PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS EPEC 2015 Roseli Santin Contadora do CREA-PR Assessora da Comissão de Tomada de Contas.

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1 PRESTAÇÃO DE CONTAS DE CONVÊNIOS EPEC 2015 Roseli Santin Contadora do CREA-PR Assessora da Comissão de Tomada de Contas

2 - Convênio Mútua Cooperação - Anual - Convênio de Auxílios Financeiros PRESTAÇÃO DE CONTAS

3  CONSTITUIÇÃO FEDERAL DE 1988  LEI DE RESPONSABILIDADE FISCAL 101/2000  LEI 8.666/1993  RESOLUÇÕES DO CONFEA  Portaria Interministerial nº 507/11 DISPOSITIVOS LEGAIS - Legislação

4  SOMENTE SERÃO ACATADAS AS DESPESAS até a vigência da resolução 1053/14 do Confea, desde que a quitação tenha ocorrido até 29.09.2015, ou seja, o comprovante bancário contenha autenticação até essa data. não tenham sido quitadas até 29.09.2015  As DESPESAS ou RPA realizadas anteriormente e que não tenham sido quitadas até 29.09.2015, NÃO PODERÃO SER INCLUIDAS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS. PRESTAÇÃO DE CONTAS DE 2015

5  O Tribunal de Contas da União – TCU - Acórdãos vedando despesas em convênios com PALESTRAS, CURSOS e outras, que não comprovam a EFETIVIDADE, ou seja, evidências de que os resultados foram atingidos. As despesas de eventos que não demonstrarem sua EFETIVIDADE, mesmo que elas tenham sido realizadas dentro da legalidade, NÃO poderão ser acatadas no convênio. PRESTAÇÃO DE CONTAS DE 2015

6 CONTAS BANCÁRIAS DE CONVÊNIOS É obrigatório a movimentação da conta corrente ou de aplicação em instituição financeira controlada pela União (CEF ou Banco do Brasil) dos recursos recebidos pelo convênio. obrigatoriamente cadernetas de poupança Nota: Os recursos de convênio, enquanto não utilizados, serão obrigatoriamente aplicados em cadernetas de poupança de instituição financeira pública federal se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês, ou em fundo de aplicação financeira de curto prazo lastreada em títulos da dívida pública, quando a utilização desses recursos verificar-se em prazos menores que um mês.

7 As Receitas Financeiras com a aplicação dos recursos do convênio, serão obrigatoriamente computadas a crédito do convênio e aplicadas, exclusivamente, no objeto de sua finalidade, ficando o convenente obrigado a prestar contas dos recursos recebidos. RENDIMENTOS - CONTAS CONVÊNIOS

8 DOCUMENTOS PARA PRESTAÇÃO CONTAS Prestação de contas ao CREA-PR dos recursos recebidos, instruídos dos seguintes documentos : I - ofício de encaminhamento, conforme modelo; II- relatório de cumprimento de metas com as devidas comprovações; III - relatório circunstanciado de execução do objeto do convênio, detalhando as ações desenvolvidas e os resultados alcançados; IV - comprovantes do desenvolvimento das ações detalhadas no relatório circunstanciado, como material utilizado na promoção ou participação de eventos, informativos, boletins ou matérias publicados, anais, atas e listas de presença; e V - relatório físico-financeiro, acompanhado de cópias dos documentos fiscais das despesas realizadas para o desenvolvimento das ações detalhadas no relatório circunstanciado, conforme Anexo IV. OBS: Despesas administrativas deverão constar no relatório acima, pelo valor total (até o máximo de 15%) do valor do convênio.

9 ÙRelatório Circunstanciado de Atividades Anual, contendo a composição da Gestão/Diretoria do exercício, endereço e telefone de contato, atividades de acordo com os objetivos do convênio, eventos promovidos e os que participou, informações sobre nº sócios, interação com os associados, resultados alcançados no exercício com os recursos do convênio. PRESTAÇÃO DE CONTAS

10 ÙAs despesas devem ser apresentadas através de: Cópia legível, certificação detalhada da destinação da despesa (justificativa), identificação nº convênio e comprovante de quitação. Anexar em cada despesa, as cotações de preços para aquisições de materiais ou serviços, e também, a licitação realizada, quando os valores ultrapassarem a R$ 8 mil. COMPROVAÇÃO DAS DESPESAS

11 É a confirmação de que o serviço ou produto foi recebido, de acordo com o solicitado. Sempre informar a finalidade de cada despesa, preferencialmente na parte da frente da Nota Fiscal/RPA e quando não tiver condições e espaço suficiente, utilizar o verso. - Utilizar modelo de carimbo padrão, devendo informar “O QUE” (foi adquirido/serviço) e “PARA QUE” (qual foi a sua finalidade). CERTIFICAÇÃO DESPESA

12 EXEMPLO DE CERTIFICAÇÃO Modelo de Carimbo

13 ÙCarimbo identificando o convênio em cada despesa paga pela conta convênio. MODELO IDENTIFICAÇÃO Nº CONVÊNIO NAS DESPESAS PAGAS Sigla Entidade DESPESA PAGA PELO CONVÊNIO CREA-PR Nº /

14  Despesas quitadas, isto é, cada despesa deverá ter o comprovante de pagamento, através de boleto bancário; ou transferência eletrônica; ou depósito em conta do fornecedor.  Anexação dos extratos bancários da C/C e Aplicação relativas ao convênio. ( em ordem cronológica)  Conciliação de valores com o extrato e pagamentos, quando for o caso. PROCEDIMENTOS NA PRESTAÇÃO DE CONTAS

15  Preenchimento do Anexo II - por ordem cronológica do fato, acompanhado do pagamento. Ver mode lo Nota: As despesas administrativas a serem acolhidas no convênio, deverão ser relacionadas em relatório próprio, em ordem cronológica, valor individual e total final no relatório, bem como, o montante a ser acolhido na prestação de contas (até o máximo de 15% do valor utilizado no convênio) Ver Modelo DEMONSTRATIVO DESPESA - PRESTAÇÃO DE CONTAS

16 Anexo II - Modelo preenchido

17 Anexo III – Despesas Administrativas Modelo preenchido

18 ANEXAR  1º) ANEXAR com o Relatório Físico Financeiro Anexo II, as despesas com atividades fim do convênio, na mesma ordem em que foi relacionada, acompanhada do pagamento.  2º) Em seguida, apresentar as despesas administrativas de acordo com o Relatório próprio Anexo III, na mesma ordem cronológica, ou seja, no final da Prestação de Contas. ORDEM DAS DESPESAS NA PREST. CONTAS

19 PROCEDIMENTOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS Carimbar no verso dos documentos que compõem a Prestação de Contas:  Modelo carimbo: EM BRANCO

20 ÙMaterial utilizado na promoção de eventos: informativos, boletins, folders, publicidade/publicações de matérias destacando também o CREA como apoiador do evento, atas, listas de presença e avaliação dos participantes, e ainda, a comprovação da efetividade do evento. Ù Participação de eventos: Anexar o certificado do participante, crachá, lista de presença, relatório dos assuntos discutidos e outros documentos que comprovem a efetiva participação no evento. ÙRelação de Bens adquiridos ou produzidos com recursos do convênio. OBS: INCLUSÃO NO ACESSO RESTRITO - ABA BENS PATRIMONIAIS COMPROVANTES OBRIGATÓRIOS A SEREM ANEXADOS

21 COMPROVAÇÃO DAS DESPESAS SOMENTE ATRAVÉS DE: 1) Nota Fiscal ou Cupom Fiscal 1) Nota Fiscal ou Cupom Fiscal em nome da Entidade, sem rasuras ou emendas, acompanhadas de comprovante de pagamento (quitação) e certificação da finalidade.ou 2) RPA - Recibo de Pagamento de Autônomo ou Recibo de Contribuinte Individual (RCI) Recibos comuns não tem validade fiscal

22 HONORÁRIOS A PALESTRANTES Pagamentos de honorários de Palestrante: Comprovação do notório saber sobre o tema contratado, com anexação do currículo profissional, certificados e outros documentos que demonstrem a capacidade técnica e conhecimento do palestrante, juntamente com os documentos exigidos (cópias CPF e RG) e quando se tratar de Autônomo, apresentar também o nº PIS e Alvará.

23 PAGAMENTO ATRAVÉS DE RPA 1) Emissão Nota Fiscal Avulsa de serviços pela Prefeitura Municipal da localidade da prestação do serviço, 2) Emissão RPA com as seguintes informações obrigatórias:  Nome da entidade;  Nome completo do prestador do serviço;  Descrição precisa do serviço prestado;  CPF e RG do prestador do serviço;  Endereço completo do prestador do serviço;  Número da matricula do ISS, se houver;  Assinatura do prestador do serviço;  Cópia do CPF, RG, Alvará e contribuição anual ou mensal Ambos os casos, é obrigat ó rio a reten ç ão dos encargos sociais.

24 RECIBO DE PAGAMENTO DE AUTÔNOMO - RPA Retenção obrigatória de tributos: Imposto de Renda (IRRF), Imposto sobre Serviço (ISS) e INSS. uImposto de Renda: Retenção obrigatória se o valor ultrapassar o limite de isenção estabelecido pela Receita Federal. uISS: Se o autônomo possui alvará na prefeitura, anexar cópia do Alvará e contribuição mensal juntamente com o RPA, sem necessidade de efetuar a retenção; Se NÃO : Verificar a alíquota da localidade que prestou o serviço, fazer a retenção e proceder o recolhimento.

25 RECIBO DE PAGAMENTO DE AUTÔNOMO - RPA INSS - Obrigatório a retenção de 11% sobre o valor do serviço, observando o teto máximo de contribuição. Nota: Recolhimento obrigatório de 20% ao INSS sobre o valor contratado no RPA. (Despesa da Entidade) OBS: Juros e acréscimos de pagamentos fora de prazo, não serão acatados.

26 DESPESAS ADMITIDAS - RESOLUÇÃO 1053/14 Art. 5º I – aquisição, locação e/ ou licença de programas, equipamentos de informática e eletroeletrônicos, como microcomputador, impressora, projetor multimídia, equipamentos de som e outros correlatos; Nota 1: Solicitar previamente a Comissão de Tomada de Contas, apresentando as justificativas e sua finalidade, para que a mesma autorize a compra, ficando portanto, vedado a compra de equipamentos sem a prévia autorização da Comissão e sem o devido planejamento no plano de trabalho. Nota 2: Os bens adquiridos com recursos do convênio, deverão ser declarados no item gestão de bens patrimoniais junto ao acesso restrito das entidades de classe e após o seu uso, deverão ser devolvido ao CREA-PR, para as providências cabíveis. II – aquisição de livros, publicações, revistas e material didático ;

27 DESPESAS ADMITIDAS - RESOLUÇÃO 1053/14 Art. 5º III – contratação de assessoria técnica, prestada por pessoa física ou jurídica, para a promoção de eventos, como palestras, cursos, simpósios e outros eventos assemelhados; IV – contratação de consultoria técnica, prestada por pessoa física ou jurídica, para o desenvolvimento de atividades relacionadas ao objeto do convênio e à valorização da entidade de classe; V – Contratação de palestrantes e pagamento de honorários profissionais, inclusive despesas decorrentes; Nota: Na contratação de Palestrante deverá ser comprovado o notório saber sobre o tema contratado, com anexação do currículo profissional, certificados e outros documentos que demonstrem a capacidade técnica e conhecimento do palestrante, juntamente com os documentos exigidos (cópias CPF, RG, nº Pis e Alvará) quando se tratar de Autônomo.

28 DESPESAS ADMITIDAS - RESOLUÇÃO 1053/14 Art. 5º VI – contratação de colaboradores, inclusive estagiários, limitados a 3 (três), podendo ser utilizado até 15% como despesas administrativas. Fica permitido a despesa com vale transporte para ida e volta ao trabalho do(s) funcionários referente ao objeto do convênio, o qual deverá ser adquirido através da empresa fornecedora do transporte, através de nota fiscal quitada. “Encargos Sociais”, são os recolhimentos do INSS, FGTS e PIS, decorrentes da folha de pagamento de funcionário (s) abrangidos pelo convênio. “Encargos Trabalhistas”, são: salário família, 13º Salário, férias e 1/3 abono de férias, e seus encargos sociais decorrentes (INSS e FGTS). “Despesas de rescisão contratual” são: aviso prévio trabalhado, saldo de dias do salário, 13º proporcional, férias proporcionais e 1/3 de férias, além dos encargos sociais decorrentes da rescisão (INSS e FGTS), ficando vedado a multa do FGTS. Todos os custos com colaboradores estão limitados até 15% do valor recebido no convênio, como despesas administrativas.

29 DESPESAS ADMITIDAS - RESOLUÇÃO 1053/14 Art. 5º VII – contratação de serviços de logística, compreendendo a locação de espaço físico e de equipamentos, bem como veículos e transporte de material destinados ao planejamento e à realização dos eventos; VIII – contratação de serviços gráficos e audiovisuais necessários à divulgação e à realização dos eventos promovidos; IX – postagem de correspondência relacionada às atividades objeto do convênio; X – publicação de editais e de matérias técnicas ou publicitárias relacionadas ao objeto do convênio; ; limitado até 15% do valor recebido, como Despesas Administrativas. XI – contratação de serviços de telecomunicação vinculados ao evento objeto do convênio; limitado até 15% do valor recebido, como Despesas Administrativas..

30 DESPESAS ADMITIDAS - RESOLUÇÃO 1053/14 Art. 5º XII – publicações em jornais, revistas e periódicos que contemplem matérias ou divulgações relacionadas com os objetivos do Sistema Confea/Crea; XIII – despesas relacionadas à participação de profissionais em eventos de interesse das profissões; Nota 1: deslocamentos de diretores e membros da Entidade de Classe a outras localidades, para tratar de assuntos de interesse da Entidade de Classe e CREA-PR, que englobe assuntos ligados ao exercício da profissão, fiscalização profissional, legislação, interação com órgãos públicos, prefeituras, Semana Oficial da Engenharia, Congresso Estadual de Profissionais, Encontro Paranaense de Entidades de Classe e outros, devendo ser apresentados com as despesas, o resumo dos assuntos tratados, limitado a 30% do valor recebido no exercício vigente..

31 DESPESAS ADMITIDAS - RESOLUÇÃO 1053/14 Art. 5º XIV- despesas operacionais de consumo de energia e telecomunicação relacionadas às atividades objeto do convênio, quando da realização de eventos ; XV – despesas com materiais de expediente; XVI – contratação de assessoria contábil e/ou jurídica; 1 ) A despesa com assessoria contábil deverá ser comprovada com Nota Fiscal e contrato formal entre as partes, no qual evidenciara detalhadamente os serviços contratados, obrigações a serem cumpridas com a entrega dos serviços, remuneração compatível aos serviços contratados, observando os limites estabelecidos na Lei 8.666/93. 2) A despesa com assessoria jurídica são aquelas decorrentes de contratação de serviços judiciais para atender exclusivamente o objeto do convênio, ficando vedado quaisquer outros serviços que não sejam relacionados ao convênio. Nota: Despesas com energia elétrica, material expediente, assessoria contábil/jurídica, poderão ser acolhidas até 15% do valor utilizado convênio, como despesas admistrativas..

32 DESPESAS ADMITIDAS - RESOLUÇÃO 1053/14 Art. 5º XVII – manutenção de instalações prediais e de equipamentos de propriedade da entidade de classe; Nota: As “despesas de manutenção de instalações prediais” são decorrentes de manutenção corretiva necessária ao funcionamento da entidade, como: rede lógica, elétrica, hidráulica, telefônica e outras de pequenos reparos, ficando vedadas quaisquer despesas com manutenção em sede social/recreativa. As manutenções de “equipamentos de propriedades da entidade”, são aquelas para o funcionamento das atividades do convênio, como: manutenção em computador, impressora, notebook, multimídia, entre outras, ficando vedada, a manutenção em ar condicionado, TV, aparelho de som, mobiliários, refrigerador, fogão, entre outras. XVIII – despesas operacionais da entidade como locação de espaço e pagamento de serviços; OBS: Manutenção predial, de equipamentos e despesas operacionais estão limitadas até 15% do valor utilizado no convênio, como Despesas Adminstrativas

33 VEDADO - Portaria Interministerial 507/11  Realizar despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar;  Pagar, a qualquer título, servidor ou empregado público, integrante de quadro de pessoal de órgão ou entidade pública da administração direta ou indireta, por serviços de consultoria ou assistência técnica,  Alterar o objeto do convênio ou contrato de repasse, exceto no caso de ampliação da execução do objeto pactuado ou para redução ou exclusão de meta, sem prejuízo da funcionalidade do objeto contratado.

34 VEDADO - Portaria Interministerial 507/11  Utilizar, ainda que em caráter emergencial, os recursos para finalidade diversa da estabelecida no instrumento e constantes do Plano de Trabalho;  Realizar despesa em data anterior à vigência do instrumento;  Efetuar pagamento em data posterior à vigência do instrumento,  Realizar despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária, inclusive referentes a pagamentos fora dos prazos,

35 VEDAÇÕES - Portaria Interministerial 507/11  Transferir recursos para clubes, associações de servidores ou quaisquer entidades congêneres,  Realizar despesas com publicidade, salvo a de caráter educativo, informativo ou de orientação social voltadas ao objeto do convênio, da qual não constem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal e desde que previstas no Plano de Trabalho. Parágrafo único. Os convênios celebrados com entidades privadas sem fins lucrativos, poderão acolher despesas administrativas até o limite de 15% (quinze por cento) do valor do objeto, desde que expressamente autorizadas e demonstradas no respectivo instrumento e no plano de trabalho.

36 VEDAÇÕES - Portaria 160/14 CONFEA Delegar a execução completa do objeto conveniado para terceiros.  Despesas com brindes que caracterizam promoção pessoal  Honorários ou salários de dirigentes e demais partícipes do convênio  Remuneração de serviços de consultoria, assistência técnica ou assemelhada, prestada por dirigente, servidor, empregado do convenente e demais partícipes do convênio; incluindo cônjuge, companheiro, e parentes em linha reta, colateral ou por afinidade até o 2º grau.

37 VEDAÇÕES - Portaria 160/14 CONFEA Conceito de dirigente: aquele que possua vínculo com entidade privada sem fins lucrativos e detenha qualquer nível de poder decisório, assim entendidos os conselheiros, presidentes, diretores, superintendentes, gerentes, dentre outros; Parágrafo único. Os convênios celebrados com entidades privadas sem fins lucrativos, poderão acolher despesas administrativas até o limite de 15% (quinze por cento) do valor do objeto, desde que expressamente demonstradas no respectivo plano de trabalho e vinculadas ao objeto do convênio. DESPESAS ADMINISTRATIVAS: Aluguel, salários, gratificações, encargos sociais, agua, energia. Telefone, fax. Internet, outras despesas que configurem despesas administrativas.

38 SUSPENSÃO DO CONVÊNIO O convênio será suspenso imediatamente pelo Crea-PR quando a entidade de classe: I - deixar de apresentar a Prestação de Contas no prazo estabelecido; II - tiver as contas rejeitadas pelo Plenário do Crea e não for recolhido o valor a devolver; ou III - deixar de apresentar as certidões de regularidade em relação ao INSS, ao FGTS e às Fazendas Federal, Estadual e Municipal, em atendimento ao disposto nos artigos 6º da Resolução 1053/14

39 RESTITUIÇÃO DE VALORES A entidade de classe conveniada fica obrigada a restituir ao CREA-PR os recursos recebidos, atualizados monetariamente, quando:  deixar de apresentar o relatório de atividades no prazo estabelecido;  deixar de apresentar a Prestação de Contas anual no prazo estabelecido;  tiver as contas rejeitas pelo Plenário do CREA-PR;  quando não for executado o objeto do Convênio, conforme estabelecido;  quando os recursos forem utilizados em finalidades diversas ao estabelecido no convênio;

40 RESTITUIÇÃO DE VALORES A entidade de classe conveniada fica obrigada a restituir ao CREA-PR os recursos recebidos, atualizados monetariamente, quando:  quando os recursos não forem utilizados dentro do exercício fiscal;  quando não houver comprovação de despesas suficiente (100% do montante recebido no exercício), devolver-se-á a diferença, entre o montante recebido e despesas comprovadas, devidamente atualizado monetariamente. Nota: É condição básica para a entidade de classe, pleitear e obter novos recursos, a aprovação das contas relativas ao convênio anterior e de auxílios concedidos.

41 ENTIDADES INADIMPLENTES Entidades inadimplentes, quer por omissão de prestar contas, má utilização do recurso ou a falta da devolução dos recursos financeiros não utilizados, poderão responder diretamente ao Tribunal de Contas da União - TCU, com a instauração de Tomada de Contas Especial (TCE), o qual responsabilizará o responsável pela gestão da entidade, aplicando as penalidades previstas, inclusive com aplicação de multas.

42 PONTOS CRÍTICOS DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS  Pagamentos sem o comprovante bancário, inclusive salário de funcionário e RPA;  Pagamentos através de outra C/C;  Falta dos extrato bancários (C/C e aplicação)  Despesas de dezembro (salário, encargos e despesas parceladas) pagos no exercício seguinte;  Justificativas das despesas incompletas;  Falta da comprovação de participação em eventos (certificados, crachás, lista presença);  Falta de comprovação da divulgação de eventos;

43 PONTOS CRÍTICOS DAS PRESTAÇÕES DE CONTAS  Falta de padronização do relatório físico financeiro;  Preenchimento incorreto do relatório acima;  Despesas de viagens (demonstrado individualmente), o que poderá ser agrupado num relatório geral da viagem, com lançamento único da despesa no relatório físico. Exemplo: todos os pedágios do trecho percorrido, alimentação de todos os dias.

44 PONTOS CRITICOS DA PRESTAÇÃO DE CONTAS  Sem validade fiscal, isto é, despesa sem a Nota Fiscal.  Não arredondar valores de despesas, verificar formatação da planilha do excel;  Recibos de taxi sem data, sem nome, sem itinerário.  Inclusão de despesas com publicações de matéria de interesse exclusivo da entidade ou divulgação social;  Despesas com alimentação de ordem festiva;

45 PONTOS CRITICOS DA PRESTAÇÃO DE CONTAS  Despesas com alimentação em viagens com valores elevados;  Postagem de correspondência fora dos objetivos do Convênio;  Despesas relacionadas no relatório físico financeiro não obedecendo a ordem cronológica, bem como, as respectivos documentos (fora de ordem).

46 RECOMENDAÇÕES  Leiam os Manuais antes de prestar contas, em caso de dúvida entrar em contato com o DRI.  Dirigentes: É importante a participação nos treinamentos de todos envolvidos na Prestação de Contas. Treinar e repassar as informações às secretarias das alterações por conta da legislação, resolução etc. de modo que a mesma esteja sempre atualizada.

47 Muito obrigada! Roseli Santin Contadora do CREA-PR / Assessora Comissão de Tomada de Contas Novembro/2015