CONTROLADORIA AUDITORIA E CONTRÔLE INTERNO

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1 CONTROLADORIA AUDITORIA E CONTRÔLE INTERNO
A concepção é que o papel da auditoria interna nas empresas está ligado essencialmente ao controle; ou seja, cabe ao setor administrativo de auditoria interna, através de seus conceitos, sistemas e procedimentos, avaliar permanentemente a aderência das políticas pelos setores, departamentos e atividades - e ao perfeito cumprimento das normas, instruções e procedimentos constantes do sistema de controle interno da empresa.

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CONTROLE INTERNO Controle interno é um conjunto de normas, procedimentos, instrumentos e ações adotados de forma sistemática pelas empresas, que devem estar em constante evolução, assegurando o atingimento dos resultados conforme objetivos preestabelecidos, protegendo o patrimônio e garantindo transparência às operações. Esse conjunto deve garantir a eficiência operacional e permitir a melhoria dos processos empresariais e seus resultados.

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Objetivos na implementação do controle interno • Proteger o patrimônio empresarial. • Aumentar a exatidão, fidedignidade e tempestividade dos relatórios contábeis e gerenciais e outras informações de natureza operacional. • Auxiliar a administração na condução eficiente e ordenada dos negócios. • Promover e avaliar a eficiência operacional de todos os aspectos das atividades empresariais. • Comunicar diretrizes administrativas e estimular seu cumprimento.

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Importância do controle interno • Gerar relatórios e informações para o controle eficiente das operações e transações e que permitam refletir e analisar a complexidade do sistema da empresa. • Procedimentos, critérios e ações que garantam a responsabilidade administrativa pela salvaguarda dos ativos da empresa e pela prevenção contra o mau uso dos recursos. • Procedimentos, critérios e ações que permitam a melhor proteção que a empresa possa ter contra as falhas humanas intencionais ou não.

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Princípios de controle interno • Deve haver uma clara delegação de autoridade. • A execução das transações deve ser segregada de seu registro contábil. • As transações devem ser realizadas mediante autorização. • As transações devem ser consubstanciadas em documentário hábil, de origem externa ou interna, avalizado segundo os procedimentos e autorizações. • Nenhum funcionário da organização deve ter todo o ciclo da transação sob seu controle. • As instruções devem ser escritas e os procedimentos registrados, em papel ou meio computacional. • Utilizar o máximo possível recursos computacionais, com procedimentos internos integrados por seqüenciais.

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Parâmetros para Estruturação e Atuação da Auditoria Interna e as Funções de Controladoria Uma auditoria interna de proporções significativas pode induzir a uma cultura onde sempre alguém estará revendo certas tarefas e inconscientemente, inibindo responsabilidades e induzindo ineficiências. Dentro do âmbito da Contabilidade e Controladoria, sempre se deve pensar que a auditoria interna é desnecessária. A atividade de Controladoria é função do controller, e ele não deve imaginar que algo possa ser revisto ou corrigido. No entanto, como há possibilidades de imperfeições nos procedimentos gerais da empresa e mesmo das diversas pessoas que atuam sob comando hierárquico, admite-se a atividade de auditoria interna, mas dentro do conceito de estrutura mínima possível.

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Estrutura Administrativa Colocamos as unidades administrativas da Controladoria e da Tesouraria sob um responsável pela área administrativa e financeira, que é a estrutura mais usada e aceita. Como o objetivo é a questão das responsabilidades pela gestão econômica das empresas, deixamos de mencionar outras áreas administrativas que nelas existem, já que, a essência, não são responsáveis pela gestão econômica ou financeira da companhia. As outras atividades administrativas que existem das empresas e que, normalmente, também estão subordinadas ao responsável geral pela administração da companhia são as seguintes: • Gestão de Recursos Humanos. • Gestão da Tecnologia de Informação. • Gestão de Suprimentos ou Compras. • Gestão de Logística. • Administração Geral.

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Gestão de Recursos Humanos É bastante distinta da atividade de Controladoria. Às vezes em uma empresa de menor porte, pode também ser desenvolvida por este profissional. É óbvio que a gestão dos recursos humanos de cada área é de exclusiva responsabilidade do gestor responsável pela área. Mas o plano geral dos recursos humanos, os conceitos da empresa sobre esses recursos, decorrente de suas culturas e valores, deve ser monitorado de forma centralizada, sob pena de se criarem privilégios dentro das empresas. Além disso, as características específicas desta atividade exigem que sejam desenvolvidas por especialistas nas áreas.

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Gestão da Tecnologia de Informação O conceito de tecnologia de informação está se sobrepondo hoje aos conceitos anteriores ligados à informática (Departamentos de Processamento de Dados, de sistemas e de Informática). Os sistemas de informação são apenas uma parte de conjunto maior de ferramentas tecnológicas, que é a tecnologia de informação. A associação de sistemas de informações com as novas tecnologias de transmissão de dados e novos conceitos de comunicação (telecomunicações, satélites, internet etc.) gerou a necessidade de um executivo responsável pela gestão dessa atividade, que chega a ser uma das mais relevantes dentro de algumas empresas. Muitas vezes, o controller também é o responsável pela gestão da Tecnologia de Informação da empresa.

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Gestão de Suprimentos e Compras É comum que a atividade de compras esteja subordinada ao responsável geral pela área de produção. Algumas empresas, com uma participação de materiais comprados de muita relevância no produto final, têm posicionado esta área no mesmo nível das áreas de produção, comercialização e finanças, considerando-a estratégica. Em outras empresas, esta atividade, juntamente com a área de estoques de materiais, fica subordinada ao responsável pela administração. É possível que esta função seja desempenhada pelo controller em empreendimentos de menor porte e complexidade. Nesses casos, é comum que a administração da área de compras fique com um especialista, e a administração geral dos estoques, com a Controladoria.

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Gestão de Logística A logística desenvolveu-se a partir do transporte e manuseio de materiais e produtos. Entretanto, com as possibilidades de informação e comunicação abertas pela tecnologia e a necessidade constante de reduções de custos, a atividade inicial de transporte e manuseio, principalmente em empreendimentos de grande complexidade, desenvolveu-se extraordinariamente, chegando ao que hoje é conceituado como logística. O conceito de logística baseia-se na procura dos melhores processos de transporte, manuseio e distribuição e no encadeamento lógico desses processos, objetivando a otimização de seus custos. A logística hoje integra diversas áreas e responde por todo o conjunto de procedimentos, atividades e processos de: • transporte de matérias-primas e componentes; • transporte interno de materiais e produtos; • distribuição dos produtos finais;

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Gestão de Logística • integração da cadeia de suprimentos; • integração da cadeia de distribuição; • integração das cadeias de suprimentos, transporte interno e distribuição; • escolha dos meios e processos adequados para as integrações; • monitoramento informático dos processos de transporte e manuseio de entradas e saídas de materiais e produtos. A logística hoje pode ser entendida como uma função independente, que busca a otimização dos custos de transporte, manuseio e distribuição e que permeia as atividades de compras, estocagem, produção, comercialização, marketing e finanças, usando pesadamente a Tecnologia de Informação.

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Administração Geral Uma das figuras mais significativas no passado era a do administrador-geral. Sua função era coordenar e implementar sistemas, normas e procedimentos para utilização em toda a empresa, normalmente através das atividades de O&M - Organização e Métodos. A Tecnologia de Informação e os novos sistemas integrados de informações têm internado dentro dos sistemas a maior parte dos procedimentos e métodos que devem ser adotados e utilizados para atender os principais ciclos administrativos, que são: • Compra ao pagamento: Compreende as cotações, pedidos de compras, recebimento físico, recebimento fiscal, qualidade no recebimento, estocagem, custo médio de estoque, contabilização das entradas, contas a pagar e pagamento.

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Administração Geral • Pedido ao recebimento: Compreende o pedido do cliente, configurador de pedido, apropriação do pedido às ordens de produção ou estoque de produtos acabados, expedição, emissão de nota fiscal, escrita fiscal de saídas, faturamento, contabilização das saídas, contas a receber e recebimento. • Produção à venda: Compreende estrutura de produto, roteiros de fabricação, programa mestre de produção, planejamento da capacidade, planejamento e controle de produção, MRP, emissão de ordens de produção, estoque de produtos em processo, chão de fábrica, fechamento das ordens de produção e estoque de produtos acabados.

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Administração Geral • Recursos humanos: Compreende desde o recrutamento e seleção de pessoal, treinamento e desenvolvimento, gestão dos recursos humanos, benefícios e folha de pagamento. Além desses grandes ciclos, existem outros menores, como: contabilização, serviços pós-venda, qualidade, controle patrimonial etc. Desta maneira, as funções de administração geral, no formato tradicional, foram reduzidas significativamente. Ainda restam atividades administrativas de coordenação e organização, tais como: segurança patrimonial, gestão de tráfego empresarial e coordenação de atividades eventuais, como eventos, projetos etc. Estas atividades poderiam tanto ser desenvolvidas por um especialista subordinado à Controladoria, como pelo próprio controller, dependendo da magnitude dentro da empresa.