Tribunal de Contas do Estado da Bahia DIÁLOGO PÚBLICO: FISCALIZAÇÃO DE DESPESAS COM PESSOAL PAINEL: DISSEMINANDO BOAS PRÁTICAS DA ÁREA DE FISCALIZAÇÃO.

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1 Tribunal de Contas do Estado da Bahia DIÁLOGO PÚBLICO: FISCALIZAÇÃO DE DESPESAS COM PESSOAL PAINEL: DISSEMINANDO BOAS PRÁTICAS DA ÁREA DE FISCALIZAÇÃO DE PESSOAL EXPOSITORES: LAURA CARNEIRO DA ROCHA ANDRADE IORNILSON GUIMARÃES SOARES Gerentes de Auditoria

2 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 2 RESUMO DA APRESENTAÇÃO l Considerações Iniciais l Histórico das Auditorias Realizadas (Exercícios 1999, 2000, 2001, 2002) l Resultados Alcançados l Redesenho de Recursos Humanos

3 Considerações Iniciais Necessidade de auditoria nos gastos com pessoal Evolução da Despesa com Pessoal - Fonte do Tesouro Em R$1,00

4 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 4 Considerações Iniciais Situação Anterior l Realização de procedimentos manuais l Amostra não representativa Quantidade de vantagens/descontos Diversidade de normativos específicos aplicáveis Dificuldade de acesso às informações

5 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 5 Considerações Iniciais GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS l ÓRGÃO COLEGIADO: Conselho de Política de Recursos Humanos l ÓRGÃO COORDENADOR: Superintendência de Recursos Humanos - Secretaria de Administração l EXECUTORES: órgãos e entidades do Poder Executivo

6 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 6 Considerações Iniciais VISÃO GERAL DO SISTEMA INFORMATIZADO l Instituído através do Decreto Estadual n.º 1.052/92. l Finalidade: armazenar todas as informações em um Único Banco de Dados. l Objetivos: eficiência no planejamento e controle dos recursos humanos; geração de informações confiáveis e atualizadas indispensáveis à definição de políticas e diretrizes de recursos humanos; e efetivo controle financeiro e orçamentário relativo à administração de recursos humanos.

7 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 7 Histórico das Auditorias I - Auditoria 1999 Objetivos: l exame das atividades operacionais; e l respectivos controles internos.

8 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 8 Histórico das Auditorias I - Auditoria 1999 Limitações: l complexidade dos trabalhos nos termos inicialmente propostos; l morosidade na obtenção de documentos e no agendamento de entrevistas; e l dificuldade de acesso às informações.

9 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 9 Histórico das Auditorias II - Auditoria 2000 Objetivos: l obter o conhecimento e a compreensão do Sistema; l identificar as áreas relevantes; l explorar de forma eficiente as áreas selecionadas paara exame; e l avaliar a adequação dos sistemas e controles internos das áreas selecionadas.

10 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 10 Histórico das Auditorias II - Auditoria 2000 Limitação: l ausência de ambiente de testes, com programas e tabelas atualizadas.

11 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 11 Histórico das Auditorias II - Auditoria 2000 Identificadas 17 áreas relevantes: l Admissão em Regime Especial de Direito Administrativo – REDA; l Acumulação de Cargos; l Movimentação de Pessoal Através do Aproveitamento; l Segurança no Acesso ao Banco de Dados; l Segurança no Gerenciador do Banco de Dados; l Manipulação dos Dados no Ambiente de Teste e Produção; l Backup, Recuperação de Dados e Plano de Contingência; l Cadastro de Pessoal;

12 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 12 Histórico das Auditorias II - Auditoria 2000 l Vantagens e Descontos – VDs; l Admissão para Cargo em Comissão ou Função de Confiança; l Movimentação de Pessoal Através da Disposição; l Operacionalização da Folha de Pagamento; l Manutenção das Tabelas Genéricas; l Sistema de Documentação; l Admissão para Provimento de Cargo Efetivo; l Consignações; e l Planos de Carreira e Quadros de Lotação.

13 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 13 Histórico das Auditorias II - Auditoria 2000 Contratação de consultores: l especialista em Bancos de Dados ADABAS; e l especialista na ferramenta Audit Comand Linguage - ACL.

14 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 14 Histórico das Auditorias III - Auditoria 2001 Objetivos: l efetuar o acompanhamento dos pontos de auditoria abordados nos exercícios anteriores; e l verificar a adequação dos controles internos relativos à área de vantagens e descontos.

15 Histórico das Auditorias III - Auditoria 2001 Escopo da área de vantagens Valores até Junho de 2001 Em Mil Reais

16 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 16 Histórico das Auditorias III - Auditoria 2001 Principais procedimentos utilizados: a) levantamento, estudo, catalogação dos dispositivos normativos aplicáveis

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18 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 18 Histórico das Auditorias III - Auditoria 2001 Principais procedimentos utilizados: b) obtenção, conhecimento e mapeamento das bases de dados e das respectivas tabelas utilizadas pelo sistema, através do ACL;

19 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 19 Histórico das Auditorias III - Auditoria 2001 Principais procedimentos utilizados: c) definição e sistematização dos testes, com o estabelecimento das condições e critérios para a execução, consubstanciados nos programas de auditoria a serem implementados para cada uma das vantagens;

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21 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 21 Histórico das Auditorias III - Auditoria 2001 Principais procedimentos utilizados: d) elaboração das premissas para a extração dos dados, a partir dos testes definidos, com a identificação de: l bases de dados para leitura e extração dos dados; l campos necessários a cada pesquisa; l códigos para cada um dos campos; e l critérios lógicos descritos adequadamente para serem desenvolvidos através da ferramenta de extração de dados adotada.

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23 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 23 Histórico das Auditorias III - Auditoria 2001 Principais procedimentos utilizados: d) realização dos testes elaborados, com a validação dos resultados obtidos, através de consultas ao sistema; e) exame da documentação comprobatória dos dados selecionados.

24 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 24 Histórico das Auditorias IV - Auditoria 2002 Objetivos: l acompanhamento dos pontos identificados nas auditorias anteriores, especificamente quanto a: inconsistências cadastrais; acumulação de cargos; e vantagens.

25 Resultados Alcançados IV - Exercícios de 2000, 2001 e 2002

26 Resultados Alcançados IV - Exercícios de 2000, 2001 e 2002

27 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 27 Resultados Alcançados IV - Exercícios de 2000, 2001 e 2002

28 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 28 Resultados Alcançados IV - Exercícios de 2001 e 2002

29 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 29 Resultados Alcançados IV - Exercícios de 2001 e 2002 (Continuação)

30 Resultados Alcançados IV - Resultados das Auditorias de 2001 e 2002 Fonte: Auditoria (*) Não foi possível realizar este teste, em razão do lapso temporal existente entre as Bases de Dados Pessoal/Funcional e as Financeiras, conforme mencionado n item III.5, deste Relatório. (1) Encontra-se adicionado nesse montante o valor de R$4.000,60 decorrente dos 10 casos de não absorção do Abono Complementar levantados pela auditoria de 2001, tratados no item 2.1.2, deste Relatório (2) Encontra-se adicionado nesse montante o valor de R$1.200,00 decorrente dos 10 casos de não absorção do Abono Lei n.º 6.942/96 levantados pela auditoria de 2001, tratados no item 2.1.2, deste Relatório.

31 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 31 Resultados Alcançados IV - Exercício 2002 (Duplicidade de Pagamento)

32 TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO DA BAHIA 32 Redesenho de Recursos Humanos Objetivos l Fortalecimento do planejamento de Recursos Humanos; l Implantação de sistemática de acompanhamento e controle permanentes; l Desburocratização: eliminação de processos em papel; simplificação de procedimentos; automatização de rotinas; e redução de procedimentos.