GESTÃO DOCUMENTAL Ministrantes: Gilberto Luna de Abreu Supervisor do Arq Adm Fernanda Lídice Diretora do NDOC.

Apresentação em tema: "GESTÃO DOCUMENTAL Ministrantes: Gilberto Luna de Abreu Supervisor do Arq Adm Fernanda Lídice Diretora do NDOC."— Transcrição da apresentação:

1 GESTÃO DOCUMENTAL Ministrantes: Gilberto Luna de Abreu Supervisor do Arq Adm Fernanda Lídice Diretora do NDOC

2 1. BASE LEGAL Resolução nº. 023/2008-CJF; Instrução Normativa IN40D02-TRF-4ª Região; Decreto 5.940/2006; PCTT.

3 RESOLUÇÃO Nº 023, DE 19 DE SETEMBRO DE 2008 Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus.

4 Art. 7º Considera-se documento institucional todo aquele gerado ou recebido pela Justiça Federal no exercício das suas funções, independentemente da forma ou do suporte em que foi produzido.

5 § 1º Os documentos institucionais de que trata o caput deste artigo são classificados como:

6 I – correntes: aqueles que estiverem em tramitação, ou que, mesmo sem movimentação, constituírem objeto de consultas freqüentes;

7 II – intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente pelas áreas emitentes, estiverem aguardando eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

8 III – permanentes: aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devam ser definitivamente preservados no suporte em que foram criados.

9 § 2º As qualidades essenciais do documento institucional são organicidade, unicidade, confiabilidade, integridade, autenticidade, não-repúdio, tempestividade e confidencialidade.

10 Art. 13 A eliminação dos autos de ações judiciais transitadas em julgado e de documentos administrativos definitivamente arquivados na Justiça Federal será precedida de publicação de edital de eliminação.

11 Art. 14 Os editais de eliminação serão publicados no veículo de publicação oficial de cada órgão, consignando-se um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações das partes interessadas antes da efetiva eliminação dos processos ou documentos.

12 § 1º As partes interessadas nos autos findos e nos documentos administrativos a serem eliminados poderão, às suas expensas, requisitá-los para guarda particular, por meio de petição ao diretor da unidade administrativa à qual o arquivo esteja vinculado.

13 § 2º O documento original será entregue, após o prazo previsto no caput deste artigo, à primeira parte solicitante; às demais partes requerentes, quando houver, serão fornecidas cópias.

14 Art. 15 A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos.

15 Objetivos/Vantagens da Gestão Documental: - Racionalização do ciclo documental; - Redução dos custos; - Facilitação no acesso e localização da informação; - Racionalização do espaço físico.

16 2. TABELA DE TEMPORALIDADE Determina o prazo de manutenção dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário e os critérios para a eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente, hierarquizando as classes e subclasses dos assuntos anteriormente explanados, atribuindo o tempo de guarda de cada um em cada fase do arquivo. A íntegra desta tabela está disponível na ferramenta de EAD Moodle.

17 2.1. SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL O método de arquivamento por assunto é recomendado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos. 2.2. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Visa sistematizar hierarquicamente os assuntos tratados nos documentos produzidos e recebidos por determinado organismo ou órgão no desempenho de suas atividades agilizando, assim, a recuperação da informação. É composto pela Classe 00 (ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA), que inclui as subclasses:

18 . SUBCLASSE 00 A 06 – DOCUMENTOS RELATIVOS À MODERNIZAÇÃO E PLANEJAMENTO SUBCLASSE 10 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO SUBCLASSE 20 – ADM. E DESENV. DE SERVIDORES SUBCLASSE 30 – ADM. DE MATERIAL SUBCLASSE 40 – ADM. DE IMÓVEIS E VEÍCULOS

19 SUBCLASSE 50 – ORÇAMENTO E FINANÇAS SUBCLASSE 60 – GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO SUBCLASSE 70 – ADM. TELECOMUNICAÇÕES SUBCLASSE 80 – MAGISTRADOS SUBCLASSE 90 – ATIVIDADES FORENSES

20 O PCTT está organizado em colunas, cada uma correspondendo a uma dada informação, conforme segue:

21 LEGENDA: Nº Classificação: número correspondente à classificação para fins de arquivamento. Assunto (Classe e Subclasse)/Atividade: assunto do documento a ser classificado e/ou tipo documental. Nº. Vias: identificação do número de vias e/ou cópias em que cada tipo documental é produzido. Nº. Classif.Assunto (Classe e Subclasse)/ Atividade Nº ViasDestinoArquivo Corrente Arquivo Intermediá- rio DestinaçãoObserva- ções

22 Destino: primeiro destino de cada via dos tipos documentais. Ex.: setor competente é aquele que tem competência regional para tratar do assunto; unidade geradora é o setor que produziu o documento; setores/interessados são os demais setores da instituição ou pessoas físicas/jurídicas (servidores, empresas prestadoras de serviço, receita federal, bancos, etc.).

23 Arquivo Corrente: prazo de guarda/retenção de cada via do documento no arquivo corrente. O prazo começa a contar da data de produção do documento. Arquivo Intermediário: prazo de guarda/retenção de cada via do documento no arquivo intermediário. Destinação Final: após o cumprimento dos prazos no arquivo corrente e arquivo intermediário o documento poderá ser eliminado ou recolhido ao Arquivo Permanente. Observações: informações sobre peculiaridades atinentes ao documento.

24 3. PROCEDIMENTOS VISANDO À ELIMINAÇÃO (PASSO A PASSO) Identificar a classificação e tempo de guarda do documento na Tabela de acordo com o assunto e a via. Anotar a classificação e o tempo de guarda. Por exemplo, uma escala de plantão tem na tabela, para a via do Setor Competente, a classificação “27.100.02-A”, na coluna “destino da via“ é mostrado “Setor Competente”, o tempo de guarda é de “2 anos no arquivo corrente e mais 5 anos no arquivo intermediário” e a destinação final é “Eliminação”.

25 Então, anota-se na etiqueta da pasta, da caixa ou outra forma de arquivo onde o documento fica armazenado (ver modelo “ETIQUETAS PARA ARQUIVO”): 27.100.02-A Guardar: 2 anos no Arquivo Corrente mais 5 anos no Arquivo Intermediário Para efeito de anotação do tempo de guarda, considera-se o dia 31 de dezembro do ano em que expiraria o prazo. Assim, o mês de janeiro é eleito para renovar as caixas, as pastas ou outras formas de arquivos.

26 As caixas deverão ser dispostas nas estantes em ordem numérica para facilitar a localização. Padronizou-se o uso de caixas de plástico poliondas de cor azul para os documentos e processos administrativos. Pastas AZ para quantidades menores de documentos. Documentos deverão ser classificados já por ocasião da sua expedição e podem ser eliminados nesta própria unidade que os arquivou, sem necessidade aval da Comissão, quando tiverem tempo de guarda apenas no denominado arquivo corrente.

27 Documentos com tempo de guarda maior (no arquivo intermediário ou guarda permanente) deverão ser remetidos ao Arquivo Central da Subseção.

28 4. RESUMO DA TABELA É interessante que a Unidade anote a relação dos documentos da Unidade, bem como o número de classificação e temporalidade em que se enquadram conforme modelo cuja íntegra está disponível no Moodle/EAD. É comum que os documentos se repitam, e este resumo dispensaria, assim, uma nova consulta à tabela e todo o procedimento de tratamento documental:

29 MODELO DE RESUMO DA TABELA PARA A 2ª VARA FEDERAL DE FLORIANÓPOLIS: Assunto do docto. na Tabela do PCTT – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade Nº de Classifica- ção na Tabela do PCTT Tempo de Guarda: C = Arquivo Corrente (em anos) I = Arquivo Intermediário (em anos) GP = Guarda Permanente Alvarás de liberação de depósitos bancários 67.100.05-A C1a I5a...

30 5. ELIMINAÇÃO Os documentos que já completaram seu tempo de guarda previsto na tabela devem ser eliminados. Quando estes documentos não estiverem sob posse da Unidade que os gerou, os mesmos terão que passar pelo procedimento de eliminação formal mediante processo administrativo próprio, nos moldes das seguintes etapas, cujos modelos estão disponíveis no Moodle/EAD:

31 Informação do Arquivo para eliminação de documentos. O servidor que separou os documentos para eliminação e os arrolou propõe a eliminação dos documentos à Direção do Foro por meio de informação instruída no SEI; A DF expedirá a Portaria criando a Comissão composta por um Presidente e membros preferencialmente de setores e com formação em áreas diferentes para a análise da listagem;

32 Edital de ciência de eliminação de documentos, publicado para o conhecimento geral dos interessados; Informação com o decurso de prazo de 45 dias; A DF despacha autorizando a doação do papel à entidade beneficente cadastrada;

33 Relatório final da eliminação de documentos. Redigido pelo Presidente da Comissão, constará o resultado da análise dos documentos, decidindo pela sua eliminação total ou parcial, bem como consignar quantitativo em quilos do material reciclável doado e do valor pecuniário auferido pela entidade beneficiada;

34 Termo de eliminação de documentos. O Presidente da Comissão deverá acompanhar a retirada dos documentos do local, sua destruição por picotagem em empresa própria e proceder a certificação no processo; Termo de doação. Será colhida a assinatura da beneficiada pela doação com cópia nos autos; e Despacho determinando o arquivamento. Etapa final do processo, efetuada pela DF. --------------------------------------------------------

35 ______________________________ A Seção de Arquivo Administrativo se dispõe a atender quanto a quaisquer sugestões e dúvidas posteriores a este treinamento pelos telefones nº.s (48) 3334-2473 e (48) 3334-0042 ou pelo endereço eletrônico arqadm@jfsc.gov.br arqadm@jfsc.gov.br