Representação do BID no Brasil

Apresentação em tema: "Representação do BID no Brasil"— Transcrição da apresentação:

1 Representação do BID no Brasil
MISSÃO DE ARRANQUE Representação do BID no Brasil

2 NOME DO PROGRAMA Nº do Contrato Brasília, Julho de 2008

3 Objetivos do Seminário
BID e o Brasil Visão geral do Contrato de Empréstimo sob os Aspectos Financeiros e Contábil Accountability – Controle Interno Políticas e os procedimentos do BID sobre desembolsos, fundo rotativo, demonstrações financeiras do Projeto e auditoria. Procedimentos de Supervisão Financeiro-Contábil . Troca de opiniões. BID DESEMBOLSOS AUDITORIA POLÍTICAS PRÁTICAS EXEMPLOS DIÁLOGO INTERCÂMBIO DE IDÉIAS

4 O BID e o BRASIL O BID foi criado em 1959, para o desenvolvimento econômico, social e institucional, bem como para a integração da região da América Latina e do Caribe. O Brasil é um dos membros fundadores do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) e teve um papel crucial na sua criação. O BID é hoje o maior e mais antigo dos Bancos Multilaterais Regionais de Desenvolvimento. O Brasil é um dos maiores acionistas do BID entre os países em desenvolvimento, com 10,75% do capital e poder de voto. O Brasil também é membro da Corporação Interamericana de Investimentos (CII) e do Fundo Multilateral de Investimentos (FUMIN). A CII, parte do Grupo do BID, apóia as pequenas e médias empresas da América Latina e do Caribe. O FUMIN é um fundo autônomo administrado pelo BID que promove o crescimento do setor privado e o desenvolvimento das pequenas empresas na região.

5 O BID e o BRASIL Em seus 50 anos de operações, o BID aprovou cerca de 330 empréstimos num total de quase US$ 30 bilhões para o Brasil, fazendo desse país o maior mutuário da instituição. Os principais setores que se beneficiaram desses empréstimos foram: indústria, turismo, ciência e tecnologia, transporte e comunicações, saúde e saneamento, investimento social e microempresa, energia, reforma de políticas e modernização do setor público. A estratégia geral do BID com o Brasil, coerente com o programa econômico do país, é promover o crescimento sustentado num contexto de estabilidade e sustentabilidade ambiental. O Banco apóia a redução da pobreza, a inclusão social, a eqüidade social e regional e o fortalecimento institucional para a promoção da democracia e da participação do cidadão.

6 MARCO JURÍDICO A – PERSONALIDADE JURÍDICA
O BID é um Organismo Internacional com personalidade de pessoa jurídica de direito público internacional. Seu Convênio Constitutivo entrou em vigência em 30 de dezembro de 1959, e recebeu emendas em várias ocasiões, sendo a mais recente a de 31/09/1995, referente ao Oitavo Aumento Geral dos Recursos do Banco. DECRETO LEGISLATIVO Nº 18, de 1959. Aprova o Convênio Constitutivo do BID. DECRETO Nº , de 9 de NOVEMBRO de 1973. Promulga o Convênio Constitutivo do BID.

7 MARCO JURÍDICO B – CONTRATO DE EMPRÉSTIMO
RECEPÇÃO NO ORDENAMENTO JURÍDICO BRASILEIRO Celebrado entre duas pessoas jurídicas de direito público internacional em decorrência do ato constitutivo (tratado de criação), os contratos de empréstimo têm a natureza jurídica de Acordo Executivo, possibilitando uma operação de cooperação específica. O Contrato de Empréstimo está sujeito à aprovação do Senado Federal, por tratar-se de operação de crédito externo (Res. 96).

8 COMPROMISSO DO BANCO Desembolsar os recursos do financiamento ao Mutuário ou Órgão Executor na medida em que sejam solicitados, e quando pertinentes. Desenvolver ações de supervisão e monitoramento que orientem para alcançar os seguintes fins: Que os projetos sejam executados de maneira que se alcançem os objetivos previstos. Que os recursos financeiros alocados sejam empregados para atingir as metas estabelecidas nos contratos de empréstimo, de conformidade com as condições contratuais. Que durante a execução do projeto se consiga a maior eficiência no uso dos recursos alocados. Assessorar aos mutuários e beneficiários na solução dos problemas que se apresentem durante a execuçào dos projetos, cooperando assim com o alcance das metas e objetivos programados, que assegurem o impacto esperado no desenvolvimento dos países membros do Banco. Apoiar aos mutuários e beneficiários, no cumprimento dos compromissos contratuais e demais normas estabelecidas pelo Banco.

9 Gestão Financeira Gestão Financeira: Capacidade do executor de administrar os recursos eficientemente. Representa o resultado de seu desempenho e a confiabilidade na administração dos recursos que lhe foram confiados. Risco Fiduciário: É o risco de que os recursos do financiamento sejam utilizados indevidamente ou de forma ineficiente, ocasionando perdas e refletindo investimentos ou gastos a custos mais elevados que o esperado.

10 Risco Fiduciário Representa o risco de que os recursos do financiamento: Sejam utilizados de forma indevida, ocasionando perdas financeiras ao Projeto; Que decisões equivocadas sejam tomadas, resultando em investimentos ou gastos a custos mais elevados; Que os resultados da gestão financeira sejam reportados de maneira imprecisa, podendo provocar perdas de controle ou má informação; Reflete-se nas opiniões dos auditores e no seu relatório sobre a avaliação do sistema de controle interno.

11 Accountability “A obrigação legal e ética que o governante deve ter de informar ao governado sobre como utiliza o dinheiro, como tem utilizado o dinheiro, e outros recursos que foram dados pelo povo para serem empregados em benefício do povo governado, e não em proveito do governante.”

12 OBRIGAÇÃO DE RESPONDER / PRESTAR CONTAS
Accountability OBRIGAÇÃO DE RESPONDER / PRESTAR CONTAS Difícil de traduzir em uma palavra “Um princípio fundamental e insubstituível em uma democracia, consiste no reconhecimento e aceitação da accountability (a responsabilidade legal e ética, e integridade financeira), que compete ser observado por todas as pessoas a serviço do Estado e aos superiores responsáveis, diretores e gerentes da coisa pública em particular.”

13 Accountability PRESSUPÕE A EXISTÊNCIA DE PELO MENOS DUAS PARTES
OBRIGAÇÃO DE RESPONDER / PRESTAR CONTAS POR UMA RESPONSABILIDADE DELEGADA UMA QUE DELEGA: NA EXPECTATIVA DE OBTER OS RESULTADOS PROGRAMADOS PRESSUPÕE A EXISTÊNCIA DE PELO MENOS DUAS PARTES OUTRA QUE ACEITA A DELEGAÇÃO /MANDATO: PARA ALCANÇÁ-LOS.

14 Accountability QUEM ESTÁ SUJEITO
GOVERNANTES CONGRESSISTAS PODER JUDICIÁRIO ÓRGÃOS/ENTIDADES/PROGRAMAS TITULARES GERENTES SERVIDORES PRESTADORES DE SERVIÇOS QUEM ESTÁ SUJEITO Constituição da República Federativa do Brasil Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.” “Art Parágrafo único

15 BID & Mutuário Mutuário Accountability & Accountability
POLÍTICAS DO BID Os recursos sejam utilizados com economia e eficiência, e somente para os propósitos para os quais o financiamento foi concedido. Convênio Constitutivo BID & Mutuário Contrato de Empréstimo COMPROMISSO Mutuário OBRIGAÇÃO Accountability & Accountability

16 Exercício de liderança e demonstração de competência profissional.
Comunicação efetiva sobre o sentido de “propriedade”, que cada participante deve ter a respeito dos programas conduzidos. Suficiência nos esclarecimentos que permanentemente deve apresentar a todos os envolvidos no órgão/programa, sobre “aonde” estão chegando para melhor conhecimento geral dos resultados para os quais cada um colabora / está “comprometido”). GERENTES , para melhor Foco permanente no próprio desempenho. Accountability Adoção de “Benchmarking” / Melhores Práticas. Exercícios de Auto-avaliação (Auto-Auditoria) como instrumento de aprimoramentos operacionais e reflexão crítica. Exercícios mais densos sobre “ Lições aprendidas “ (internas e de similares ). Gerenciamento de “RISCO”: A aplicação sistemática de políticas gerenciais, procedimentos e práticas para as tarefas de identificação, análise, avaliação, tratamento e monitoramento de “Risco”.

17 CICLO DO PROJETO Ciclo de Projeto Programação Avaliação Identificação
Execução & Supervisão Ciclo de Projeto Preparação Negociação & Aprovação Análise

18 Execução do Projeto Procedimentos de Execução Preparação da Execução
Cartão de Autógrafos Plano de Contas Solicitações de Desembolso Solicitações e Controle de Desembolsos e Pagamentos Fundo Rotativo Relatório do Fundo Rotativo

19 Execução do Projeto Procedimentos de Execução
Aquisições e Contratações Políticas de aquisições Termos de Referência Documentos Padronizados Exceção às Políticas do BID - Utilização da legislação nacional Revisões de Procedimentos: ex-ante e ex-post Comunicação de Contratação Antecipação de Recursos de Contrapartida ou de Financiamento

20 Execução do Projeto Plano de Capacitação
Administração Financeira do Projeto e Normas de Auditoria Gestão do Projeto

21 Execução do Projeto Controle Interno e Auditoria Controle Interno
Manutenção na UCP de Registros contábeis e financeiros Identificação das transações financeiras do Projeto Arquivo de documentação Processos de aquisições e contratações Solicitações de desembolsos Auditoria - Credenciadas Empresas independentes de auditoria Tribunal de Contas do Estado do Mutuário

22 Monitoramento e Avaliação
Monitoramento e Avaliação do Projeto Monitoramento O monitoramento do Projeto será baseado na programação de atividades e no detalhamento físico e financeiro dos Produtos Avaliação A avaliação do Projeto será baseada nas metas, na linha de base e nos respectivos indicadores anuais de Produtos e Resultados do Marco de Resultados Análise de Riscos Os riscos do Projeto serão analisados por meio da Matriz de Risco (Apêndice I do POD)

23 Monitoramento e Avaliação
Monitoramento e Avaliação do Projeto (cont.) Instrumentos Plano Operacional (POA) Plano de Aquisições (PA) Relatórios Semestrais de Progresso Relatório de Manutenção e Conservação Demonstrações Financeiras Auditadas (EFAs) Relatórios Semestrais de Revisão Ex-Post de Aquisições e de Desembolsos Relatório de Encerramento do Projeto (PCR)

24 Monitoramento e Avaliação
Monitoramento e Avaliação do Projeto Supervisão dos Projetos Acompanhamento sistemático e integrado dos projetos oferecendo informações, com base em três pilares básicos para a gestão dos Projetos: Foco nos resultados Atenção ao risco Estímulo à aprendizagem

25 Monitoramento e Avaliação
Monitoramento e Avaliação do Projeto Modelo de supervisão 1o Nível da Supervisão Visita local Relatório de Supervisão Local Reuniões virtuais locais (Videoconferência local) 2o Nível da Supervisão Reuniões presenciais nacionais 3o Nível da Supervisão Reuniões virtuais nacionais (videoconferência nacional)

26 Fluxograma (Nome do Mutuário) Mutuário (UGP) Coordenação

27 Unidade Gerenciadora do Programa
Fluxograma Unidade Gerenciadora do Programa O projeto compreende o conjunto de componentes e atividades que serão financiados tanto com fundos provenientes do empréstimo do BID, quanto com os aportes de contrapartida local. Ao longo de todo ciclo do projeto, é necessário que se dê especial atenção a um sólido planejamento e a um controle financeiro adequado do projeto. . Conhecimento das condições contratuais, políticas de licitação e de procedimentos de desembolso do BID pelos envolvidos na execução do Projeto, ajudam no estabelecimento de uma organização institucional sólida, com vistas a um melhor gerenciamento do projeto pela Unidade Gerenciadora.

28 Custo do Programa TOTAL: US$ BID: US$ xx% Contrapartida Local: US$ xx%

29 CONTRATO NORMAS ANEXOS DISPOSIÇÕES GERAIS ----- ----- ESPECIAIS
CLÁUSULAS NORMAS GERAIS ARTIGOS ANEXOS A – B - C Condições específicas aplicáveis ao Programa: Custo do Programa e recursos adicionais Valor do financiamento Amortização e juros Condições gerais para desembolsos Moeda Fundo Rotativo - % Execução – aquisições e contratações Sistema de gestão, acompanhamento e avaliação do Programa Reconhecimento de Despesas de Aporte Local; - Relatórios e auditorias Vigência do Contrato - Aplicação e alcance das Normas Gerais; Normas relativas a desembolsos Condições prévias ao primeiro desembolso Suspensão de Desembolso; Disposições gerais relativas à execução do Projeto Registros, inspeções e relatórios; Demonstrações financeiras; Outros comprormissos Anexo A - Objetivos Gerais e Específicos - Descrição do Programa Custo do Programa e Plano de Financiamento - Execução - Plano de Manutenção

30 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
NORMAS GERAIS APLICÁVEIS AOS CONTRATOS DE EMPRÉSTIMOS ARTIGO 7.01 – CONTROLE INTERNO E REGISTROS O Mutuário ou o Órgão Executor, conforme o caso, deverá manter um sistema adequado de controles internos contábeis e administrativos. Gerência Registros Financeiros e Contábeis Estrutura Organizacional Controle Interno O sistema contábil deverá ser organizado de forma a prover a documentação necessária para verificar as transações e facilitar a preparação oportuna das demonstrações financeiras e dos relatórios. Sistemas de Informação Documentação Desembolsos

31 Controle Interno GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
DEFINIÇÃO: Controle interno é um processo, realizado pela administração, direção e outro pessoal de uma entidade, desenhado com a finalidade de proporcionar um grau de segurança razoável quanto à consecução de objetivos com relação à: Eficácia e eficiência das operações. Fidedignidade/confiabilidade da informação financeira. Cumprimento das leis e normas aplicáveis.

32 Controles Internos GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
1 - Está relacionado com os objetivos básicos da entidade, inclusive com os objetivos e metas de desempenho e rentabilidade, bem como com a segurança e qualidade dos ativos. 2 - Todas as transações devem ser registradas, todos os registros devem refletir transações reais, consignadas pelos valores e enquadramentos corretos. 3 – As operações devem ser realizadas de conformidade com as leis e normativos aplicáveis à entidade e sua área de atuação. Importante! A gerência e o pessoal de todo nível tem que estar envolvidos neste processo para enfrentar os riscos e para dar segurança razoável do alcance da missão da instituição e dos objetivos gerais.

33 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
CONTROLE INTERNO Parágrafo 10.2 do Documento AF Capitulo III do Documento AF-400 Requerem que os auditores avaliem o sistema de controle interno do Projeto, com base nos critérios definidos pelo C.O.S.O, que incluem:os componentes de: (i) Ambiente de controle; Avaliação de risco; Sistemas de contabilidade e de informações; Atividades de controle; Atividade de monitoramento. Os auditores emitirão conclusão sobre cada ums dos componentes detalhando tanto os pontos fortes como as constatações que mereçam ser informadas (debilidades materiais) Todos interrelacionados

34 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
CONTROLE INTERNO Parágrafo 10.2 do Documento AF Capitulo III do Documento AF-400 Dentre outros aspectos, os auditores avaliarão: A capacidade institucional instalada do órgão executor e/ou co-executores em relação aos recursos humanos, materiais e do sistema de informações; (ii) O sistema contábil utilizado pelo executor e/ou co-executores para o registro das transações financeiras, incluindo os procedimentos para a consolidação das informações financeiras em projetos de execução descentralizada.

35 O entorno de controle estabelece o tom de uma organização, tendo influência na consciência que tenha o pessoal sobre o controle. Ë o fundamento para todos os componentes de controle interno, dando disciplina e estrutura. Os elementos do ambiente de controle são: (1) A integridade pessoal e profissional e os valores éticos da gerência e o resto do pessoal; (2) Competência; (3) O “tom dos superiores” (isto é a filosofía da direção e o estilo gerêncial); (4) Estrutura organizacional; (5) Políticas e práticas de recursos humanos. Ambiente de controle A avaliação de risco é o processo de identificação e análises dos riscos relevantes para o alcance dos objetivos da entidade e para determinar uma resposta apropriada. Implica: (1) Identificação do risco: (2) Valorização do risco; (3) Avaliação da tolerância ao risco da organização; (4) Desenvolvimento de respostas. Avaliação de Risco A informação e a comunicação são essênciais para executar todos os objetivos de controle interno. Uma pré-condição para que a informação de transações e fatos sejam confiáveis e relevantes, é arquivá-las oportunamente e classificá-las corretamente. A informação pertinente deve ser identificada, capturada e comunicada de uma maneira e em certo límite de tempo que permita que o pessoal leve a cabo seu controle interno e suas outras responsabilidades (comunicação pontual à pessoa adequada). Por tal motivo, o sistema de controle interno como tal e todas as transações e eventos significativos devem estar apropriadamente documentados. Sistemas de contabilidade e de informações

36 As atividades de controle são as políticas e procedimentos estabelecidos para diminuir os riscos e alcançar os objetivos da entidade. As atividades de controle se dão em toda a organização, em todos os níveis e em todas as funções. Incluem uma gama de atividades de controle de detecção e prevenção tão diversas, como por exemplo: 1. Procedimentos de autorização e aprovação; 2. Segregação de funções (autorização, processamento, arquivo, revisão); 3. Controles sobre o acesso a recursos e arquivos; 4. Verificações; 5. Conciliações; 6. Revisão de desempenho operativo; 7. Revisão de operações, processos e atividades; 8. Supervisão (designações, revisões e aprovações, direção e capacitação). Atividades de Controle O sistema de controle interno deve ser objeto de monitoramento para avaliar a qualidade da atuação do sistema no tempo. O monitoramento se alcança através de atividades rotineiras, avaliações pontuais ou a combinação de ambas. Inclui a administração e atividades de supervisão e outras ações que o pessoal executa ao cumprir suas obrigações. As atividades de monitoramento contínuo cobrem cada um dos componentes de controle interno e envolvem ações contra os sistemas de controle interno irregulares, antiéticos, antieconômicos, ineficientes e ineficazes. Atividade de Monitoramento

37 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
CONTROLE INTERNO O relatório contendo as constatações feitas pelos auditores a serem informadas sobre o Sistema de Controle Interno deverão estar organizado da seguinte forma: Procedimentos administrativos que regem as atividades e responsabilidades da administração financeira do projeto. Níveis de autoridade e procedimentos requeridos para o processamento das transações financeiras. Níveis de autoridade, descrições de cargo, número e suficiência de habilidades do pessoal que trabalha nas diferentes áreas de execução do projeto. Estrutura Organizacional Habilidade do executor para manter um quadro de pessoal adequado, em vista das possíveis mudanças na administração. Separação de responsabilidades na administração financeira do projeto (atividades de tesouraria, contabilidade e relatórios contábeis).

38 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
CONTROLE INTERNO Adequação dos sistemas de processamento de dados para produzir informações operacionais, financeiras, e contábeis oportunas e confiáveis. Capacidade da área de processamento de dados para registrar e manter informações adequadas sobre a documentação comprobatória das solicitações de desembolso. Capacidade do sistema financeiro e contábil para verificar, controlar e acompanhar todas as fontes e usos de fundos relacionados ao projeto, incluindo as as transações do fundo rotativo relacionado com o financiamento do Banco. Sistemas de Informações Capacidade do sistema financeiro e contábil para cumprir os requisitos do Banco, incluindo um plano específico de contas. Capacidade do sistema contábil utilizado pelo executor e/ou pelos co-executores para o registro das transações financeiras, incluindo os procedimentos para a consolidação das informações financeiras em projetos de execução descentralizada.

39 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
CONTROLE INTERNO Fluxograma Início Fim N S Regulamento Operacional Regimento Interno - Estabelecimento de Rotinas - Fluxograma - Atribuições Normas de Conduta Treinamento / Capacitação “Tom Gerencial” Gerente / Coordenador do Projeto

40 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
CONTROLE INTERNO Conjunto de Processos e Atividades PROCESSO DE CONTROLE INTERNO EFETIVO Planejamento Orçamento É aquele que proporciona relatórios com informações tempestivas e úteis e confiáveis, e demonstra efetividade e eficiência operativa. Licitações Desembolso Execução Físico-Financeira Monitoramento INTEGRAÇÃO DAS ÁREAS Contabilidade Situação Indesejada Situação Desejada

41 GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
CONTROLE INTERNO E REGISTROS ARTIGO Registros Contábeis - Sistema Contábil Os registros do Programa deverão ser mantidos de modo a: Permitir a identificação das quantias recebidas das diferentes fontes. Consignar, em conformidade com o registro de contas que o Banco tenha aprovado, os investimentos no Programa, tanto com os recursos do Empréstimo como com os demais recursos que sejam necessários para a sua total execução. Conter os pormenores necessários para identificação dos bens adquiridos e dos serviços contratados, assim como a utilização dos referidos bens e serviços. Demonstrar o custo dos investimentos em cada categoria e o progresso das obras.

42 BENS PATRIMONIAIS Controle Atesto do Recebimento dos Bens
Art Conter os pormenores necessários para identificação dos bens adquiridos, assim como a sua utilização. Controle Fichas Patrimoniais Especificação dos Bens Nº da Nota Fiscal Valor Nº do Tombamento Localização Condições dos Bens Atesto do Recebimento dos Bens Fichas Patrimoniais Emplaquetamento Termos de Responsabilidade Inventário Anual Manutenção Utilização em Benefício do Projeto Estoques Desaparecimento dos Bens Comissão de Sindicância/Inquérito Administrativo Ocorrência Policial Laudo Pericial Termos de Responsabilidade Conferência Responsáveis Mudança de responsáveis Cessão de Bens em Comodato

43 SERVIÇOS DE CONSULTORIA
GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA SERVIÇOS DE CONSULTORIA Art Conter os pormenores necessários para identificação dos serviços contratados, assim como a utilização dos referidos bens e serviços. Termos de Referência Qualificação Profissional Não Objeção do Banco Relatórios de Execução dos Serviços Prazo de Vigência Aditivo Contratual Valor do Contrato versus Valor Pago Objeto do Contrato versus Serviço Realizado Prazo de Execução Previsto versus Prazo de Realização Efetiva Atestação dos Serviços Prestados

44 OBRAS GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA
Ausência de Critérios e Padrões para o envio das propostas orçamentárias; na determinação da necessidade e oportunidade das obras; no planejamento de sua contratação, execução e operação; Preços / Qualidade /Desvios preços acima do mercado (superfaturamento); baixo padrão de qualidade; obras suntuosas, inacabadas ou concluídas e não utilizadas; desvio de recursos por meio de antecipação do pagamento de etapas não concluídas. Sobre Projeto Básico ausência de projeto básico dificultando a análise dos custos; ausência de cálculo de custos por parte do órgão executor impossibilitando a avaliação da pertinência dos recursos solicitados; alteração de especificações técnicas relevantes, tanto de tipo quanto de quantidade, sem a devida reanálise sobre os custos; ausência de especificação clara quanto ao tipo de material e método construtivo a ser utilizado, prejudicando a avaliação dos custos;

45 OBRAS GESTÃO ADMINISTRATIVA E FINANCEIRA Execução das Obras
repasse de recursos a menor, gerando paralisação de obras e custos de desmobilização e remobilização da contratada; repasse de recursos a maior, incentivando sobrepreço; falta de acompanhamento da execução por pessoal técnico habilitado, particularmente nas obras subterrâneas; existência de intempéries naturais que comprometem todo ou parte das obras já realizadas, motivada por início de obras em épocas inadequadas para a região; falta de liberação dos recursos dentro dos cronogramas estabelecidos, gerando custos por atraso na execução. ausência de parâmetros para avaliação de projetos e de orçamentos de obras; ausência de suporte normativo para os editais de licitação e julgamento das propostas; ausência de suporte normativo e de técnicos capacitados para execução dos contratos e recebimento das obras;

46 Demonstrações Financeiras
2ª PARTE Desembolso Fundo Rotativo Demonstrações Financeiras

47 DESEMBOLSOS

48 DESEMBOLSOS São planejados durante o ciclo de projetos.
Servem como guia para avaliar o andamento do projeto. São a fonte dos relatórios para determinar a origem das despesas com bens e serviços. Fornecem informação ao BID para seu planejamento na disponibilidade de liquidez de moedas. Atuam como interface com instituições de co-financiamento.

49 CONDIÇÕES BASICAS PARA A SOLICITAÇÃO DE DESEMBOLSO
Cláusula Artigo 4.01 Cumprimento das Condições Prévias ao Primeiro Desembolso Dentre outras PESSOA(S) AUTORIZADA(S): Designação de um ou mais funcionários que possam representá-lo em todos os atos relacionados com a execução do Contrato e feito chegar ao Banco exemplares autenticados das assinaturas desses representantes. Caso sejam designados dois ou mais funcionários, cumpre informar se ambos podem agir individualmente ou se o farão necessariamente em conjunto. PRIMEIRA SOLICITAÇÃO: Apresentação de uma solicitação de desembolso, justificada por escrito.

50 MODALIDADE DE DESEMBOLSOS
MODALIDADES DE DESEMBOLSO MONETÁRIAS NÃO MONETÁRIAS FUNDO ROTATIVO (ADF) REPOSIÇÃO FUNDO ROTATIVO (RRF) (AFJ + ADF) REEMBOLSO PAGAMENTOS EFETUADOS (DPB) PAGAMENTO DIRETO AO FORNECEDOR/ EMPRETEIRO (DPS) JUSTIFICATIVA FUNDO ROTATIVO (AFJ) Documentos Requeridos 1,2,3,4 1,2 1,2,3,4 1,2,3,4 1,2,3,4 CONTA BANCÁRIA EXECUTOR CONTA BANCÁRIA EXECUTOR CONTA BANCÁRIAMUTUÁRIO CONTA BANCÁRIA BENEFICIÁRIO ADF - Adiantamento do Fundo Rotativo RFF - Reconstituição do Fundo Rotativo DPB - Reembolso de Pagamentos Efetuados DPS - Pagamento Direto ao Fornecedor ou Empreteiro 1 - Formulário de Pedido de Desembolso Controle de Desembolsos e Aportes Locais 3 - Demonstrativo de Gastos ou Pagamentos Documentação (Notas Fiscais, Faturas, Recibos, Etc.)

51 FLUXO DE TRAMITAÇÃO DE PEDIDOS DE DESEMBOLSO
1 - Formulário de Pedido de Desembolso 2 - Controle de Desembolsos e Aportes Locais 3 - Demonstrativo de Gastos ou Pagamentos 4 - Documentação (Notas Fiscais, Faturas, Recibos, Etc.) ADF - Adiantamento do Fundo Rotativo RFF - Reconstituição do Fundo Rotativo DPB - Reembolso de Pagamentos Efetuados DPS - Pagamento Direto ao Fornecedor ou Empreteiro EXECUTOR CUMPRE CONDIÇÕES PRÉVIAS Cláusula Artigo 4.01 EXECUTOR SOLICITA CADASTRO CONTA BANCARIA CADASTRO COMPLETO ? NÃO NÃO CUMPRIDAS ? EXECUTOR APRESENTA PEDIDO DE DESEMBOLSO SIM SIM BID REVISA, APROVA E EFETUA DEPÓSITO NA CONTA DO EXECUTOR ADF (FR) ? Adiantamento SIM NÃO EXECUTOR EFETUA PAGAMENTOS E PREPARA DPB 1, 2, 3, 4 Reembolso DPS 1, 2, 3, 4 Pagamento Direto NÃO AFJ 1,2,3,4 RFF ? SIM Recomposição Justificativa BID REVISA, APROVA E EFETUA DEPÓSITO NA CONTA DO MUTUÁRIO BID REVISA, APROVA E EFETUA DEPÓSITO NA CONTA DO BENEFICIÁRIO RRF 1, 2, 3, 4 1 - Formulário de Pedido de Desembolso Controle de Desembolsos e Aportes Locais 3 - Demonstrativo de Gastos ou Pagamentos Documentação (Notas Fiscais, Faturas, Recibos, Etc.)

52 FLUXO DE PREPARAÇÃO DE PEDIDOS DE DESEMBOLSO
PAGAMENTOS EFETUADOS FUNDOS BID (R$ ou Divisas) PAGAMENTOS EFETUADOS APORTE LOCAL (R$ ou Divisas) Artigo 3.06 Taxa de Câmbio Artigo 3.06 Taxa de Câmbio Compra Compra Formulário RE1-731 (09/98) CÓPIAS NOTAS FISCAIS FATURAS, RECIBOS, ETC APENAS FUNDOS BID DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS US$ (*) CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTES LOCAIS US$ (*) Formulário RE1-731 FORMULÁRIO DE PEDIDO DE DESEMBOLSOS US$ (*) Formulário RE1-729-E (07/98) (*) OU MOEDA DA OPERAÇÃO

53 Formulário RE1-731 (09/98)

54

55 Formulário RE1-729-E (07/98)

56 um Pedido de Desembolso
ANTES DE APRESENTAR um Pedido de Desembolso Verificar: Que tipo de transação? Se ADF, AFJ, RFF, DPB ou DPS A aquisição foi aprovada pelo BID? Há disponibilidade nas categorias correspondentes? Existem cláusulas contratuais vencidas e não cumpridas? O desembolso é consistente com a moeda aprovada da operação? Dispõe da documentação de apoio necessária para revisão do BID?

57 PREPARAÇÃO e APRESENTAÇÃO de Pedidos de Desembolso
REQUISITOS Anexar cópia da documentação de apoio correspondente ao Aporte BID O mutuário ou entidade executora deve manter devidamente arquivada os originais de toda a documentação de apoio aos pedidos de desembolso, justificação de fundos rotativos, com adequadas referências cruzadas aos pedidos correspondentes aprovados pelo BID. O mutuário ou entidade executora deve também assegurar-se de que os pagamentos efetuados com fundos proporcionados pelo Banco sejam identificados adequadamente nos registros contábeis e depositados em contas específicas. Todos os pedidos devem ser numerados sequencialmente. Assinatura de uma pessoa autorizada. A assinatura deve estar previamente registrada no BID. Montantes mínimos segundo Contrato de Empréstimo.

58 PAGAMENTOS EFETUADOS COM RECURSOS PRÓPRIOS PARA REEMBOLSO PELO BID
PREPARAÇÃO e APRESENTAÇÃO de Pedidos de Desembolso PAGAMENTOS EFETUADOS COM RECURSOS PRÓPRIOS PARA REEMBOLSO PELO BID Por bens e serviços elegíveis conforme a política do BID Os pagamentos não devem se originar de um Fundo Rotativo Os recursos devem estar depositados em conta separada do Fundo Rotativo. Mutuário BID Gastos Elegíveis Solicita Reembolso Recursos Próprios Processa e Reembolsa

59 PAGAMENTO DIRETO PELO BANCO A FORNECEDORES OU PRESTADORES DE SERVIÇO
PREPARAÇÃO e APRESENTAÇÃO de Pedidos de Desembolso PAGAMENTO DIRETO PELO BANCO A FORNECEDORES OU PRESTADORES DE SERVIÇO > Efetuados diretamente pelo BID a fornecedores de bens e serviços de origem externa ou local. > Por conta e ordem do mutuário ou executor. Mutuário ou Executor Fornecedor Apresenta Solicitação de Desembolso Entrega os bens e serviços Elegíveis … para pagamento direto ao fornecedor Processa e paga diretamente à conta do Fornecedor.

60 PREPARAÇÃO e APRESENTAÇÃO de Pedidos de Desembolso
TAXA DE CÂMBIO Qual é a taxa de câmbio a ser utilizada para conversão na moeda da operação? A taxa de câmbio aplicável à conversão dos Reais para US dólares é a taxa estipulada na Cláusula 1.05 (b), das Disposições Especiais, do Contrato de Empréstimo. A referida taxa deve ser a taxa de câmbio oficial de compra divulgada pelo Banco Central do Brasil, conforme mutuamente acordado entre o Banco e o país mutuário. Esta taxa pode ser conseguida no site do Banco Central,

61 Cláusulas Contratuais: Cláusula 1. 05 – Disposições Especiais Artigo 3
Cláusulas Contratuais: Cláusula 1.05 – Disposições Especiais Artigo 3.06 das Normas Gerais Taxa de Câmbio: A equivalência na Moeda do Financiamento de uma despesa efetuada na Moeda Local será regida pelas seguintes disposições: (i) Para determinar a equivalência de uma despesa paga total ou parcialmente com recursos do financiamento (através do Fundo Rotativo), será aplicada, à totalidade da despesa, a mesma taxa de câmbio utilizada para a conversão em Moeda Local (R$) dos recursos desembolsados na Moeda do Financiamento (US$).

62 (1) seu reembolso total ou parcial a débito do Financiamento, ou
Cláusulas Contratuais: Cláusula 1.05 – Disposições Especiais Artigo 3.06 das Normas Gerais (ii) Para determinar a equivalência de uma despesa paga com recursos distintos aos do Financiamento e para a qual o Mutuário requeira: (1) seu reembolso total ou parcial a débito do Financiamento, ou (2) seu reconhecimento a débito da contrapartida local; será aplicada, à totalidade da despesa, a taxa de câmbio vigente na data da apresentação ao Banco da solicitação de reembolso ou reconhecimento da despesa.

63 Cláusulas Contratuais: Cláusula 1. 05 – Disposições Especiais Artigo 3
Cláusulas Contratuais: Cláusula 1.05 – Disposições Especiais Artigo 3.06 das Normas Gerais (iii) Para pagamento direto a consultores, empreiteiros, fornecedores de bens ou prestadores de serviços, será aplicada a taxa de câmbio vigente na data do respectivo pagamento.

64 Indicar com “X “o tipo de solicitação
Indicar o Ofício de Encaminhamento do Pedido de Desembolso Data do Ofício Mencionar o número da Empréstimo __ - OC/BR Indicar o número do pedido, que deve ser seqüencial ao anterior Mencionar o nome da entidade executora Indicar com “X “o tipo de solicitação Moeda da Operação: Exemplo, US$ Exemplo: US$ 60, (sessenta mil dólares) Banco no País do Beneficiário Banco no Exterior Indicar o nome completo do Beneficiário/Executor, conforme consta na conta corrente bancária Indicar o número do Banco, o número da agência (com dígito, se houver), o número da conta corrente, com dígito, e o número do CNPJ.

65 Indicar o País de origem da consultoria, bens e serviços.
Indicar o montante solicitado, na moeda da operação e por categoria de investimento, conforme Formulário Controle de Desembolsos e Aporte Local. Indicar o País de origem da consultoria, bens e serviços. Indicar o número da Categoria de Investimento, conforme o Anexo A, do Contrato. Indicar o nome da Categoria de Investimento, conforme o Anexo A, do Contrato. O valor deve ser compatível com o informado na folha principal Registrar o valor consignado no campo “Acumulado Atual – Aporte Local ”, do Formulário Controle de Desembolsos e Aporte Local. Só podem ser assinados pelos representantes legais autorizados

66 ERROS MAIS COMUNS RE1-729-E PEDIDO DE DESEMBOLSO
Apresentação da cópia do formulário assinado, ao invés do original. Esquecer de indicar com um “X” o tipo de solicitação. Apresentar solicitação de Reposição do Fundo Rotativo e ou Justificativa de Gastos com valor superior ao montante adiantado. Fornecer informações insuficientes ou incorretas sobre o depósito: endereço, número de conta e nome do Banco. Esquecer de indicar nome, endereço e número de conta no país quando for solicitar um pagamento direto ao consultor estrangeiro (Beneficiário). Obs.: Para cada pagamento elaborar o Pedido de Desembolso.

67 ERROS MAIS COMUNS RE1-729-E PEDIDO DE DESEMBOLSO
Atribuir os montantes solicitados às categorias incorretas ou às categorias que não têm disponibilidade. Esquecer de imputá-los à categoria correspondente ou de acordo com a nomenclatura de contas constante do LMS1. Incoerência entre as informações apresentadas: Pedido de Desembolso (RE1-729) versus Demonstrativo de Gastos (RE1-731), e os comprovantes (i.e. origem dos bens). Esquecer de incluir a informação relativa à contrapartida Remeter os formulários sem assiná-los; sem as assinaturas exigidas (no caso de assinatura conjunta), ou com a assinatura de um funcionário não autorizado ou por procuração – P/.

68 Registrar o n° Empréstimo: /OC-BR
Registrar o número da Solicitação anterior (exemplo n º 7) Registrar o número da Solicitação atual (exemplo n º 8) De acordo com o Anexo “A” do Contrato de Empréstimo e posteriores alterações. Incluir as categorias de acordo com o Anexo “A” do Contrato de Empréstimo Registrar o montante acumulado até o pedido anterior. Manter conciliado com os registros no LMS1. Os valores totais, por categoria são transportados do formulário Demonstrativo de Gastos e Pagamentos Proceder a soma horizontal e vertical Posteriormente, o campo BID deve ser checado com o relatório LMS-01. Registrar os valores do orçamento de acordo com o Anexo “A” do Contrato de Empréstimo e posteriores alterações. Uma vez que o pedido seja processado pelo Banco, verificar se os valores aqui registrados foram aceitos pelo Banco. Em caso de diferença, verificar a sua procedência e realizar as correções necessárias no formulário Controle de Desembolsos e Aporte Local. Pari Passu, que é a relação percentual que se aplica ao desembolso dos recursos do Banco e dos recursos da contrapartida local. Registrar o valor do Fundo Rotativo, que é mostrado no LMS-1, na Categoria – Revolving Fund Só podem ser assinados pelos representantes legais autorizados

69 CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTE LOCAL
ERROS MAIS COMUNS CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTE LOCAL Esquecer de incluir o formulário Controle de Desembolsos e Aporte Local. Orçamento Vigente desatualizado Erro na transposição de valores para a coluna “Acumulado Até a Solicitação Anterior no. __” Atribuir os montantes solicitados às categorias incorretas ou às categorias que não têm isponibilidade. Esquecer de imputá-los à categoria correspondente ou de acordo com a nomenclatura de contas constante no LMS-1. Imputar gastos na Categoria Imprevistos (é preciso remanejá-los) Apresentar solicitação de Reposição do Fundo Rotativo e ou Justificativa de Gastos com valor superior ao montante adiantado.

70 Data do efetivo pagamento que consta do recibo ou depósito bancário
Registrar o n° do Empréstimo: ____/OC-BR Mencionar o nome da entidade executora Indicar o número do pedido que deve ser seqüencial ao anterior Um demonstrativo para cada categoria de investimento, de acordo com o Anexo “A”, do Contrato de Empréstimo. Indicar o número da página em relação ao total de páginas do pedido, independentemente das categorias de investimento. Indicar a moeda da operação Preencher conforme o indicado. Indicar o País de origem da consultoria, bens e serviços Data do efetivo pagamento que consta do recibo ou depósito bancário A taxa de câmbio a ser utilizada é a de compra, divulgada pelo Banco Central do Brasil, vigente na da data do efetivo pagamento ao fornecedor ou empreiteiro. Seqüência única em ordem crescente para cada pedido (1, 2, ), independentemente da categoria de investimento. A mesma numeração deve ser consignada manualmente nas respectivas cópias dos documentos de apoio dos gastos enviados no pedido. Valor total da Nota Fiscal / Fatura, Recibo Registrar o número da Nota Fiscal/Fatura Só podem ser assinados pelos representantes legais autorizados

71 Cada demonstrativo deve ser separado para cada categoria de investimento e que cada categoria deve ter seu valor, sendo que no ultimo quadro tenha o valor total da Solicitação ou da Justificativa. Cada demonstrativo Só podem ser assinados pelos representantes legais autorizados Só podem ser assinados pelos representantes legais autorizados Deve ser registrado o valor total ou parcial da despesa , conforme o caso, e em US$, por exemplo. Na cópia da Nota Fiscal/Fatura ou recibo deverá ser apresentado o cálculo do financiamento BID (por exemplo, exclusão de impostos /taxas). Deve ser registrado o valor total ou parcial da despesa , conforme o caso, e em US$, por exemplo. O valor de impostos/taxas, deduzido da Nota Fiscal/Fatura ou recibo financiado pelo BID, deverá ser apresentado concomitantemente com o financiamento BID. Para preenchimento deste Demonstrativo levar em consideração as observações aqui contidas.

72 DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS
ERROS MAIS COMUNS DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS Esquecer de incluir o formulário do Demonstrativo de Gastos (RE1-731). Não agrupar os comprovantes em ordem seqüencial, com referência cruzada para cada uma das despesas incluídas no Demonstrativo de Gastos. Esquecer de incluir a descrição breve e completa da despesa. RE1-731 Divergências entre o total solicitado e o somatório das informações detalhadas sobre pagamentos correspondentes. Esquecer de anexar os comprovantes; Anexar cópias dos comprovantes ilegíveis

73 DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS
ERROS MAIS COMUNS DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS Esquecer de imputá-los à categoria correspondente ou de acordo com a nomenclatura de contas constante do LMS1. Atribuir os montantes solicitados às categorias incorretas ou às categorias que não têm disponibilidade. Confundir os dados sobre pagamentos investimentos imputáveis com categorias distintas. Incoerência entre as informações apresentadas: Demonstrativo de Gastos (RE1-731) versus Pedido de Desembolso (RE1-729) e os comprovantes (i.e. origem dos bens). RE1-731 Solicitar reembolso de bens ou serviços que não sejam originários de países membros do Banco.

74 DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS
ERROS MAIS COMUNS DEMONSTRATIVO DE GASTOS OU PAGAMENTOS Indicar como data de pagamento uma data diferente daquela em que a despesa foi paga. Utilizar taxa de câmbio diferente daquela vigente na data do pagamento. Solicitar reembolso ou justificar adiantamentos referentes a contratos de consultoria que não tenham recebido a conformidade do Banco. Esquecer de incluir o dado da base de cálculo das despesas informadas (e.g. despesas de viagem pagas, ajustes entre a quantia paga e aquela constante da solicitação etc..). RE1-731 Imputar ao financiamento do Banco impostos, comissões e despesas bancárias não previstas no Contrato. Erros de cálculo (somatórios).

75 FUNDO ROTATIVO

76 FUNDO ROTATIVO Oferece liquidez para o pagamento de despesas elegíveis. Limite: até 5% do montante do empréstimo, mediante apresentação de plano financeiro para período pré-convencionado. Recursos do Fundo Rotativo são depositados em uma conta previamente determinada pelo mutuário (exclusiva para recursos do fundo rotativo). Renovável, uma vez justificadas as despesas efetuadas. Deverá ser justificado em sua totalidade em até 30 dias antes do vencimento do prazo para o último desembolso. 3.1.1 Revolving Fund Funds can be disbursed for the establishment of a revolving fund when required by the project. These funds can be used by the Executing Agency (EA) to pay for needed goods or services eligible for IDB financing. The total maximum amount that can be disbursed for a Revolving Fund cannot exceed 5% of the loan approved amount. These funds can be replenished throughout the life of the project, but must be fully justified 30 days prior to the final disbursement date. The Executor can request any hard currency if the loan is approved in foreign currency or only local currency if the loan is approved in local currency. Some loans are approved in both currencies thereby allowing both possibilities. Replenishment Once all or part of these funds have been utilized, the EA can request that the Bank replenish the revolving fund by presenting a justification of their use. Once the Bank certifies the eligibility of the reported expenses, the replenishing disbursement will take place.

77 FUNDO ROTATIVO Manutenção do montante
Mantém seu valor equivalente na moeda do empréstimo. Esta equivalência não é afetada por alterações na taxa de câmbio. Registros e contabilidade É depositado em uma conta separada do mutuário. Se isso não for possível, deverá ser registrado em uma subconta separada dentro da conta geral do mutuário para o Projeto. Rendimento de aplicações Os juros gerados deverão ser investidos no projeto como aporte suplementar da contrapartida local. Maintenance of Value The revolving fund is accounted for in the currency of the loan and maintains its value regardless of the currency disbursed or any currency conversions that may take place. No adjustments are made to its value due to exchange rate fluctuations and the total disbursed amount measured in the loan accounting currency must be eventually justified. If the country allows it, it is recommended to maintain the funds in an account denominated in the same currency received so as to avoid loss of value. As withdrawals are made, the hard currency can be converted to local currency if there is the need to make payments to local beneficiaries. Control and Accounting In order to allow proper control and accounting of funds received to establish a revolving funds, the following procedures must be carried out: A separate bank account must be open exclusively for revolving fund resources. Interests or dividends earned by these funds must be used to cover project costs and reported as part of local contribution funds. If the above requirement cannot be complied with, then these funds must be accounted for in a separate ledger sub-account specified in the projects’ chart of accounts. Before disbursements can be started, the EA must present to the IDB Country Office the depository information where the IDB will be required to transfer the funds. One of the requirements that must be met prior to the first disbursement is to present to the Bank the chart of accounts for project accounting, and it is at that moment that these conditions are verified. Semiannual Reports Every year the project is in execution and when a revolving fund is outstanding, two reports are required. The reports with dates as of 30 of June and 31 of December must show the balance of funds in the bank account, any partial utilization of the funds, and any income received on these funds.

78 FUNDO ROTATIVO JUSTIFICATIVA Despesas elegíveis
Renovável até a porcentagem aprovada, conforme necessidade de liquidez do Projeto para determinado prazo (a ser convencionado entre UGP e Banco) Justificativa Final: Trinta dias antes da data final do último desembolso Os montantes não justificados deverão ser reintegrados ao BID antes da data fixada para o último desembolso Maintenance of Value The revolving fund is accounted for in the currency of the loan and maintains its value regardless of the currency disbursed or any currency conversions that may take place. No adjustments are made to its value due to exchange rate fluctuations and the total disbursed amount measured in the loan accounting currency must be eventually justified. If the country allows it, it is recommended to maintain the funds in an account denominated in the same currency received so as to avoid loss of value. As withdrawals are made, the hard currency can be converted to local currency if there is the need to make payments to local beneficiaries. Control and Accounting In order to allow proper control and accounting of funds received to establish a revolving funds, the following procedures must be carried out: A separate bank account must be open exclusively for revolving fund resources. Interests or dividends earned by these funds must be used to cover project costs and reported as part of local contribution funds. If the above requirement cannot be complied with, then these funds must be accounted for in a separate ledger sub-account specified in the projects’ chart of accounts. Before disbursements can be started, the EA must present to the IDB Country Office the depository information where the IDB will be required to transfer the funds. One of the requirements that must be met prior to the first disbursement is to present to the Bank the chart of accounts for project accounting, and it is at that moment that these conditions are verified. Semiannual Reports Every year the project is in execution and when a revolving fund is outstanding, two reports are required. The reports with dates as of 30 of June and 31 of December must show the balance of funds in the bank account, any partial utilization of the funds, and any income received on these funds.

79 RESTITUIÇÃO DE FUNDOS Em alguns casos, o mutuário ou a Agência Executora devem restituir fundos desembolsados pelo BID. Esses casos podem ser: Saldos de Fundos Rotativos não utilizados no projeto. Fundos utilizados para despesas não elegíveis para financiamento com recursos do BID. Devem ser devolvidos na moeda em que foram debitados ao empréstimo na data efetiva (data-Montante) do desembolso. Devem ser depositados na respectiva conta bancária (moedas estrangeiras ou moeda local) do BID. A Representação fornecerá a informação bancária correspondente. 44.2 Return of Funds In the event an Executing Agency needs to return funds to the IDB such return must be effected in the same currency disbursed and charged to the loan, even if the beneficiary received a different currency due to conversion. The funds will be credited to the operation in the accounting currency of the loan utilizing the same exchange rate of the disbursement.

80 RELATÓRIO SEMESTRAL DE FUNDO ROTATIVO

81 FUNDO ROTATIVO 30 de junho 31 de dezembro APRESENTAÇÃO DE RELATÓRIOS
Relatórios semestrais: 30 de junho Reflete movimentação efetuada de 01 de janeiro a 30 de junho do ano em referência Deverá ser apresentado até o dia 30 de agosto subseqüente. 31 de dezembro Reflete movimentação efetuada de 01 de julho a 31 de dezembro do ano em referência. Deverá ser apresentado até o dia 28 de fevereiro subseqüente. Maintenance of Value The revolving fund is accounted for in the currency of the loan and maintains its value regardless of the currency disbursed or any currency conversions that may take place. No adjustments are made to its value due to exchange rate fluctuations and the total disbursed amount measured in the loan accounting currency must be eventually justified. If the country allows it, it is recommended to maintain the funds in an account denominated in the same currency received so as to avoid loss of value. As withdrawals are made, the hard currency can be converted to local currency if there is the need to make payments to local beneficiaries. Control and Accounting In order to allow proper control and accounting of funds received to establish a revolving funds, the following procedures must be carried out: A separate bank account must be open exclusively for revolving fund resources. Interests or dividends earned by these funds must be used to cover project costs and reported as part of local contribution funds. If the above requirement cannot be complied with, then these funds must be accounted for in a separate ledger sub-account specified in the projects’ chart of accounts. Before disbursements can be started, the EA must present to the IDB Country Office the depository information where the IDB will be required to transfer the funds. One of the requirements that must be met prior to the first disbursement is to present to the Bank the chart of accounts for project accounting, and it is at that moment that these conditions are verified. Semiannual Reports Every year the project is in execution and when a revolving fund is outstanding, two reports are required. The reports with dates as of 30 of June and 31 of December must show the balance of funds in the bank account, any partial utilization of the funds, and any income received on these funds.

82 APRESENTAÇÃO DE RELATÓRIOS
FUNDO ROTATIVO APRESENTAÇÃO DE RELATÓRIOS Demonstrar: Uso dos recursos do Fundo Saldo da conta do Fundo Diferenças que venham a ser apresentadas Maintenance of Value The revolving fund is accounted for in the currency of the loan and maintains its value regardless of the currency disbursed or any currency conversions that may take place. No adjustments are made to its value due to exchange rate fluctuations and the total disbursed amount measured in the loan accounting currency must be eventually justified. If the country allows it, it is recommended to maintain the funds in an account denominated in the same currency received so as to avoid loss of value. As withdrawals are made, the hard currency can be converted to local currency if there is the need to make payments to local beneficiaries. Control and Accounting In order to allow proper control and accounting of funds received to establish a revolving funds, the following procedures must be carried out: A separate bank account must be open exclusively for revolving fund resources. Interests or dividends earned by these funds must be used to cover project costs and reported as part of local contribution funds. If the above requirement cannot be complied with, then these funds must be accounted for in a separate ledger sub-account specified in the projects’ chart of accounts. Before disbursements can be started, the EA must present to the IDB Country Office the depository information where the IDB will be required to transfer the funds. One of the requirements that must be met prior to the first disbursement is to present to the Bank the chart of accounts for project accounting, and it is at that moment that these conditions are verified. Semiannual Reports Every year the project is in execution and when a revolving fund is outstanding, two reports are required. The reports with dates as of 30 of June and 31 of December must show the balance of funds in the bank account, any partial utilization of the funds, and any income received on these funds.

83 FORMULÁRIOS REQUERIDOS

84 Relatório Semestral sobre
Formulário RE – FR Relatório Semestral sobre o Fundo Rotativo

85

86 (1ª parte) - Identificação do Projeto/Convênio
Formulário RE FR (1ª parte) - Identificação do Projeto/Convênio (a) (b) (c) (d) Data do relatório: 30 de junho de (ano) ou 31 de dezembro de (ano) Tipo de moeda: Moeda da operação (Info no LMS-1, campo “Currency Balances”) Nº da Operação: Informação no LMS-1, campo “Operation”; Nome do Mutuário/Entidade Executora

87 (2ª parte) – Comprovação de Saldos Bancários
Formulário RE FR (2ª parte) – Comprovação de Saldos Bancários Nº da conta corrente bancária, onde estão depositados os recursos do Fundo Rotativo. Data: Data do saldo informado (último dia do período em referência: 30/06 ou 31/12) Nome do Banco Montante: a ser informado na moeda da operação (ex.: USD). Converter, utilizando o câmbio de compra da data informada, do Banco Central do Brasil. Se houver mais de uma conta, informar todas, separadamente. Anexar extrato bancário comprovando os saldos informados.

88 (3ª parte) - Pedidos em tramitação no BID, ainda não liberados.
Formulário RE FR (3ª parte) - Pedidos em tramitação no BID, ainda não liberados. (a) (b) (c) Nº do pedido encaminhado ao BID, ainda não deliberado. Em tramitação. Data em que foi apresentado ao BID. Valor na moeda da operação. Obs: Se houver mais de um pedido em tramitação, informar todos, separadamente.

89 (4ª parte) - Despesas efetuadas, ainda não justificadas ao BID
Formulário RE FR (4ª parte) - Despesas efetuadas, ainda não justificadas ao BID Neste campo, deverá ser informado o total de despesas elegíveis efetuadas, pagas com recursos do Fundo Rotativo, que ainda não foram apresentadas ao BID. O valor informado deverá estar devidamente comprovado no formulário RE1-733-PAGOS, onde deverão estar listados todos os pagamentos efetuados.

90 (5ª parte) - Saldo de Fundo Rotativo, conforme LMS-1
Formulário RE FR (5ª parte) - Saldo de Fundo Rotativo, conforme LMS-1 Neste campo deverá ser registrado o valor informado no relatório LMS-1, disponibilizado pelo BID. O valor em referência está informado no campo “Revolving Fund”, no final do relatório.

91 (6ª parte) - Diferença apurada
Formulário RE FR (6ª parte) - Diferença apurada É possível que seja apurada alguma diferença entre o valor disponibilizado pelo BID e a aplicação dada a esses recursos. Essa diferença pode advir de juros recebidos de investimentos efetuados (diferença positiva), de diferença cambial (positiva ou negativa), dentre outros motivos. Se negativo, esse valor deverá ser reposto ao Fundo Rotativo, com recursos da contrapartida local. Se positivo, deverá ser aplicado no programa, como aporte da contrapartida local. Deverá ser anexado ao relatório semestral uma Nota Explicativa que justifique qualquer diferença apurada, devendo ser informado de que forma a mesma será regularizada.

92 Fundos Utilizados Pendentes
Formulário RE PAGOS Fundos Utilizados Pendentes de Justificação ao BID

93

94 Categoria de Investimento (Nº e Nome) Tipo de Moeda
Fazer um relatório separado para cada categoria de investimento, previstas no contrato. Informar o tipo de moeda da operação (informada no campo “ Currency Balances”, do relatório LMS-1)

95 EMPREITEIRO OU DO PRESTADOR DE SERVIÇOS, A QUEM SE PAGOU.
Conceito de pagamento DESCRIÇÃO DA DESPESA Nome do fornecedor ou empreiteiro NOME DO FORNECEDOR, DO EMPREITEIRO OU DO PRESTADOR DE SERVIÇOS, A QUEM SE PAGOU.

96 Data de pagamento Montante
INFORMAR A DATA EM QUE FOI EFETUADO O PAGAMENTO. DEVERÁ SER INFORMADO NA MOEDA DA OPERAÇÃO, UTILIZANDO A TAXA DE CÂMBIO (COMPRA) DO BANCO CENTRAL DO BRASIL, DO DIA DO PAGAMENTO. Montante

97 T O T A L O TOTAL APURADO DEVERÁ SER TRANSPORTADO PARA O ITEM III
(FUNDOS UTILIZADOS PENDENTES DE JUSTIFICAÇÃO AO BID), DO RELATÓRIO SEMESTRAL SOBRE O FUNDO ROTATIVO (RE FR)

98 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO AUDITADAS

99 Temário As demonstrações financeiras, seus objetivos e seus usos pelo Banco. Contratação dos auditores e seus honorários (com base no AF-200, do BID). Firmas de auditoria elegíveis. Qualificação e período de elegibilidade de auditores. Recebimento e análise de demonstrações financeiras auditadas. Ordenamento do relatório de auditoria do Projeto (AF-300, do BID).

100 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO AUDITADAS
Disposições Especiais do Contrato de Empréstimo Cláusula 5.02 – Auditorias (a) Com relação ao estabelecido no Artigo 7.03 das Normas Gerais, durante o período de execução do Programa, as demonstrações financeiras do mesmo serão apresentadas anualmente, devidamente auditadas por uma firma de auditoria externa independente ou por Órgão de Controle Externo.

101 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO AUDITADAS
Normas Gerais Aplicáveis aos Contratos de Empréstimo Artigo 7.03 (a) (iii) – Relatórios e demonstrações financeiras O Mutuário, ou o Órgão Executor, se pertinente, apresentará ao Banco Três exemplares das demonstrações financeiras correspondentes à totalidade do Projeto, ao encerramento de cada exercício econômico do Órgão Executor, e informação financeira complementar relativa a essas demonstrações. As demonstrações financeiras serão apresentadas dentro dos 120 dias seguintes ao encerramento de cada exercício econômico do Órgão Executor, a partir do exercício em que se inicie a execução do Projeto e durante o período assinalado nas Disposições Especiais. Artigo 7.03 (b): As demonstrações e documentos descritos nas alíneas (a) (iii), … e … deverão ser apresentados com o parecer da entidade auditora ….

102 Objetivos das demonstrações financeiras auditadas
Avaliar a situação financeira do projeto; Verificar o uso apropriado dos recursos do projeto; Cumprimento dos objetivos do projeto.

103 Uso das demonstrações financeiras auditadas
Avaliar a capacidade da empresa para gerar recursos financeiros e a oportunidade e certeza com que os irá gerar. Prever suas necessidades futuras; Capacidade para cumprir seus compromissos financeiros.

104 Instrumento de supervisão de projeto
Demonstrações Financeiras Auditadas Instrumento de supervisão de projeto Avaliar a situação de investimentos do projeto; Verificar o uso adequado dos recursos recebidos; Antecipar problemas de execução; Reavaliar os objetivos do projeto e definir modificações no mesmo. Realocar recursos do projeto.

105 Características qualitativas das demonstrações financeiras
Clareza  FACILMENTE COMPREENSÍVEIS Aplicabilidade  Aplicáveis às necesidades dos usuários. Confiabilidade  Isentos de erros e desvios materiais. Expressão fidedigna das operações de um negócio. Comparabilidade  Comparabilidade da situação através do tempo.

106 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO / PROGRAMA
SÃO COM PROPÓSITO ESPECIAL Responsabilidade INVESTIMENTOS APORTE BID INVESTIMENTOS APORTE LOCAL Entidade Executora Contrato de Empréstimo CONTABILIDADE DO PROJETO / CONTROLE AF POLÍTICA DO BANCO SOBRE AUDITORIA DE PROJETOS E ENTIDADES AF GUIA PARA A PREPARAÇÃO DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS E REQUISITOS DE AUDITORIA INDEPENDENTE PAUTAS MÍNIMAS E ORIENTAÇÕES PARA ELABORAÇÃO DE RELATÓRIO DE AUDITORIA GUIA PARA A PREPARAÇÃO DE PEDIDOS DE DESEMBOLSOS - Março de 1999 DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS US$ DEMONSTRATIVO DE INVESTIMENTOS US$ NOTAS EXPLICATIVAS ÀS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS INFORMAÇÃO FINANCEIRA COMPLEMENTAR DEMONSTRAÇÃO DAS SOLICITAÇÕES D0 DESEMBOLSO US$ Demonstrações Financeiras Básicas

107 Demonstrações Financeiras Básicas do Projeto
DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO / PROGRAMA RESPONSABILIDADES E FUNÇÕES Compromisso do Mutuário – Documento AF-300 Demonstrações Financeiras Básicas do Projeto Parágrafo preparar as demonstrações financeiras do projeto de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos, conforme previsto no parágrafo Parágrafo 5.03 ( c) – Apresentar as Notas Explicativas às demonstrações financeiras. Informações Financeiras Complementares do Projeto Parágrafo 3.02 – ... a responsabilidade por seu conteúdo recai sobre a administração do mutuário ou do executor do projeto.

108 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO / PROGRAMA
RESPONSABILIDADES E FUNÇÕES Compromisso do Mutuário – Documento AF-300 Proporcionar aos auditores uma cópia do Relatório de Progresso do Projeto, referente a 31/12/200X, para aplicação do procedimento requerido no parágrafo 5.03 (b), do AF-300. (Conciliação entre Rel. Progresso X Dem. Investimentos) Apresentar, como parte da demonstração, ou separadamente, uma conciliação com as cifras apresentadas no Demonstrativo de Recursos Recebidos e Desembolsos Efetuados com as apresentadas no Demonstrativo de Investimentos Acumulados (5.03 (a)). Informar na Nota Explicativa o número da última solicitação de desembolso incluída nas demonstrações financeiras (5.03 (c)). Revelar nas Notas Explicativas a base contábil de caixa utilizada na elaboração das demonstrações financeiras do projeto (5.02). Esclarecer o método adotado na conversão em dólares (5.04) Incluídas nas Pautas Mínimas, nas Notas Explicativas (Preencher)

109 Art. 501, do Contrato de Empréstimo
DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS DO PROJETO / PROGRAMA RESPONSABILIDADES E FUNÇÕES Compromisso do Mutuário – Documento AF-300 Art. 501, do Contrato de Empréstimo Suspensão de Desembolsos – O Banco, mediante aviso escrito ao Mutuário, poderá suspender os desembolsos se ocorrer e enquanto subsistir qualquer das seguintes circunstâncias: (b) Inadimplemento, por parte do Mutuário, de qualquer outra obrigação estipulada neste Contrato ou Contratos subscritos com o Banco para financiamento do Projeto. OA-419

110 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS

111 Em US$ Total Total RECURSOS RECEBIDOS BID Reembolso de Despesas
ENTIDADE PROJETO/PROGRAMA CONTRATO DE EMPRÉSTIMO BID DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS 31 de dezembro de 200Y Em US$ ACUMULADO NO INÍCIO DO EXERCÍCIO BID LOCAL TOTAL AJUSTE(S) DE EXERC. ANTERIOR(ES) BID LOCAL TOTAL MOVIMENTO NO EXERCÍCIO BID LOCAL TOTAL ACUMULADO EM X BID LOCAL TOTAL RECURSOS RECEBIDOS BID Reembolso de Despesas Adiantamento da STN FIV APORTE LOCAL Governo - Adiantamento da STN - Outros (detalhar) Total DESEMBOLSOS EFETUADOS BID Reembolso de Despesas Reembolso de Despesas Pendentes Adiantamento STN – Despesas a Justificar FIV APORTE LOCAL Governo - Adiantamento STN – Despesas a Justificar Gastos Financeiros  Total SALDO DISPONÍVEL STN Assinatura Assinatura Nome/Cargo ou Função Nome/Cargo ou Função (Local/Data)

112 DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS
- Solicitação de Desembolso - Solicitação de Reembolso - F.I.V - Solicitação de Reembolso Pendente de Registro - Fundos Utiliz.Pendentes Justiticação ao BID - Fundos Utilizados Pendentes de Justiticação / Rec.Repassados a Convênios a Comprovar - Adiantamentos a Prefeituras e Conveniados - Despesas a Regularizar - Gastos Reembolsar - Pgos c/Rec.Próprios APORTE LOCAL - Governo - Gastos Pendentes de Justificação ao BID - Encargos Financeiros Pendentes de Justificação Total RECURSOS RECEBIDOS BID - Fundo Rotativo: Desembolso/Recomposição - Reembolso de Despesas/Pagamento Direto - F.I.V - Recursos Reembolsar - Pg c/Rec.Próprios APORTE LOCAL - Governo - Outros (Detalhar: Rend.AplicFinanceiras) Total OBS. Demonstrativo elaborado com base em regime de caixa não pode apresentar como “Saldo Disponível” – na coluna Acumulado – um valor negativo. Saldo Disponível - BID - Aporte Local Total

113 RECURSOS RECEBIDOS - BID
Orientação RECURSOS RECEBIDOS - BID Registrar as Antecipaçoes / Adiantamentos de Fundo Rotativo (ADF) efetuado pelo Banco, e as respectivas Solicitações de Desembolso , na modalidade RFF (Recomposiçao de Fundo Rotativo) Fundo Rotativo: Desembolso/ Recomposição Registrar as Solicitações de Desembolso referentes aos gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que foram mostrados / informados nas Solicitacóes de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso de Recursos ao Mutuário). Reembolso de Despesas/ Pagamento Direto Fundo de Inspeção e Vigilância: Registrar o valor debitado pelo Banco diretamente da Conta do Empréstimo (ver o LMS-10). - F.I.V Conta transitória. Gastos realizados com recursos próprios, para a fonte BID, pendentes de Solicitação de Reembolso. Quando reembolsado pelo BID deverá ser dada a devida baixa na coluna de "Ajustes" e apopriados como "Reembolso de Despesas / Pagamento Direto", no "Movimento no Exercício". Recursos Reembolsar – Pg c/Rec.Próprios Adiantamento da STN Para o Aporte BID

114 DESEMBOLSOS EFETUADOS – BID (Aplicações) Orientação
Registrar apenas os gastos efetuados com recursos do Fundo Rotativo que foram mostrados / informados nas Solicitações de Desembolso, nas modalidades de RRF (Recomposição Fundo Rotativo) e AFJ (Justificativa Antecipação do Fundo Rotativo). Solicitação de Desembolso Registrar apenas os gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que foram mostrados / informados nas Solicitacóes de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso de Recursos ao Mutuário). Solicitação de Reembolso Fundo de Inspeção e Vigilância: Registrar o valor debitado pelo Banco diretamente da Conta do Empréstimo (ver o LMS-10). - F.I.V Solicitação de Reembolso Pendente de Registro Conta transitória. Registrar os gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que foram mostrados / informados nas Solicitacões de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso ao Mutuário), enviados e não processados pelo BID até 31/12//200X. Uma vez processados pelo Banco, os valores deverão ser baixados na coluna de "Ajustes" e apropriados como "Solicitação de Reembolso", no "Movimento do Exercício".

115 DESEMBOLSOS EFETUADOS – BID (Aplicações) Orientação
Contas transitórias. Registrar apenas as operaçoes realizadas com recursos do Fundo Rotativo. Na medida em que vão sendo inseridos nas Solicitações de Desembolso os valores devem ser baixados na coluna de "Ajustes" e apropriados como "Solicitação de Desembolso", no "Movimento no Exercício". OBS.: Os valores aqui registrados na coluna "ACUMULADO ATÉ 31/12/200x" devem ser compatíveis com os apresentados no Item III, do Relatório Semestral do Fundo Rotativo em 31/12/200X, e demonstrado no Formulário RE PAGOS: FUNDOS UTILIZADOS PENDENTES DE JUSTIFICAÇÃO AO BID, com as devidas explicações também nas Notas Explicativas às Demonstrações Financeiras Básicas do Programa. Fundos Utilizados Pendentes de Justiticação ao BID - Fundos Utilizados Pendentes de Justiticação - Recursos Repassados a Convênios a Comprovar - Adiantamentos a Prefeituras e Conveniados - Despesas a Regularizar Vale também para os Adiantamentos da STN Conta transitória. Registrar os gastos realizados com recursos próprios, para o aporte BID, que estão pendentes de serem mostrados / informados nas Solicitacões de Desembolso, na modalidade DPB (Reembolso de Recursos ao Mutuário). Uma vez incluidos nas Solicitações de Desembolso e processados pelo Banco, os valores deverão ser baixados na coluna de "Ajustes" e apropriados como "Solicitação de Reembolso", no "Movimento do Exercício". Gastos a Reembolsar – Pagos c/Recursos Próprios

116 FUNDO ROTATIVO Em US$ Total Total RECURSOS RECEBIDOS BID
ENTIDADE PROJETO/PROGRAMA CONTRATO DE EMPRÉSTIMO BID DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS 31 de dezembro de 200Y FUNDO ROTATIVO Em US$ ACUMULADO NO INÍCIO DO EXERCÍCIO BID LOCAL TOTAL AJUSTE(S) DE EXERC. ANTERIOR(ES) BID LOCAL TOTAL MOVIMENTO NO EXERCÍCIO BID LOCAL TOTAL ACUMULADO EM X BID LOCAL TOTAL RECURSOS RECEBIDOS BID - Fundo Rotativo Desembolso/Recomposição - Reembolso de Despesas FIV APORTE LOCAL Governo - Outros (detalhar) Total DESEMBOLSOS EFETUADOS BID Solicitação de Reembolso de Despesas Justificativa de Desembolso Pendente Reembolso de Despesas Pendentes FIV APORTE LOCAL Governo Gastos Financeiros  Total SALDO DISPONÍVEL BID Local Assinatura Assinatura Nome/Cargo ou Função Nome/Cargo ou Função (Local/Data)

117 “a coluna “A Justificar
Inserir “a coluna “A Justificar Assinatura Assinatura Nome/Cargo ou Função Nome/Cargo ou Função

118 DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS BÁSICAS DO PROJETO
Documento AF Parágrafo 5.03 OBS.: Além das Demonstrações Financeiras Básicas o Banco poderá requer a demonstração de ativos e passivos (Balanço Patrimonial/Balanço Financeiro), de resultados, e de alterações em ativos e passivos. (Depende do tipo de Projeto e Registros Contábeis)

119 NOTAS EXPLICATIVAS ÀS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS
Anexo “C” do AF-300 Complementadas com as instruções constantes nas Pautas Mínimas

120 INFORMAÇÕES FINANCEIRAS COMPLEMENTARES
Documento AF-300 Parágrafo 6.02 (a): Comparação Custo Estimado / Custo Efetivo 6.02 (b): Montante e Oportunidade da Contribuição Local e de Terceiros 6.02 (c): Conciliação do Passivo a Favor do BID 6.02 (d): Relatório Semestral sobre o Fundo Rotativo 6.02 (e): Detalhe dos Ativos Adquiridos

121 INFORMAÇÃO FINANCEIRA COMPLEMENTAR - AF-300, 6.02 (a)
Comparação Custo Estimado / Custo Efetivo 5 x 100 2 6 x 100 3 Em US$ Dólar Variações Custo Contratual Custo Atualizado Custo Executado Categorias Atualizado Contratual Executado Atualizado % % (1) (2) (3) (4) (5) = (3)-(2) (6) = (4)-(3) Variação (%) ( = ) Percentual de diminuição ou acréscimo Conforme Anexo A do Contrato de Contribuição Custo vigente, revisado e aprovado pelo BID. Será igual ao Custo Contratual quando este não for modificado. Deve conciliar com os investimentos (Desembolsos Efetuados) do Demonstrativo de Recursos Recebidos e Desembolsos Efetuados. Atualizado Contratual ( = ) Alterações ocorridas: acréscimo ou decréscimo, remanejamento de categorias, cancelamento Executado Atualizado (=) A executar Variação (%) ( = ) Percentual a Executar Totais Obs.: Apresentar explicações sobre as diferenças entre os valores aprovados e os executados, conforme requeridas no AF-300, 6.02 (a).

122 Informar os dados, ano a ano, desde o início do Projeto /Programa.
INFORMAÇÃO FINANCEIRA COMPLEMENTAR - AF-300, 6.02 (b) Montante e Oportunidade da Contribuição Local e de Terceiros Em US$ Dólar ANO DEMONSTRADO MODIFICAÇÃO TOTAL EXECUTADO VARIAÇÃO (1) (2) (3) (4) = (2)+(3) (5) (6) = (5)-(4) 2002 2003 2008 Regime de Caixa, e tem que conferir com os valores do Demonstrativo de Recursos Recebidos Desembolsos Efetuados, tanto na movimentação no exercício quanto no acumulado Valor demonstrado anualmente ao Banco, em cumprimento ao Artigo 6.04 (b), das Normas Gerais do Contrato de Empréstimo (Obs.: O valor deve ser igual àquele que foi demonstrado pelo Programa e aprovado pelo Banco). Modificações orçamentárias efetuadas após a não objeção do Banco Informar os dados, ano a ano, desde o início do Projeto /Programa. Totais Obs.: Apresentar explicações sobre a variação ocorrida, conforme requerida no AF-300, 6.02 (b).

123 Apresentar a demonstração preenchida, e não apenas a cópia do orçamento

124 Montante desembolsado pelo Banco Valor cancelado do empréstimo
LMS-1 Disbursed life ( = ) LMS-1 Revolving Fund Dados extraídos do Relatório do Fundo Rotativo LMS-1 Available amount LMS-1 Valor cancelado do empréstimo

125 Informação Financeira Complementar – AF-300, 6.02 (d)
RELATÓRIO SEMESTRAL SOBRE O FUNDO ROTATIVO Em_______de__________________de 200Y Tipo de Moeda ______(1) Nº. da Operação ______________ Mutuário/Entidade Executora _____________________ I. SALDO EM CONTA (S) BANCARIA (S) ( 2 ) Montante Nº. da Conta________ Data_____ US$ ______  Nome do Banco_______________________ II. REPOSIÇÕES OU JUSTIFICATIVAS PENDENTES DE REGISTRO Apresentadas ao BID, porém não registradas no sistema BID (LMS-1) PEDIDO Nº DATA DE APRESENTAÇAO AO BID MONTANTE US$ ______  III. FUNDOS UTILIZADOS PENDENTES DE JUSTIFICAÇÃO AO BID (Anexar lista de pagamentos indicando o beneficiário, propósito e data de pagamento e equivalência na moeda da operação). US$ ______  ( 5 ) US$ ______  IV. SUB-TOTAL ( I + II + III ) V. SALDO DO FUNDO ROTATIVO SEGUNDO LMS-1 US$ ______  VI. DIFERENÇA ( IV - V ) US$ ______  ( 4 ) Assinatura autorizada Nome e título

126

127 Fontes de Financiamento
Obs. A informação dos dados da tabela poderá ser mostrada de forma consolidada em relação aos exercícios anteriores (a informação de cada ano anterior, numa linha de cada ano), separada das aquisições correspondentes ao exercício sob exame que deverá ser discriminada, demonstrando ao pé da tabela o total anual que somado aos valores de aquisições correspondentes aos exercícios anteriores, totalizará ao final o montante acumulado de investimento na aquisição de ativos durante a execução do Programa. Exemplo: Número Pais Fontes de Financiamento Ordem Categoria Descrição Origem BID LOCAL TERCEIROS Total (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)=(5+6+7)  2003  25,500.00  15,000.00 40,500.00   2004  10,800.00  8,000.00 18,800.00   Subtotal  36,300.00  23,000.00  59,300.00  2005  0742 02.01  Cadeira  Brasil  37.09  0.00 0743 Mesa Brasil 55.10 0.00  0745  Impressora  1,399.00 0747 Notebook 3,500.00 Subtotal 4,991.19 Total Geral  41,291.19  64,291.19

128 DEMONSTRATIVO DAS SOLICITAÇÕES DE DESEMBOLSO

129 Demonstrativo das Solicitações de Desembolso Referência e Anexos (CBR)
Programa: Contrato de Empréstimo BID nº Executor: Deverão ser incluídas todas as Solicitações de Desembolso apresentadas ao Banco no exercício, independentemente da modalidade da Solicitação (ADF, RRF, DPS, DPB,AFJ) Demonstrativo das Solicitações de Desembolso Período: 01/01/200X a 31/12/200X Em US$ Dólares Nº da Solicitação Data de Apresentação Solicitado Aprovado Diferença Referência e Anexos (CBR) BID Local Total (Local /Data) Assinatura Assinatura Nome/Cargo ou Função Nome/Cargo ou Função

130 Demonstrativo das Solicitações de Desembolso
OBJETIVO DO EXAME DA VALIDADE E QUALIFICAÇÃO DOS PROCESSOS DE AQUISIÇÕES E SOLICITAÇÕES DE DESEMBOLSO POR PARTE DOS AUDITORES. Verificar: O cumprimento, nos processos de aquisições de bens, obras e serviços de consultoria, dos requisitos estabelecidos no contrato de empréstimo ou convênio de cooperação técnica celebrado com o Banco, inclusive o disposto no regulamento operacional ou de crédito; Se as solicitações de desembolso foram elaboradas e apresentadas pelo executor de acordo com os requisitos do Banco; Se as solicitações de desembolso foram elaboradas e apresentadas pelo executor de acordo com os requisitos do Banco; Se as solicitações de desembolso estão devidamente corroboradas por comprovantes de despesas fidedignos, mantidos ordenadamente nos arquivos do executor ou do co-executor; Se as despesas realizadas foram devidamente autorizadas e são qualificadas para serem financiadas com os recursos do financiamento e/ou a contribuição do Banco; Se as despesas e os recursos do projeto foram contabilizados correta e oportunamente pelo executor Maiores detalhes sobre a abrangência dos exames que devem ser realizados pelos auditores podem ser vistos nos Documentos AF-300 e AF-500.

131 INTERRELAÇÃO DAS TRANSAÇÕES ENTRE OS DEMONSTRATIVOS
Relatório de Progresso RELATÓRIO DO FUNDO ROTATIVO DEMONSTRATIVO DE RECURSOS RECEBIDOS E DESEMBOLSOS EFETUADOS Conciliação DEMONSTRATIVO DOS INVESTIMENTOS DEMONSTRATIVO COMPARAÇÃO CUSTO ESTIMADO / CUSTO EFETIVO DEMONSTRATIVO MONTANTE E OPORTUNIDADE DA CONTRIBUIÇÃO LOCAL E DE TERCEIROS FORMULÁRIO “CONTROLE DE DESEMBOLSOS E APORTES LOCAIS”

132 IMPORTÂNCIA DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS AUDITADAS
OBJETIVOS DAS DFAS USOS DAS EFAS Avaliar a situação financeira do projeto. Verificar o uso apropriado dos recursos do projeto. Cumprimento dos objetivos do projeto. Avaliar a capacidade da empresa para gerar recursos financeiros e a oportunidade e certeza com que os irá gerar. Prever suas necessidades futuras. Capacidade para cumprir seus compromissos financeiros. As demonstrações financeiras auditadas são um componente importante do esquema de supervisão do Banco. Avaliar a situação de investimentos do projeto; Verificar o uso adequado dos recursos recebidos; Antecipar problemas de execução; Reavaliar os objetivos do projeto e definir modificações no mesmo. Realocar recursos do projeto. A qualidade e veracidade das informações devem estar sustentadas pelo exame e pelo parecer dos auditores independentes.

133 EFA Executor Auditoria Comunicação ao Mutuário e/ou Executor
RECEBIMENTO E ANÁLISE DE DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS AUDITADAS POR PARTE DO BANCO Análise pelo Banco Art (a) (iii) Conteúdo Qualidade Oportunidade EFA Comunicação ao Mutuário e/ou Executor Executor Proceder Ajustes Apresentar Demonstrativos Reapresentar Demonstrativos Prestar esclarecimentos Não Cumprida Cumprida Auditoria Apresentar o Parecer Reapresentar o Parecer Emitir Opinião CI, CC Prestar esclarecimentos

134 INSTRUTIVOS DO BANCO AF-100: Política do Banco sobre a Auditoria de Projetos e Entidades AF-200: Documento de Licitação de Auditoria Externas Financiadas pelo BID. AF-300: Guias para a Elaboração de Demonstrações Financeiras e Requisitos de Auditoria Independente. AF-400: Termos de Referência para a Auditoria Externa de Projetos Financiados pelo BID AF-500: Termos de Referência para a Revisão Ex-Post dos Processos de Aquisições, da Documentação Comprobatória das Solicitações de Desembolso Guia para a Preparação de Pedidos de Desembolsos – Março de 1999 Pautas Mínimas e Orientações para Elaboração de Relatório de Auditoria dos Projetos/Programas do BID – Versão 1-A.

135 SUPERVISÃO DE OPERAÇÕES REPRESENTAÇÕES

136 Supervisão Elementos do BID para a supervisão de projetos
Políticas e procedimentos para o processamento de desembolsos Visitas de inspeção Demonstrações Financeiras Auditadas

137 Visitas de Inspeção - Objetivos
Avaliação Institucional e Financeira Inspeção Técnica Especialista Setorial Especialista Financeiro

138 Avaliação financeira e institucional
O BID realizará visitas para avaliar: A execução financeira do Projeto Centralizada x descentralizada A estrutura da Agência Executora Central Os sistemas financeiro-contábeis e o controle interno A revisão da documentação comprobatória das solicitações de desembolso

139 Visitas de avaliação financeira
Serão observados: Catálogo de contas. Controle contábil e registros. Registros dos investimentos do projeto, conciliações. Uso do Fundo Rotativo. Informações financeiras do projeto. Contribuição local e financiamento de outras fontes. Cláusulas contratuais. Uso de recuperações, situação da carteira. Indicadores financeiros acordados. Documentação comprobatória de desembolsos.

140 Visitas de Inspeção Institucional-Financeira Diretrizes
CAPACIDADE INSTITUCIONAL/ FINANCEIRA Registros contábeis e financeiros Preparação de relatórios financeiros Registro de ativos Avaliar Revisar

141 Visitas de Inspeção Institucional/Financiera Diretrizes
Normas e procedimentos Número e qualificação técnica do pessoal de apoio e supervisão Procedimentos de controle interno ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E ADMINISTRATIVA

142 PROCESSO DE CONTROLE INTERNO
Confiabilidade das Informações Financeiras PROCESSO DE CONTROLE INTERNO Efetividade e Eficiência Operacional Cumprimento de Normas e Leis Aplicáveis

143 Avaliação Institucional
Programação de atividades Organização administrativa Administração de pessoal Administração de bens e serviços Administração financeira Controle interno Controle externo

144 Obrigado por sua participação!