MAPEAMENTO E ANALISE DE PROCESSOS DE TRABALHO Casos Práticos

Apresentação em tema: "MAPEAMENTO E ANALISE DE PROCESSOS DE TRABALHO Casos Práticos"— Transcrição da apresentação:

1 MAPEAMENTO E ANALISE DE PROCESSOS DE TRABALHO Casos Práticos
Rodrigo Costa Medeiros Diretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá do Sul/SC

2 Mapeamento do Processo de Trabalho
Indica a sequência de atividades do processo Permite questionar a eficiência, usando perguntas críticas: A complexidade existente é necessária? A burocracia existente é exigência legal? Uma atividade é feita mais de uma vez? (retrabalho) É possível simplificar? e Há desperdício de energia em atividades secundárias?

3 CASOS PRÁTICOS

4 PROBLEMA Excesso de Trabalho nas Execuções Fiscais
Petição Conclusão Despacho Como Resolver?

5 SOLUÇÃO Mapear o Processo de Trabalho
Selecionar um Micro Processo Executado - Empresa, já encerrada; Citação Ocorre – Oficial não encontra bens; Bacenjud e Renajud não encontram bens; e Fazenda Pede Redirecionamento em face dos administradores. Selecionar um processo de trabalho que demande muita energia

6 SOLUÇÃO Mapear o Processo de Trabalho
Usar a ferramenta de Fluxograma Facilitará: A Visualização Gráfica da rotina existente; O Brainstorming; A identificação das interfaces críticas; Visualizar o encadeamento das atividades; e Visualizar os autores do processo de trabalho.

7 Fluxograma – Inicial até o pedido de redirecionamento
DESPACHO - CITAÇÃO CITAÇÃO Penhora Infrutífera DESPACHO Vista 15 dias RENAJUD NEGATIVO DESPACHO Renajud PEDIDO RENAJUD DESPACHO Defere Prazo PEDIDO PRAZO VISTA 15 dias PEDIDO PRAZO DESPACHO Defere Prazo PEDIDO BACENJUD DESPACHO Bacenjudd DESPACHO Defere Prazo PEDIDO Mandado Verif. PEDIDO PRAZO VISTA 15 dias BACENJUD NEGATIVO DESPACHO DEFERINDO MANDADO Consta encerramento VISTA 15 dias PEDIDO PRAZO DESPACHO Defere Prazo PEDIDO Redirecionamento

8 Brainstorming Setor de Execução Fiscal
Fazenda Nacional vista como inimiga; Não havia uma visão preventiva de demanda; Processo de trabalho facilitava o relatório estar em dia (movimentações simples e diversas cargas para vista); e Havia um sentimento de que execução fiscal não gerava resultado.

9 Reunião com a Fazenda Precisavam de prazos mais longos para diligências; e Necessitavam da diligência do Oficial Justiça de Verificação de funcionamento da empresa.

10 A Analise nunca deve acabar
Fluxograma – Inicial até o pedido de redirecionamento Resultado das alterações INICIAL DESPACHO: Citar Verificar Encerramento CITAÇÃO Penhora Infrutífera Empresa encerrada DESPACHO: Bacenjud Vista 45 + 45 dias + DOI + Detranet DESPACHO: Bacenjud Renajud Vista 45 + 45 dias + DOI DESPACHO Vista 15 dias PEDIDO Redirecionamento Importante!! A Analise nunca deve acabar Resultado Final: Excluímos: atividades sem valor agregado; tempo de espera; atividades repetidas. Mais tempo para processos que trazem resultado Fazenda Acessa o Detranet: Verifica Veículo Nome e endereço do Credor Fiduciário Renajud: Consumia Muito Tempo Não Encontrava Veículos; OU Veículos com Alienação Fiduciária Buscar soluções em outras unidades

11 Mudança de Cultura Fazenda Nacional não pode ser vista como inimiga;
Precisavamos ter visão preventiva, antecipando-se aos fatos; Explicação sobre a finalidade dos relatórios da Corregedoria; e Explicamos uma outra forma pela qual as execuções fiscais geram resultados.

12 Mapear também é observar atentamente a dinâmica do trabalho
Mapear não é só Desenhar Fluxograma; ou Fazer brainstorming Mapear também é observar atentamente a dinâmica do trabalho

13 Mapeamento Por Observação
Fase Inicial Sentença Contestação Fase Pericial Apelação

14 Servidores ++ Satisfeitos
CONCLUSÃO Mapeamento é uma excelente ferramenta para ganhar eficiência Eficiência duradoura que gera mais eficiência ++ Eficiência ++ Resultado Servidores ++ Satisfeitos

15 CONCLUSÃO Mapear não é desenhar fluxogramas;
Mapeamentos não devem ser tornar mais uma atividade burocrática; Importante é criticar constantemente nossos processos de trabalho em busca da eficiência; e Cuidar para as alterações ocasionarem o mínimo stress possível

16 Obrigado! Rodrigo Costa Medeiros
Diretor de Secretaria – 1ª Vara Federal e JEF Criminal Adjunto de Jaraguá do Sul/SC