OSM II Manuais administrativos – Parte 2

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1 OSM II Manuais administrativos – Parte 2
(MANUAIS DE ORGANIZAÇÃO / MANUALIZAÇÃO) Profa. Renata Murta

2 Tipos de manuais: Manual de Organização;
Manuais administrativos Tipos de manuais: Que atendem a diferentes tipos de necessidade da empresa: Manual de Organização; Manual de Normas e Procedimentos; Manual de Políticas e Diretrizes; Manual do Empregado; Manual de Instruções Especializadas. 1

3 1. Tipos de manuais: 1.1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Também é denominado de manual de funções. Pode-se afirmar que toda empresa, independente de seu tamanho, deve ter o manual de organização. 2

4 1. Tipos de manuais: 1.1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Finalidades:
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Finalidades: Identificar o plano organizacional da empresa, incluindo sua filosofia de gestão e de atuação; Identificar como a empresa está organizada; Estabelecer as várias unidades organizacionais da empresa; Estabelecer os níveis de autoridade e as responsabilidades inerentes a cada unidade organizacional da empresa; Fazer com que as informações referentes à empresa sejam elaboradas em conformidade com as políticas e os objetivos gerais da empresa; 3

5 1. Tipos de manuais: 1.1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Conteúdo:
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Conteúdo: Estabelecimento dos objetivos gerais e dos objetivos setoriais da empresa; Organograma geral e organogramas parciais, por grande área ou divisão da empresa; Relação das funções principais a serem executadas pelas unidades organizacionais; Níveis hierárquicos e amplitude de controle; Grau de autoridade que cada um recebe e pode delegar; Aspectos de centralização e descentralização; Interação com o sistema de comunicações; e Interação com o sistema de informações e de decisões. 4

6 1. Tipos de manuais: 1.1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Modelo:
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.1 MANUAL DE ORGANIZAÇÃO Modelo: Manual de Organização – MAN – ORG Tomo 100 – ORGANIZAÇÃO DA EMPRESA MAN-ORG-101 Competências da organização MAN-ORG-102 Estrutura da organização MAN-ORG-104 Regimentos internos (….) Tomo 200 – COMUNICAÇÕES NA EMPRESA MAN-ORG-201 Instrumentos Executivos MAN-ORG-202 Elaboração e padronização dos instrumentos MAN-ORG-203 Siglas e códigos (….) Tomo 300 – MÉTODOS E PROCESSOS MAN-ORG-301 Técnicas de análise administrativa e da distribuição do trabalho MAN-ORG-302 Técnicas de elaboração de manuais e formulários MAN-ORG-303 Técnicas de desenvolvimento e implantação e layout (….) Tomo 400 – SISTEMAS ADMINISTRATIVOS MAN-ORG-401 Filosofia sistêmica MAN-ORG-402 Sistemas de RH MAN-ORG-403 Sistemas de Suprimentos (….) 5

7 1.2 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.2 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS Normalmente, esses manuais são mais numerosos, bem como de utilização mais acentuada na empresa; Têm como objetivo descrever as atividades que envolvem as diversas unidades organizacionais da empresa, bem como detalhar como elas devem ser desenvolvidas; Correspondem ao manual da parte dos métodos, dentro da atividade de organização e métodos (O&M). 6

8 1.2 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.2 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS Finalidades: Proporcionar métodos que possibilitam a execução uniforme dos serviços; Atribuir às unidades organizacionais competência para definição das informações que são incluídas no manual; Coordenar as atividades a partir dos propósitos da empresa. 7

9 1.2 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.2 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS Conteúdo: Normas: é a indicação de quem executa ou pode executar os trabalhos do processo administrativo; Procedimentos: indicação de como são executados os trabalhos dentro do processo administrativo; Formulários: indicação dos documentos que circulam no processo administrativo, bem como da forma de manipulação; Fluxogramas: indicação dos gráficos representativos dos diversos procedimentos descritos; Anexos. 8

10 1.3 MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.3 MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES Uma política ou diretriz pode ser definida como um parâmetro para toda a tomada de decisão. Portanto, esse manual deve conter a descrição detalhada e completa das políticas que devem ser seguidas pelos executivos e funcionários da empresa no processo de tomada de decisões e relações de trabalho que levam aos objetivos estabelecidos. 9

11 1.3 MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.3 MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES Finalidades: Padronizar, os procedimentos das atividades da empresa; Criar condições para um adequado nível de delegação na empresa; Dar condições para que os executivos gastem tempo apenas com as decisões que fujam dos padrões normais da empresa; Facilitar a concentração de esforços, visando aos objetivos gerais da empresa. 10

12 1.3 MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.3 MANUAL DE POLÍTICAS E DIRETRIZES Conteúdo: Políticas de marketing; Políticas de tecnologia; Políticas de logística; Políticas de recursos humanos; Políticas de produção; e Políticas de finanças. 11

13 1.4 MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.4 MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS É aquele que agrupa normas e instruções determinado tipo de atividade ou tarefa, como, por exemplo, “Manual do vendedor” ou “Manual da secretária”. 12

14 1.4 MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.4 MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS Finalidade: Possibilita maior e melhor treinamento e capacitação a determinado grupo profissional de funcionários; Proporcionar um guia de trabalho e consulta para o grupo profissional. 13

15 1.4 MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.4 MANUAL DE INSTRUÇÕES ESPECIALIZADAS Conteúdo: Objetivos básicos do manual; Informações básicas sobre cargo e função; Relação das tarefas básicas; Interação tarefas básicas com as tarefas de outros cargos e funções da empresa; Instruções básicas para execução das tarefas; Instruções básicas para avaliação das tarefas. 14

16 Manuais administrativos
1. Tipos de manuais: 1.5 MANUAL DO EMPREGADO Normalmente, o empregado recebe o manual em seu primeiro dia de trabalho na empresa, a fim de envolvê-lo inicialmente com a organização. 15

17 1. Tipos de manuais: 1.5 MANUAL DO EMPREGADO Finalidade:
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.5 MANUAL DO EMPREGADO Finalidade: Proporcionar ao novo funcionário seu rápido entendimento da empresa; Propiciar bom clima e interação entre o empregado e a empresa; Explicitar deveres e direitos do empregado perante a empresa; e Facilitar o posterior treinamento do novo empregado. 16

18 1. Tipos de manuais: 1.5 MANUAL DO EMPREGADO Conteúdo:
Manuais administrativos 1. Tipos de manuais: 1.5 MANUAL DO EMPREGADO Conteúdo: Atividades desenvolvidas pela empresa (missão, visão); Breve resumo histórico da empresa; Explicação do sistema de autoridades; Regime de incentivos; Direitos e obrigações do empregado, de forma geral; Regime de sanções; Formas de recorrer à administração da empresa diante de eventuais conflitos; Normas de comportamento básico e de cumprimento obrigatório para todo o pessoal; Serviços que a empresa proporciona a seus empregados. 17

19 Renata Murta (31)9996.8860 renatamurtamoreira@ig.com.br FONTES:
OLIVEIRA, D. P. R.. Sistemas, Organização e Métodos. 19a. ed. São Paulo: Atlas, 2010. Parte IV, Cap.13, Págs. 366 a 400. ARAÚJO, L. C. G.. Organização, Sistemas e Métodos. 4a. ed. São Paulo: Atlas, 2010. Cap.7, Págs. 137 a 148. CURY, A. Organização e Métodos: uma visão holística. 8a. ed. São Paulo: Atlas, 2009. Cap.15, Págs. 427 a 469.