APRESENTAÇÃO DOS FLUXOS DE TRABALHOS GAD – GRUPO AVALIADOR DE DEMANDAS

Apresentação em tema: "APRESENTAÇÃO DOS FLUXOS DE TRABALHOS GAD – GRUPO AVALIADOR DE DEMANDAS"— Transcrição da apresentação:

1 APRESENTAÇÃO DOS FLUXOS DE TRABALHOS GAD – GRUPO AVALIADOR DE DEMANDAS
X FORTI VITÓRIA – ES 4 a 6 de agosto de 2010

2 Premissas para a implantação do SIGA Estrutura colaborativa do SIGA
SEQUÊNCIA DA APRESENTAÇÃO GT SIGA Premissas para a implantação do SIGA Estrutura colaborativa do SIGA GAD – Grupo Avaliador de Demanda Processos Fluxograma dos processos Processo e Instrumento de Avaliação

3 Atua na interface entre a SETEC/RENAPI e as Instituições da Rede.
GRUPO DE TRABALHO DO SIGA – GT SIGA Composto por representantes da SETEC, do CONIF, da RENAPI (gerências do SIGA), do FORTI e do FDI. Atua na interface entre a SETEC/RENAPI e as Instituições da Rede. Estabelece uma relação temporária com as Equipes de Implantação e com os demais agentes criados no processo, para planejar e definir as ações de implantação e implementação dos sistemas SIGA nas instituições da EPCT.

4 A consciência de que a sua relação com o projeto é de parceria
PREMISSAS PARA IMPLANTAÇÃO DO SIGA A consciência de que a sua relação com o projeto é de parceria Projeto da Rede para a Rede - todos são colaboradores Apoio dos Reitores e Diretores Gerais e comprometimento da equipe de Gestão da TI A observância dos requisitos para o sucesso da implantação previstos no Instrumento de Avaliação.

5 ESTRUTURA BÁSICA COLABORATIVA DO SIGA
Desenvolvimento Suporte Equipe de Implantação Nível estratégico Grupo Avaliador de Demandas - GAD (Coordenadores de Fóruns do CONIF) GT SIGA RENAPI Equipe Local de implantação TI Colaboração Técnica Usuário final INSTITUIÇÃO

6 A metodologia de avaliação de demandas obedecerá a seguinte seqüência:
GRUPO AVALIADOR DE DEMANDAS - GAD Tem o papel de retirar do Desenvolvimento a responsabilidade pela decisão de implantação de uma nova funcionalidade ou de questões conceituais dos sistemas SIGA. Será composto pelos Coordenadores dos Fóruns do CONIF. A metodologia de avaliação de demandas obedecerá a seguinte seqüência: A Equipe Local de Implantação quando diante de uma demanda técnica encaminhará diretamente ao Desenvolvimento a demanda verificada;

7 GRUPO AVALIADOR DE DEMANDAS - GAD
Quando diante de uma questão conceitual do sistema ou da demanda por novas funcionalidades, encaminhará diretamente ao Grupo Avaliador de Demandas; Quando procedente a demanda, julgada pelo Grupo Avaliador de Demandas, este encaminha ao Desenvolvimento que define o cronograma de produção e implantação desta demanda.

8 Que o FORTI participe da avaliação de todas as demandas;
GRUPO AVALIADOR DE DEMANDAS - GAD O GT SIGA sugere que as demandas sejam encaminhadas para avaliação de acordo com as especificidades de cada Fórum. Que o FORTI participe da avaliação de todas as demandas; Que o SIGA-ADM fique com o FORPLAN, o FORGEP o FDI e o FORCAMPO; Que o SIGA-EDU fique com o FDE, o FORPOG o FORPROEXT e o FORCAMPO; Que o Módulo Biblioteca fique com o FORPLAN, o FDE e o FORPOG.

9 Etapa de desenvolvimento
SOLICITAÇÃO DE DEMANDAS A demanda pode surgir com o Usuário Final (UF) e ser apresentada inicialmente ao Gestor de TI ou ao Coordenador da Equipe Local de Implantação (CD), que envia ao GAD para avaliação. PROCESSO 1: Início da tarefa Etapa de avaliação Etapa de desenvolvimento

10 Início da tarefa, a etapa de avaliação e a etapa de desenvolvimento
SOLICITAÇÃO POR DEMANDAS A demanda pode surgir diretamente do Gerente de Projeto (GPROJ) e ser apresentada ao GAD para avaliação. PROCESSO 2: Início da tarefa, a etapa de avaliação e a etapa de desenvolvimento

11 Início da tarefa. PROCESSO 1
Atuação da Equipe Local de Implantação frente a uma demanda nos sistemas SIGA-EPCT Início da tarefa. UF – Usuário final MON – Monitor de demandas CD – Cadastrador de demanda GAD – Grupo Avaliador de Demanda AVAL – Avaliadores de demandas (Coord. dos Fóruns) GPRJ – Gerente de Projeto do SIGA A demanda é conceitual ou de nova funcionalidade? INÍCIO UF faz solicitação ao CD (demanda) CD avalia demanda SIM FIM NÃO CD soluciona demanda? CD abre tarefa no GAD SIGA (Redmine); MON recebe chamado. CD retorna solução e capacita UF SIM NÃO Suporte devolve solução para o CD CD envia demanda para o Suporte Vai para a etapa de avaliação

12 Etapa de avaliação. PROCESSO - 1
Atuação do MON no GAD frente a uma demanda postada para os sistemas SIGA-EPCT pelo CD Etapa de avaliação. UF – Usuário final MON – Monitor de demandas CD – Cadastrador de Demanda GAD – Grupo Avaliador de Demanda AVAL – Avaliadores de demandas (Coord. dos Fóruns) GPRJ – Gerente de Projeto do SIGA Vem do início da tarefa Pode ser solucionada de forma on-line pelo Redmine? Pode-se chamar reunião dos AVAL? MON inicia um processo de discussão e avalia forma de resolução NÃO NÃO Demanda aguarda reunião geral dos Fóruns para decisão MON comunica aos AVAL e ao CD que se aguardará a reunião dos fóruns (tempo indeterminado) SIM SIM MON encaminha demanda para o GPRJ MON envia demanda aos AVAL e verifica decisão sobre a ela MON solicita a SETEC convocação dos AVAL para reunião de decisão GPRJ avalia demanda Há consenso sobre a demanda? CD dá retorno da demanda ao UF informando que o tempo é indeterminado MON verifica decisão na reunião sobre a demanda SIM Causa impactos nas funcionalidades ou impossibilidade de implementação ? NÃO NÃO MON fecha a tarefa e encaminha resposta ao CD CD dá retorno da demanda ao UF SIM FIM GPRJ apresenta os impactos e devolve para nova avaliação do AVAL GPRJ apresenta o tempo estimado para implementação e solicita ao MON o envio oficial da demanda para desenvolvimento Vai para a etapa de desenvolvimento

13 Etapa de desenvolvimento.
PROCESSO 1 Atuação do GPRJ no GAD frente a uma demanda postada para os sistemas SIGA-EPCT pelo MON Etapa de desenvolvimento. UF – Usuário final MON – Monitor de demandas CD – Cadastrador de Demandas GAD – Grupo Avaliador de Demanda AVAL – Avaliadores de demandas (Coord. dos Fóruns) GPRJ – Gerente de Projeto do SIGA Vem da etapa de avaliação GPRJ recebe do MON a demanda (tarefa) aceita pelo GAD SIGA e com negociação de prazo já estabelecida Equipe de desenvolvimento implementa a solução, testa e disponibiliza GPRJ apresenta ao AVAL solução para validação Solução validada? MON discute validação com AVAL NÃO SIM FIM MON fecha a tarefa no Redmine e encaminha resposta ao CD CD informa a solução para o UF AVAL retorna com resultados para o MON

14 UF – Usuário final MON – Monitor de demandas CD – Cadastrador de Demanda GAD – Grupo Avaliador de Demanda AVAL – Avaliadores de demandas (Coord. dos Fóruns) GPRJ – Gerente de Projeto do SIGA PROCESSO 2 Atuação do MON no GAD frente a uma demanda postada para os sistemas SIGA-EPCT pelo GPRJ Pode ser solucionada de forma on-line pelo Redmine? Pode-se chamar reunião dos AVAL? INÍCIO GPRJ abre demanda no GAD SIGA; MON recebe chamado MON inicia um processo de discussão e avalia forma de resolução NÃO NÃO Demanda aguarda reunião geral dos Fóruns para decisão SIM SIM MON comunica aos AVAL e ao GPRJ que se aguardará a reunião dos fóruns (tempo indeterminado) GPRJ apresenta novos argumentos e devolve para novo processo de discussão MON envia demanda aos AVAL e verifica decisão sobre ela MON solicita a SETEC convocação dos AVAL para reunião de decisão Há consenso sobre a demanda? MON verifica decisão na reunião sobre a demanda MON encaminha resposta para o GPRJ SIM NÃO FIM GPRJ avalia resposta MON fecha a tarefa e encaminha resposta ao GAD SIGA GAD SIGA dá retorno da demanda ao GPRJ A resposta atende? NÃO SIM GPRJ apresenta o tempo estimado para implementação e solicita ao MON o envio oficial da demanda para desenvolvimento Equipe de desenvolvimento implementa a solução, testa e disponibiliza MON fecha a tarefa no Redmine

15 DIMENSÃO 1: INFRAESTRUTURA
INTRUMENTO DE AVALIAÇÃO INDICADOR CRITÉRIO DE ANÁLISE FACILITADOR PRAZO ESTIMADO AVALIAÇÃO (O/B/R/I/NA) AVALIADOR DIMENSÃO 1: INFRAESTRUTURA 1.1 Infraestrutura Física Infraestrutura disponibilizada para equipe de trabalho atuar, fazer reuniões, realizar capacitações, acesso a computadores com internet nos espaços de reuniões e capacitações. Reitor 15 dias do início do ciclo Equipe Local de Implantação 1.2 Infraestrutura Tecnológica - Servidores de aplicações, dados e internet disponíveis para acesso a aplicação tanto interna quanto remotamente, com velocidade de acesso viável para a execução de operações nos sistemas Diretoria de TI 1.3 Instalação do Sistema na Instituição Disponibilização do sistema (EDU ou ADM) em condições adequadas de funcionamento

16 DIMENSÃO 2: PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO
INDICADOR CRITÉRIO DE ANÁLISE FACILITADOR PRAZO ESTIMADO AVALIAÇÃO (O/B/R/I/NA) AVALIADOR DIMENSÃO 2: PROCESSO DE IMPLANTAÇÃO 2.1 Portaria equipe Implantação Designação de portaria criando a equipe de implantação do SIGA-EPCT (EDU ou ADM), com definição do coordenador do processo de implantação Reitor Imediato, verificado 15 dias após o início do ciclo SETEC 2.2 Organograma institucional Apresentação do organograma institucional para o inicio do processo 30 dias do início do ciclo 2.3 Definição de atribuições da equipe Documento com definição dos papéis de cada membro da equipe de implantação Coordenador de Implantação 15 dias do início do ciclo 2.4 Definição de cronograma de implantação Documento com definição do cronograma de implantação na Instituição, envolvendo seus campi. 2.5 Atas e pautas de reuniões Registro de pautas e atas de reuniões semanais com gestores e usuários finais do sistema em implantação Contínuo, a cada 15 dias 2.6 Suporte da Pro-reitoria Acesso e suporte da Pro-reitoria relacionada ao sistema em implantação no esclarecimento de dúvidas de processo Pró-Reitor Ensino / Administração Contínuo, a cada 30 dias Equipe Local de Implantação 2.7 Suporte da DTI Acesso e suporte da DTI na disponibilização do sistema e esclarecimento de dúvidas, registro de dúvidas no suporte Diretoria de TI

17 DIMENSÃO 3: RECURSOS HUMANOS
INDICADOR CRITÉRIO DE ANÁLISE FACILITADOR PRAZO ESTIMADO AVALIAÇÃO (O/B/R/I/NA) AVALIADOR DIMENSÃO 3: RECURSOS HUMANOS 3.1 Apoio da Reitoria Pauta e Ata de reunião mensal envolvendo o Reitor e/ou Pro-reitor da área e demais gestores dos campi, envolvidos no processo Reitor Contínuo, a cada 30 dias SETEC 3.2 Apoio dos Gestores Nível de apoio dos gestores no processo de implantação (disponibilidade, esclarecimento de dúvidas, disponibilização de carga horária dos usuários para capacitação) Pró-Reitor Ensino / Administraçã o Equipe Local de Implantação 3.3 Apoio dos Usuários Nível de apoio dos usuários no processo de implantação (disponibilidade de tempo, boa vontade para acesso ao sistema, sugestões de melhorias apresentadas) Coordenador de Implantação 3.4 Apoio da TI Nível de apoio da equipe de TI dos campi, no sentido de auxiliar no processo de implantação e encaminhar as demandas para o coordenador de implantação Diretoria de TI

18 Equipe Local de Implantação
INDICADOR CRITÉRIO DE ANÁLISE FACILITADOR PRAZO ESTIMADO AVALIAÇÃO (O/B/R/I/NA) AVALIADOR DIMENSÃO 4: SUPORTE 4.1 Disponibilidade Avalia a disponibilidade de acesso e a facilidade de postar as dúvidas e sugestões; O processo de instalação; A documentação disponível; Manuais e Vídeo-aulas Equipe de Suporte Contínuo, a cada 30 dias Equipe Local de Implantação 4.2 Resposta Avalia o tempo de resposta à solicitação feita pelo Usuário Final; Avalia a qualidade da resposta.

19 DIMENSÃO 5: DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA
INDICADOR CRITÉRIO DE ANÁLISE FACILITADOR PRAZO ESTIMADO AVALIAÇÃO (O/B/R/I/NA) AVALIADOR DIMENSÃO 5: DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA 5.1 Cumprimento do Cronograma Avalia o cumprimento do cronograma estabelecido em nível estratégico. Gerente do Projeto Contínuo, a cada 30 dias Equipe Local de Implantação 5.2 Cumprimento do Cronograma Avalia o cumprimento do cronograma estabelecido em nível local. Equipe Estratégica de Implantação 5.3 Uso das funcionalidades Avalia a implantação e o uso efetivo das funcionalidades do sistema Equipe Local de Implantação Pró-Reitor Ensino / Administração

20 OBRIGADO PELA ATENÇÃO VAMOS AO DEBATE, POIS A SOLUÇÃO DESTE PROCESSO É COLETIVA E COLABORATIVA!