Instrumentos de Gestão de Documentos

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1 Instrumentos de Gestão de Documentos
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVOS PARA O PODER EXECUTIVO DO ESTADO DE MINAS GERAIS ARQUIVO PÚBLICO MINEIRO 2013

2 Pré-Requisitos Criação ou reativação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPADs) nos órgãos envolvidos; Sensibilização dos funcionários dos órgãos; Treinamento das CPADs na metodologia utilizada.

3 Estratégia Ter recursos financeiros e humanos para viabilizar a elaboração dos instrumentos; Ter um plano de ação/cronograma; Buscar ações, parcerias que otimize o processo a ser desenvolvido; Escolher os participantes/representantes para a implementação dos instrumentos; Sensibilizar sempre toda equipe para alcance dos objetivos propostos.

4 Metodologia - Arquivo Nacional da Austrália (DIRKS) e da ISO 15.489/1
Passo A: Investigação Preliminar. Pesquisa de toda a legislação, regulamentação e bibliografia que possibilitaram o entendimento de como os órgãos desenvolvem suas atividades.

5 Metodologia - Arquivo Nacional da Austrália (DIRKS) e da ISO 15.489/1
Passo B: Análise de Atividades – Estudo das funções, atividades e processos referentes à missão do órgão, que possibilitou a organização e a identificação dos documentos produzidos. Produto: Plano de Classificação de Documentos de Arquivo.

6 Metodologia - Arquivo Nacional da Austrália (DIRKS) e da ISO 15.489/1
Passo C: Identificação de Requisitos de Arquivamento Identificação das necessidades dos órgãos com relação às informações contidas nos documentos produzidos e na avaliação desses conteúdos para a determinação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos. Produto: Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.

7 Implementação Criação e reativação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo (CPADs) princípio constitucional da impessoalidade e publicidade Treinamento das CPADs ( metodologia ) Planejamento das atividades do projeto no órgão – Plano de trabalho/cronograma/contexto organizacional Passo A - Investigação Preliminar – estudo das leis/decretos ..... Passo B - Análise de Atividades – conhecer a produção documental do órgão Passo C – Identificação de Requisitos de Arquivamento – conhecer a necessidade de uso ( prazos de guarda) dos documentos produzidos e recebidos pelo órgão. Consolidação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Validação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos - Pela área técnica e pela Procuradoria ou Assessoria Jurídica Revisão e adequação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos – aprovação dos instrumentos pela Instituição Arquivística Pública – Arquivo Público Mineiro

8 Plano de Classificação de Documentos
Instrumento arquivístico elaborado a partir da análise e identificação dos conteúdos dos documentos, de acordo com as funções, atividades e transações/processos ou dossiês. Sua utilização nos arquivos padroniza a organização dos documentos, permitindo a rápida recuperação da informação.

9 Plano de Classificação
CLASSES: 000 GESTÃO INSTITUCIONAL 100 DESENVOLVIMENTO MUNICIPAL E POLÍTICAS URBANAS E RURAIS 200 DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO E SOCIAL 300 ASSISTÊNCIA SOCIAL E SAÚDE 400 TRANSPORTES E OBRAS PÚBLICAS 500 GESTÃO TRIBUTÁRIA 600 EDUCAÇÃO, ESPORTES E CULTURA. 700 CIÊNCIA E TECNOLOGIA E MEIO AMBIENTE 800 SEGURANÇA PÚBLICA E DEFESA SOCIAL 900 GESTÃO E PRESERVAÇÃO DE ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS. GOVERNANÇA ELETRÔNICA.

10 Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo.
Instrumento de gestão documental utilizado na avaliação do conteúdo informacional dos documentos e que determina os seus prazos de guarda e a sua destinação final, atendendo às necessidades de cada instituição e preservando a memória governamental do Estado.

11 BENEFÍCIOS Classificação e organização dos documentos produzidos e recebidos pelos órgãos, a partir dos instrumentos de gestão; Avaliação da massa acumulada de documentos nos órgãos; Recolhimento de documentos de valor permanente; Maior controle, equilíbrio e racionalidade na acumulação de documentos nos arquivos dos órgãos do Poder Executivo do Estado de Minas Gerais.