Gestão e Certificação de Laboratório1 Universidade Tecnológica Federal do Paraná – UTFPR Campus Pato Branco Gestão e Certificação de Laboratório Henrique.

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1 Gestão e Certificação de Laboratório1 Universidade Tecnológica Federal do Paraná – UTFPR Campus Pato Branco Gestão e Certificação de Laboratório Henrique Emilio Zorel Junior

2 Gestão e Certificação de Laboratório2 PDCA (CONCEITO)

3 Gestão e Certificação de Laboratório3 PDCA Método de resolução de problemas e planejamento de melhorias, onde as soluções são encontradas através de um processo estruturado e ordenado, em que cada passo depende da execução do anterior TEMPO QUALIDADE

4 Gestão e Certificação de Laboratório4 INTRODUÇÃO “COISAS” FÁCEIS DIFÍCEIS tempo informação recursos complexidade PLANO BOMNÃO TEM PLANO PLANO RUIM PLANO BOM é aquele que GARANTE RESULTADO

5 Gestão e Certificação de Laboratório5 PDCA = primeiro a gente faz um plano = depois a gente executa a tarefa de acordo com o plano = concluída a execução, a gente compara o resultado obtido com o planejado, e estuda as diferenças = finalmente, caso necessário, se toma uma ação corretiva para CONSERTAR o que for preciso P (de plan) D (de do) C (de check) A (de action)

6 Gestão e Certificação de Laboratório6 SE O PLANO (P) FOI SEGUIDO (D) E NÃO FUNCIONOU (C), CONSERTAR (A) SIGNIFICA FAZER OUTRO PLANO (P), UM PLANO MELHOR. Plano ErradoExecução Errada O problema não foi discutido O problema não foi entendido Disseminação de informações Busca de atalhos Não entendimento do plano Comprometimento de todos Constância de propósitos Delegação Gerência por processos e participativa Não aceitação de errosGestão de Pessoas

7 Gestão e Certificação de Laboratório7 DETALHANDO O “P” PLANO RESULTADO MEIOS É onde se quer chegar; Aquilo que vale o sacrifício; O que paga a conta; O que motiva as pessoas a fazer. São as coisas que precisamos para alcançar o resultado. É onde se gasta tempo, energia e dinheiro. META é o número que quantifica o resultado

8 Gestão e Certificação de Laboratório8 RESULTADO Medida (o indicador) Número (a meta) MEIOS Recursos: dinheiro, tempo, equipamentos etc Métodos: o jeito de fazer as “coisas” META é o número que quantifica o resultado

9 Gestão e Certificação de Laboratório9 DETALHANDO O “D” EXECUÇÃO CAPACITAREXECUTARMEDIR MOTIVAÇÃO SE CONSEGUE QUANDO O OPERADOR MEDE O RESULTADO DO SEU TRABALHO MOTIVAÇÃO SE CONSEGUE QUANDO O OPERADOR MEDE O RESULTADO DO SEU TRABALHO

10 Gestão e Certificação de Laboratório10 CAPACITAR Ele sabe fazer? Ele pode fazer? Ele quer fazer? SABERCAPACITAÇÃO PODERMEIOS ADEQUADOS QUERERDESEJO DE ATINGIR RESULTADOS MOTIVAÇÃO SE CONSEGUE QUANDO O OPERADOR MEDE O RESULTADO DO SEU TRABALHO MOTIVAÇÃO SE CONSEGUE QUANDO O OPERADOR MEDE O RESULTADO DO SEU TRABALHO

11 Gestão e Certificação de Laboratório11 EXECUTAR COMO? ONDE? QUANDO? POR QUÊ QUEM? O QUÊ? PLANO DE ATIVIDADES (P) NÃO INVENTE ATALHOS CRONOGRAMAS ATIVIDADESRESPONSABILIDADES

12 Gestão e Certificação de Laboratório12 MEDIR COMO? ONDE? POR QUÊ? QUANDO? O QUÊ? QUEM? PLANO DE ATIVIDADES (P) MEÇA CORRETAMENTE FREQÜÊNCIA LOCAL FERRAMENTA

13 Gestão e Certificação de Laboratório13 DETALHANDO O “C” ANÁLISE CRÍTICA COMPARAR OS RESULTADOS OBTIDOS SITUAÇÃO ANTERIORPLANO MELHOROU? ATINGIU A META? SE O PLANO DEU O RESULTADO PREVISTO NÃO HÁ POR QUÊ MUDÁ-LO SE O PLANO DEU O RESULTADO PREVISTO NÃO HÁ POR QUÊ MUDÁ-LO

14 Gestão e Certificação de Laboratório14 PROCESSO DE CHECAGEM Compara o resultado medido Estuda as causas da diferença Decide o que fazer A EXECUÇÃO DO QUE FOR DECIDIDO É PARTE DA PRÓXIMA ETAPA A EXECUÇÃO DO QUE FOR DECIDIDO É PARTE DA PRÓXIMA ETAPA DISSEMINAÇÃO DE INFORMAÇÕES GESTÃO DE PESSOAS COMPROMETIMENTO DE TODOS CONSTÂNCIA DE PROPÓSITO

15 Gestão e Certificação de Laboratório15 DETALHANDO O “A” QUAIS AÇÕES SERÃO TOMADAS? QUAL CAMINHO SEGUIR?

16 Gestão e Certificação de Laboratório16 POSSIBILIDADES Continuar a executar o plano Refazer, cumprindo o plano Alterar o plano A AÇÃO CORRETIVA, ALÉM DE CONSERTAR O ERRO, DEVE EVITAR QUE ELE SE REPITA A AÇÃO CORRETIVA, ALÉM DE CONSERTAR O ERRO, DEVE EVITAR QUE ELE SE REPITA

17 Gestão e Certificação de Laboratório17 AÇÃO CONTINUARREFAZERALTERAR PADRONIZARCONSERTAR CORRIGIR RETREINAR REMOTIVAR META MEIOS RECURSOS MÉTODOS A AÇÃO CORRETIVA, ALÉM DE CONSERTAR O ERRO, DEVE EVITAR QUE ELE SE REPITA A AÇÃO CORRETIVA, ALÉM DE CONSERTAR O ERRO, DEVE EVITAR QUE ELE SE REPITA

18 Gestão e Certificação de Laboratório18 MÉTODOS PDCA PDCA DA MELHORIA RESOLUÇÃO DE PROBLEMAS MELHORIAS DO PROCESSO MPSPMétodo padrão solução problemas MASPMétodo de análise e solução problemas PDCA DA GARANTIA MANTER O PROCESSO PADRONIZAÇÃO

19 Gestão e Certificação de Laboratório19 MELHORIA PLANO DC A Meta = valor definido Método = Procedimento próprio PLANO DC A Meta = faixa de valores Método = procedimento padrão de operação MANUTENÇÃO (POP ou SOP) Campos, V. F. TQC Controle da Qualidade Total (no estilo japonês). Rio de Janeiro: Bloch Editora, 6° edição, 1992

20 Gestão e Certificação de Laboratório20 GIRANDO O PDCA P DC A LEMBRE-SE NA ETAPA A EXECUTA-SE O QUE DECIDIU-SE NA ETAPA C, COM BASE NOS DADOS OBTIDOS NA ETAPA D, APÓS APLICAR O PLANO P NA ETAPA A EXECUTA-SE O QUE DECIDIU-SE NA ETAPA C, COM BASE NOS DADOS OBTIDOS NA ETAPA D, APÓS APLICAR O PLANO P

21 Gestão e Certificação de Laboratório21 P DC AP DC AP DC A DESTA FORMA, O PDCA GIRA ATÉ QUE OS RESULTADOS SEJAM SATISFATÓRIOS... GIRO 1GIRO 2GIRO 3.......O QUE NOS LEVA À PADRONIZAÇÃO DA NOVA METODOLOGIA

22 Gestão e Certificação de Laboratório22 ATENÇÃO FAÇA CERTO NA PRIMEIRA VEZ PARA NÃO AUMENTAR SEUS CUSTOS FAÇA CERTO NA PRIMEIRA VEZ PARA NÃO AUMENTAR SEUS CUSTOS CADA GIRO MAL SUCEDIDO PERDA DE TEMPO PERDA DE DINHEIRO DESGASTE FÍSICO PERDA DE CREDIBILIDADE DESGASTE MENTAL

23 Gestão e Certificação de Laboratório23 PDCA da melhoria (MELHORAR) PDCA da garantia (MANTER) PARA CHEGAR AO RESULTADO SATISFATÓRIO PARA GARANTIR QUE O RESULTADO ALCANÇADO NÃO SE PERCA COM O DECORRER DO TEMPO PADRONIZAÇÃO

24 Gestão e Certificação de Laboratório24 PADRONIZAÇÃO TAREFAS QUE SE REPETEM + PLANO QUE DÁ CERTO = PADRÃO PADRÃO É O PLANO PERMANENTE DE UM PROCESSO REPETITIVO PADRÃO É O PLANO PERMANENTE DE UM PROCESSO REPETITIVO

25 Gestão e Certificação de Laboratório25 FUNCIONAMENTO CONJUGADO DOS CICLOS PDCA Diretrizes anuais da alta administração Metas anuais P DC A PADRONIZAÇÃO S DC A AÇÃO CORRETIVA Revisão periódica dos problemas crônicos Problemas crônicos prioritários MELHORAR MANTER

26 Gestão e Certificação de Laboratório26 Fluxograma do PDCA Observação do problema escolhido Levantamento dos problemas e escolha do principal Busca da causa principal Planejamento da ação Ação Observação da ação adotada O problema voltou a ocorrer Padronização dos procedimentos Conclusão NÃO SIM

27 Gestão e Certificação de Laboratório27 MÉTODO DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS PDCAFLUX.FASEOBJETIVO P 1 Identificação do problema Definir claramente o problema e reconhecer sua importância 2 Observação Investigar as características específicas do problema com uma visão ampla e sob vários pontos de vista 3 AnáliseDescobrir as causas fundamentais 4 Plano de ação Conceber um plano para bloquear as causas fundamentais D 5 Ação Bloquear as causas fundamentais 6 C VerificaçãoVerificar se o bloqueio foi efetivo ? O bloqueio foi efetivo? DECISÃO A 7 Padronização Prevenir contra o reaparecimento do problema 8 Conclusão Recapitular todo o processo de solução do problema para trabalho futuro NÃO

28 Gestão e Certificação de Laboratório28 PDCA (PASSO A PASSO)

29 Gestão e Certificação de Laboratório29 RELEMBRANDO = primeiro a gente faz um plano = depois a gente executa a tarefa = concluída a execução, a gente compara o resultado = a gente toma uma ação corretiva para CONSERTAR o que for preciso P (de plan) D (de do) C (de check) A (de action)

30 Gestão e Certificação de Laboratório30 Fluxograma do PDCA Observação do problema escolhido Levantamento dos problemas e escolha do principal Busca da causa principal Planejamento da ação Ação Observação da ação adotada O problema voltou a ocorrer Padronização dos procedimentos Conclusão NÃO SIM

31 Gestão e Certificação de Laboratório31 MÉTODO PADRÃO DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS PDCAFLUX.FASEOBJETIVO P 1 Identificação do problema Definir claramente o problema e reconhecer sua importância 2 Observação Investigar as características específicas do problema com uma visão ampla e sob vários pontos de vista 3 AnáliseDescobrir as causas fundamentais 4 Plano de ação Conceber um plano para bloquear as causas fundamentais D 5 Ação Bloquear as causas fundamentais 6 C VerificaçãoVerificar se o bloqueio foi efetivo ? O bloqueio foi efetivo? DECISÃO A 7 Padronização Prevenir contra o reaparecimento do problema 8 Conclusão Recapitular todo o processo de solução do problema para trabalho futuro NÃO

32 Gestão e Certificação de Laboratório32 PASSO A PASSO 1° PASSO: IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA (P) 1. ESCOLHA DO PROBLEMA Diretrizes gerais da área de trabalho Qualidade Custo Atendimento Moral Segurança QUAL É O PROBLEMA? QUAL É O PROBLEMA? ONDE ESTÁ O PROBLEMA? ONDE ESTÁ O PROBLEMA?

33 Gestão e Certificação de Laboratório33 FERRAMENTAS BRAINSTORMINGIDENTIFICAR OS PROBLEMAS PROBLEMA É O RESULTADO INDESEJÁVEL DE UM TRABALHO PROBLEMA É O RESULTADO INDESEJÁVEL DE UM TRABALHO

34 Gestão e Certificação de Laboratório34 PRIORIZAÇÃO SETFI GUT NOMINAL DE GRUPO CLASSIFICÁ-LOS DE ACORDO COM SUA PRIORIDADE DE SOLUÇÃO ESCOLHA O PROBLEMA MAIS IMPORTANTE, BASEADO EM FATOS E DADOS ESCOLHA O PROBLEMA MAIS IMPORTANTE, BASEADO EM FATOS E DADOS

35 Gestão e Certificação de Laboratório35 2. HISTÓRICO DO PROBLEMA UTILIZAR DADOS HISTÓRICOS FERRAMENTAS GRÁFICOS DE CONTROLE QUAL A FREQUÊNCIA DO PROBLEMA? COMO OCORRE? QUAL A FREQUÊNCIA DO PROBLEMA? COMO OCORRE?

36 Gestão e Certificação de Laboratório36 OBTER IMAGENS E DOCUMENTOS RESGATAR IMAGENS DO LOCAL DE ORIGEM DO PROBLEMA RESGATAR IMAGENS DO LOCAL DE ORIGEM DO PROBLEMA ANOTAÇÕES E DOCUMENTOS QUAL A HISTÓRIA DO LOCAL?

37 Gestão e Certificação de Laboratório37 3. MOSTRAR PERDAS ATUAIS E GANHOS VIÁVEIS DADOS HISTÓRICOS BALANCETES FERRAMENTA GRÁFICOS DE CONTROLE O QUE SE ESTÁ PERDENDO? O QUE SE PODE GANHAR?

38 Gestão e Certificação de Laboratório38 4. FAZER A ANÁLISE DE PARETO PROBLEMA MAIOR = MACRO PROCESSO DESDOBRAR PROBLEMAS MENORES = MICRO PROCESSOS FERRAMENTA DIAGRAMA DE PARETO PRIORIZAR TEMAS E ESTABELECER METAS NUMÉRICAS PRIORIZAR TEMAS E ESTABELECER METAS NUMÉRICAS

39 Gestão e Certificação de Laboratório39 ATENÇÃO NÃO SE PROCURAM CAUSAS NESTA ETAPA. APENAS RESULTADOS INDESEJÁVEIS LEMBREM-SE NÃO INVENTEM ATALHOS!

40 Gestão e Certificação de Laboratório40 5. NOMEAR RESPONSÁVEIS ATRIBUIR RESPONSABILIDADES FERRAMENTA 5W2H NOMEAR A PESSOA OU O GRUPO RESPONSÁVEL E O LÍDER. “PROPOR” UMA DATA LIMITE PARA TER O PROBLEMA SOLUCIONADO NOMEAR A PESSOA OU O GRUPO RESPONSÁVEL E O LÍDER. “PROPOR” UMA DATA LIMITE PARA TER O PROBLEMA SOLUCIONADO

41 Gestão e Certificação de Laboratório41 2° PASSO: OBSERVAÇÃO (P) 1. DESCOBERTA DAS CARACTERÍSTICAS DO PROBLEMA ATRAVÉS DE COLETA DE DADOS ATENÇÃO QUANTO MAIS TEMPO VOCÊ GASTAR AQUI, MAIS FÁCIL SERÁ PARA RESOLVER O PROBLEMA NÃO SALTE ESTA PARTE!

42 Gestão e Certificação de Laboratório42 FERRAMENTAS LISTA DE VERIFICAÇÃO 5W2HATRIBUA FUNÇÕES COLETE DADOS QUEM QUANDO COMO ONDE O QUÊ POR QUÊ QUANTO

43 Gestão e Certificação de Laboratório43 ESTRATIFICAÇÃO TEMPO LOCAL TIPO SINTOMA INDIVÍDUO ? QUAIS AS PARTICULARIDADES DO PROBLEMA? QUAIS AS PARTICULARIDADES DO PROBLEMA?

44 Gestão e Certificação de Laboratório44 DIAGRAMA DE PARETO ABCD EFGH IJKL...

45 Gestão e Certificação de Laboratório45 2. DESCOBERTA DAS CARACTERÍSITICAS DO PROBLEMA ATRAVÉS DA OBSERVAÇÃO NO LOCAL

46 Gestão e Certificação de Laboratório46 3. CRONOGRAMA, ORÇAMENTO E META QUANDO QUANTO ONDE

47 Gestão e Certificação de Laboratório47 3° PASSO: ANÁLISE (P) 1. DEFINIÇÃO DAS CAUSAS INFLUENTES FERRAMENTAS BRAINSTORMING DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO EFEITO INSUMOSMÁQUINA MÉTODO LOCALPESSOALMEDIDA

48 Gestão e Certificação de Laboratório48 2. ESCOLHA DAS CAUSAS MAIS PROVÁVEIS (HIPÓTESES) EFEITO INSUMOSMÁQUINA MÉTODO LOCALPESSOALMEDIDA

49 Gestão e Certificação de Laboratório49 3. ANÁLISE DAS CAUSAS MAIS PROVÁVEIS (VERIFICAÇÃO DAS HIPÓTESES) FERRAMENTAS LISTA DE VERIFICAÇÃO PARETO ABCD RELAÇÃO * ** * * * ** * GRÁFICOS TESTES

50 Gestão e Certificação de Laboratório50 HOUVE CONFIRMAÇÃO DE ALGUMA CAUSA PROVÁVEL? HOUVE CONFIRMAÇÃO DE ALGUMA CAUSA PROVÁVEL? SIMNÃO xx CONTINUAVOLTA 3.2 OS TESTES CONFIRMARAM ALGUMA CONSISTÊNCIA DA CAUSA FUNDAMENTAL? OS TESTES CONFIRMARAM ALGUMA CONSISTÊNCIA DA CAUSA FUNDAMENTAL? SIM x CONTINUA NÃO x VOLTA 3.1 PERGUNTAS

51 Gestão e Certificação de Laboratório51 4° PASSO: PLANO DE AÇÃO (P) 1. ELABORAÇÃO DA ESTRATÉGIA DE AÇÃO FERRAMENTA DISCUSSÃO EM GRUPO - AÇÕES SOBRE AS CAUSAS - EFEITOS COLATERAIS? - DIFERENTES SOLUÇÕES EFICÁCIA CUSTO - ESCOLHA A MELHOR

52 Gestão e Certificação de Laboratório52 2. ELABORAÇÃO DO PLANO DE AÇÃO PARA O BLOQUEIO E REVISÃO DO CRONOGRAMA E ORÇAMENTO FINAL FERRAMENTAS DISCUSSÃO COM O GRUPO ENVOLVIDO 5W2H QUEM COMO QUANDO O QUE QUEM QUANTO ONDE - DELEGAÇÃO - META - INDICADORES

53 Gestão e Certificação de Laboratório53 5° PASSO: AÇÃO (D) 1. TREINAMENTO FERRAMENTAS DIVULGAÇÃOREUNIÃO PARTICIPATIVA TREINAMENTO

54 Gestão e Certificação de Laboratório54 2. EXECUÇÃO DA AÇÃO FERRAMENTAS PLANO E CRONOGRAMA VERIFICAÇÃO REGISTROS

55 Gestão e Certificação de Laboratório55 6° PASSO: VERIFICAÇÃO (C) 1. COMPARAÇÃO DOS RESULTADOS FERRAMENTAS LISTA DE VERIFICAÇÃO PARETO ABCD GRÁFICOS RELAÇÃO * ** * * * ** * COMPARAÇÃO NECESSITA DE HISTÓRICO COMPARAÇÃO NECESSITA DE HISTÓRICO

56 Gestão e Certificação de Laboratório56 2. LISTAGENS DOS EFEITOS SECUNDÁRIOS FERRAMENTA LISTA DE VERIFICAÇÃO CUIDADO COM EFEITO DOMINÓ E MUDANÇA DE GARGALOS CUIDADO COM EFEITO DOMINÓ E MUDANÇA DE GARGALOS

57 Gestão e Certificação de Laboratório57 3. VERIFICAÇÃO DA CONTINUIDADE OU NÃO DOS PROBLEMAS FERRAMENTA GRÁFICO SEQÜENCIAL DIVULGAÇÃO

58 Gestão e Certificação de Laboratório58 PERGUNTA O BLOQUEIO FOI EFETIVO? SIM x CONTINUA NÃO x VOLTA 2.1

59 Gestão e Certificação de Laboratório59 7° PASSO: PADRONIZAÇÃO (A) 1. ELABORAÇÃO OU ALTERAÇÃO DO PADRÃO ESTABELEÇA NOVOS PROCEDIMENTOS FERRAMENTA 5W2H INCORPORE SEMPRE QUE POSSÍVEL UM MECANISMO FOOL-PROOF FLUXOGRAMA

60 Gestão e Certificação de Laboratório60 2. COMUNICAÇÃO COMUNICADOS CIRCULARES REUNIÕES... QUANDO INICIA A NOVA METODOLOGIA?

61 Gestão e Certificação de Laboratório61 3. EDUCAÇÃO E TREINAMENTO REUNIÕES E PALESTRAS MANUAIS DE TREINAMENTO TREINAMENTO NO TRABALHO

62 Gestão e Certificação de Laboratório62 4. ACOMPANHAMENTO DA UTILIZAÇÃO DO PADRÃO VERIFIQUE SE O NOVO PADRÃO FUNCIONA MEDIR, MEDIR MEDIR.... LISTA DE VERIFICAÇÃO

63 Gestão e Certificação de Laboratório63 8° PASSO: CONCLUSÃO 1. RELAÇÃO DOS PROBLEMAS REMANESCENTES ANÁLISE DOS RESULTADOS DEMONSTRAÇÕES GRÁFICAS RELAÇÃO * ** * * * ** * APRESENTE TODOS OS RESULTADOS, INCLUSIVE OS BONS

64 Gestão e Certificação de Laboratório64 2. PLANEJAMENTO DO ATAQUE AOS PROBLEMAS REMANESCENTES APLICAÇÃO DO MÉTODO DE SOLUÇÃO DE PROBLEMAS NOS QUE FOREM IMPORTANTES

65 Gestão e Certificação de Laboratório65 3. REFLEXÃO REFLEXÃO CUIDADOSA SOBRE AS PRÓPRIAS ATIVIDADES DA SOLUÇÃO DE PROBLEMAS Aperfeiçoar o diagrama de causa e efeito Folhas de verificação mais completas Melhorar o cronograma

66 Gestão e Certificação de Laboratório66 Houve participação dos membros? O grupo era o melhor para solucionar aquele problema? As reuniões eram produtivas? O que melhorar? A distribuição de tarefas foi bem realizada? O grupo ganhou conhecimento? O grupo melhorou a técnica de solução de problemas? ENFIM: TRABALHOU-SE DE FORMA EFICIENTE E EFICAZ?

67 Gestão e Certificação de Laboratório67