Rotinas trabalhistas e arquivos

Apresentação em tema: "Rotinas trabalhistas e arquivos"— Transcrição da apresentação:

1 Rotinas trabalhistas e arquivos
Samira de Freitas Bolsi

2 Organizar é dispor os recursos materiais, humanos e tecnológicos da empresa de maneira harmônica e simplificada a fim de que o conjunto formado seja capaz de realizar um trabalho integrado, eficiente e eficaz, apresentando boa produtividade e boa qualidade a custos baixos e com o mínimo de riscos e de esforços humano

3 Questionamento? Se eu ficar afastados 15 dias, meu trabalho para?
Se numa visita do TEM, precisar encontrar documentos da empresa, conseguirei com agilidade? Será que tenho esses documentos? Se entrar um novo funcionário, ele conseguirá me auxiliar no trabalho? Caso aconteça acidente ou imprevisto, os trabalhadores saberão agir?

4 Esta é uma história de quatro pessoas: TODO MUNDO, ALGUÉM, QUALQUER UM e NINGUÉM. Havia um trabalho importante a ser feito e TODO MUNDO tinha certeza de que ALGUÉM o faria. QUALQUER UM poderia tê-lo feito, mas NINGUÉM o fêz. ALGUÉM zangou-se porque era um trabalho de TODO MUNDO. TODO MUNDO pensou que QUALQUER UM poderia fazê-lo, mas NINGUÉM imaginou que TODO MUNDO deixasse de fazê-lo. Ao final, TODO MUNDO culpou ALGUÉM quando NINGUÉM fez o que QUALQUER UM poderia ter feito.

5 desafios As atividades de formar agrupamentos humanos, distribuir trabalho entre seus membros e equacionar a utilização dos recursos, visando o atendimento de suas necessidades. A organização pode ser definida como um processo, se considerarmos que para produzir um bem ou um serviço (efeitos) existem vários componentes (causas) que contribuem para a realização desses efeitos.

6 Método de trabalho: é o caminho ou a maneira pela qual uma ou mais operações de um processo devem ser feitas para alcançar o resultado esperado.

7 Eliminar o inútil ou supérfluo Maximizar os resultados
Otimizar recursos e minimizar custos Eliminar o inútil ou supérfluo Maximizar os resultados Otimizar recursos e minimizar custos

8 Padronização Para que se possa avaliar, é necessário uma padronização e comunicação do método. Sem saber o que fazer, qualquer coisa serve.

9 Utilização adequada dos recursos;
Uniformidade no trabalho; Registra o conhecimento tecnológico; Facilita o treinamento do pessoal; Melhora o nível técnico do pessoal; Evita desperdício do tempo.

10 Arquivo de documentação
É necessário a realização de registros e documentação; Atividades administrativas; Aspectos Legais; Históricos.

11 Tipos de Arquivo Arquivo corrente são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. A permanência dos documentos nesse estágio é de 5-10 anos. Arquivo intermediário são constituídos de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de É nessa fase que o arquivo é submetido a tabela de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência. A permanência nesse arquivo é de aproximadamente 20 anos. Arquivo permanente são constituídos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservam em razão do seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos.

12 PARA QUE SERVE OS ARQUIVOS
Planejar e desenvolver atividades considerando informações; Tomar decisões políticas administrativas ou pessoais baseada em dados; Atender às necessidades legais e técnicas; Evitar repetição completa ou parcial de atividades, economizando recursos materiais e humanos. Recuperar a história;

13 Como organizar? Alfabética; Numérica; Geográfica;
Assunto (afinidades); Cores.

14 Vantagens Disponibilização de espaço físico;
Organização física adequada; Sistema de identificação visual; Padronização dos métodos de arquivamento; Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos; Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos; Redução de custos com a administração e manutenção do acervo; Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos; Atendimento às normas ISO de armazenamento e rastreabilidade de informações e documentos.