Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Apresentação em tema: "Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)"— Transcrição da apresentação:

1 Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
Profa. Lillian Alvares Curso de Arquivologia Universidade de Brasília

2 Baseada nas aulas de GED das seguintes instituições:
Datasul Collecta Gartner Group Universidade Federal de Pernambuco, Departamento de Ciência da Informação

3 Estatísticas São 400 horas por ano, em média,
gastas por um colaborador Procurando documentos em papel

4 Estatísticas 25 % Percentual de documentos corporativos em papel que
são perdidos e nunca mais localizados.

5 Problemas Atuais Falta de agilidade na tomada de decisão
Alto custo de preservação com pouca eficiência Pouca garantia que a decisão esta sendo tomada com base nas informações corretas

6 Objetivos Gerenciar documentos digitalizados
Indexar os conteúdos necessários Maior controle na distribuição dos documentos Garantir acesso simplificado e rápido Processamento de informações que alimentem dados em outras aplicações

7 Resultados Soluções rápidas para indexação de documentos
Melhoria no atendimento aos clientes Vantagem competitiva por meio do uso eficiente da informação Aumento na eficiência e produtividade na gestão do negócio, proporcionando maior poder de competitividade Controle e viabilização de tecnologias como eCommerce, Knowledge Management, etc...

8 Resultados Normas, documentos, material de apoio a vendas atualizados e acessíveis, para toda empresa a qualquer hora e lugar reduzindo drasticamente as cópias impressas Melhoria na comunicação interna e externa, envolvendo o parceiros, colaboradores, clientes, fornecedores e comunidade Redução do ciclo de vida de processos e seus custos Apoio no processo de certificação ISO 9001 Assertividade e Produtividade com a Digitalização Documentos

9 Definições É um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de documentos de forma digital.

10 Definições É um conjunto de procedimentos e operações técnicas característicos do sistema de gestão de documentos arquivísticos É processado eletronicamente e aplicável em : Ambientes Eletrônicos Digitais Ambientes híbridos, isto é, documentos eletrônicos e convencionais ao mesmo tempo.

11 Definições O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é uma solução que faz uso de novas tecnologias, para agilizar o fluxo de documentos representados na forma de papel, aumentar a velocidade na troca de informações, e tornar os processos de negócios mais rápidos

12 GED X GDE GESTÃO DE DOCUMENTOS Gestão Tradicional de Arquivo
Gestão Eletrônica de Arquivos Todos os suportes, inclusive papel Arquivos Eletrônicos (somente documentos em meio eletrônico) MANUAL AUTOMATIZADO GED Gestão Eletrônica de Documentos GDE Gestão de Documentos Eletrônicos

13 Entendimento Simples Registro Recebimento Recuperação Arquivo eletrônico (Word, Excel, Power Point, etc) Registra-se o documento no Sistema de GED O documento fica disponível em meio eletrônico Fotografias, mapas, Documentos Digitalizados, Referência, etc

14 Entendimento Completo

15 Entendimento Completo
É formado pelas seguintes tecnologias: Document Imaging (DI) Document Management (DM) Forms Processing COLD / ERM Workflow Records and Information Management (RIM)

16 Document Imaging Captura de Imagem

17 Transformação de documentos em papel em documentos eletrônicos

18 Document Imaging - Processo
Digitalização Extração de Conteúdo Publicação e indexação Scanning Distribuição Forms Processing Tratamento da Imagem Mapeamento Fichários ERP

19 1 - Scanning Transformar papel em documento digital

20 2 – Tratamento de Imagens
Com a tecnologia VRS (VirtualReScan) consegue-se melhorias nas imagens de forma automática, este recursos consiste em retirar partes que não são interessantes de uma imagem para efetuar o reconhecimento de caracteres Scanning Tratamento da Imagem

21 3 - Extração de Conteúdos
Utiliza tecnologias para reconhecimento de texto (OCR), de caracteres manuscritos (HCR), de áreas marcadas (OMR) e de códigos de barra (ICR) Scanning Tratamento da Imagem Extração de Conteúdo

22 Exemplos Tecnologias HCR Manuscrito ICR Códigos de Barras OCR
Texto Plano OMR Marcas

23 4 - Publicação e Indexação
A imagem digitalizada é publicada e todo conteúdo extraído é indexado pelo módulo de GED Extração de Conteúdo Publicação e indexação

24 5 - Distribuição Acessa e gerência o conteúdo digitalizado, respeitando a segurança definida Extração de Conteúdo Publicação e indexação Distribuição

25 Sobre as mídias

26 Mídias Discos óticos CD-R, CD-RW, DVD-R, DVD-RW
Capacidade: 640 MB a 9.4 GB Longevidade: boa para arquivamento (>10 anos)

27 Mídias Fitas magnéticas Fitas DDS (Digital Data Storage)
Fitas DAT (Digital Audio Tape) Fitas DLT (Digital Linear Tape) Capacidade: 200 MB a 400 GB Longevidade: 30 anos

28 Mídias Em Estado Sólido Pen drive, SmartMedia, Memory Card, etc…
Capacidade: 32 MB a 4 GB Longevidade: ruim para fins de arquivamento.

29 Durabilidade Mídia Temperatura Umidade Relativa Durabilidade CR ROM 40
30 20 10 80 60 25 2 50 200 CD R 5 100 Microfilme Com Qualidade Arquivística 500

30 Medidas Um gigabyte acomoda 20 mil imagens (imagem digitalizada a 200 dpi (pontos por polegada) e comprimida a 10:1 que requeira 50KB de armazenamento (aproximadamente). Quinhentas páginas de texto requerem 1 MB de armazenamento. Um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação. Isso corresponde a 13 mil páginas de documentos.

31 Critérios a Adotar na escolha da mídia

32 Longevidade Mídia com vida útil de 10 anos é comumente usada para fins de arquivamento pois hardware e software usados para a leitura provavelmente se tornarão obsoletos neste intervalo de tempo. Obs.: Discos óticos e fitas magnéticas são aprovados nesse critério

33 Capacidade A Mídia deve ter capacidade de armazenamento compatível com o volume de documentos. Boa capacidade reduz o número de mídias necessárias para arquivamento. Ex.: Fitas magnéticas são muito boas nesse critério.

34 Viabilidade A Mídia deve fornecer mecanismo de detecção de erro no registro/leitura. Deve ser preferencialmente gravação única, ou prover mecanismo que impeça a regravação/alteração. Ex.: CD-R, DVD-R

35 Obsolescência Uma mídia mais recente não é necessariamente a menos sujeita a obsolescência. Os CDs são menos suscetíveis a mudanças que os DVDs. Assim, a mídia, o hardware e o software associados devem ser tecnologias amadurecidas. Mídias baseadas em padrões abertos não proprietários são preferíveis.

36 Custo Deve-se verificar custo da mídia
Levar em consideração a fragilidade do drive de leitura (tempo médio de falha). Obs.: CD-R é uma boa mídia nesse critério

37 Suscetibilidade Tolerância a danos físicos e condições ambientais adversas. Em fitas magnéticas por exemplo verificar a tolerância a campos magnéticos.

38 Sobre a digitalização

39 Digitalização Digitalizar é converter um documento analógico para um formato digital. Ex: foto impressa em foto digital. O processo de digitalização varia conforme as mídias originais, assim, a digitalização de texto, imagem, áudio, vídeo diferem entre si.

40 Opções de obtenção de documentos textuais
Digitação do conteúdo do documento Solução simples, direta e barata porém ineficiente. Captura da Imagem Reconhecimento Ótico de Caracteres (OCR)

41 Captura da imagem Captura da imagem do documento original por meio do uso de scanners ou máquinas digitais Variáveis importantes Resolução Compressão

42 Resolução Medida em DPI (dots per inch, pontos por polegada)
Em aplicações como conversão de acervos históricos, a resolução é muito importante 300 dpi para geração de arquivos Master Em aplicações como automação de cartórios a compressão é menos importante 72 dpi é suficiente

43 Compressão Inversamente proporcional à resolução
A imagem em formato TIFF com 300dpi podem gerar arquivos com mais de 1MB Alguns formatos tem melhor compressão, porém a menor compressão pode não servir para certos fins Para grandes quantidade de documentos e/ou aplicações on- line a compressão é importante.

44 OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres)
Transforma a imagem em texto ASCII, PDF, HTML,... Podem ser manipulados por editores (Word, FrontPage,…)

45 OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres)
Algumas dificuldades no OCR Dificuldade para documentos mal conservados Riscados, sujos, amassados, com anotações à lápis,... Dificuldade com textos de layout complexo Textos com colunas, figuras, formulas, fontes estilizadas...

46 Document Management

47 Documento Management Funcionalidade:
Gerenciamento dos documentos / informações Recuperação Atualização Guarda (acervo)

48 Document Management Padronização Vocabulário controlado
Taxonomia / classificação Auditoria Treinamento

49 Forms Processing

50 Forms Processing Mapear os campos na imagem que devem alimentar campos em fichários nos sistemas de gestão Reduzir digitação, conferência manual e lançamentos errados Publicação e indexação Forms Processing Mapeamento Fichários ERP

51 Forms Processing (OCR/ICR) Processamento de Formulários
A tecnologia de processamento eletrônico de formulários permite reconhecer as informações nos formulários e relacioná-las com campos nos bancos de dados.

52 Forms Processing (OCR/ICR) Processamento de Formulários
O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento possibilitaram a retirada das informações de forma automatizada, utilizando sistemas digitais em vez de digitadores

53 Cold / ERP , Workflow , RIM

54 COLD/ERM Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios) O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e até conferidos.

55 COLD/ERM Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management (Gerenciamento Corporativo de Relatórios) A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital.

56 Workflow Fluxo de Trabalho
Com os documentos convertidos para imagens, era necessária uma tecnologia que substituísse o processo manual de trâmite de documentos em papel. Surgiu então a tecnologia do Workflow.

57 RIM- Records and Information Management Gerenciamento de Arquivos
É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos.

58 Aplicações da GED

59 Aplicações Apoio ao gerenciamento do conhecimento
Apoio aos processos de fiscalização Arquivos de recortes de jornais e revistas – Clipping

60 Aplicações Automação de escritórios Bibliotecas digitais
Controle completo de compras.

61 Aplicações Conversão de acervos históricos
Conversão de sistemas micrográficos Disponibilização ampla de documentos oficiais

62 Aplicações Documentação dos sistemas de qualidade
Documentação e acompanhamento do ciclo de vida do produto Documentação de auditoria

63 Aplicações Prontuários de pacientes em hospitais
Resultados de exames laboratoriais Gerenciamento de ordens de serviço

64 Implantação da GED

65 Implantação Definição de necessidades
Definição das tecnologias que serão implementadas Definição da infra-estrutura necessária (hardware, software, pessoas, etc.)

66 Implantação Avaliação do passivo Cronograma Projeto Piloto

67 Digitalização de Documentos
Criação de Centrais de Digitalização de documentos Planejamento caso a caso: centrais podem ser temporárias ou permanentes

68 A escolha da ferramenta
O software deve possibilitar: Cadastar documentos armazenados nos arquivos Gerenciar informações de texto e de imagens Criar, editar, distribuir informações via rede, disco magnético ou CD, etc Atualizar e compartilhar informações Desenvolver pesquisa de dados

69 O Software Deve ser: Amigável Flexível
Permitir alterações de modelagem Possibilitar a migração de dados Garantir o treinamento da equipe Integrar com os softwares já existentes