Automação de Escritório II Excel

Apresentação em tema: "Automação de Escritório II Excel"— Transcrição da apresentação:

1 Automação de Escritório II Excel
Curso de Excel Andreza Barcaro 2015

2 Identificar células pelo nome no Excel - Definir Nomes
É possível utilizar nomes para identificar células ou grupos de células no Excel. A gente já conhece o sistema de referências normal do Excel, baseado em colunas e linhas: A1, B1, A2, B2, e assim por diante. Além disso, o Excel permite que a gente defina nomes para certas células - por exemplo, a gente pode dizer que a célula A2 se chama idade. Daí, quando for escrever uma fórmula que utiliza o valor de A2, podemos escrever usando o nome dela (idade), em  vez de sua referência (A2). Por exemplo, para calcular o dobro de A2, podemos escrever =idade*2  , que vai ter o mesmo resultado de  =A2*2  .

3 Identificar células pelo nome no Excel - Definir Nomes
E qual é a vantagem disso? A maior vantagem é que isso tende a facilitar o entendimento da fórmula. Por exemplo, ao ler a fórmula =idade*2 vemos logo de cara que estamos calculando o dobro de uma certa idade. Por outro lado, quando lemos =A2*2  precisamos primeiro descobrir o que é A2 (é um salário? é uma idade? é uma data?) para só então compreendermos a fórmula. Mas isso também possui uma desvantagem: se quisermos mudar o valor de idade precisamos primeiro descobrir onde é que está essa célula, não é mesmo? Para saber como identificar células no Excel utilizando nomes, siga o passo a passo a seguir.

4 Como definir nomes no Excel
Como exemplo, utilizaremos uma simples planilha de controle financeiro pessoal. Nessa planilha nós preenchemos todos os nossos rendimentos e despesas, somamos os seus totais e calculamos o lucro (ou prejúizo!) do mês. O cálculo do lucro é feito subtraindo-se o total de despesas (C13) do total de rendimentos (C6), como mostra a figura ao lado. O que iremos fazer é definir um nome para a célula C6 (RendimentosTotal) e outro para a célula C13 (DespesasTotal). Para começar, clique na célula C6.

5 Como definir nomes no Excel
Após clicar na célula que queira nomear (1), clique na guia Fórmulas (2) e clique no botão "Definir Nome" (3), conforme mostrado na figura abaixo (clique na figura para ampliar).

6 Como definir nomes no Excel
Após clicar em "Definir Nome", irá aparecer uma janela igual à da figura abaixo. Nela você irá dizer o nome que você quer dar à célula (4) e possíveis comentários que você queira fazer sobre esse nome (5). Adicionalmente, você pode dizer se esse nome será utilizado para toda a pasta de trabalho aberta, ou se apenas para alguma  planilha em particular (6). Após preencher esses campos, é só clicar no botão Ok. 

7 Como definir nomes no Excel
Após clicar em Ok, você pode observar que o nome foi atribuído à célula que a gente selecionou (figura abaixo).  

8 Fórmulas com nomes no Excel
Após fazer o mesmo com a célula C13 (DespesasTotal), podemos usar o nome dessas células nas fórmulas que quisermos. Confira na figura abaixo o exemplo para cálculo do lucro mensal=RendimentosTotal- DespesasTotal 

9 Fórmulas com nomes no Excel
Os nomes funcionam da mesma forma que as referências normais, você pode usarDespesasTotais da mesma forma que você usaria C6 na hora de escrever suas fórmulas. Você pode até considerar o nome como um apelido, uma forma alternativa de chamar C6. Você pode inclusive usar nomes e referências na mesma célula, como  =DespesasTotais-C13+C20 

10 Gerenciando nomes em planilhas
Para gerenciar os nomes das suas planilhas, basta ir na guia "Fórmulas", botão "Gerenciador de Nomes". Todos os nomes utilizados na planilha serão exibidos em uma janela como a da figura a seguir. Para alterar algum nome, basta selecioná-lo nesta janela e clicar no botão "Editar...“

11 Espero que você tenha gostado desse interessante recurso do Excel
Espero que você tenha gostado desse interessante recurso do Excel. Mesmo se você não o utilize com frequência, é importante conhecer o recurso "definir nomes" e "gerenciador de nomes" do Excel para quando você encontrar uma fórmula que utilize nomes em vez de referências já saber do que se trata.

12 Gerenciar de Nomes Exemplo 1:A imagem abaixo apresenta uma planilha de médias de uma determinada classe

13 Gerenciar de Nomes Por alguma necessidade o professor deseja obter a média da classe. Deste modo ele simplesmente iria utilizar a função “Média” nos intervalos de células em que estão as médias de cada aluno conforme imagem abaixo

14 Gerenciar de Nomes Agora note que esta função, por mais simples que possa parecer ainda pode ser simplificada utilizando o gerenciador de nomes. Neste caso, basta selecionar o intervalo de células a ser nomeado e acessar a aba Formulas>Gerenciador de Nomes conforme imagem abaixo:

15 Gerenciar de Nomes Abrirá uma nova janela no qual basta clicar no botão “Novo”. Deste modo, será encaminhada uma nova janela para nomear o conjunto de células.

16 Gerenciar de Nomes Nome: Deve-se inserir um nome referente ao conjunto de células que se deseja nomear. Nesta opção, os nomes não devem possuir espaços. Escopo: Define-se onde será aplicada a nomeação das células. Neste caso selecionamos a opção Pasta de Trabalho. Comentário: Escreva um comentário como referências caso necessário. Refere-se a: Selecione o intervalo de células a ser referenciada. Ao final da operação, clique em OK para concluir.

17 Gerenciar de Nomes Note que agora será possível obter-se a média dos alunos indicando o nome que foi dado ao conjunto de células que contém as médias individuais de cada aluno Vale ressaltar que além da função “Média” é possível utilizar outras funções referenciando-se o nome dado ao conjunto de células para se obter determinado resultado.

18 Gerenciar de Nomes Note que agora será possível obter-se a média dos alunos indicando o nome que foi dado ao conjunto de células que contém as médias individuais de cada aluno Vale ressaltar que além da função “Média” é possível utilizar outras funções referenciando-se o nome dado ao conjunto de células para se obter determinado resultado.

19 Gerenciar de Nomes Exemplo 2:Com base nos conhecimentos adquiridos no primeiro exemplo, podemos imaginar o seguinte cenário Um supermercado realiza o controle de suas vendas conforme imagem abaixo:

20 Gerenciar de Nomes Note que existe uma tabela com vendas referentes ao mês de Janeiro e outra referente ao mês de Fevereiro. Neste caso, existe a necessidade de somar todas as vendas de janeiro e fevereiro para se obter um valor total de vendas. Sendo assim, referenciamos as colunas de vendas de cada mês conforme imagens abaixo:

21 Gerenciar de Nomes Sendo assim, para realizarmos a soma das vendas de cada mês, utilizaremos a função SOMA e inserimos as referências nomeadas de cada coluna conforme imagem abaixo

22 Dúvidas

23 Referência Bibliográfica
BATTISTI, Julio. Excel Básico em 120 Lições. Disponível via web em < sp> Acessado em 2015. Microsof Office Excel Informática e Inclusão Digital. Sesi Excel Executivo. Amiga Inglês e Informática Excel Básico. Fundação Bradesco. 2014 nomes-excel/