COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

Apresentação em tema: "COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA"— Transcrição da apresentação:

1 COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA

2 Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011
Auditoria  Definições Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011

3 Auditoria  Definições BS 8800 OHSAS 18001

4 Auditorias em Sistemas
de Gestão Atividades Sistemáticas Detectar vícios Avaliar degradação Atividades Independentes Não pertencer à área auditada Ter mente aberta Critérios de auditorias adotados Eficácia (“O que fazer”) Eficiência (“Como fazer”) As Auditorias . . . Verificam Conformidade Avaliam controles (diferentes de inspeção) Não possuem caráter punitivo Constituem processo amostral

5 IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS PARA
AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 E BS 8800

6 ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA
LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPO DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA CONDUZIR REUNIÕES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS” FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR AUDITOR ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES SER IMPARCIAL E OBJETIVO ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA

7 ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA
AUDITADO COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS CLIENTE DA AUDITORIA DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITÉRIOS DE AUDITORIA DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO) RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AÇÕES CABÍVEIS

8 Tipos de Auditoria Finalidade Auditoria de adequação ou conformidade
Interação entre as partes Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes Objeto de auditoria Processo, produto ou sistema

9 Etapas das Auditorias PLANEJAMENTO * ESCOPO * OBJETO * OCASIÃO
* CRITÉRIOS DE AUDITORIA PREPARAÇÃO * ESTUDO DOS DADOS * LISTAS DE VERIFICAÇÃO * NOTIFICAÇÃO CONDUÇÃO * REUNIÃO DE ABERTURA * EXECUÇÃO * REUNIÃO DE ENCERRAMENTO RELATO * VERBAL * DOCUMENTADO AÇÃO PREVENTIVA / CORRETIVA * ÁREA AUDITADA * CONSENSO AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE * NOVA AUDITORIA * ENVIO DE DOCUMENTOS / REGISTROS AVALIAÇÃO DAS AUDITORIAS * GRUPO AUDITOR * AUDITADO SISTEMÁTICO

10 PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS
ESCOPO Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor líder e consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e recursos OBJETIVO Pode ser conformidade da documentação (auditoria de adequação) e/ou conformidade da implementação (auditoria de conformidade) CRITÉRIOS DE AUDITORIA Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado

11 PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS
GRUPO AUDITOR Designado considerando-se Critérios de auditoria Tipo de organização e processos Capacidade de comunicação Requisitos legais aplicáveis OCASIÃO Definida considerando-se Alterações no sistema de gestão Requisitos legais Ações corretivas e preventivas

12 Preparação para a Auditoria
CONTATOS COM O AUDITADO * SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS (CONFIDENCIALIDADE) * CONFIRMAÇÃO DOS PARÂME- TROS PLANEJADOS VISITAS ÀS INSTALAÇÕES * SE NECESSÁRIO E VIÁVEL ATIVIDADES A REALIZAR GRUPO AUDITOR * DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS PELO LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA * CONFECÇÃO DA AGENDA DA AUDITORIA * PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO

13 EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO

14 CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS
ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS Reunião de abertura Visita às instalações Condução da auditoria Reuniões parciais com o auditado Reunião de encerramento

15 REUNIÃO DE ABERTURA Apresentação dos auditores
Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável Confirmação do panejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria Confirmação da agenda Alterações devem ser feitas, se necessário Confirmação dos arranjos administrativos Transporte, almoço, sala de reunião e etc.

16 REUNIÃO DE ABERTURA Confirmação dos contatos
Auditados e demais envolvidos Guia de auditoria Interferir, se necessário Conhecer objeto e critérios de auditoria Não é auditado (a princípio) Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

17 CONDUÇÃO DA AUDITORIA Visitar as instalações
Se necessário, antes da condução da auditoria Apenas observar. Interferir em situações de risco Coletar evidências por meio de Entrevistas, documentos, registros e observações de atividades Realizar amostragem Aleatória e em quantidade “suficiente” Utilizar documentos de trabalho Listas de verificação (diretriz) Realizar anotações necessárias e reportar eventuais não conformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)

18 CONDUÇÃO DA AUDITORIA Utilizar técnicas de rastreamento
Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”) e/ou aleatório (“trace random) Interferir o mínimo possível Solicitar permissão Gerenciar o tempo da auditoria Alterar agenda, se necessário, em comum acordo com o auditado

19 Reuniões parciais com o auditado
Objetivo: consolidar os resultados da auditoria Envolver os auditados do dia (no mínimo) Realizá-la ao término do dia ou no início do dia seguinte Reportar eventuais não conformidades ou observações Facilita a reunião de encerramento Reuniões semelhantes podem ser feitas apenas com auditores

20 REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
Reapresentação dos auditores Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que não estavam na reunião de abertura Agradecimentos ao auditado Cooperação e tempo dedicado, por exemplo Reconfirmação do planejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria Reconfirmação da agenda Destacar eventuais alterações Apresentação dos pontos de “maior preocupação” e “positivos” Resumidamente

21 REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
Entrega dos relatórios individuais de não conformidade Se previsto no procedimento de auditoria ou outro procedimento. Caso contrário, acordar prazo. Esclarecimento de dúvidas, Se existirem Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas

22 RELATO DE AUDITORIA * RELATO VERBAL * RELATO DOCUMENTADO
AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO DA AUDITORIA AO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADO AO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO * RELATO DOCUMENTADO NÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS CONCLUSÃO FINAL RELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL * CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS CONFIDENCIALIDADE PRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL

23 Relatório Individual de NC

24 Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias
NÃO CONFORMIDADES REAIS POTENCIAIS AÇÃO CORRETIVA AÇÃO PREVENTIVA Identificar a causa Propor solução Implementar solução AUDITADO AUDITOR Avaliar efetividade

25 Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva
* RESPONSÁVEL LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO * FORMA DE AVALIAÇÃO NOVA AUDITORIA ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LÍDER ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LÍDER PRÓXIMA AUDITORIA * FORMA DE DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO INDIVIDUAL DE NÃO CONFORMIDADE RELATÓRIO GERENCIAL (CONCLUSÕES)

26 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES
REQUISITOS BÁSICOS

27 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES
SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - ISO e outras referências -

28 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES
SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL - ISO e outras referências -

29 QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES
SISTEMA DE GESTÃO BS 8800/OHSAS 18001

30 PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO

31 Desafios do Auditor Primeiro desafio Lidar com pessoas
Estabelecer confiança Acrescida de respeito: harmonia, transparência e ganhos mútuos Acrescida de credibilidade: reconhecimento da competência (treinamento e experiência) Segundo desafio Distinguir entre avaliação e asserção Exige do auditor Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo Capacidade de distinguir julgamentos de fatos “O tempo está ruim” “O tempo está nublado”

32 A comunicação na auditoria ....
Qualificação inicial do auditado: Chame-o pelo nome Quebre o “gelo” inicial Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicação e busque a empatia Exemplo: “O auditor é apresentado ao auditado, gerente da área. Depois de apresentado, faz o seguinte questionamento: - Qual a sua opinião sobre o processo de auditoria interna para preparar o sistema da qualidade para a auditoria de certificação?” - Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras. - E vocês já conseguiram muitas melhorias? - Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da qualidade...”

33 A comunicação na auditoria ....
Ouça o auditado: Conduza o diálogo Não demonstre sinais de impaciência ou distração Faça perguntas do tipo “aberta” “O que”, “Quando”, “Como”, “Onde” e “Por que” (observe a hierarquia) “Mostre-me” Faça perguntas do tipo “fechadas” Obter respostas “Sim” ou “Não” Faça perguntas do tipo “alternativas” Fornecer alternativas no questionamento Considere a ansiedade do auditado Lembrar que o auditor é visita e que deve “relaxar” o auditado Comunicação

34 Situações típicas de auditoria ....
O auditado .... Fala demais, desviando o assunto É resistente Discorda das eventuais não conformidades Prepara “balão fixo” Chega atrasado Solicita sugestões E durante a auditoria .... O tempo planejado é insuficiente O fato gera dúvida ao auditor quanto à existência de uma não conformidade A independência do auditor é “ameaçada” Outras pessoas tentam “ajudar” o auditado