Gerenciamento das comunicações do projeto

Gerenciamento das comunicações do projeto
Igor afonso Johny Dantas Max Mendes

O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada.

O gerente de projeto gasta de 75% a 90% de seu tempo com COMUNICAÇÃO: Reuniões; Direcionamentos, Aconselhamento; Supervisão.

Processos de gerenciamento das comunicações de um projeto: Identificar as partes interessadas. Planejar as comunicações. Distribuir informações. Gerenciar as expectativas das partes interessadas. Reportar o desempenho

Identificar as partes interessadas.
É o processo de identificar todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentar as informações relevantes relacionadas aos seus interesses,envolvimento e impacto no sucesso do projeto. Clientes,patrocinadores,organização executora,colaboradores,público.

Entradas: Termo de abertura do projeto. Documentos de aquisição (contratos). Fatores ambientais da empresa. Cultura e estrutura organizacional. Ativos de processos organizacionais. Modelos para registro das partes interessadas; Lições aprendidas de projetos anteriores.

Ferramentas e técnicas: Analise das partes interessadas: Identifica os interesses, as expectativas e a influência das partes interessadas e determina seu relacionamento com a finalidade do projeto.

Opinião especializada: Alta administração; Principais partes interessadas identificadas; Gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área (diretamente ou por meio de lições aprendidas); Especialistas no assunto da área de negócio ou do projeto; Grupos e consultores do setor e Associações técnicas e profissionais.

A principal saída deste processo de identificação é o registro das partes interessadas, que contém todos os detalhes relativos às partes identificadas, incluindo, entre outros: Informações de identificação: nome, posição na organização, local, papel no projeto,informações de contato;

Informações de avaliação: requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida. Classificação das partes interessadas: interna/externa, apoiadora/neutra/resistente,

Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Principais partes interessadas que podem afetar o projeto de modo significativo; Nível de participação no projeto desejado para cada parte interessada identificada

Planejar as comunicações
O planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das partes interessadas identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem.

Entrada: Registro das partes interessadas; Estratégia para gerenciamento das partes interessadas; Fatores ambientais da empresa; Ativos de processos organizacionais.

Ferramentas e técnicas: Análise dos requisitos da comunicação: Um componente fundamental do planejamento das comunicações reais do projeto, portanto, é determinar e limitar quem se comunicará com quem e quem receberá cada informação.

Ferramentas e técnicas: Tecnologia e metodologia das comunicações: Uma equipe de projeto pode usar diversas técnicas como métodos de comunicação: desde conversas rápidas até reuniões longas, ou desde simples documentos por escrito até materiais (como cronogramas e bancos de dados) que só possam ser acessados online.

Ferramentas e técnicas: Modelos de comunicações: No modelo emissor-receptor o emissor é responsável por tornar as informações claras e completas, de modo que o receptor possa recebê- las corretamente e por confirmar se elas foram compreendidas adequadamente.

Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação: Interativa: Ex.: reuniões, telefonemas, visitas. Ativa (push – nós mandamos) Ex.: cartas, relatórios, s, comunicados pela imprensa, correio. Passiva (pull – eles buscam) Ex.: o destinatário tem acesso à informação – Github, Dropbox.

Saídas: Plano de gerenciamento das comunicações: Pessoa responsável por comunicar a informação; Pessoa ou grupos que receberão as informações; Intervalo de tempo e frequência para a distribuição das informações necessárias;

Saídas: Atualizações nos documentos do projeto Cronograma do projeto; Registro das partes interessadas; Estratégia para gerenciamento das partes interessadas.

Distribuir informações
É o processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado. A distribuição eficaz de informações inclui diversas técnicas, tais como: Modelos de emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação.

Entrada: Plano de gerenciamento do projeto. Relatórios de desempenho: Usados para distribuir informações sobre o andamento e o desempenho do projeto.

Ativos de processos organizacionais. Políticas; procedimentos e orientações relativas à distribuição de informações; Modelos; Informações históricas e lições aprendidas.

Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação: Reuniões individuais e em grupo, conferências de vídeo e áudio, conversas por computador e outros métodos de comunicações remotas são usados para distribuir informações.

Ferramentas de distribuição de informações As informações do projeto podem ser distribuídas usando várias ferramentas, tais como: Distribuição de documentos impressos, sistemas manuais de arquivamento, comunicados de imprensa e bancos de dados eletrônicos com acesso compartilhado;

Ferramentas eletrônicas de conferência e comunicação, como , fax, correio de voz, telefone, videoconferência, websites. Ferramentas eletrônicas de gerenciamento de projetos, como interfaces da web para softwares de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas, softwares de apoio a reuniões e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho.

Saída: Atualizações em ativos de processos organizacionais: Os ativos de processos organizacionais que podem ser atualizados: Notificações das partes interessadas; Relatórios do projeto; Apresentações do projeto; Registros do projeto; Documentação das lições aprendidas; Feedback das partes interessadas.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas.
Gerenciar as expectativas das partes interessadas é o processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem.

Envolve as atividades de comunicação dirigidas às partes interessadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupações e solucionar as questões, tais como: Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões, geralmente relacionadas com a prevenção de futuros problemas. Gerenciar ativamente as expectativas das partes interessadas para aumentar a probabilidade de aceitação do projeto, negociando e influenciando seus desejos para alcançar e manter as metas do projeto.

Entrada: Registro das partes interessadas. Estratégia para gerenciamento das partes interessadas. Plano de gerenciamento do projeto. Registro das questões. Registro das mudanças.

Ativos de processos organizacionais: Requisitos de comunicação da organização; Procedimentos de gerenciamento das questões; Procedimentos de controle das mudanças e Informações históricas sobre projetos anteriores.

Ferramentas e técnicas: Métodos de comunicação. Habilidades interpessoais. O gerente de projetos aplica as habilidades interpessoais adequadas para gerenciar as expectativas das partes interessadas tais como: Estabelecimento de confiança, Solução de conflitos, Escuta ativa e Superação da resistência à mudança.

Ferramentas e técnicas: Habilidades de gerenciamento. Habilidades de apresentação; Negociação; Habilidades de redação e Capacidade de falar em público.

Atualizações em ativos de processos organizacionais. A documentação das lições aprendidas inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre o gerenciamento das partes interessadas.

Ferramentas e técnicas: Solicitações de mudanças. O gerenciamento das expectativas das partes interessadas pode resultar em uma solicitação de mudança do produto ou do projeto. Também pode incluir ações corretivas ou preventivas,conforme necessário.

Ferramentas e técnicas: Atualizações no plano de gerenciamento do projeto. Atualizações dos documentos do projeto.

Gerenciar as expectativas das partes interessadas
Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças Atualizações no plano de gerenciamento do projeto Atualizações nos documentos do projeto

Reportar o desempenho Processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho,inclusive relatórios de andamento, medições do progresso e previsões. Análise do desempenho anterior; Situação atual dos riscos e questões; Trabalho concluído durante o período; Trabalho a ser concluído no próximo período; Resumo das mudanças aprovadas no período.

Reportar o desempenho Entrada: Plano de gerenciamento do projeto
Informações sobre o desempenho do trabalho Andamento das entregas; Progresso do cronograma e Custos incorridos.

Reportar o desempenho Entrada: Medições de desempenho do trabalho
Desempenho do cronograma planejado em relação ao real; Desempenho dos custos planejados em relação aos reais Desempenho técnico planejado em relação ao real.

Reportar o desempenho Entrada: Previsões de orçamentos
Ativos de processos organizacionais

Reportar o desempenho Ferramentas e técnicas: Análise da variação
Métodos de previsão Métodos de comunicação Sistemas de distribuição de informações

Reportar o desempenho Saída: Relatórios de desempenho
Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças

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