância da margem lateral esquerda. Casos omissos e documentos específicos de uma determinada área, como convênios, contratos, editais e outros não contemplados nesta cartilha, também devem seguir os padrões aqui estabelecidos.

Documentos Circulares Quando um mesmo assunto deve ser transmitido ao mesmo tempo para vários destinatários, utiliza-se o documento circular, podendo este ser Ofício Circular ou Memorando Circular. Conforme a finalidade, o documento obedece aos mesmos critérios do Padrão Ofício, com diferença apenas na identificação do destinatário, que será identificado em grupos afins.

Outros Documentos Informação É o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para apreciação. Normalmente, na informação, o servidor presta esclarecimentos quanto às rotinas necessárias para o andamento eficiente da documentação de análise ou, ainda, esclarece pontos necessários para a tomada de decisão do gestor. Estrutura Número da informação e sigla do órgão de origem; referência e assunto, com alinhamento à esquerda: Informação n.º 123 CPCC/DAP Referência: Memorando n.º 123 Propad/Ifam/2011 Assunto: Situação do Contrato 123/2011 b. Destinatário alinhado à esquerda: Ao Senhor Pró-Reitor de Planejamento e Administração c. Texto: trata do documento da informação. Primeiramente, o servidor descreverá a motivação da informação, tornando claro o assunto a ser tratado para, em seguida, prestar a informação a ele solicitada, seguindo a estrutura de introdução, desenvolvimento e conclusão. d. Fecho alinhado ao texto. Diferentemente dos outros documentos a informação tem o seguinte fecho: É o que informo. e. Local e data alinhados à esquerda: f. Assinatura e identificação do signatário Outros Documentos 1. Informação É o documento pelo qual o servidor se manifesta acerca de um assunto a ele posto para apreciação. Normalmente, na informação, o servidor presta esclarecimentos quanto às rotinas necessárias para o andamento eficiente da documentação de análise ou, ainda, esclarece pontos necessários para a tomada de decisão do gestor. A informação deve seguir a mesma forma de diagramação do padrão ofício.

Despacho Despacho é a decisão ou encaminhamento de autoridade administrativa acerca de assunto submetido a sua apreciação. O despacho pode ser: a) terminativo ou definitivo (também denominado decisório): aquele que dá solução ao que foi submetido à autoridade e põe fim à questão; b) de mero expediente ordinário: aquele que apenas dá andamento ao documento; c) interlocutório: aquele que, sem resolver terminantemente a questão, transfere-a à autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição; d) saneador: se sua finalidade for resolver falhas encontradas no andamento do processo. O ato do despacho pode ser manuscrito, proferido no corpo do documento de que é parte, evitando-se proferir despacho no verso do documento. Quando isto não for possível, deve ser escrito em folha a parte. Estrutura Quando for proferido no corpo do documento Quando o despacho for em folha a parte 1. Texto com a resolução e/ou encaminhamento; 2. Data em que foi proferido o despacho; 3.Assinatura com carimbo do emitente. 1. Documento de referência: identificação do documento a que o Despacho se refere; 2. Texto com a resolução e/ou encaminhamento; 3. Data em que foi proferido o despacho; 4. Assinatura com carimbo do emitente.

E-mails E-mail Um número cada vez maior de instituições públicas e privadas vem utilizando o correio eletrônico (e-mail) para comunicar-se mais agilmente e sem burocracia. Nessas instituições, grande parte das correspondências internas e mesmo algumas das comunicações externas podem ser substituídas por mensagens enviadas por correio eletrônico. Estrutura O modo como um e-mail é estruturado pode melhorara legibilidade e o impacto do texto: - Mensagens curtas podem conter uma única palavra (“aprovo”, “concordo”); - Mensagens longas, porém, exigem muitos parágrafos e, neste caso, deve apresentar, como em toda boa comunicação, introdução, desenvolvimento e conclusão; - Utilize linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Utilize também caixa-alta e caixa baixa, ou seja, não escreva só em maiúsculas ou só em minúsculas; - Conclua sua mensagem simplesmente com Atenciosamente ou Respeitosamente ou Saudações; - A informalidade dos e-mails leva, muitas vezes, o emissor a omitir a saudação nas mensagens, uma vez que elas chegam diretamente ao receptor. Contudo,uma saudação como “Senhor Diretor” podem confirmar ao destinatário que a mensagem é realmente encaminhada a ele. Letras maiúsculas podem parecer agressivas e letras minúsculas podem dar a impressão de que o emissor estava apressado ou com preguiça. Não divulgue informações confidenciais!

Sugestões para uma boa redação Para escreve r bem, não é necessário inovar. Basta aplicar os fundamentos da redação, como: • Adote como norma a ordem direta: sujeito – verbo – complementos; • Não tenha pressa ao escrever. Gaste seu tempo para que o leitor economize o dele; • Elimine o que é supérfluo. Seja objetivo. Ninguém tem tempo para ficar “meditando” sobre aquilo que você escreveu; • Evite frases muito longas, com excesso de pontuação. Sugestões para uma boa redação Prefira Evite – o termo mais simples; o sinônimo mais curto; o singular ao plural; o presente ao futuro; o termo concreto ao abstrato; o particular ao genérico; o explícito ao implícito; - o positivo ao negativo. – Excesso de palavras; Enxertos desnecessários: somente citações indispensáveis; - Vá direto ao assunto;

Referências ANDRÉ. Hildebrando A. de. Gramática Ilustrada. 5 ed. São Paulo: Editora Moderna, 2003 BRASIL. Presidência da República. Manual de Redação da Presidência da República. 2. ed. Brasília: Departamento de Imprensa Nacional, 2002. BRASIL. Fundação Nacional de Saúde. Manual de redação de correspondências e atos oficias. 2 ed. Brasília: Funasa, 2006. VINAS, Rey. Atos Administrativos: Como redigir Ofícios, Memorando, E-mails e outras formas de Correspondência Oficial. Brasília: Projecto Editorial, 2003.