Convênio Estado – PGQP Ago/11 a Set/12

Apresentação em tema: "Convênio Estado – PGQP Ago/11 a Set/12"— Transcrição da apresentação:

1 Convênio Estado – PGQP Ago/11 a Set/12
Propósito: Conjugação de esforços para a modernização da Gestão Pública do Governo do estado do Rio Grande do Sul (Consultoria INDG). GMR – Gerenciamento Matricial da Receita: Evolução, Consolidação e Disseminação das Melhores Práticas de Gestão na Receita. GMD - Gerenciamento Matricial da Despesa: Racionalização das despesas e internalização do método. ROP - Reestruturação de Processos: Redesenho de processos críticos da Secretaria Estadual de Saúde e dimensionamento das estruturas operacionais da SUSEPE e POLÍCIA CIVIL. GMD – Foco na redução de desperdícios e na pulverização do conhecimento do comportamento dos gastos nas unidades operacionais (pontas/operação). Participação Financeira: Estado 75% - PGQP 25%

2 Agenda PROJETOS ESTRUTURA 1 Problema Saúde Método Adotado
Ações Planejadas e em Andamento Metas e Oportunidades Institucionalização 2 SSP - Polícia Civil 3 Despesas Correntes 4 Receita

3 Governança do Projeto Líder do Projeto Secretário da Fazenda
Gestão do Projeto Mensal PGQP SEFAZ INDG Secretarias Envolvidas Mensal Secretários e Lideranças das Secretarias; SEFAZ e INDG S3: Sistema de Governança do Projeto contemplando acompanhamentos quinzenais mensais juntos aos gestores dos projetos , secretários e PGQP / SEFAZ Secretarias envolvidas Secretaria da Saúde Secretaria da Segurança Secretaria da Educação Secretaria da Fazenda Estrutura Operacional dos Projetos Quinzenal Gestores dos Projetos; Integrantes dos Projetos; INDG

4 Agenda de Projetos 1 Saúde 2 SSP - Polícia Civil 3 Despesas Correntes
4 Receita

5 Foco do Trabalho O Projeto atua sobre processos que representam aproximadamente 58% do orçamento da Saúde do Estado no ano de 2011. Medicamentos R$ 241 MM Medicamentos Administrativos e Judiciais Gestão Plena R$ 824MM Despesas R$ 1,55 BI Regulação Ambulatorial e Hospitalar Incent. Hosp. R$ 105MM Orçamento R$2,03 BI Gestores envolvidos no Projeto: Liderança: Secretário da Saúde Secretário Adjunto da Saúde Diretores: Diretor de Regulação Diretor de Medicamentos Diretor Administrativo S5- Na saúde o foco do trabalho está na gestão plena do sus e em medicamentos através do reprojeto dos processos de regulação hospitalar/ambulatorial e de medicamentos adm/judiciais O Projeto está sendo liderado pela adm da Sec Saúde sendo seus diretores estando a frente dos projeto em conjunto com a sua equipe Demais R$ 380 MM Pessoal R$ 0,427 BI Salário R$ 103MM Demais R$ 324 MM Investimento R$ 54 MM Fonte: Base de dados FPE

6 A Dimensão do Projeto na Saúde
5 milhões de Gaúchos são afetados anualmente pelos processos de regulação do acesso à consultas, exames e internações e pela distribuição de medicamentos pelo Estado! Regulação Ambulatorial e Hospitalar 4 milhões de consulta com especialistas por ano 800 prestadores de serviços de saúde (hospitais, clínicas, laboratórios) 700 mil internações por ano Medicamentos Administrativos e Judiciais 1,3 milhão de entregas de medicamentos por ano novas solicitações de medicamentos por ano 497 municípios com dispensação estadual de medicamentos Fonte: AME (RAME 94) e PRODUÇÃO SIA-SIH(DATASUS)

7 Regulação Ambulatorial Apenas 2,6% de regulação pela SES/RS
Problema 1: Elevado tempo para marcação de consultas com especialistas (Média de 180 dias para as especialidades com maior demanda). 1 Apenas 2,6% de regulação pela SES/RS S7 Regulação ambulatorial Problema Elevado tempo para marcação de consultas com especialista Sendo em media 180 dias e 96 dias para o conjunto Estas consultas alcançam atualmente 414 mil consultas/mês. Atualmente, o estado regula apenas, o que resulta em 2,6% de regulação sobre o total do estado. Ao não regular todo o estado, muitas solicitações indevidas estão na lista de espera ou já foram agendadas, o que aumenta o tempo médio de atendimento. Em maio, encontravam-se na lista de espera 90 mil pessoas (atualmente, a lista de espera é de 105 mil). Considerando a fila existente e a disponibilidade de consultas/mês ofertadas em P. Alegre identifica-se uma relação de 7,8 pessoas na lista de espera para cada consulta ofertada. pessoas na fila 7,8 pessoas na fila para cada consulta Fonte: Relatórios de Lista de espera (sistema AGHOS) e DATASUS

8 Regulação Ambulatorial
Oportunidade: Redução do tempo de acesso às consultas com especialistas de 180 para 55 dias, para todas as solicitações. Plano de ação: Foram planejadas 103 ações com foco na melhoria do processo, aperfeiçoamento da tecnologia de informação e estrutura. Ações até dez/12: 53 Ações até jul/13: 7 Ações até dez/13: 43 Exemplos de Ações Planejadas: Criação de mecanismos para evitar solicitação duplicada de consulta com especialista. Criação de rotina para validação de solicitação de consultas com mais de 2 anos. Parametrização da solicitação no sistema de acordo com protocolos de regulação de acesso; Integração com o sistema de mortalidade do estado para qualificar a lista de espera; Criação de rotina para intervir em municípios que apresentem alto absenteísmo nas consultas com especialista; Expansão do sistema de regulação ambulatorial para 100% das consultas com especialistas no estado até final de 2013. IMPLANTADAS ! S8 Para reduzir o tempo de espera entre a solicitação e realização da consulta, estão previstas as seguintes ações: Expansão da regulação direta e indireta para TODAS as consultas com especialistas no RS. (essa expansão será a partir de um sistema de informática robusto) Estabelecimento de funcionalidades no sistema de regulação. (essas funcionalidades visam barrar solicitações indevidas, limpar/qualificar a lista de espera e controlar o acesso após a marcação da consulta) Implementação de protocolos clínicos de regulação de acesso. (Esse protocolos que serão elaborados pelo IATS/UFRGS irão servir de base para a parametrização do sistema para classificação de cada caso entrante). As ações planejadas visam a qualificar a demanda, “limpar” a atual lista de espera e aproveitar melhor a oferta: Essa ação visa unificar solicitações duplicadas atuais e, a partir do estabelecimento do CPF para toda as solicitações, não haverá mais entrada de solicitações duplicadas. Além disso, já estão sendo barradas solicitações duplicadas para subespecialidades parecidas (ex: ONCO-GINECO e GINECOLOGIA) Essa ação visa forçar os municípios a validarem as solicitações com mais de dois anos, o que vai retirar solicitações que não são mais necessárias. A ideia é expandir essa ação na segunda fase para as solicitações com mais de 1 ano Essa ação, que será feita através de convênio com o IATS_UFRGS, visa criação protocolos de regulação de acesso para IMPEDIR tecnicamente solicitações que não devam ser encaminhadas para especialistas, pois podem ser tratadas na atenção primária. Essa ação visa criar rotina no sistema de regulação para retirar da lista de espera pessoas que já foram a óbito. Quando estiver rodando, a limpeza da base será mensal. A partir do monitoramento da falta a consultas por motivo que não do prestador, a central de regulação do estado irá intervir nos municípios em que há absenteísmo alto. Isso aumentará a utilização da oferta disponível; A expansão do sistema de regulação ambulatorial irá possibilitar o estado regular todas as consultas intermunicipais e ajustar distorções no estado. Possibilitará acesso aos dados dos municípios em relação ao seu encaminhamento/recebimento dos pacientes. Possibilitará também o cumprimento dos contratos, pois o pagamento só será realizado para os acessos regulados. Como desdobramento dessa ação, há uma ação que visa criar um grupo de procedimentos automaticamente regulados a partir da primeira regulação o que evitará que o paciente fique eternamente em tratamento em uma unidade especialista ao invés de retornar a atenção primária. (ex: o paciente será regulado para uma consulta com cardiologista o que abrirá para ele o direito a um eletrocardiograma e mais x consultas). Ao se esgotar essa cota, ele deverá ser regulado novamente para ficar no serviço especialista. Se não houver indicação, ele irá voltar a atenção primária. Como ganho qualitativo, podemos citar os painéis físicos de indicadores e os sistemas de acompanhamento de indicadores a partir das bases de dados (informação gerencial que nunca houve). EM IMPLANTAÇÃO !

9 Apenas 12% de regulação - UTI
Regulação Hospitalar Problema : Elevado tempo até a internação em UTI (Escopo de regulação de internações atual  Somente UTI) 2 Somente 33% das transferências de UTI ocorrem no tempo adequado; 30% das transferências ocorrem em distâncias acima de 150 km; De cada 4 internações, 3 são de caráter urgência; A internação de urgência acarreta período de permanência 25 % maior. Apenas 12% de regulação UTI Da mesma forma que na regulação ambulatorial, a regulação hospitalar deve atingir 100% das internações realizadas. Ao observarmos o período de jan-jul de 2011, das 349 mil internações que ocorreram no período, apenas 2,8 mil foram reguladas pela central de regulação do estado. Atualmente, o escopo da regulação hospitalar do estado é a de regular APENAS as UTIs. Ao fazermos a comparação apenas entre UTI, o estado está regulando 12% do que se propõem. Por não atacar 100% dos casos de UTI ( o que priorizaria os casos mais graves entre toda a população), apenas 33% das transferências de UTI ocorreram no tempo adequado. Por não regular 100% de todas as internações, 3 em cada 4 internações têm caráter URGENCIAL, que acarretam tempo de atendimento 25% na média. Para reduzir o tempo de acesso às internações estão previstas: A expansão da regulação para 100% das internações (UTI,Enfermaria,etc) Criação da sistemática de gerenciamento da ocupação do leito ( padrão para ocupação no sistema, monitoramento em tempo real de toda a ocupação de leito) Criação de sistemática de monitoramento do paciente (para avaliar a evolução clínica do paciente e cruzar com a ocupação de leito mais adequado ao seu quadro clínico) Criação de agenda para ocupação eletiva de leitos ( para garantir o atendimento eletivo dos casos, evitando sua urgencialização bem como o agravamento das condições do paciente) Fonte: Relatórios de regulação hospitalar (sistema AGHOS) e DATASUS

10 Regulação Hospitalar Oportunidade: Redução do tempo de acesso às internações com qualidade no encaminhamento Plano de ação: Foram planejadas 72 ações com foco na melhoria do processo, aperfeiçoamento da tecnologia de informação e estrutura. Ações até dez/ Ações até jul/ Ações até dez/ Criação da sistemática de gerenciamento da ocupação do leito Criação de sistemática de monitoramento do paciente Criação de agenda para ocupação ELETIVA de leitos Criação de protocolos de regulação de acesso Expansão do sistema de regulação para 100% das internações até final de 2013 S10 Reg Hosp Ações Para reduzir o tempo de acesso às internações estão previstas: A expansão da regulação para 100% das internações (UTI,Enfermaria,etc) Criação da sistemática de gerenciamento da ocupação do leito ( padrão para ocupação no sistema, monitoramento em tempo real de toda a ocupação de leito) Criação de sistemática de monitoramento do paciente (para avaliar a evolução clínica do paciente e cruzar com a ocupação de leito mais adequado ao seu quadro clínico) Criação de agenda para ocupação eletiva de leitos ( para garantir o atendimento eletivo dos casos, evitando sua urgencialização bem como o agravamento das condições do paciente) Essa ação visa conhecer o status EM TEMPO REAL de todos os leitos (Hoje o estado não sabe como está a ocupação de cada leito). Como um controlador de voo, o médico regulador vai saber como está cada leito para tomar uma decisão rápida de para onde enviar o paciente. Essa ação visa evitar que um paciente ocupe leito (principalmente de urgência) que não seja mais necessário, abrindo espaço para casos mais graves; Essa ação visa criar agenda de ocupação eletiva do leito para que os pacientes sejam atendidos ELETIVAMENTE possibilitando que casos não se agravem e virem urgências; Essa ação, que será feita através de convênio com o IATS_UFRGS, visa criação protocolos de regulação de acesso para IMPEDIR a utilização indevida do leito bem como auxiliar o médico a decidir qual o melhor leito para cada paciente (de UTI, de enfermaria,etc) Para que toda internação seja regulada possibilitando que o estado saiba como cada prestador está controlando sua agenda de internação.

11 Sistema de Indicadores de Gestão Ambulatorial e Hospitalar
Informação e análise dos serviços prestados em 430 Hospitais. Análise dos indicadores de produção e acompanhamento financeiro dos contratos. Desdobramento dos procedimento ambulatoriais e hospitalares por hospital/região. SISTEMA DE INDICADORES DA REDE HOSPITALAR (FILANTRÓPICOS E PÚBLICOS) Visão dos Serviços Prestados no Estado, por Região, por Município e por Hospital Acompanhamento quantitativo e qualitativo dos contratos Produto: Interface amigável e de fácil consulta às informações gerenciais sistematizar as informações dos hospitais, onde antes haviam dados dos serviços prestados porém de difícil manuseio e análise. O Sistema possibilita a analise dos indicadores de produção e o acompanhamento financeiro dos contratos por diferentes visões como por exemplo por região, por município e até por hospital. QUAL O MONTANTE DE R$ QUE A FERRAMENTA IRÁ GERENCIAR? R$ 862 MM/ano Gestão Plena do SUS Subvenções Sociais

12 Medicamentos Administrativos
Problemas: Elevado tempo da solicitação até a instrução (41 dias) e baixo índice de dispensação de medicamentos (58% ao mês). 1 Tempo entre a solicitação de medicamento e a 1ª dispensação 11d 30d 36d 77d Tempo no município Tempo na instrução e avaliação pela SES Tempo do deferimento até a primeira dispensação Slide 12 MEDICAMENTOS ADM. No processo de entrega de medicamentos por processos administrativos há dois problemas críticos: Um deles é elevado tempo desde a solicitação até a 1ª entrega de medicamento ao paciente que alcança atualmente 77 dias. Há um Termo de Ajuste de Conduta firmado, com o Ministério Público, que determina 30 dias para este mesmo intervalo. Esse tempo é dividido em três fases: (T1) - Tempo da entrada da solicitação no município até a validação da receita na Coordenadoria Regional de Saúde (CRS). Atualmente, esse primeiro tempo é de 11 dias em média (T2) - Tempo da validação da receita na CRS até a avaliação pelo perito da SES. Esse tempo é de 30 dias (T3) - Tempo do deferimento (avaliação) até a 1ª dispensação na farmácia. Esse tempo é de 36 dias... Esse tempo não está sendo trabalhado de maneira direta, pois depende de fatores externos como o próprio paciente ficar ciente do deferimento do processo bem como a não previsão de atendimento daquele paciente naquele mês. Um outro problema, além do elevado tempo para entrega é a baixa taxa de atendimento do processo. Apenas 58% das entregas previstas foram realizadas, na média, em 2011. 2 Entrega de 58 % dos medicamentos previstos no mês TAC MPRS 30 dias Fonte: Relatórios do sistema AME

13 Medicamentos Administrativos
Oportunidades: Diminuição de 41 para 30 dias o tempo de avaliação da solicitação de medicamentos e aumento da dispensação mensal . Plano de ação: Foram planejadas 53 ações com foco na melhoria do processo, aperfeiçoamento da tecnologia de informação e estrutura. Ações até dez/12: 46 Ações até jul/13: 2 Ações até dez/13: 5 Criação de mecanismo de controle de atas de registro de preço. Criação de mecanismo de remanejo de estoque Criação de sistemática de capacitação e avaliação nas regionais; Estabelecimento do controle de produtividade de peritos. Estabelecimento do processo virtual de avaliação das solicitações; IMPLANTADA ! S13 MED ADM A  O objetivo 2 visa ampliar a taxa de entrega previstas de medicamentos. Para atingir esse objetivo algumas medidas estão previstas, como por exemplo: Aperfeiçoamento da sistemática de gerenciamento de estoque e logística (remanejo de medicamentos, controle virtual de estoque, melhor gerenciamento do estoque central) Aperfeiçoamento da sistemática de aquisição de medicamentos ( controle de vencimento e saldo de atas de registro de preço) para que sempre haja a disponibilidade de encomenda dos medicamentos da lista SUS. Essa ação visa controlar os saldos de cada ata registro de preço para que o processo de comprar de medicamentos seja acionado em tempo de não haver o desabastecimento. Essa ação visa controlar os estoques no municípios para que as distorções entre oferta/demanda sejam corrigidas e não haja falta de medicamentos em uma farmácia e vencimento em estoque de medicamentos em outra farmácia; Essa ação visa qualificar a instrução dos processos nas regionais para que o processo não chegue em incompleto para avaliação. Visa também, a partir do reforço de pessoal nas regionais, que as solicitações não precisem vir até POA para serem avaliados. BAYARD: Tu podes citar aqui que está sendo feito um sistema, a partir das bases do sistema de medicamentos, para identificar quais coordenadorias/tipo de processo apresentam problemas Essa ação visa garantir que os peritos produzam em um nível adequado a partir da clusterização dos peritos. Essa ação (QUE É FUTURA E DEPENDE DE APROVAÇÃO DA DIRETORA IRENE) visa fazer com que o processo de medicamentos chegue mais rápido para avaliação eliminando o trâmite físico do processo. Visa também criar workflow para que o processo não fique parado em algum ponto do fluxo. EM IMPLANTAÇÃO !

14 Medicamentos Judiciais Gasto mensal com bloqueios: R$ 6 MM
Problema: Elevado gasto com bloqueios judiciais de medicamentos S14 A distribuição de medicamentos pela forma judicial supera em valor e quantitativo de tratamentos os da forma administrativa. Desse valor judicial de 140 MM, a metade foi realizada via bloqueios. Sabe-se que 4 regionais destoam das outras 15 regionais em valor de bloqueios por habitante: Santa Maria, Bagé, Cruz Alta e Ijuí. Para reduzir o valor de bloqueios, as medidas são: A aproximação com a PGE e PJ para agir nas comarcas com maior gasto com bloqueios; além do desenvolvimento de funcionalidades no sistema AME Instituicionalização do preço máximo para compras com bloqueios( hoje, há bloqueios que ultrapassam o preço máximo ao consumidor estabelecido pela ANVISA). 7) Essas funcionalidades visam garantir o acesso a informação de bloqueios/intimações para uma resposta mais rápida ao judiciário bem como cruzar os tratamentos que tiveram bloqueios e dispensação física. Visa também encerrar solicitações em que o paciente já não necessita do remédio. Gasto mensal com bloqueios: R$ 6 MM EXEMPLOS DE AÇÕES Estratégia de enfrentamento da judicialização. Para isso, é necessária atuação conjunta entre a Secretaria de Saúde, Poder Judiciário e PGE. Desenvolvimento de novas funcionalidades no sistema de medicamentos (AME-JUD) Fonte: Relatórios de bloqueios de valores - SEFAZ/RS

15 Método de Trabalho – SES/RS
1.Alinhamento do trabalho e formação da equipe Em conjunto com os diretores, foram definidas as premissas para o trabalho e os servidores a serem envolvidos. 2. Mapeamento dos processos Alinhamento do trabalho e formação de equipe Em conjunto com os diretores, foram definidas as premissas para o trabalho e os servidores a serem envolvidos. 2. Mapeamento dos processos Foram identificadas 124 causas dos resultados insatisfatórios do processo atual, envolvendo 26 servidores. Foram identificadas 124 causas dos resultados insatisfatórios do processo atual, envolvendo 26 servidores.

16 Método de Trabalho – SES/RS
3. Reprojeto dos processos Foram sugeridas 152 melhorias pelo grupo em conjunto por representantes da: SES/RS CRS SMS/ Porto Alegre COSEMS/SR GHC PGE 4. Plano de Ação e Acompanhamento 3. Reprojeto dos processos Foram sugeridas 152 melhorias pelo grupo em conjunto por representantes da: SES/RS CRS conselho regional da saúde SMS/ Porto Alegre COSEMS/SR Conselho municipal da saúde GHC PGE Elaborado plano de ação constituído de 228 ações contemplando melhorias de processo, tecnologia da informação e estrutura.

17 Acompanhamento e Institucionalização
Sistematização de reuniões de acompanhamento: Quinzenal entre Gestores , Diretores dos Departamentos e o Grupo de Trabalho Mensal entre o Secretário da Saúde e os Diretores dos Departamentos Acompanhamento dos Indicadores dos processos: Acompanhamento das 228 ações S16 Como forma de Déficit oferta/demanda(AMB); Tempo de acesso(AMB-HOSP); % dispensado (MED); Tempo até avaliação (MED)

18 Agenda de Projetos 1 Saúde 2 SSP - Polícia Civil 3 Despesas Correntes
4 Receita

19 Problema: Elevado Passivo de Ocorrências Criminais.
Polícia Civil Problema: Elevado Passivo de Ocorrências Criminais. Oportunidade Identificada: Aumentar a Taxa de Conclusão de 47% (2011) para 71%** ( Procedimentos). Envolvidos: Liderança: Secretário de Segurança. Liderança Executiva: Chefe de Polícia. Gestor: Diretor de Planejamento. Grupo de Trabalho: 20 Delegados. ** Em Negociação

20 Problema: Elevado Passivo de Ocorrências Criminais
Dado a Taxa de Conclusão de 50% nos últimos anos, o passivo de ocorrências criminais da Polícia Civil tem se acentuado gradativamente. Fonte: Relatório de Procedimentos Remetidos e Relatório de Ocorrências Registradas (Sistema COGNOS CUBO)

21 Método de Trabalho 1.Formação do grupo de trabalho
2. Definição de Indicadores e Critérios de comparação Foi designado pelo Chefe de Polícia 20 delegados Durante o projeto, foram entrevistados 40 delegados e 100 agentes. Para identificar as delegacias de referencia na PC, foi desenvolvido o IGD, composto por 3 indicadores: - Indiciamento - Taxa de Conclusão - Tempo Médio 3. Identificação de padrões de produtividade 4. Oportunidades Identificadas Utilizando a produtividade e taxa de conclusão das delegacias. Identificou-se as melhorias de produtividade e da alocação do efetivo nas delegacias. Os fatos criminais foram divididos em 6 grupos, dado a complexidade e a gravidade. Para cada grupo identificou-se padrões de produtividade.

22 Análise das Causas - Demanda e Produtividade
Dos 548 Órgãos foram analisadas 433 delegacias (78%) em relação à demanda de ocorrências e o desempenho no processo de investigação. Análise da Produtividade das Delegacias Referências Melhoria da Produtividade O volume das bolhas é a quantidade de ocorrências criminais Taxa de Conclusão Ponderada de 2011 Produtividade Média por agente Necessidade de Efetivo Ponto Crítico 36 77 Análise da Demanda das 433 Delegacias 129 59 Fonte: Relatório de Procedimentos Remetidos e Relatório de Ocorrências Registradas (Sistema COGNOS CUBO)

23 Plano de Ação Foram planejadas 135 ações com foco na Melhoria do Processo, Redução do Passivo, Aperfeiçoamento da Tecnologia e Otimização da Alocação do Quadro. Alocar os 566 novos agentes em treinamento nas delegacias com necessidade de efetivo. Contratualizar metas de taxa de conclusão com diretores regionais e delegacias. Implementar sistemática de atuação para redução do passivo. Normatizar critérios para abertura de novas delegacias. Potencializar o uso da Delegacia Online (DOL). S23 PLANO AÇO PC Redução do Passivo: 1) Ações de mutirões em conjunto ao MP 2) Estratificação do passivo por fato, observando ocorrências que aguardam representação e que prescreveram. Delegacia Online: 1) Hoje a Dol conta com apenas 7% dos registros, estima-se a possibilidade de dobrar esta participação, totalizando 15%.

24 Acompanhamento e Institucionalização
Foram disseminadas Ferramentas de Gestão e Manuais para acompanhar a produtividade e garantir a institucionalização do projeto.

25 Agenda de Projetos 1 Saúde 2 SSP - Polícia Civil 3 Despesas Correntes
4 Receita

26 Problema: Baixo Nível de Controle nas
Unidades Operacionais das Secretarias Governo RS Cotas Orçamentárias Secretaria da Saúde Secretaria da Segurança Secretaria da Educação Outras Secretarias (grupo corporativo) Brigada Militar Polícia Civil SUSEPE Indicadores Metas Planos de Ação 50 Hospitais Filantrópicos 4 Hospitais Próprios do Estado 420 Unidades Operacionais 600 Unidades Operacionais 160 Unidades Operacionais 2250 Escolas 30 CREs S5 gmd Uma outra frente de trabalho que está sendo realizada junto ao Tesouro do Estado busca internalizar os conceitos do GMD que tem como foco a racionalização e qualificação das despesas nas 3 principais Secretarias de Estado ( Saúde , Segurança e Educação). O projeto GMD analisou 60% da base das despesas correntes trabalháveis do Estado que estão concentradas em 52 rubricas totalizando R$ 1,4 bi . Um ponto importante é que as cotas orçamentárias são estabelecidas para as Secretárias. O Trabalho desenvolvido a 4 mãos com 54 gestores do Tesouro do Estado e das Secretarias, buscou definir indicadores, negociar e desdobrar metas de despesas, estabelecendo planos de melhorias para os principais desafios no nível operacional . Ou seja , metas e controle onde efetivamente acontecem as despesas. (hospitais , batalhões, Delegacias, Casas prisionais, Escolas ,... EXEMPLOS DE MELHORIAS B – Expansão dos projetos de cell fix na PC e BM - em andamento C – Revisão de contratos de demanda na BM, SEDUC e SUSEPE - em andamento D – Troca de borrachas de vedação – atrasada E – Expansão da instalação de moduladores de vazão na SEDUC e SUSEPE – atrasada G – Migração de delegacias para prédios próprios do estado na PC – realizada I – Apresentação de projetos de eficientização energética CEEE na SEDUC, BM e SUSEPE – para a CEEE. – 33 escolas públicas, 25 presídios e 3 quartéis da Brigada Militar no Estado EXEMPLO DE RUBRICAS Água e Esgoto; Subvenções Sociais; Combustíveis e Lubrificantes; Conservação de Veículos; Diárias de Viagens; Energia Elétrica; Gêneros para Alimentação; Gestão Plena do SUS; Limpeza e Higiene; Manutenção e Conservação de Aeronaves; Processamento de Dados; Locações de Imóveis; Telefonia Fixa; Vestuário e Uniforme. Água e Esgoto; Combustíveis e Lubrificantes; Conservação de Veículos; Diárias de Viagens; Energia Elétrica; Gêneros para Alimentação; Limpeza e Higiene; Gestão Plena do SUS; Manutenção e Conservação de Aeronaves; Locação de Imóveis; Processamento de Dados; Telefonia Fixa; Gás de Cozinha; Vestuário e Uniforme. Exemplos de Rubricas:

27 Método de Trabalho Selecionadas as 52 principais rubricas de despesas correntes do Estado (R$1,4 bilhão)... ...Designados 5 líderes (BM, PC, SEDUC, SES E SUSEPE) e envolvidos 32 servidores dos Órgãos... ...Definidos os indicadores de consumo e preço e comparando-os entre grupos de unidades semelhantes (clusters)... ...Analisadas as oportunidades de otimização do gasto e negociadas as metas com os Órgãos... Secretaria da Educação: Ana Claudia Figueroa (diretora do departamento de logística) e 4 envolvidos; Secretaria da Saúde: Cláudio Roberto da Silva (diretor do departamento administrativo) e 3 envolvidos; Secretaria da Segurança Pública: Brigada Militar: Ten. Cel. Janete Consuelo Ferreira (QOEM chefe da PM4) e 9 envolvidos; Polícia Civil: Del. William Carrion (diretor administrativo) e 10 envolvidos; SUSEPE: Giovani Mota Moreira (diretor administrativo) e 5 envolvidos; 438 AÇÕES MAS 63 FORAM CANCELADAS AO LONGO DO PROJETO: SALDO DE AÇÕES “VÁLIDAS”: 375. Principais Rubricas: - Gestão Plena do SUS - Diárias - Limpeza e Higiene - Água e Esgoto - Energia Elétrica - Processamento de Dados ...Elaborados os Planos de Ação (375 ações) para otimização do gasto... ...Implementada a sistemática de acompanhamento mensal das metas e ações planejadas em conjunto com a SEFAZ e os Órgãos.

28 Exemplos de Ações Otimização das despesas de custeio na Secretaria de Segurança (BM, SUSEPE e PC) nas rubricas trabalhadas. 20% Vestuário e Uniforme: compra única da demanda com entregas fracionadas; 30% Telefonia Fixa: redução da tarifa através da instalação de centrais telefônicas; 20% Locação de Imóveis: migração para locais cedidos ou próprios; 14% Comunicação: ampliação da utilização de tipos de serviços (meios de postagem mais baratos); 13% ( R$ 8 milhões )em relação as rubricas trabalhas da Segurança Pública Brigada Militar COMBUSTIVEIS E LUBRIFICANTES SERVICOS TECNICOS CONSERVACAO DE VEICULOS VESTUARIO E/OU UNIFORME ENERGIA ELETRICA TELEFONIA FIXA AGUA E ESGOTO PROCESSAMENTO DE DADOS CONSERVACAO DE VEICULOS Polícia Civil LIMPEZA E HIGIENE LOCACAO DE IMOVEIS COMUNICACAO SERVICOS GERAIS LOCACAO DE IMOVEIS SUSEPE GENEROS PARA ALIMENTACAO DIARIAS DE VIAGEM- PESSOAL MILITAR AGUA E ESGOTO DIARIAS DE VIAGEM ENERGIA ELETRICA GAS DE COZINHA COMBUSTIVEIS E LUBRIFICANTES PROCESSAMENTO DE DADOS DIARIAS ESPECIAIS DE VIAGEM - PESSOAL MILITAR TELEFONIA FIXA CONSERVACAO DE VEICULOS BM Vestuário e uniforme: histórico não é relevante, pois a demanda é varíavel. Este ano vai ser renovado o uniforme de todo o efetivo da BM. Sem as lacunas identificadas o órgão teria um gasto de R$11,3 MM, com o auxílio do INDG a meta é R$9,3 MM Telefonia Fixa: R$1,7 MM (escopo do GMD: ligações fixo p/ móvel). Total: R$3,3 MM. PC Loc. Imóveis: R$5,2 MM Comunicação: R$ 830 mil Energia Elétrica: R$ 10,2 MM Água e Esgoto: R$ 20,4 MM 12% Energia Elétrica: em torno de 30 ações específicas para economia. Ex.: corte das unidades consumidoras não pertencentes às casas prisionais; 10% Água e Esgoto: Em torno de 65 ações específicas para economia. Ex.: instalação de moduladores de vazão nos encanamentos. Expectativa de economia na rubrica

29 Exemplos de Ações Qualificação do custeio nas rubricas corporativa de Energia Elétrica e Gestão da Frota trabalhadas transversalmente no Estado: 2% Programa de Eficientização Energética CEEE: Entregues projetos de 3 quartéis (BM), 25 presídios (SUSEPE) e 33 escolas (SEDUC); ENERGIA SUSEPE: R$ 10,2 MM BM: R$ 4,8 MM SEDUC: R$ 28 MM FROTA (soma das rubricas: COMBUSTIVEIS E LUBRIFICANTES e CONSERVACAO DE VEICULOS) BM: R$ 41,4 MM PC: R$ 6,8 MM SUSEPE: R$ 3,2 MM SEDUC: R$ 1 MM SES: R$ 3,2 MM 38% ICMS: Instrução Normativa para isenção do pagamento de ICMS nos combustíveis da frota do Estado (desde abril). Qualificação estimada na rubrica

30 Relatório de anomalias
Institucionalização Capacitação de servidores da SEFAZ e o estabelecimento da rotina de interação SEFAZ/ÓRGÃOS Rotina Órgãos SEFAZ Matriz de controle ... Através da nomeação dos gestores de rubricas por meio de Portaria Relatório de anomalias Planos de ação Gerenciamento Sistêmico

31 Agenda de Projetos 1 Saúde 2 SSP - Polícia Civil 3 Despesas Correntes
4 Receita

32 Evolução do Nível de Maturidade na Gestão da RE
Avanços Alcançados Evolução do Nível de Maturidade na Gestão da RE O estágio de maturidade do GMR está mais avançado. Muitas melhorias implantadas já foram sistematizadas pela equipe da RE, e que busca a cada ciclo avanços em abordagens diferenciadas... Acompanhamento de metas e resultados através dos aplicativos GMR: PAC Inteligente; ICMS; Informações Eletrônicas; IPVA; ITCD; Cobrança. Migração dos aplicativos GMR para ambiente Windows 7 e Office 2007; Modelagem dos aplicativos GMR e projetos preliminar junto à PROCERGS; Inicio do desenvolvimento em plataforma corporativa. Desenvolvimento do GMR Inadimplência e Liquidez do Esforço Preventivo; Reestruturação dos principais processos da Receita Estadual; Desenvolvimento da Gestão de Desempenho por Indicadores; Assessoramento no Projeto Melhoria da Gestão. CICLO 1 CICLO 3 DESENVOLVIMENTO DAS FERRAMENTAS GMR CICLO 2 MIGRAÇÃO PLATAFORMA CORPORATIVA Ago/2012 EVOLUÇÃO E DISSEMINAÇÃO DO GERENCIAMENTO CURVA DE MATURIDADE EM GESTÃO

33 Gestão da Inadimplência
Meta de redução de 4,5% para 4,0% com ganho estimado de R$ 70 milhões. Informação por período, Grupo Setorial, Delegacia e contribuinte. Inadimplência incluindo e excluindo os 500 maiores contribuintes. Inadimplência com variações nas delegacias.

34 Método de trabalho - Inadimplência
Principais atividades realizadas com o grupo de trabalho, formado principalmente por representantes da APLAN, DTIF, SECOB e DFC. 1 2 3 4 5 6 Análise do comportamento da Inadimplência do ICMS GIA Criação de Indicadores: Percentual de Inadimplência Inadimplência Remanescente Recuperação da Inadimplência Desdobramento da meta em nível de agência, utilizando análise histórica e comparativa Construção da Matriz de acompanhamento Treinamento de cerca de 150 gestores Acompanhamento dos Resultados em 56 Delegacias/Agências da RE CA D P APLAN= Assessoria de Planejamento DTIF=Divisão de Tecnologia e Informações Fiscais SECOB= Seção de Cobrança DFC= Divisão de Fiscalização e Cobrança Em média, recupera-se 16% da inadimplência 1 mês após a data de vencimento. A meta é aumentar esse percentual para 20%. Com o novo percentual, o valor recuperado no primeiro mês somado em um ano, passa de 119,8 milhões para 147, 3 milhões. Com a utilização da Matriz GMR Inadimplência, é possível identificar a Inadimplência de ICMS GIA por Delegacia, Agência, Escritório, Município, CAE, Setorial, Contumácia, Posição da Arrecadação, chegando em nível de Contribuinte.

35 Gestão de Desempenho por Indicadores da RE
Elaborado projeto da Gestão de Desempenho por Indicadores, englobando painel de gerenciamento por indicadores (PGI) e sistemática para acompanhamento dos resultados da Receita Estadual, desdobrados em indicadores de resultados de arrecadação, projetos e processos. PAINEL DE GERENCIAMENTO POR INDICADORES - 600 indicadores entre resultados, projetos e processos? - Abaixo visualização do painel, demonstrando funcionalidades: Análise Global, por DRE e por Agência, filtros por vinculação ao mapa estratégico, à cadeia de valor e ao nível de controle e avaliação da administração tributária; Atualizado em 19/07/2012

36 Sistemática de Acompanhamento dos Resultados da RE
A sistemática de acompanhamento tem como objetivo internalizar os conceitos e objetivos da gestão da Receita Estadual em todos os níveis hierárquicos, disseminando a cultura de controle e as boas práticas entre todos os servidores da organização. Reunião do Comitê Estratégico Ampliado Periodicidade Mensal Reunião do Comitê Estratégico Equipe Diretiva Reunião Divisões e Delegacias e Projetos Mensal Chefes, Delegados e Gerentes de Projetos Reunião Agências e Seções Mensal Chefes de Agência e Chefes de Seção Reporte - Atividades Operacionais - Etapas e Projetos Semanal Coordenadores das Unidades e Responsáveis pelas Ações e Projetos

37 Reestruturação dos Principais Processos da RE
Tributação Fiscalização Contencioso Cobrança Atendimento Método de Trabalho: Mapeamento das 733 Tarefas; Identificação de 354 Oportunidades de Melhoria; Redução de 65 tarefas manuais; Definição de 69 Indicadores de desempenho dos processos; Priorização das ações de melhoria, com estruturação de 26 Projetos, contemplando 148 ações. 59 servidores envolvidos 80 reuniões de trabalho Premissas e diretrizes definidas pelo Subsecretário da RE Reprojeto validado pelo Subsecretário da RE - Definição da cadeia de processos. Exemplos de ações contempladas: Definição de sistemáticas para gestão dos indicadores; Implantação de novos sistemas e funcionalidades: Alvará Eletrônico, Domicílio Tributário Eletrônico, Dossiê do Contribuinte, Processo Eletrônico, LANCE Web; Integração com sistemas de órgãos externos; Expansão dos serviços disponibilizados no Autoatendimento.

38 Obrigado !!!