CONSTRUÇAO DA CULTURA ORGANIZACIONAL

Apresentação em tema: "CONSTRUÇAO DA CULTURA ORGANIZACIONAL"— Transcrição da apresentação:

1 CONSTRUÇAO DA CULTURA ORGANIZACIONAL
Aula 13 – 31/10/2013 António Albano Baptista Moreira 1

2 Aula 10 – 02/05/2011 OBJETIVOS Origens, aplicações da estrutura organizacional Evoluções da estrutura organizacional Metodologia para o desenvolvimento e implementação da estrutura organizacional Metodologia para avaliação da estrutura organizacional 2

3 Aula 10 – 02/05/2011 OBJETIVOS Origens, aplicações da estrutura organizacional Evoluções da estrutura organizacional Metodologia para o desenvolvimento e implementação da estrutura organizacional Metodologia para avaliação da estrutura organizacional 3

4 Ao final o que levaremos ?
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL METODOLOGIA 4

5 Na internet ... Trabalho sobre estruturação do caso da Empresas de Informática 5

6 Deve fazer três análises para determinar a estrutura organizacional.
Análise da atividades; Análise de decisões e Análise das relações.

7 Estrutura Organizacional ideal :
Qual é, qual será o negócio de nossa empresa? Etapas da definição da Estrutura Organizacional ideal: Etapa 1- Análise das Atividades Etapa 2- Análise das Decisões Etapa 3- Análise das Relações Análise das Atividades Procura identificar as principais áreas de uma empresa, a saber: -Produção -Marketing -Engenharia -Contabilidade -Compras -Pessoal

8 Análise das Decisões Procura identificar o modo como as decisões são tomadas: -Quais são as chances de sucesso? -Quem toma as decisões? -Quais áreas afetadas? -Quais os prazos possíveis? Análise das Relações Procura identificar o Conteúdo das Informações envolvidas nas decisões e a inter-relação entre os diversos níveis afetados quando da tomada de decisões.

9

10

11 Análise de Processos

12 Introdução Movimentação de pessoas, papéis e informação na organização
Assegurar a fluidez Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do funcionário Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia Objetivos: Identificar a utilidade de cada etapa do processo Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações (passos) Adequar as operações (passos) às pessoas que as executam Identificar necessidade de treinamento específico Utilizada ao definir novos sistemas para a organização

13 Estratégia para estudo de processos
Escolha do processo a estudar Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.) Simples identificação não é suficiente (várias unidades) Coleta dos dados e representação gráfica Uso de gráficos (fluxogramas) Análise dos métodos usados no processamento atual Interação com outros processos (inclusive outras unidades) Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?) Modificações na seqüência dos passos (criação e eliminação) Implantação do novo processo ou sistema Manualização (confecção de manuais) do novo processo

14 Usaremos para representar
Processo visto como: um conjunto articulado de atividades para gerar um resultado denominado produto (mercadoria ou serviço). uma cadeia de atividades que produz um serviço. uma linha de produção para fabricar uma mercadoria. Usaremos para representar processo-chave de negócio

15 Processo-chave de negócio
IMPORTANTE: Representa apenas as atividades realizadas PELA EMPRESA. NÃO DEVE REPRESENTAR: Atividade de Cliente Atividade de Fornecedor de Mercadoria (componentes) Atividade de Fornecedor de Serviço (terceirizado) Qualquer outra atividade externa à empresa (fiscal, consultor, vizinho, etc.)

16 Introdução Movimentação de pessoas, papéis e informação na organização
Assegurar a fluidez Limites decisórios variam segundo a posição hierárquica do funcionário Manter dentro dos padrões de eficiência e eficácia Objetivos: Identificar a utilidade de cada etapa do processo Verificar as vantagens em alterar a seqüência das operações (passos) Adequar as operações (passos) às pessoas que as executam Identificar necessidade de treinamento específico Utilizada ao definir novos sistemas para a organização

17 Estratégia para estudo de processos
Escolha do processo a estudar Indicadores de problemas (queixas, filas, etc.) Simples identificação não é suficiente (várias unidades) Coleta dos dados e representação gráfica Uso de gráficos (fluxogramas) Análise dos métodos usados no processamento atual Interação com outros processos (inclusive outras unidades) Dificuldades percebidas (reflexos de outros processos?) Modificações na seqüência dos passos (criação e eliminação) Implantação do novo processo ou sistema Manualização (confecção de manuais) do novo processo

18 Importância da Análise Processos

19 Fluxograma (Flowchart)
“Representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002) Gráfico que representa cada fase de um processo, identificando, de forma clara, as operações e os envolvidos. Também conhecido como: Carta de fluxo do processo Gráfico de processamento Gráfico de seqüência

20 Fluxograma - Objetivos e Vantagens
Padronizar a representação de métodos administrativos Permitir maior rapidez da descrição de métodos administrativos Facilitar leitura e entendimento Melhorar a análise Facilitar localização e identificação dos pontos mais importantes Vantagens: Levantamento e análise de qualquer método administrativo Apresentação real do funcionamento Visualização integrada de um método administrativo Repercussões Uso de convenções e símbolos (facilita a leitura)

21 Fluxograma - Análise Algumas perguntas que permitem analisar o processo: Por que esta fase é necessária? Tem influência no resultado final da rotina analisada? O que é feito nesta fase? Para que serve esta fase? Onde esta fase deve ser feita? Uma mudança de/no local permitiria maior simplificação? Quando esta fase deve ser feita? A seqüência está na ordem correta? Quanto tempo dura a execução desta fase? Quem deve executar esta fase? Há alguém mais bem qualificado para executá-la? Seria mais lógico que outra pessoa a executasse? Como esta fase está sendo executada?

22

23

24 Técnicas e Tipos de Fluxogramas
Regra geral: De cima para baixo, da esquerda para direita Observar o cruzamento das linhas de fluxo Recomendável o papel quadriculado As operações podem ser numeradas de forma seqüencial, para permitir referências ou comentários Existem diversos tipos de fluxogramas: Fluxograma Vertical Fluxograma Sintético Fluxograma de Blocos Fluxograma Esqueleto Fluxograma de Procedimentos 1. Início 2. Processo 3. Decisão 4 5

25 Fluxograma Vertical (Michael Addison)
Também chamado de: Folha de Análise Folha de Simplificação do Trabalho Diagrama de Processo É padronizado, pode ser usado formulário pré-impresso ASME (American Society of Mechanical Engineers) Preenchimento simplificado (não exige desenhos) Facilita o entendimento Mais utilizado em levantamentos de processos Dificuldade em identificar fluxos alternativos (outra cor) Pode apresentar colunas extras com informações adicionais (distância, tempo decorrido, etc.)

26 (CRUZ, Tadeu )

27 Fluxograma Sintético Representação da seqüência dos vários passos (ou grupos de passos) de um determinado processo Representa genericamente o processo Não há preocupação em identificar cargos, unidades ou localização de cada atividade Indicado quando: É necessário o esboço do processo a ser estudado É necessário apresentar o processo a pessoas pouco acostumadas com fluxogramas O propósito é fazer apenas uma análise superficial do processo Para decidir se vale a pena detalhá-lo Para apresentar a pessoas que não o conhecem profundamente

28 Fluxograma Sintético – Exemplo 1
Processo de Recebimento de Matéria-prima Recebe Transportadora Testes de Qualidade no Laboratório Devolve lote ao Fornecedor Envia lote ao Depósito Consulta Pedido de Compra

29 Fluxograma Sintético – Exemplo 2
Processo de Adiantamento de Salário Funcionário preenche a SAS Verifica data-limite da SAS (dia 20) Recusa SAS Registra valor solicitado Efetua pagamento Envia SAS ao Setor de Pagamento Legenda: SAS – Solicitação de Adiantamento de Salário

30 Fluxograma de Blocos Parecido com o Fluxograma Sintético, permite maior detalhamento: É capaz de exibir os fluxos alternativos Permite estabelecer se o processo é positivo ou negativo Possui uma maior variedade de símbolos (mais versátil) É o mais utilizado pelas empresas Usado no levantamento de processos existentes Usado na descrição de novos processos

31 Símbolos mais utilizados
(OLIVEIRA, Djalma P. R )

32 Fluxograma de Blocos – Exemplo 1
Processo de Recebimento de Matéria-prima Início Recebe Notas Fiscais Confere com o Pedido de Compra OK? Envia amostras para o Laboratório Efetua Testes de Qualidade Devolve lote ao Fornecedor Envia lote ao Depósito Aguarda novas entregas Sim Não

33 Fluxograma de Blocos – Exemplo 2
Processo de Adiantamento de Salário Verifica data da SAS 2 anos Antes do dia 20? 2 SAS 1 Sim Não Registra valor solicitado Cheque Solicitação de Adiantamento (SAS) Fim Início Funcionário Depto. Pessoal Depto. Financeiro

34

35

36

37

38

39

40

41 Recomendações Identifique, no início, que técnica de fluxograma irá utilizar Simplificar processos não é somente eliminar passos Seja detalhista no levantamento (cuide para não omitir nada) Os processos não são isolados, identifique os reflexos É útil vincular a Análise de Processos ao Estudo de Layout Manuais são decorrência da Análise de Processos Existem softwares que auxiliam no desenho de fluxogramas MS-Windows Visio, Edge Diagrammer, SmartDraw, Harvard Graphics, MS-Office Linux Kivio, DIA, OpenOffice.Org

42 O Fluxograma deve ser utilizado quando:
da implantação e/ou revisão de um sistema, de uma rotina, de formulários, de um método de trabalho; do planejamento e análise de rotinas de trabalho, objetivando sua racionalização; do desenvolvimento de um estudo de lay-out; do estudo de criação, racionalização e/ou extinção de formulários.

43 Recomendações Procurar eliminar passos para simplificação da rotina.
A omissão do registro de um passo pode acarretar prejuízo no resultado final do estudo. Não esquecer que uma rotina não existe de forma compartimentada. É conveniente vincular o estudo de rotina a um estudo de arranjo físico (lay-out) .

44 Simbologia a ser utilizada
DOCUMENTO Representa a utilização do documento. EMISSÃO DE DOCUMENTO 3 DOCUMENTO COM MAIS DE 1 VIA 2 1 SETA Indica a direção do Fluxo

45 Simbologia a ser utilizada
OPERAÇÃO/AÇÃO Representa as variedades de funções, execução de uma ação específica. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS DECISÃO Operação de decisão. Determina o caminho a seguir, entre os vários apresentados. CONECTOR Representa uma entrada ou saída em direção a outra entrada, em outra parte do fluxo. INÍCIO E FIM DO FLUXO

46 Indicador de executante da atividade (OPCIONAL)
Nome da atividade Nome do executante Subprocesso: Nome do subprocesso

47 Consideração prática:
cada página deve conter no máximo 7±2 símbolos gráficos Caso contrário a legibilidade do fluxograma (flowchart) ou de qualquer outro modelo gráfico fica prejudicada.

48 ACHAR SOLUÇÃO POSSÍVEL
INÍCIO DEFINIR O PROBLEMA ANALISAR O PROBLEMA REUNIR MAIS DADOS DÁ PARA RESOL-VER Não Sim ACHAR SOLUÇÃO POSSÍVEL GERAR ALTERNATIVA Não RESOLVE Sim PLANEJAR SOLUÇÃO IMPLANTAR AVALIAR FIM

49 Fluxo - processo de compra
Comprador Início Relatório de disponibilidade Efetua estudo de rotatividade dos produtos e comportamento do mercado. 1 Contato com fornece-dores Emite Tomada de Preços Pedido Fim

50 INÍCIO FIM Recebe Pedido Vendedor Fazer Produto Recebe Pagamento Tesouraria Entrega Produto Cliente recebeu ? SIM NÃO 1 não Registrando Pedido

51

52 Obrigado 52

53 53