AUDITORES DA SEGURANÇA MÓDULO 3 Metodologias de Auditoria Tema 4 – Realização de auditorias Vitor Costa Recurso desenvolvido no âmbito da medida 4.2.2.2.

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1 AUDITORES DA SEGURANÇA MÓDULO 3 Metodologias de Auditoria Tema 4 – Realização de auditorias Vitor Costa Recurso desenvolvido no âmbito da medida 4.2.2.2 do POEFDS. Programa co-financiado por:

2 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA Tema 4 – Realização de auditorias

3 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias REALIZAÇÃO DE AUDITORIAS A realização de auditorias envolve um conjunto de actividades bem definidas e sistematizadas. Após estarem definidos o programa e a equipa auditora, é altura de passarmos à acção. Para a realização da auditoria teremos a considerar 4 fases.

4 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias Preparação da auditoria FASES DA AUDITORIA Início do processo de auditoria Relatório da auditoria Execução da auditoria

5 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias Preparação da auditoria FASES DA AUDITORIA Início do processo de auditoria Relatório da auditoria Execução da auditoria  Nomeação da equipa auditora;  Definição dos objectivos da auditoria;  “ do âmbito da auditoria;  Identificação dos critérios da auditoria;  Contacto com o auditado.

6 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias Preparação da auditoria FASES DA AUDITORIA Início do processo de auditoria Relatório da auditoria Execução da auditoria  Análise da documentação necessária à realização da auditoria;  Elaboração do Plano de auditoria;  Atribuição de tarefas à equipa auditora;  Contacto preliminar com o auditado com vista a eventuais ajustamentos e à comunicação de necessidades de recursos;  Preparação de documentos de trabalho.

7 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias Preparação da auditoria FASES DA AUDITORIA Início do processo de auditoria Relatório da auditoria Execução da auditoria  Reunião de abertura;  Processo de comunicação durante a auditoria;  Recolha e verificação da informação;  Registo das constatações da auditoria;  Reuniões da equipa auditora;  Preparação das conclusões da auditoria;  Reunião de encerramento.

8 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias Preparação da auditoria FASES DA AUDITORIA Início do processo de auditoria Relatório da auditoria Execução da auditoria  Elaboração do relatório da auditoria;  Apresentação do relatório da auditoria;  Aprovação e distribuição do relatório da auditoria.

9 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA INÍCIO DO PROCESSO DE AUDITORIA NOMEAÇÃO DA EQUIPA AUDITORA Para a nomeação da equipa auditora teremos de ter em consideração não apenas as competências gerais em auditorias, mas também as específicas associadas ao respectivo âmbito. Esta nomeação deverá competir ao responsável pelo programa de auditorias. A independência da equipa auditora deverá também de ser assegurada.

10 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA INÍCIO DO PROCESSO DE AUDITORIA DEFINIÇÃO DOS OBJECTIVOS, ÂMBITO E CRITÉRIOS DA AUDITORIA Esta definição já deverá constar do programa de auditorias. No entanto alguns ajustamentos poderão ser feitos, pelo que esta confirmação deverá ser sempre efectuada no início do processo de auditoria. CONTACTO COM O AUDITADO O responsável pelo programa de auditorias ou o auditor coordenador, deverá efectuar um contacto preliminar com o auditado a fim de permitir a confirmação das condições necessárias à realização da auditoria.

11 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA PREPARAÇÃO DA AUDITORIA ANÁLISE DA DOCUMENTAÇÃO NECESSÁRIA À REALIZAÇÃO DA AUDITORIA Com vista à preparação da auditoria, a equipa auditora deverá analisar a documentação relevante para os critérios da auditoria, bem como solicitar toda a informação necessária adicional. A legislação e regulamentos aplicáveis deverão também ser identificados e analisados. Exemplos de documentação necessária: Manual da Segurança e Saúde do Trabalho, Procedimentos, Planos de Acção, Relatórios de anteriores revisões do sistema da SST e de auditorias, etc.

12 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA PREPARAÇÃO DA AUDITORIA ELABORAÇÃO DO PLANO DE AUDITORIA A elaboração do plano de auditoria é da responsabilidade do auditor coordenador. No entanto é boa prática uma discussão prévia com os restantes membros da equipa auditora e também com o auditado. Têm particular relevância a confirmação com o auditado de questões de ordem logística, cujo ajustamento é fácil numa fase de elaboração do plano de auditoria, evitando assim posteriores perturbações no decorrer da auditoria. Estas questões podem compreender não apenas horários, mas também deslocações e fornecimento de EPI,s.

13 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA PREPARAÇÃO DA AUDITORIA ELABORAÇÃO DO PLANO DE AUDITORIA O plano de auditoria deverá conter o seguinte:  Objectivo, âmbito e critérios da auditoria;  Locais a auditar;  Data e horário a cumprir;  Duração da auditoria;  Afectação da equipa auditora às áreas, funções ou processos a auditar;  Idioma a ser utilizado;  Identificação do representante do auditado para a auditoria. Um exemplo de plano de auditoria poderá ser consultado no Manual do Formando.

14 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA EXECUÇÃO DA AUDITORIA REUNIÃO DE ABERTURA Na reunião de abertura deverão ser seguidos os seguintes passos:  Apresentação da EA;  Apresentação dos auditados;  Confirmação do plano de auditoria;  Apresentação da metodologia de auditoria;  Confirmação dos canais de comunicação e logísticos;  Questões colocadas pelo auditado.

15 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias  Apresentação da EA A Equipa Auditora EA deverá fazer a sua apresentação de uma forma simples e rápida. O coordenador da EA deverá ser o último a fazer a sua apresentação. Esta apresentação deverá proporcionar as seguintes informações aos auditados: Nome; Formação académica; Experiência profissional; Experiência em auditorias; Outra informação relevante. Quando um ou mais elementos da EA forem conhecidos pelos auditados, como no caso da maior parte das auditorias internas, não será obrigatório seguir todos estes passos.

16 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias  Apresentação dos auditados A Equipa Auditora (EA) deverá em seguida dar a oportunidade para que os auditados façam a sua apresentação. A gestão de topo deverá estar presente ou quando aplicável, o(s) seu(s) representante(s) ou/e os responsáveis pelas tarefas ou processos a auditar. De acordo com o conhecimento mútuo entre os auditados e a EA, estes deverão comunicar o seguinte: Nome; Cargo; Breve historial da organização. Quando um ou mais elementos da EA forem conhecidos pelos auditados, como no caso da maior parte das auditorias internas, não será obrigatório seguir todos estes passos. A EA poderá recolher as rubricas dos auditados presentes na reunião de abertura num registo próprio se o respectivo procedimento de auditoria assim o indicar.

17 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias  Confirmação do plano de auditoria A EA deverá confirmar se o plano de auditoria previamente enviado, se mantém adequado. Deverão ser confirmados os horários constantes do plano de auditoria, nomeadamente a data e hora da reunião de fecho e quaisquer outras reuniões intermédias entre a EA e os auditados. Os objectivos, critérios e âmbito da auditoria serão esclarecidos pela EA e confirmados pelos auditados.  Apresentação da metodologia de auditoria Os auditados deverão ser informados sobre os métodos e procedimentos a utilizar durante a auditoria.

18 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias  Confirmação dos canais de comunicação e logísticos A EA deverá confirmar junto dos auditados sobre as eventuais deslocações a serem efectuadas no decurso da auditoria e respectivos meios de transporte a utilizar. (Ex.: se a EA se deslocará em viatura própria ou utilizando um meio de transporte colocado à disposição pela empresa). Deverá também ser confirmada a necessidade de utilização de EPI’s e respectiva especificação.  Questões colocadas pelo auditado A EA deverá promover a colocação de questões e dúvidas por parte dos auditados para assim assegurar não só um clima de abertura, como contribuir para o esclarecimento de ambas as partes sobre as questões relevantes para a auditoria.

19 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias

20 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA EXECUÇÃO DA AUDITORIA A equipa auditora deverá propiciar um clima facilitador do processos de comunicação: Assim:  As questões colocadas pela EA deverão ser objectivas e numa linguagem que o auditado entenda;  Deverão ser evitadas perguntas fechadas. Sempre que possível deverão ser colocadas questões abertas;  O auditor deverá evitar posturas autoritárias;  O auditor deverá registar as constatações observadas com base em evidências objectivas e dar conhecimento ao auditado;  O auditor nunca deverá avançar para a fase seguinte sem que todas as questões fiquem esclarecidas com o auditado;  A equipa auditora deverá promover reuniões intercalares de acordo com o plano de auditoria ou sempre que tal se justifique.

21 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA EXECUÇÃO DA AUDITORIA REUNIÃO DE ENCERRAMENTO Na reunião de encerramento deverão ser seguidos os seguintes passos:  Agradecimento pela colaboração prestada;  Leitura do relatório e apresentação das conclusões da auditoria;  Esclarecimento de todas as questões.

22 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias  Agradecimento pela colaboração prestada Embora sendo um aspecto meramente formal, não obrigatório e nem sempre aplicável, poderemos considerar ser uma boa prática o agradecimento por parte da equipa auditora pela colaboração prestada pelo auditado.  Leitura do relatório e apresentação das conclusões da auditoria; Sempre que possível o relatório deverá ser elaborado na fase final da auditoria antes da reunião de encerramento. No entanto, tal nem sempre é possível, pelo que a equipa auditora após ter reunido e compilado os elementos recolhidos, deverá apresentar as conclusões da auditoria. Neste caso a equipa deverá acordar com o auditado um prazo para a entrega do relatório, se tal não estiver já estipulado em procedimento, contrato ou regulamento.

23 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias  Esclarecimento de todas as questões. A equipa auditora deverá facilitar o processo de comunicação com o auditado, com vista a promover a colocação e o esclarecimento dúvidas. Exemplo das situações e documentos referidos poderão ser consultados no Manual do Formando.

24 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA RELATÓRIO DA AUDITORIA ELABORAÇÃO DO RELATÓRIO DA AUDITORIA O relatório da auditoria, cuja preparação é da responsabilidade do auditor coordenador, deverá incluir ou referir o seguinte:  Identificação da organização auditada;  Âmbito, locais e duração da auditoria;  Identificação da equipa auditora;  Critérios da auditoria;  Resumo do processo de auditoria;  Grau de cumprimento do plano de auditoria previamente enviado;  Grau de cumprimento dos objectivos da auditoria;  Constatações da auditoria;  Conclusões da auditoria;  Recomendações de melhoria.

25 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias FASES DA AUDITORIA RELATÓRIO DA AUDITORIA APROVAÇÃO E DISTRIBUIÇÃO DO RELATÓRIO DA AUDITORIA Esta responsabilidade fica a cargo do auditado. Após apreciação e análise interna com os elementos envolvidos na auditoria, deverão ser desencadeadas as acções correctivas adequadas, sendo os respectivos prazos e responsáveis definidos. Exemplo das situações e documentos referidos poderão ser consultados no Manual do Formando.

26 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias Nesta sessão: Ficamos a conhecer as metodologias de realização de auditorias. Lembre-se que: A realização de auditorias com valor acrescentado são um dos melhores contributos para a melhoria de um sistema de gestão da Segurança e Saúde do Trabalho.

27 Inglês Básico AUDITORES DE SEGURANÇA METODOLOGIAS DE AUDITORIA 4 – Realização de auditorias A fim de podermos consolidar os temas tratados, vamos agora responder a algumas questões: Colocação de perguntas sobre os temas abordados, no sentido de avaliar a aquisição e respectiva compreensão.