GESTÃO DE EVENTOS.

Apresentação em tema: "GESTÃO DE EVENTOS."— Transcrição da apresentação:

1 GESTÃO DE EVENTOS

2 Eventos Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas, por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre os participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos de tecnologia.

3 É necessário, também, a distinção entre cerimônia e solenidade, aquela é sinônimo de evento, esta é também um evento, que tem como característica a pompa. A solenidade também pode ser designada como sessão solene.

4 Os eventos podem ser classificados por Categoria:
Institucional – quando visa criar ou firmar o conceito e a imagem da empresa, entidade, governo ou pessoa. Promocional ou Mercadológico – quando objetiva a promoção de um produto ou serviço de uma empresa, governo, entidade ou pessoa, em apoio a marketing, visando, portanto, fins mercadológicos.

5 Os eventos podem ser classificados por área de interesse:
Artística: música, dança, pintura, etc. Científica: trata de assuntos científicos nos campos da medicina, física, química, etc. Cultural: ressalta os aspectos da cultura, para conhecimento geral ou promocional. Empresarial: trata das realizações das organizações. Informativa: objetiva somente fornecer informação, sem pretensões educativas e culturais. Social: visa somente a confraternização entre as pessoas. Turística: seu objetivo é a exploração dos cursos turísticos de uma região ou país, por meio de viagens de conhecimentos ou lazer.

6 Os eventos podem ser classificados por tipos:
Reunião: caracteriza-se como o embrião de todos os tipos de eventos. Trata-se do encontro entre duas ou mais pessoas, a fim de discutir, debater e solucionar questões sobre determinado tema realcionado com suas áreas de atividade. Conferência: caracteriza-se pela apresentação de um tema informativo, técnico ou científico, por autoridade em determinado assunto, para um grande número de pessoas, denominado platéia. Mais formal do que uma palestra. Palestra: carcateriza-se pela apresentação de um tema pré-determinado a um grupo pequeno, que já possui informações sobre o assunto. Workshop: é basicamente uma palestra dividida em duas partes: teórica e prática

7 Simpósio: caracteriza-se pela apresentação de um tema geral de grande interesse, que é dividido em subtemas, por especialistas de renome, sendo seu objetivo final o intercâmbio de informações, com a tomada de decisão. Congresso: caracteriza-se pela reunião formal e periódica de pessoas, pertencentes a grupos profissionais com o mesmo interesse, geralmente promovido por entidades associativas, objetivando estudar, debater e chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto em subtemas. Encontro: tipo de evento que se caracteriza pela reunião de pessoas de uma mesma categoria profissional para debater temas polêmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. Convenções: caracteriza-se por ser um evento interno de uma organização, empresa, entidade ou partido, objetivando o treinamento, a reciclagem, a avaliação, o entrosamento, a troca de experiências e informações entre participantes.

8 Semana: a nomenclatura semana pode definir acontecimentos realizados com sete dias de duração nos seguintes segmentos: - Acadêmico, caracterizado pela reunião de estudantes, coordenada por professores, com o apoio de profissionais da área, com o objetivo de discutir temas relacionados com a classe a qual pertence. - Empresarial, serve para denominar uma série de acontecimentos realizados por determinada organização. Dedicada a um tema único e com uma semana de duração. O encontro acadêmico de um mesmo setor é sempre produtivo, objetivando informar aos estudantes de hoje – profissionais do futuro, algo de suas áreas de atuação. Para a empresa, a semana, seja qual for o tema, é sempre oportuno, pois massifica um assunto, facilitando sua memorização.

9 Organização de Eventos
A organização de um evento requer, pelo menos, quatro fases: planejamento, coordenação, organização e implantação. Na fase do planejamento são definidas as seguintes ações: Objetivo: o que se pretende alcançar. Público-Alvo: é a quem se destina o evento. Estratégias: conjunto de atividades que serão desenvolvidas para o alcance dos objetivos do evento.

10 Muitas variáveis, condições climáticas, por exemplo, interferem no resultado de um evento, e, como uma depende da outra, a melhor maneira de controlar todas as variáveis é fazer um check-list.

11 PRÉ-EVENTO PLANEJAMENTO: É um fator fundamental ao desenvolvimento de qualquer atividade e, de modo especial, para a organização de eventos, permitindo a racionalização da atividade, o gerenciamento dos recursos disponíveis e a implantação do projeto. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente, parte do sucesso já está garantido. Nesta fase, será apresentado um planejamento global, em todas suas etapas. Caberá a cada um, utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso, ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que estará organizando. Assim, a organização de um coquetel difere de um café da manhã, como a organização de uma feira para congresso, pelas suas características próprias e específicas, mas todos passam pelas mesmas fases de: planejamento, coordenação, organização e implantação.

12 ESTRATÉGIAS: São as ações desenvolvidas e executadas para se alcançar os objetivos propostos e atingir os resultados desejados, com a sensibilização dos diversos públicos no que diz respeito à organização. Deve-se considerar como estratégia: - a análise de variáveis sócio-ambientais. - alocação de recursos financeiros. - definição do local. - definição de data e horário. - programação visual. - divulgação.

13 Análise de variáveis sócio-ambientais:
No planejamento de um evento, os aspectos culturais, sociais, políticos ou legais interferem na sua concepção de resultados. O que é permitido para determinado país ou povo, pode ser fatal para outros. A história da simbologia, os ritos, as cores, as tradições influem no planejamento adequado de cada atividade, assim como os aspectos ambientais, clima e localização geográfica. Alocação de recursos financeiros: O evento tem três etapas – princípio, meio e fim e deve ser planejado e administrado para sua otimização com recursos humanos, materiais e financeiros. Sem a alocação adequada de recursos financeiros, para fazer face às necessidades para a realização do evento, este estará fadado ao insucesso.

14 Em hotelaria, o departamento de eventos tem importância considerável: além de gerar receitas com a locação de salas. Toda reunião de pessoas impulsiona e estimula as vendas dos serviços de A&B (alimentos e bebidas) e de hospedagem. Em hotéis de médio e grande portes, o departamento de eventos está, geralmente, sob a responsabilidade do gerente comercial ou de um coordenador de eventos subordinado ao gerente de A&B, justamente pelo envolvimento dos dois setores.