Notas de aula Prof. Vicente Prado

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1 Notas de aula Prof. Vicente Prado
Formulários e Manuais Notas de aula Prof. Vicente Prado

2 FORMULÁRIOS

3 Formulários Definição:
É um veículo que transporta informações de uma pessoa para outra, de uma unidade para outra, ou de uma empresa para outra; É a materialização do dado, da informação, armazenada ou disseminada, veiculada por pouco período de tempo ou não.

4 Formulários Problemas relacionados com o desenho do formulário:
Contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; Permanência de problemas após a racionalização de trabalho; Demora na utilização; Formação de filas na administração pública.

5 Fomulários Objetivos da Análise e Desenho de Formulários:
Facilitar o fluxo de informações na empresa, com o mínimo custo e provendo os melhores resultados; Uniformizar procedimentos; Centralizar controles, evitando dispersões e gasto desnecessário de tempo; Promover a criação e o desenvolvimento do formulário; Fixar padrões uniformes para projeto e especificações físicas de formulários;

6 Formulários Objetivos da Análise e Desenho de Formulários:
Harmonizar seu uso junto aos demais componentes que colocam a organização em movimento; Compatibilizar sua ação com a experiência demonstrada pelo pessoal (interno e externo à organização) em termos de seu preenchimento e manipulação; Dar ao formulário o papel de agente integrador da informação na empresa.

7 Formulários Estratégia de análise – questões abrangentes
Os formulários usados por toda a empresa foram estudados por uma gerência ou por todas? A aprovação de formulários é centralizada em uma única gerência? Os formulários são codificados e classificados? A gerência responsável pelos formulários verifica a necessidade de se continuar com os formulários em uso? Existe suprimento para 60 dias, por ex., de um formulário de uso freqüente?

8 Formulários Estratégia de análise – questões específicas
O objetivo está claramente colocado na parte superior? O tamanho é apropriado para seu manuseio, incluindo seu preenchimento? O corte do formulário obedece aos padrões estabelecidos pela ABNT? Os lançamentos são feitos de forma a economizar esforços? Se o formulário for preenchido pelo computador, o espaçamento é adequado?

9 Formulários Estratégia de análise – questões de integração
Qual a importância do formulário em estudo no processo em que se situa? O formulário oferece condições de vir a compor um sistema de informações útil à organização? Num sistemas de Informações computadorizadas, o formulário em estudo tem alguma participação nesse sistema? Qual? Existe um Fluxograma de documentos do formulário em estudo? É comum funcionários de outras unidades solicitarem informações a respeito do formulário em estudo?

10 Formulários Estratégia de mudança:
Inventário dos formulários existentes, classificação e codificação. Levantamento do fluxo de trabalho e da presença de Informações. Estudo da viabilidade do aproveitamento dos formulários existentes ou sua adaptação. Criação de novos formulários Teste dos formulários.

11 Formulários Técnica periférica de desenho:
Escalonamento das Informações por prioridade de consulta; Ordenamento das Informações segundo sua origem; Dimensionamento dos campos a serem preenchidos; Atender o contraste das cores; Cálculo de consumo e estabelecimento do estoque mínimo e máximo; Determinação do tempo de duração e freqüência de manuseio do formulário.

12 Formulários Recomendações:
Em formulários de uso interno, o nome da empresa é dispensável, bastando a utilização do logotipo, suficiente para a identificação; A redação deve ser clara, objetiva e acessível a quem responde, e não a quem pergunta; Não usar terminologia específica de certas áreas do saber; Usar campos definidos para resposta; Evitar linha pontilhada para resposta;

13 Formulários Recomendações: Prever o uso de equipamentos eletrônicos;
Usar as cores adequadamente; Considerar o custo final da confecção do formulário; Não esquecer a margem para arquivamento do formulário; A linha contínua forte deve ser usada para separar categorias de questões. Usando siglas e abreviações, explicar seu significado.

14 MANUAIS

15 Manuais Manuais vinculados à movimentação de processos: Objetivos:
Esses manuais devem apontar o como fazer! Objetivos: Permitir que a reunião de informações neles dispostas atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização. O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser no entanto o único.

16 Manuais Estratégia para manualização:
Itemizar os modelos manualizados - identificar os vários tipos de manual que a organização demanda; Qualificar a manualização - detalhamento do que será manualizado, seleção de modelos; Elaborar o manual - colocar em prática os estudos realizados; Distribuir o manual.

17 Manuais Tipos de manuais:
Manual de Organização ou Manual de estrutura: tem como escopo a própria organização. Manual de Instruções, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Serviços: definem normas, diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrática.

18 Manuais Recomendações:
O manual é elaborado para quem não sabe. Quem sabe não o consulta. Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização. É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.